Zum Inhalt

Einrichtung von Dateianhängen

In Document Dispatch ist es möglich, eine Datei an eine E-Mail anzuhängen, die über ein Dispatch-Profil gesendet wird. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, zusätzliche Dokumente wie Allgemeine Geschäftsbedingungen, Preislisten oder andere relevante Dateien einzufügen. Der Anhang wird automatisch hinzugefügt, wenn die E-Mail generiert wird, sodass alle notwendigen Informationen in einer Nachricht übermittelt werden.

Befolgen Sie diese Schritte, um einen Dateianhang einzurichten:

  1. Wir beginnen in der Rolle Document Dispatch - Administrator.
  2. Öffnen Sie Dispatch Profiles im Menü Setup in der Menüleiste.
  3. Wählen Sie das Dispatch-Profil mit dem Ausgabetyp E-Mail, bei dem ein Datei-Anhang konfiguriert werden soll.
  4. Navigieren Sie zu Document Dispatch - Dispatch Profile Attachment.
  5. Fügen Sie eine neue Zeile im Dispatch Profile Attachment hinzu und wählen Sie den Anhangstyp Datei aus.
  6. Im Beschreibungsfeld können Sie interne Informationen eingeben, um den Zweck des Anhangs zu identifizieren.

Anhangsoptionen

Die Seite Anhangsoptionen in Document Dispatch ermöglicht es Ihnen, detaillierte Einstellungen für einen Dateianhang, der mit einem Dispatch-Profil verknüpft ist, zu konfigurieren.

Befolgen Sie diese Schritte, um Optionen für einen Dateianhang in Document Dispatch einzurichten:

  1. Wählen Sie den Anhang mit dem Anhangstyp auf Datei gesetzt.
  2. Klicken Sie in der Menüleiste auf Optionen neben Document Dispatch – Dispatch Attachments.
  3. Die Seite Anhangsoptionen wird geöffnet.
  4. Wählen Sie in Dateibeschriftung eine vorhandene Beschriftung aus oder erstellen Sie eine neue.

Import

In Document Dispatch können Dateianhänge entweder direkt im Abschnitt Anhänge oder über die Anhangsoptionen importiert werden.

Befolgen Sie diese Schritte, um Dateien in den Anhangsoptionen in Document Dispatch zu importieren:

  1. Wählen Sie den Anhang mit dem Anhangstyp auf Datei gesetzt.
  2. Klicken Sie in der Menüleiste auf Optionen neben Document Dispatch – Dispatch Attachments.
  3. Die Seite Anhangsoptionen wird geöffnet.
  4. Klicken Sie im Menü auf Datei importieren.
  5. Sie können Dokumente in das Dropdown-Feld ziehen oder klicken, um den Datei-Browser zu öffnen.
  6. Die Dateibeschriftung wird automatisch mit dem Namen der Anhangszeile ausgefüllt. Diese Beschriftung enthält den Dokumentnamen und kann durch Öffnen der Dateibeschriftung geändert werden.

Befolgen Sie diese Schritte, um Dateien in der Übersicht Document Dispatch - Dispatch Profile zu importieren:

  1. Wir beginnen in der Rolle Document Dispatch - Administrator.
  2. Öffnen Sie Dispatch Profiles im Menü Setup in der Menüleiste.
  3. Wählen Sie das Dispatch-Profil mit dem Ausgabetyp E-Mail, bei dem ein Datei-Anhang konfiguriert werden soll.
  4. Navigieren Sie zu Document Dispatch - Dispatch Profile Attachment.
  5. In der Menüleiste der Seite Dispatch Profile Attachment können Sie die Aktion Datei importieren ausführen.
  6. Die Dateibeschriftung wird automatisch mit dem Namen der Anhangszeile ausgefüllt. Diese Beschriftung enthält den Dokumentnamen und kann durch Öffnen der Dateibeschriftung geändert werden.

Export

Sie können Dokumente exportieren, um zu überprüfen, welche Dateien an das Dispatch-Profil angehängt sind.

Befolgen Sie diese Schritte, um Dateien in den Anhangsoptionen in Document Dispatch zu exportieren:

  1. Wählen Sie den Anhang mit dem Anhangstyp auf Datei gesetzt.
  2. Klicken Sie in der Menüleiste auf Optionen neben Document Dispatch – Dispatch Attachments.
  3. Die Seite Anhangsoptionen wird geöffnet.
  4. Klicken Sie im Menü auf Datei exportieren.
  5. Das Dokument wird heruntergeladen und sollte in Ihrem Download-Ordner erscheinen.

