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Modul-Einrichtung

Die Modul-Einrichtung bietet verschiedene Konfigurationsoptionen, um das Verhalten des Moduls anzupassen. Hier können Sie Einstellungen für Geschäftspartner, CRM, E-Mail-Versand, Testmodus sowie Prozess- und FactBox-Optionen definieren.

Aktivierung des Moduls

Die Funktionen und Prozesse von Document Dispatch können manuell aktiviert und deaktiviert werden. Das Modul ist standardmäßig bei der Installation über den Konfigurationsassistenten deaktiviert.

Die folgenden Schritte müssen ausgeführt werden, um das Document Dispatch-Modul zu aktivieren:

  1. Starten Sie im Rollencenter Document Dispatch - Administrator.
  2. Klicken Sie in der Menüleiste auf Einrichtung und führen Sie die Aktion Moduleinrichtung aus.
  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Modul aktivieren.
  4. Das Document Dispatch-Modul ist nun aktiviert.

Warnung

Es ist wichtig zu beachten, dass Document Dispatch nur verwendet werden kann, wenn das Modul aktiviert und lizenziert ist.

Lizenzverwaltung

Die Seite Lizenzverwaltung bietet eine Übersicht über alle aktiven Lizenzen. Auf der Seite „Lizenzverwaltung“ können Sie die Lizenz zurücksetzen, die Anzahl der Benutzerlizenzen für eine Lizenz erhöhen oder verringern und die Lizenzdetails anzeigen.

Mit diesen Schritten gelangen Sie zur Seite Lizenzverwaltung:

  1. Öffnen Sie das Einrichtung Ihres Produkts und wählen Sie die Aktion Lizensierung.
  2. Die Produktlizenzseite wird geöffnet.
  3. Klicken Sie auf Lizenz.
  4. Wählen Sie in der Menüleiste die Aktion Lizenzverwaltung.
  5. Sie befinden sich nun auf der Lizenzverwaltung - Lizenzliste.

Zurücksetzen einer Produktlizenz

Die Zurücksetzen-Funktion ermöglicht es Ihnen, Ihre Lizenz einmal täglich zurückzusetzen, um sie erneut zu aktivieren.

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Produktlizenz zurückzusetzen:

  1. Stellen Sie sicher, dass Sie sich auf der Seite Lizenzverwaltung - Lizenzliste befinden.
  2. Wählen Sie die Lizenz aus, die Sie zurücksetzen möchten.
  3. Wählen Sie in der Menüleiste die Aktion Zurücksetzten.

!!! info - Das Zurücksetzen wird von uns dokumentiert und ist nur einmal pro Tag pro Lizenz erlaubt. - Sie können auch die aktuell aktive Lizenz zurücksetzen, indem Sie die Aktion Zurücksetzten auf der Lizenzverwaltung - Lizenzliste auswählen.

Warning

Wenn die aktuell aktive Lizenz zurückgesetzt wird, werden die Lizenzinformationen gelöscht. Das bedeutet, dass die Lizenz als Nicht Lizenziert angezeigt wird. Um die Lizenz erneut zu aktivieren, muss sie erneut aktiviert werden.

Sprachkonfiguration

Document Dispatch kann in allen verfügbaren Sprachen verwendet werden. Um ein konsistentes Benutzererlebnis sicherzustellen, muss die gewünschte Sprache im System festgelegt werden. Dies verhindert gemischte Spracheinstellungen in verschiedenen Bereichen von Document Dispatch. Die Sprachkonfiguration kann in der Document Dispatch-Einrichtung vorgenommen werden.

Die folgenden Schritte müssen ausgeführt werden, um die Sprache zu konfigurieren:

  1. Starten Sie im Rollencenter Document Dispatch - Administrator.
  2. Klicken Sie in der Menüleiste auf Einrichtung und führen Sie die Aktion Moduleinrichtung aus.
  3. Klicken Sie auf Start und wählen Sie dann den Abschnitt Sprachen aus der Menüleiste.
  4. Wählen und fügen Sie die gewünschte Sprache über das Dropdown-Menü hinzu.

Info

Die gewählte Sprache wird in jedem Bereich von Document Dispatch angezeigt, der eine Sprachkonfiguration erfordert.

Einrichtung der Übertragungsverzögerung zum E-Mail-Server

Die Implementierung einer Verzögerung beim E-Mail-Versand ist entscheidend für die Effizienz und Zuverlässigkeit eines E-Mail-Servers. Eine kontrollierte Verzögerung hilft dem Server, Ressourcen effektiv zu verwalten, Überlastungen zu vermeiden und eine reibungslose Verarbeitung großer E-Mail-Mengen sicherzustellen. Dieser Ansatz reduziert das Risiko, dass der Server E-Mails aufgrund von hohem Datenverkehr oder Ressourcenbelastung ablehnt.

