Einrichtung eines Document Dispatch Versandprofils
Ein Versandprofil ist eine Einrichtung, die steuert, wie Dokumente wie Rechnungen oder Lieferscheine aus dem System versendet werden. Es definiert die Versandmethode, z. B. per E-Mail oder als gedrucktes Dokument, den Zeitpunkt des Versands – entweder sofort oder zu einem geplanten Zeitpunkt – sowie die spezifischen Bedingungen, unter denen Dokumente versendet werden sollen, z. B. nur für bestimmte Kunden oder Dokumenttypen. Dies ermöglicht es Ihnen, den Dokumentversandprozess an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anzupassen. Mit Versandprofilen können Sie Routineaufgaben automatisieren und sicherstellen, dass Dokumente im richtigen Format, an die richtigen Empfänger und zur richtigen Zeit zugestellt werden.
Standardkonfiguration importieren
Um schnell mit Document Dispatch zu starten, können Sie eine Konfiguration importieren. Befolgen Sie die folgenden Schritte:
- Klicken Sie auf Einrichtung und führen Sie den Konfigurationsassistent aus.
- Klicken Sie auf der Willkommensseite auf Starten, um den Assistenten zu starten.
- Wählen Sie im Dropdown-Menü Aktion entweder Importieren oder Exportieren als Quelle und klicken Sie dann auf Weiter.
- Wählen Sie Online als Quelle und klicken Sie auf Weiter.
- Klicken Sie auf Document Dispatch in der Produktauswahl und dann auf OK.
- Es sind mehrere Versionen und Sprachen der Einrichtung verfügbar. Wählen Sie Ihre bevorzugte Einrichtung und klicken Sie auf OK.
- Die Inhalte werden in der Kategorieauswahl aufgelistet. Sie können einzelne Elemente bei Bedarf abwählen.
- Schließen Sie den Assistenten mit Abschließen ab.
Info
Sie können auch Ihre eigenen Konfigurationen oder die eines Partners importieren, indem Sie Dateisystem als Quelle auswählen. Zusätzlich können Sie Daten in bestimmten Bereichen vor dem Import löschen, indem Sie in der Kategorieauswahl die Option "Clear Before" für die gewünschten Bereiche aktivieren.
Ein Versandprofil erstellen
Um ein Versandprofil zu erstellen, navigieren Sie zur Seite Versandprofile als Document Dispatch Administrator. Von dort aus können Sie neue Versandprofile mit verschiedenen Optionen erstellen, die es Ihnen ermöglichen, die Einrichtung an Ihren Geschäftsprozess anzupassen. Die folgende Tabelle enthält detaillierte Beschreibungen der verfügbaren Optionen.
So erstellen Sie ein Versandprofil im Modul Document Dispatch:
- Verwenden Sie das Document Dispatch - Administrator Rollen Center.
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Einrichtung und wählen Sie Versandprofile.
- Klicken Sie auf Neu, um ein neues Profil zu erstellen.