Befolgen Sie diese Schritte, um Dateien in der Übersicht Document Dispatch - Dispatch Profile zu exportieren:

  1. Wir beginnen in der Rolle Document Dispatch - Administrator.
  2. Öffnen Sie Dispatch Profiles im Menü Setup in der Menüleiste.
  3. Wählen Sie das Dispatch-Profil mit dem Ausgabetyp E-Mail, bei dem ein Datei-Anhang konfiguriert werden soll.
  4. Navigieren Sie zu Document Dispatch - Dispatch Profile Attachment.
  5. In der Menüleiste der Seite Dispatch Profile Attachment können Sie die Aktion Datei exportieren ausführen.
  6. Das Dokument wird heruntergeladen und sollte in Ihrem Download-Ordner erscheinen.

Testausgabe

Sie können eine Testausgabe durchführen, um zu überprüfen, ob die Anhänge korrekt generiert werden. Sie können einen einzelnen Anhang oder alle Anhänge auswählen und die Testausgabe starten. Alle Dokumente, die normalerweise als Anhänge in einem Dispatch enthalten wären, werden während dieses Prozesses heruntergeladen.

Befolgen Sie diese Schritte, um eine Testausgabe für die in Document Dispatch – Dispatch Profile Attachment konfigurierten Anhänge durchzuführen:

  1. Wir beginnen in der Rolle Document Dispatch - Administrator.
  2. Öffnen Sie Dispatch Profiles im Menü Setup in der Menüleiste.
  3. Wählen Sie das Dispatch-Profil mit dem Ausgabetyp E-Mail, bei dem ein Datei-Anhang konfiguriert ist.
  4. Navigieren Sie zu Document Dispatch - Dispatch Profile Attachment.
  5. Wählen Sie den Anhang aus, den Sie in die Testausgabe einbeziehen möchten. Sie können einen einzelnen Anhang oder mehrere Anhänge nach Bedarf auswählen.
  6. In der Menüleiste der Seite Dispatch Profile Attachment können Sie die Aktion Testausgabe ausführen.

Anhangsgruppen

Sie können Anhangsgruppen erstellen, die während des Dispatchs in eine einzige Datei zusammengeführt werden, sodass nur eine Datei gesendet wird.

Befolgen Sie diese Schritte, um eine Anhangsgruppe für Document Dispatch – Dispatch Profile Attachments zu erstellen:

  1. Wir beginnen in der Rolle Document Dispatch - Administrator.
  2. Öffnen Sie Dispatch Profiles im Menü Setup in der Menüleiste.
  3. Wählen Sie das Dispatch-Profil aus, bei dem die Anhänge während des Dispatchs in eine einzige Datei zusammengeführt werden sollen.
  4. Navigieren Sie zu Document Dispatch - Dispatch Profile Attachment.
  5. Sie können eine neue Anhangsgruppe entweder über das Menü in der Menüleiste oder direkt in der Liste unter Anhangsgruppe erstellen.
  6. Klicken Sie in der Menüleiste auf Gruppen. Document Dispatch - Profile Attachment Groups wird geöffnet.
  7. Geben Sie einen klaren und beschreibenden Code für die Anhangsgruppe ein.
  8. Wählen Sie eine vorhandene Dateibeschriftung aus oder erstellen Sie eine neue. Das zusammengeführte Dokument verwendet die ausgewählte Dateibeschriftung als seinen Namen.
  9. Definieren Sie Platzhalter für die Dateibeschriftung, indem Sie auf Platzhalter klicken.
  10. Wählen Sie den Dateityp aus, in dem das zusammengeführte Dokument generiert werden soll.
  11. Unter Handhabung von Nicht-PDF-Dateien konfigurieren Sie, ob Nicht-PDF-Dateien ignoriert und vom Dispatch ausgeschlossen werden sollen, auch wenn sie Teil der Anhangsgruppe sind.

Archivieren in Document Central über Document Inbound - Eingangslisten.

Wenn diese Option aktiviert ist, wird das Dokument während des Sendens in eine Document Inbound-Liste hochgeladen. Von dort kann das Dokument Document Central für die weitere Verarbeitung zugewiesen werden.

Befolgen Sie Einrichtung der RecordID-Zuweisung, um eine RecordID-Eingangsliste zu erstellen.

Siehe auch