Gehen Sie wie folgt vor, um einen E-Mail-Verzögerungswert festzulegen:

  1. Navigieren Sie durch das Rollencenter Document Dispatch - Administrator.
  2. Klicken Sie in der Menüleiste auf Einrichtung und führen Sie die Aktion Moduleinrichtung aus.
  3. Geben Sie den Verzögerungswert im Feld Email Delayed Sending (ms) ein.
  4. Die Verzögerungszeit ist nun festgelegt.

Einrichtung der Übertragung in die Historie

Document Dispatch verarbeitet Einträge über die Warteschlange. Erfolgreich verarbeitete Einträge können anschließend in die Historie verschoben werden.

Gehen Sie wie folgt vor, um die Übertragung in die Warteschlangen-Historie zu aktivieren:

  1. Navigieren Sie durch das Rollencenter Document Dispatch - Administrator.
  2. Klicken Sie in der Menüleiste auf Einrichtung und führen Sie die Aktion Moduleinrichtung aus.
  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatisch in Historie übertragen.
  4. Geben Sie die Formel an, wie weit zurück die Einträge übertragen werden sollen, im Feld History Formula.
  5. Die Übertragung in die Historie ist nun aktiviert.

Info

Das Feld Letzte Übertragung in die Historie zeigt das Datum und die Uhrzeit der letzten Übertragung in die Historie an.

Einrichtung der maximalen Vorschau-Dateigröße

Bei Datei-Vorschauen können große Dateien lange Anfragen an die Simova-API erzeugen. Um dies zu verhindern, können Sie eine maximale Dateigröße für die Vorschau festlegen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die maximale Dateigröße festzulegen:

  1. Navigieren Sie durch das Rollencenter Document Dispatch - Administrator.
  2. Klicken Sie in der Menüleiste auf Einrichtung und führen Sie die Aktion Moduleinrichtung aus.
  3. Geben Sie die maximale Größe der Datei in MB für die Vorschau im Feld Preview Maximum File Size (MB) ein.
  4. Die maximale Größe ist nun festgelegt.

Factbox-Einrichtung

Einrichtung des verzögerten Versands für die Factbox

Wenn Einträge über die Factbox gesendet werden, erfolgt der Versand immer sofort. Es ist jedoch möglich, diese Einträge mit einer Verzögerung über eine Job-Warteschlange zu senden. Beim verzögerten Versand werden Einträge nicht sofort verarbeitet, sondern über die Job-Warteschlange verwaltet.

Gehen Sie wie folgt vor, um den verzögerten Versand für die Factbox einzurichten:

  1. Navigieren Sie durch das Rollencenter Document Dispatch - Administrator.
  2. Klicken Sie in der Menüleiste auf Einrichtung und führen Sie die Aktion Module Einrichtung aus.
  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Send Delayed.
  4. Der verzögerte Versand ist nun aktiviert.

Info

Wenn der verzögerte Versand in der Moduleinrichtung aktiviert ist, gilt diese Einstellung für alle konfigurierten Dispatch-Profile. Geplante E-Mails mit einer Verzögerungszeit werden nicht sofort gesendet. Stattdessen erstellt das System verzögerte Versand-Einträge, die dann von der Job-Warteschlange verarbeitet werden.

Einrichtung der Versandbestätigung

Einträge, die mit einer Verzögerung über die Warteschlange gesendet werden, können so konfiguriert werden, dass vor dem Versand eine Bestätigung erforderlich ist.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Bestätigung für verzögerte Einträge einzuschalten:

  1. Navigieren Sie durch das Rollencenter Document Dispatch - Administrator.
  2. Klicken Sie in der Menüleiste auf Einrichtung und führen Sie die Aktion Moduleinrichtung aus.
  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Versand bestätigen.
  4. Die Versandbestätigung ist nun aktiviert.

Einrichtung des Factbox-Status

Die Document Dispatch-Factbox dient als zentrales Werkzeug für den manuellen Dokumentenversand. Benutzer können den Versand direkt aus der Factbox starten, die zusätzlich den aktuellen Versandstatus anzeigt.

Mit diesen Schritten können Sie den Status aktivieren oder deaktivieren:

  1. Navigieren Sie durch das Rollencenter Document Dispatch - Administrator.
  2. Klicken Sie in der Menüleiste auf Einrichtung und führen Sie die Aktion Moduleinrichtung aus.
  3. Aktivieren oder deaktivieren Sie die gewünschten Status im Abschnitt Statusanzeige.
  4. Die Factbox zeigt nun den erforderlichen Status an.

Prozess-Einrichtung

In der Moduleinrichtung finden Sie die Registerkarte für die Prozesseinrichtung. In dieser Registerkarte finden Sie die Gruppe „Priorität der Empfängeridentifikation“.