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Code | Gibt den Code an, der zur Identifizierung des Profils verwendet wird, um festzustellen, um welches Versandprofil es sich handelt. Beispiel: G-V-Rechnung = Gebuchte Verkaufsrechnung. |
| Ausgabetyp | Definiert die Hauptfunktionalität des Versandprofils. Da die Ausgabetypen je nach Verwendungszweck variieren können, finden Sie eine detaillierte Erklärung mit den jeweiligen Konfigurationsschritten im Abschnitt Einrichtung von Versandprofil Ausgabetypen. |
| Tabelle | Gibt die Tabelle an, zu der das Versandprofil gehört. Wenn Sie beispielsweise ein Versandprofil für Gebuchte Verkaufsrechnungen erstellen möchten, setzen Sie die Tabelle auf "Verkaufsrechnungskopf". |
| Tabellenfilter | Ermöglicht die Definition von erweiterten Kriterien, um die Tabellenauswahl zu verfeinern. Wenn Sie beispielsweise die Tabelle auf "Verkaufskopf" setzen, die Verkaufsaufträge, Verkaufsrechnungen usw. enthält, können Sie den Filter verwenden, um anzugeben, dass das Feld "Typ" auf "Auftrag" gesetzt sein muss. |
| Beschreibung | Beschreibt das Versandprofil. Definieren Sie einen aussagekräftigen Namen, der für alle Mitarbeiter klar ist, da dieser in verschiedenen Prozessen sichtbar sein wird. |
| Ermöglicht den Versand über die Factbox | Aktiviert den Versand über die Document Dispatch Factbox und aktiviert die Factbox selbst. Wenn Sie diese Funktion nicht benötigen, deaktivieren Sie diese Option. |
| Ermöglicht die Anhangsauswahl über die FactBox | Gibt an, ob die Anhangsauswahl angezeigt wird. Wenn aktiviert, erscheint während des Versandprozesses ein Pop-up-Fenster, in dem Benutzer die Anhänge auswählen können, die gesendet werden sollen. |
| Ermöglicht das automatische Senden | Aktiviert den automatischen Versand des Versandprofils. Wenn aktiviert, löst das Konvertieren oder Buchen des entsprechenden Business Central-Dokuments den Versandprozess aus. Diese Funktion ist nur für Standard-Verkaufs- und Einkaufsprozesse verfügbar. |
| Verarbeitung über den Auftragswarteschlangenposten ''Document Dispatch – Vorbereiten von Wartenden Einträgen'' | Gibt an, ob die Dokumenterstellung über die Jobwarteschlange verarbeitet werden soll. Diese Option verbessert die Leistung, indem die Dokumenterstellung im Hintergrund statt während der Dokumentkonvertierung erfolgt. |
| Bestätigung für automatischen Versand aktivieren | Erfordert eine Bestätigung, bevor der automatische Versand fortgesetzt wird. Wenn aktiviert, müssen berechtigte Benutzer den Versand bestätigen, bevor der Prozess weiterläuft. Der Eintrag erhält zunächst den Status „Bestätigen“ |
| Dynamische Einrichtung verwenden | Aktiviert die dynamische Einrichtung, die dynamische Geschäftspartnerzuordnungen verwendet, um den Empfänger und seine E-Mail-Adresse zu identifizieren. Weitere Details finden Sie im Abschnitt Dispatch Profile Configuration. |
| Prüfung auf nicht gesendete Einträge | Aktiviert das Versandprofil für den Versand von nicht gesendeten Dispatch-Einträgen auf der Seite Unsend Dispatch Entries. Wenn es nicht aktiv ist, wird das Profil nicht berücksichtigt. |
| Erstellung nicht gesendeter Einträge | Aktiviert die Erstellung von nicht gesendeten Dispatch-Einträgen für die Tabelle des Versandprofils, wenn während des Buchungsprozesses kein gültiges Profil gefunden wird. |
| Standard-Sprachcode | Gibt den Standard-Sprachcode an, der zur Identifizierung der Sprache verwendet wird. |
| Seite | Gibt die Seite an, die mit der ausgewählten Tabelle verknüpft ist. Diese Seite wird in der Document Dispatch-Warteschlange verwendet und ermöglicht es Benutzern, den Geschäftspartnerdatensatz direkt aus dem Warteschlangeneintrag zu öffnen. |
Versandprofil-Konfiguration
Jede Versandprofilzeile auf der Seite enthält eine Übersicht unterhalb der Liste, in der weitere Profileinstellungen vorgenommen werden können. Hier definieren Sie die Geschäftspartnerverbindung, die Ihrem Versandprofil zugeordnet ist.
Wichtig
Jedes Versandprofil kann einem oder mehreren Geschäftspartnern zugeordnet werden. Sie müssen die erforderlichen Details darüber definieren, wo und an wen die Dokumente gesendet werden sollen. Es gibt zwei Konfigurationsansätze: Dynamische Einrichtung und Statische Einrichtung.
Dynamische Einrichtung
Mit der dynamischen Einrichtung können Sie das Feld Dynamische Geschäftspartner-Zuordnungen verwenden, um den Geschäftspartner dynamisch zu bestimmen.
