Document Dispatch Actions and Factbox
Document Dispatch kann sehr schnell implementiert und aktiviert werden. Document Dispatch bietet ein hohes Maß an Anpassungsfähigkeit durch Konfiguration. Viele Bereiche können individuell angepasst und Prozesse können mit einer Einrichtung gesteuert werden. Ziel der Simova-Produkte ist es jedoch, dass der Start sehr einfach und schnell ist. Die Factbox ist direkt in Ihren Business Central-Prozess auf der rechten Seite integriert und steht dem Benutzer ohne große Umwege zur Verfügung.
Die folgenden Schritte müssen durchgeführt werden, um schnell mit Document Dispatch zu beginnen.
| Zu | Siehe |
|---|---|
| Der erste Schritt ist die Installation der Document Dispatch Erweiterung vom Marketplace. | Installation aus dem Extension Marketplace |
| Der zweite Schritt ist die Aktivierung der Lizenz und die Zuweisung der Lizenz an die Benutzer. | Lizenzaktivierung und -zuweisung |
| Der dritte Schritt ist der Import einer Standardkonfiguration für die Bereiche in Business Central, in denen Document Dispatch implementiert ist. | Konfigurations-Assistent |
Info
Die Document Dispatch-Factbox-Integration befindet sich auf den folgenden Business Central-Seiten:
| Seiten | Document Dispatch |
|---|---|
| Kunde |  |
| Lieferant | |
| Verkaufsangebot | |
| Verkaufsauftrag | |
| Verkaufsrechnung | |
| Verkaufsgutschrift | |
| Gebuchte Verkaufsrechnung | |
| Gebuchte Verkaufsgutschrift | |
| Ausgestellte Mahnung | |
| Kontaktkarte | |
| Serviceangebot | |
| Serviceauftrag | |
| Servicerechnung | |
| Servicegutschrift | |
| Gebuchte Servicerechnung | |
Info
Es ist möglich, die Document Dispatch-Factbox auf anderen individuellen Seiten zu integrieren.
Struktur
Die Document Dispatch-Factbox ist so gestaltet, dass sie sehr einfach und übersichtlich ist. Der Fokus liegt auf der Benutzerfreundlichkeit. Sie finden mehrere Kategorien:
- Aktiv
- Elektronisches Dokument
- Dynamische Tabelleneinrichtung
- Gesendet
- Ausstehend
- Geplant
- Abgebrochen
- Bestätigen
- Fehler
- Letztes Eintragsdatum
- Letztes Senddatum
- Kommentare
Zusätzlich können vordefinierte Dokumente oder Dokumente mit personalisierten E-Mails an Geschäftspartner gesendet werden. Ein Versand kann geplant und Geschäftspartner können mit der Drilldown-Funktion eingerichtet/angesehen/konfiguriert werden.
Funktionalitäten
Der Benutzer kann auf mehrere Funktionen zugreifen.
- Aktiven Geschäftspartner anzeigen: Der Benutzer kann sehen, ob ein Geschäftspartner eingerichtet und aktiv ist. Wenn kein Geschäftspartner konfiguriert ist, kann er auch über die Document Dispatch-Factbox eingerichtet werden.
- Dokumente senden: Der Benutzer kann Dokumente an den Geschäftspartner senden, die bereits vorkonfiguriert sind oder Dokumente mit personalisierbarer E-Mail.
- Status anzeigen: Der Benutzer kann auch alle Status der Dokumente einsehen, die über die Document Dispatch-Factbox gesendet wurden, um den aktuellen Status zu kennen. Es ist auch möglich zu sehen, ob Kommentare vorhanden sind, sowie das Datum des letzten Eintrags oder das Datum, an dem ein Dokument zuletzt gesendet wurde. (Vorhandene Status sind "Gesendet", "Ausstehend", "Geplant", "Abgebrochen", "Bestätigen", "Fehler")
Document Dispatch-Aktionsgruppe
Auf Seiten, auf denen die Document Dispatch-Factbox integriert ist, ist auch eine Document Dispatch-Aktionsgruppe in der Aktionsleiste verfügbar. Diese Aktionsgruppe bietet schnellen Zugriff auf alle Document Dispatch-Funktionalitäten und stellt sicher, dass Benutzer Dokumentversandvorgänge durchführen können, auch wenn die Factbox nicht sichtbar ist.
Verfügbare Aktionen
Info
Ab Version 25 stehen zusätzliche Aktionen zur Verfügung, darunter Zur Druckliste hinzufügen.
Die Document Dispatch-Aktionsgruppe umfasst:
-
Alle Factbox-Aktionen: Jede in der Document Dispatch-Factbox verfügbare Aktion kann auch über die Aktionsgruppe aufgerufen werden, einschließlich dem Senden von Dokumenten und der Anzeige der Geschäftspartnerkonfiguration.
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Zur Druckliste hinzufügen (ab Version 25): Diese Aktion fügt den oder die ausgewählten Einträge zur Druckliste hinzu, um Dokumente gesammelt zu drucken oder zusammenzuführen.
-
Multimail: Diese Aktion ermöglicht es Benutzern, mehrere E-Mails gleichzeitig an verschiedene Empfänger zu senden. Anstatt Dokumente einzeln zu versenden, können Benutzer mehrere Datensätze (wie gebuchte Verkaufsrechnungen, gebuchte Verkaufsgutschriften oder ausgestellte Mahnungen) auswählen und die Multimail-Aktion ausführen, um alle ausgewählten Dokumente in einem Stapelvorgang zu versenden. Dies verbessert die Effizienz beim Umgang mit großen Dokumentenmengen erheblich. Für detaillierte Informationen siehe Verwendung der Multimail-Funktion.
Info
Die Senden-Aktion kann auch für mehrere ausgewählte Einträge verwendet werden, um Dokumente auf einmal zu versenden. Die Multimail-Aktion ist jedoch die empfohlene Vorgehensweise für Stapelvorgänge, da sie bessere Kontroll- und Vorschaumöglichkeiten bietet.
- Über OneDrive teilen: Diese Aktion erzeugt einen sicheren OneDrive-Link zum Teilen von Dokumenten mit externen Empfängern. Anstatt Dokumente als E-Mail-Anhänge zu versenden, die möglicherweise durch Dateigrößenbeschränkungen begrenzt sind, können Benutzer Dokumente über Cloud-basierte Links teilen. Dies bietet eine bessere Kontrolle über den Dokumentzugriff, vermeidet Beschränkungen bei der Größe von E-Mail-Anhängen und ermöglicht eine zentrale Berechtigungsverwaltung.