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Einrichtung von Signaturen

In Document Dispatch besteht die Möglichkeit, individuelle E‑Mail‑Signaturen zu erstellen und in den Versandprozess einzubinden. Dadurch wird sichergestellt, dass ausgehende E‑Mails ein einheitliches Erscheinungsbild aufweisen und organisationsspezifische Informationen automatisch ergänzt werden. Neben statischen Texten besteht die Möglichkeit, Platzhalter zu verwenden, um dynamische Informationen wie Benutzerangaben oder Unternehmensdaten automatisch einzufügen.

Erstellung einer Signatur

Folgen Sie diesen Schritten, um eine Signatur zu erstellen:

  1. Starten Sie im Document Dispatch Administrator‑Rollencenter.
  2. Suchen Sie mithilfe der globalen Suche nach E‑Mail‑Signaturen und öffnen Sie diese.
  3. Legen Sie einen aussagekräftigen Code für Ihre E‑Mail‑Signatur fest und ergänzen Sie optional eine Beschreibung.
  4. Klicken Sie auf Bearbeiten, um die E‑Mail‑Signatur zu bearbeiten.
  5. Navigieren Sie zum Bereich Zeilen.
  6. Füllen Sie den Sprachcode aus. Sie können beliebig viele Sprachcodes hinzufügen. Je nach beim Kunden konfigurierter Sprache wird automatisch die passende Signatur verwendet.
  7. Das Feld Betreff muss nicht befüllt werden, da es in der Signatur nicht angezeigt wird.
  8. Füllen Sie im Text‑Editor Ihre gewünschte Signatur aus.

Info

Es besteht die Möglichkeit, Platzhalter für E‑Mail‑Signaturen zu verwenden. Diese können im Versandprofil in der Ausgabetypeinrichtung eingerichtet werden.

Erstellen einer Signatur über den HTML‑Editor

Folgen Sie diesen Schritten, um eine Signatur über den HTML Editor einzurichten:

  1. Starten Sie im Document Dispatch Administrator‑Rollencenter.
  2. Suchen Sie mithilfe der globalen Suche nach E‑Mail‑Signaturen und öffnen Sie diese.
  3. Legen Sie einen Code sowie eine Beschreibung für Ihre E‑Mail‑Signatur fest.
  4. Klicken Sie auf Bearbeiten, um die E‑Mail‑Signatur zu bearbeiten.
  5. Navigieren Sie zum Bereich Zeilen.
  6. Klicken Sie auf Allgemein und führen Sie die Aktion HTML bearbeiten aus.
  7. Nach Abschluss der Bearbeitung kann der Editor geschlossen werden. Die Änderungen werden im Text‑Editor angezeigt.

Importieren / Exportieren einer Signatur

Folgen Sie diesen Schritten, um eine Signatur zu importieren oder zu exportieren:

  1. Starten Sie im Document Dispatch Administrator‑Rollencenter.
  2. Suchen Sie mithilfe der globalen Suche nach E‑Mail‑Signaturen und öffnen Sie diese.
  3. Legen Sie einen Code sowie eine Beschreibung fest.
  4. Klicken Sie auf Bearbeiten, um die E‑Mail‑Signatur zu bearbeiten.
  5. Navigieren Sie zum Bereich Zeilen.

  6. Klicken Sie auf Allgemein und wählen Sie Importieren oder Exportieren:

    Importieren

    Nach dem Auswählen von Importieren öffnet sich ein Fenster, in dem eine .HTM Datei per Drag & Drop oder über den Explorer hinzugefügt werden kann.

    Exportieren

    Nach dem Auswählen von Exportieren wird eine .HTM Datei heruntergeladen. Diese befindet sich anschließend im Download‑Ordner Ihres Systems.

Löschen einer Signatur

Folgen Sie diesen Schritten, um eine Signatur zu löschen:

  1. Starten Sie im Document Dispatch Administrator‑Rollencenter.
  2. Suchen Sie mithilfe der globalen Suche nach E‑Mail‑Signaturen und öffnen Sie diese.
  3. Wählen Sie die Signatur aus, die gelöscht werden soll.
  4. Führen Sie die Aktion Löschen in der Menüleiste aus.
  5. Die Signatur wird gelöscht.

Eine Signatur einem Versandprofil zuweisen

In Document Dispatch können mehrere E‑Mail‑Signaturen erstellt und flexibel einzelnen Versandprofilen zugeordnet werden. Dadurch lässt sich für jedes Profil eine passende Signatur hinterlegen und ein einheitliches Erscheinungsbild sicherstellen.

Folgen Sie diesen Schritten, um einem Versandprofil eine Signatur zuzuordnen:

  1. Starten Sie im Document Dispatch Administrator‑Rollencenter.
  2. Navigieren Sie zu den Versandprofilen – entweder über die globale Suche oder über Einrichtung → Versandprofile.
  3. Wählen Sie ein Versandprofil aus, dem eine Signatur hinzugefügt werden soll.
  4. Öffnen Sie die Ausgabetypeinstellungen über Start.
  5. Navigieren Sie zum Bereich Document‑Dispatch‑Vorlagen.
  6. Aktivieren Sie den Schieberegler bei E‑Mail‑Signatur.
  7. Die zuvor ausgegraute Option E‑Mail‑Signaturzuordnung wird nun verfügbar.
  8. Klicken Sie auf E‑Mail‑Signaturzuordnung.
  9. Befüllen Sie die Spalte Benutzername.
  10. Wählen Sie im Feld E‑Mail‑Signatur‑Code die zuvor erstellte Signatur aus.
  11. Wählen Sie den Mitarbeiter, dessen Informationen (z. B. Platzhalterwerte) verwendet werden sollen.
  12. Ein E‑Mail‑Konto kann angegeben werden, muss jedoch nicht. Wenn ein Konto hinterlegt ist, wird es für den Versand verwendet. Bei konfigurierten Signaturen hat dieses Konto Vorrang gegenüber dem im Versandprofil hinterlegten Konto.

Platzhalter für Signaturen einrichten

Platzhalter ermöglichen das automatische Einfügen dynamischer Informationen wie Name, Position, Telefonnummer oder E‑Mail-Adresse des zugeordneten Mitarbeiters.

Folgen Sie diesen Schritten, um Platzhalter für eine Signatur einzurichten:

  1. Starten Sie im Document Dispatch Administrator‑Rollencenter.
  2. Navigieren Sie zu den Versandprofilen über die globale Suche oder über Einrichtung → Versandprofile.
  3. Wählen Sie das gewünschte Versandprofil aus.
  4. Öffnen Sie die Ausgabetypeinstellungen.
  5. Navigieren Sie zum Bereich Document‑Dispatch‑Vorlagen.
  6. Aktivieren Sie den Schieberegler E‑Mail‑Signatur, falls dies noch nicht geschehen ist.
  7. Öffnen Sie die Option E‑Mail‑Signatur‑Platzhalter.
  8. Richten Sie die Platzhalter ein:
  9. Platzhalter: Nummerierung des Platzhalters, der in der Signatur als %1, %2, %3 usw. verwendet wird.
  10. Feld/Quelle: Auswahl des Datenfeldes, dessen Wert automatisch in die Signatur eingefügt wird.

Siehe auch