Bevor die Optionen erklärt werden, klären wir die Funktionalität. Die Liste Document Dispatch - Geschäftspartner ermöglicht es Ihnen, 1:n-Beziehungen (eins-zu-viele) herzustellen. Jede Zeile definiert einen Empfängertyp (z. B. "To", "CC" oder "BCC"), und alle Zeilen werden zusammengeführt, sodass E-Mails an mehrere dynamisch definierte Empfänger gesendet werden können.
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Empfängertyp | Gibt den Empfängertyp an: "To", "CC" oder "BCC". Die E-Mail-Adresse des Empfängers wird aus dem E-Mail-Feld in der Geschäftspartnerzuordnung abgerufen, und alle Zeilen werden zu einem einzigen Geschäftspartner-Eintrag zusammengeführt. |
| Primäre Geschäftspartnerzuordnung | Da mehrere Zeilen mit unterschiedlichen Daten definiert werden können, ermöglicht diese Einstellung, eine Zeile als primär zu markieren. Die primäre Geschäftspartnerzuordnung wird für den Versand verwendet. Diese Einstellung gilt nur für Empfängertypen "To" und kann nur einmal aktiviert werden. Wenn keine Zeile als primär markiert ist, wird automatisch die erste "To"-Empfängerzeile verwendet. |
| Datenzuordnungscode | Gibt einen Datenzuordnungscode an, der das Abrufen von Werten aus verknüpften Tabellen ermöglicht. |
| Feld | Gibt ein Feld aus der ausgewählten Quelltabelle an, das den Wert enthält, der den Geschäftspartner identifiziert. Dieses Feld wird in der Geschäftspartnerzuordnung verwendet. |
| Geschäftspartnerzuordnungscode | Gibt den Typ der Document Dispatch-Geschäftspartnerzuordnung an, die Details zum Empfänger und zusätzliche Informationen enthält. |
| Geschäftspartnerfilter | Ermöglicht das Anwenden zusätzlicher Filter, um die Geschäftspartnerauswahl zu verfeinern. |
Statische Einrichtung
Verwenden Sie die statische Einrichtung, wenn Sie einen vordefinierten Document Dispatch-Geschäftspartner direkt zuordnen oder mit erweiterten Empfängern arbeiten möchten.
Diese Einrichtung stellt eine 1:1-Beziehung her, da die definierten Optionen nur für einen Geschäftspartner oder erweiterten Empfänger gelten. Die statische Einrichtung muss nur ausgefüllt werden, wenn Sie die dynamische Einrichtung nicht verwenden. Sie können jedoch beide Einrichtungen in Kombination verwenden.
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Datenzuordnungscode | Gibt einen Datenzuordnungscode an, der das Abrufen von Werten aus verknüpften Tabellen ermöglicht. |
| Feld | Gibt ein Feld aus der ausgewählten Quelltabelle an, das den Wert enthält, der den Geschäftspartner identifiziert. Dieses Feld wird in der Geschäftspartnerzuordnung verwendet. |
| Geschäftspartnerzuordnungscode | Gibt den Typ der Document Dispatch-Geschäftspartnerzuordnung an, die Details zum Empfänger und zusätzliche Informationen enthält. |
| Geschäftspartnerfilter | Ermöglicht das Anwenden zusätzlicher Filter, um die Geschäftspartnerauswahl zu verfeinern. |
Ein Versandprofil kopieren
Mit der Aktion Duplizieren kann ein bestehendes Versandprofil mit geringfügigen Änderungen dupliziert werden. Dies hilft, Zeit zu sparen, wenn mehrere Versandprofile erstellt werden.
Konfiguration prüfen & Statusanzeige
Was tun, wenn die Einrichtung falsch ist?
Wenn Ihr Versand-Profil nicht korrekt eingerichtet ist, zeigt das System Fehler an, indem es sie in Rot darstellt. Sie können die Aktion Konfiguration prüfen verwenden, um das Problem zu identifizieren und zu beheben.
Mit der Aktion Konfiguration prüfen können Sie ein Versand-Profil auf Vollständigkeit und Konsistenz überprüfen. Das Ergebnis wird visuell über den Style Expression (rot/grau) und detailliert als Testzusammenfassung angezeigt.