Empfängertypen

Die folgenden Empfängertypen sind verfügbar:

  1. Document Dispatch-Geschäftspartner: Die E-Mail-Adressen sind statisch konfiguriert.
  2. Dynamische Tabelleneinrichtung: Die E-Mail-Adressen werden aus dem jeweiligen Kunden/Lieferanten gelesen.
  3. Erweiterte Empfängereinrichtung: Eine Konfiguration erfolgt direkt mit dem Kunden/Lieferanten.

Priorität der Empfängeridentifikation

Sie können die Priorität für die Empfängeridentifikation unabhängig davon festlegen, wie viele Empfängertypen aktiviert sind. Dadurch können Sie angeben, welche Option zuerst geprüft werden soll. In der Konfiguration können Optionen wie Document Dispatch-Geschäftspartner, Erweiterte Empfängereinrichtung und Dynamische Tabelleneinrichtung in der gewünschten Reihenfolge angeordnet werden, um sicherzustellen, dass die Identifikation der definierten Priorität folgt. Wenn in einer Option kein Empfänger gefunden wird, wird die nächste Priorität durchsucht.

  1. Starten Sie in der Document Dispatch - Moduleinrichtung.
  2. Scrollen Sie nach unten zur Registerkarte Prozess-Einrichtung.
  3. Es werden drei Optionen angezeigt, anhand derer die Reihenfolge für die Auswahl der Empfänger priorisiert wird.

Wichtig

Document Dispatch-Geschäftspartner

- Dies ist eine häufig verwendete Quelle in Document Dispatch. Das System kann Empfängerdaten, einschließlich E-Mail-Adressen, aus einer vordefinierten Geschäftspartner-Tabelle extrahieren, die typischerweise in den Versandprozess integriert ist. Diese Tabelle dient als Standard-Repository für Empfängerinformationen.

**Erweiterter Empfänger**

- Einige Konfigurationen enthalten eine erweiterte Empfängertabelle, die mit den Stammdaten verknüpft ist. Diese Einrichtung ermöglicht eine umfassendere und möglicherweise dynamische Quelle für Empfängerinformationen, was besonders nützlich sein kann, wenn die Stammdaten umfangreiche Details zu verschiedenen Empfängern enthalten.

**Dynamischer Empfänger**

- Ermöglicht das dynamische Abrufen von E-Mail-Adressen aus der entsprechenden Kunden- oder Lieferantenkarte. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, E-Mail-Adressen in einer separaten Tabelle zu pflegen. Empfängerinformationen werden direkt aus den Stammdaten abgerufen, was den Wartungsaufwand reduziert und die Datenkonsistenz sicherstellt.

Aktivierung der Multimail-Vorschau

Die folgenden Schritte müssen ausgeführt werden, um die Multimail-Vorschau zu aktivieren:

  1. Starten Sie im Rollencenter Document Dispatch - Administrator.
  2. Klicken Sie in der Menüleiste auf Einrichtung und führen Sie die Aktion Moduleinrichtung aus.
  3. Scrollen Sie nach unten zur Registerkarte Prozess-Einrichtung.
  4. Aktivieren Sie im Bereich Multimail das Kontrollkästchen Multimail-Vorschau verwenden.

Die Leistung der Multimail-Vorschau variiert je nach Anzahl der ausgewählten Einträge. Um eine optimale Leistung sicherzustellen, kann ein Limit für die Anzahl der in der Vorschau angezeigten Einträge festgelegt werden.

So legen Sie ein Limit für die Anzahl der Einträge in der Multimail-Vorschau fest:

  1. Navigieren Sie durch das Rollencenter Document Dispatch - Administrator.
  2. Klicken Sie im Menü auf Einrichtung und führen Sie die Aktion Moduleinrichtung aus.
  3. Aktivieren Sie im Bereich Multimail das Kontrollkästchen Multimail-Vorschau verwenden.
  4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Multimail-Vorschau-Limit.
  5. Geben Sie die Anzahl der Dokumente, die in der Vorschau angezeigt werden sollen, im Feld Multimail-Vorschauanzahl ein.

Info

Die Multimail-Vorschau ist nun aktiviert und kann verwendet werden. Die Vorschau ermöglicht es Benutzern, die Anhänge anzuzeigen, Anhänge ein- oder auszuschließen oder die E-Mail-Adressen der Empfänger vor dem Senden der E-Mails zu ändern. Wenn die Multimail-Vorschau nicht aktiviert ist, werden die E-Mails direkt ohne Benutzerinteraktion gesendet. Der Standardwert für den Multimail-Vorschauanzahl ist auf 100 festgelegt.

Einrichtung der Business Partner-Factbox

Um die Erstellung von Geschäftspartnern für Kontakte, Kunden und Lieferanten mit der Business Partner-Factbox zu ermöglichen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Navigieren Sie durch das Rollencenter Document Dispatch - