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E-Mail-Dialog

Bei der Verwendung der Document Dispatch-Factbox kann die Aktion "Dialog senden" ausgeführt werden. Wenn diese Aktion ausgeführt wird, öffnet sich vor dem Versenden der E-Mail eine spezielle Dialogseite. In diesem Dialog können wesentliche E-Mail-Eigenschaften geändert werden.

Ändern der Absender-E-Mail-Adresse

Während des Sendens über den Dialog kann das Feld "Von" geändert werden, genau wie in der Standardoberfläche von Business Central. Um die Absender-E-Mail auf der Seite "E-Mail-Dialog" zu ändern, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Klicken Sie auf die drei Punkte im Feld "Von". Es sollte sich nun eine Seite öffnen, auf der die E-Mail-Konten angezeigt werden.
  2. Wählen Sie die E-Mail aus, die für den Versand verwendet werden soll, und klicken Sie auf "OK".

Mehrere E-Mail-Adressen einfach verwalten

Wenn mehrere E-Mail-Adressen in das E-Mail-Feld eingetragen werden, erscheint daneben ein kleiner Button mit drei Punkten. Ein Klick auf diesen Button öffnet eine Listenansicht, in der die einzelnen E-Mail-Adressen übersichtlich geprüft, bearbeitet, entfernt oder neu hinzugefügt werden können. Besonders hilfreich bei langen E-Mail-Zeichenfolgen. Diese Funktion steht nur bei Feldern für manuelle E-Mail-Adressen zur Verfügung.

Bearbeiten des E-Mail-Textes mit Rich Text, HTML und Platzhaltern

Der E-Mail-Dialog bietet verschiedene Möglichkeiten zur Bearbeitung des E-Mail-Textes. Je nach Anforderung können Benutzer zwischen einer einfachen Rich Text-Bearbeitung, direkter HTML-Anpassung oder der individuellen Modifikation von Platzhaltern wählen.

Bearbeitung mit dem Rich Text Editor

Standardmäßig kann der E-Mail-Text direkt im Dialog mit einem Rich Text Editor bearbeitet werden. Dieser Editor ermöglicht eine komfortable Textgestaltung ohne HTML-Kenntnisse. Unterstützt werden unter anderem:

  • Textformatierungen wie Fett, Kursiv, Unterstrichen
  • Aufzählungen und Nummerierungen
  • Hyperlinks
  • Tabellen
  • Weitere grundlegende Gestaltungselemente

Bearbeitung mit dem HTML Editor (Code Mirror)

Über die Aktion „HTML bearbeiten“ kann der E-Mail-Inhalt im Quelltext-Modus angepasst werden. Dafür wird ein HTML-Editor auf Basis von CodeMirror verwendet, der folgende Funktionen bereitstellt:

  • Syntax-Highlighting für HTML
  • Strukturierte Darstellung mit Einrückungen

Diese Option eignet sich besonders für technisch versierte Benutzer:innen, die volle Kontrolle über den E-Mail-HTML-Code benötigen.

Platzhalter im E-Mail-Text anpassen

Wird der E-Mail-Text aus einer Vorlage übernommen, enthält dieser in der Regel Platzhalter (z. B. %1, %2, %3), die beim Versand automatisch mit konkreten Werten ersetzt werden.

Über die Aktion Email Platzhalter“ lassen sich diese Platzhalter vor dem Versand manuell mit individuellen Inhalten belegen.

Vorgehen:

  1. Öffnen Sie den E-Mail-Dialog und wählen Sie die Aktion „Email Platzhalter“.
  2. Geben Sie die gewünschten Inforamtion für die vorhandenen Platzhalter an.
  3. Die aktualisierten Inhalte werden automatisch bei Bestätigung in den E-Mail-Text übernommen.

Info

Die Anpassung der Platzhalter betrifft nur die aktuelle E-Mail. Die zugrunde liegende E-Mail-Vorlage bleibt unverändert.

Anzeigen von Quelldatensätzen im Zusammenhang mit dem E-Mail-Dialog

Um die zugehörigen Quelldatensätze aus dem E-Mail-Dialog anzuzeigen, verwenden Sie einfach die Aktion "Herkunftsbelege anzeigen" auf der Seite "E-Mail-Dialog". Daraufhin wird eine Seite geöffnet, auf der die zugehörigen Datensätze angezeigt werden.

Hinzufügen von Anhängen aus Quelldatensätzen zur E-Mail

Um Anhänge aus den Quelldatensätzen zum Dialogfeld "Senden" hinzuzufügen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Klicken Sie auf der Seite "Anhänge" auf die Aktion "Datei aus Quellbeleg hinzufügen".
  2. Sind Anhänge an die Quellen angehängt, wird eine neue Seite geöffnet. Wählen Sie nun einen oder mehrere Anhänge aus und klicken Sie auf "OK".
  3. Der Anhang wird hinzugefügt.

Info

Anhänge zu den Quelldatensätzen können über die Business Central Standard-Factbox in den Quelldatensätzen hinzugefügt werden.

Anschließendes Zusammenführen von PDF-Anhängen im E-Mail-Dialog

Innerhalb des E-Mail-Dialogs haben Benutzer die Möglichkeit, mehrere PDF-Anhänge anschließend zu einer einzelnen Datei zusammenzuführen, bevor die E-Mail versendet wird. Diese Funktionalität ist über die Aktion PDF-Anhänge zusammenführen verfügbar.

Wie man PDF-Anhänge zusammenführt

Um PDF-Anhänge im E-Mail-Dialog zusammenzuführen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Klicken Sie auf die Aktion PDF-Anhänge zusammenführen im E-Mail-Dialog.
  2. Ein Wizard öffnet sich, in dem Sie den Namen der neuen zusammengeführten Datei angeben können.
  3. Unter dem Feld für den Dateinamen wird eine Liste aller angehängten PDF-Dateien angezeigt.
  4. Weisen Sie jeder Datei eine Reihenfolge-Nummer zu, um die Reihenfolge festzulegen, in der sie zusammengeführt werden sollen.
    • Die Reihenfolge wird numerisch definiert (z. B. für drei Dateien: 1 2 3).
    • Wenn eine andere Reihenfolge gewünscht wird, passen Sie die Reihenfolge entsprechend an (z. B. 3 2 1 oder 2 3 1).
  5. Sobald die Reihenfolge festgelegt ist, bestätigen Sie den Vorgang, um die Dateien zu einer einzigen PDF zusammenzuführen.

Die neu zusammengeführte Datei ersetzt die ursprünglichen Anhänge in der E-Mail, sodass alle ausgewählten Dokumente als eine einzige, korrekt geordnete PDF versendet werden.