Visuelle Statusanzeige
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Grau (gültig) | Alle Pflichtinformationen sind vorhanden; das Profil ist einsatzbereit. |
| Rot (unvollständig) | Mindestens ein Pflichtfeld fehlt; siehe Konfiguration prüfen für Details. |
Automatische Aktualisierung
Der Style Expression wird automatisch neu berechnet beim Öffnen der Seite, beim Ändern von Zeilen und nach relevanten Änderungen (z. B. Ausgabetyp, Tabelle, Empfängerkonfiguration, Anhänge). Eine manuelle Aktualisierung ist nicht erforderlich; die Farbe spiegelt immer den aktuell bekannten Validierungsstatus wider.
Info
Führen Sie nach größeren Anpassungen auch Konfiguration prüfen aus, um die detaillierte Validierung inkl. Testzusammenfassung zu erhalten.
Konfiguration prüfen
- Öffnen Sie Versandprofile und wählen Sie ein Profil.
- Wählen Sie in der Aktionsleiste Konfiguration prüfen.
- Ergebnis:
- Vollständig → Bestätigung, Style Expression grau.
- Unvollständig → Testzusammenfassung mit allen fehlenden/fehlerhaften Elementen, Style Expression rot.
Was wird validiert?
| Prüfpunkt | Beschreibung |
|---|---|
| Grundkonfiguration | Document Dispatch-Konfiguration ist vorhanden. |
| Profilgrundlagen | Code ist ausgefüllt, Tabelle ist gesetzt, mindestens eine Versandart ist aktiv (Factbox-Versand oder Post-Versand). |
| Dynamische Einrichtung | Wenn Use Dynamic Setup = Ja: mindestens eine dynamische Geschäftspartnerzuordnung vorhanden. |
| Geschäftspartnerkonfiguration | Bei deaktivierter dynamischer Einrichtung und ausgefülltem Geschäftspartnerzuordnungscode. |
| E-Mail-Absender | Für Output Type = Mail: Absenderkonto im Profil oder über Email Scenario. |
| Auswahltypen | Für Output Type = Selection: mindestens ein Auswahltyp aktiv (z. B. Mail oder Codeunit). |
| Automatischer Versand (Text) | Output Type = E-Mail erfordert einen Standardtext für automatischen Versand. |
| Anhänge (Beschriftung) | Anhangsgruppen ohne Dateibeschriftung werden markiert; für Output Type = Download müssen Dateianhänge immer eine Dateibeschriftung haben. |
| E-POST-Funktion | Für Output Type = E-Post: E-POST-Funktion ist aktiviert. |
| E-POST-Zugangsdaten | E-Post-Zugangsdaten sind vorhanden. |
| E-POST-Adressfelder (Geschäftspartnerzuordnung) | Erforderliche Felder in der verknüpften Geschäftspartnerzuordnung verweisen auf Felder der Profiltabelle: E-Post Firmenname, Adresszeile 1, Stadt, Postleitzahl, Land (Kontaktname optional). |
Einrichtung des automatischen Versands
Die folgenden Schritte müssen ausgeführt werden, um den automatischen Versand einzurichten.
- Öffnen Sie Versandprofile über das Menü Einrichtung in der Menüleiste und führen Sie Versandprofile aus.
- Klicken Sie auf Neu, um ein neues Versandprofil zu erstellen.
- Geben Sie den gewünschten Namen im Feld Code ein, wählen Sie dann einen Ausgabetyp und die Tabelle für das Profil.
- Wenden Sie die gewünschten Tab-Einstellungen in den Kontrollkästchen daneben an.
- Öffnen Sie Ausgabetyp-Einrichtung in der Aktionsleiste und geben Sie die richtigen Einstellungen für den jeweiligen Ausgabetyp ein.
- Wenn die Zeile in der Farbe Rot angezeigt wird, können Sie die Aktion Konfiguration prüfen verwenden, um zu sehen, was ausgefüllt werden muss, damit das Profil funktioniert.
- Für den automatischen Versand müssen Sie Ermöglicht das automatische Senden aktivieren.
- Wenn der Benutzer einen Auftrag aus der jeweiligen Tabelle bucht, sendet Document Dispatch die Daten automatisch basierend auf dem gewählten Ausgabetyp.
Anhangsauswahl beim automatischen Versand aktivieren
Die folgenden Schritte müssen ausgeführt werden, um die Anhangsauswahl für den automatischen Versand zu aktivieren:
- Öffnen Sie Versandprofile über das Menü Einrichtung in der Menüleiste.
- Wählen Sie das Versandprofil aus, bei dem der automatische Versand aktiviert ist.
- Klicken Sie auf Ausgabetyp-Einrichtung.
- Aktivieren Sie Ermöglicht die Anhangsauswahl für das Automatische Versenden.
Info
- Es wird nun eine Abfrage angezeigt, wenn der automatische Versand ausgelöst wird. Bei Bestätigung der Abfrage können die Anhänge ausgewählt werden, die gesendet werden sollen.
- Wenn die Anhangsauswahl geschlossen wird, wird der Document Dispatch-Eintrag nicht erstellt.
E-Mail-Dialog für automatischen Versand aktivieren
Die folgenden Schritte müssen ausgeführt werden, um den E-Mail-Dialog für den automatischen Versand zu aktivieren:
- Öffnen Sie Versandprofile über das Menü Einrichtung in der Menüleiste.
- Wählen Sie das Versandprofil aus, bei dem der automatische Versand aktiviert ist und der Ausgabetyp Email lautet.
- Öffnen Sie Ausgabetyp-Einrichtung in der Aktionsleiste und geben Sie die richtigen Einstellungen für den jeweiligen Ausgabetyp ein.
- Aktivieren Sie Ermöglicht den E-Mail-Dialog beim Buchen.
Info
Es wird nun eine Abfrage angezeigt, wenn der automatische Versand ausgelöst wird. Bei Bestätigung der Abfrage wird der E-Mail-Dialog angezeigt, in dem die E-Mail vor dem Senden bearbeitet werden kann.
Einrichtung einer verzögerten Versandzeit
Einer der folgenden zwei Prozesse ist erforderlich, wenn Sie eine Versandzeit einrichten möchten.
- Starten Sie in der Rolle Document Dispatch - Administrator.
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Einrichtung und führen Sie die Aktion Moduleinrichtung aus.
- Navigieren Sie zu FactBox Einrichtung.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Send Delayed.
- Alle über die FactBox erstellten Document Dispatch-Einträge werden nun verzögert gesendet und mit der Document Dispatch-Jobwarteschlange verarbeitet.
Die andere Option besteht darin, den automatischen Versand für das Versandprofil zu aktivieren.
- Starten Sie in der Rolle Document Dispatch - Administrator.
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Einrichtung und führen Sie die Aktion General Datasets aus.
- Klicken Sie auf das Versandprofil, das mit der Versandzeit konfiguriert werden soll.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Enable Automatic Sending.
- Wenn der Benutzer einen Auftrag aus der jeweiligen Tabelle bucht, sendet Document Dispatch die Daten automatisch basierend auf dem gewählten Ausgabetyp.
Die folgenden Schritte müssen ausgeführt werden, um die Versandzeit zu aktivieren.
- Starten Sie in der Rolle Document Dispatch - Administrator.
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Einrichtung und führen Sie die Aktion General Datasets aus.
- Klicken Sie auf das Versandprofil, das mit der Versandzeit konfiguriert werden soll.
- Führen Sie die Aktion Ausgabetyp-Einrichtung in der Menüleiste aus.
- Geben Sie die gewünschte Versandzeit im Feld Delayed Dispatch Time ein.
- Jeder verzögerte Document Dispatch-Eintrag, der aus dem Versandprofil stammt, wird nun erst nach Ablauf der konfigurierten Zeit über die Jobwarteschlange verarbeitet.
Info
Wenn keine Zeit angegeben ist, werden die verzögerten Einträge verarbeitet, sobald die Jobwarteschlange verarbeitet wird.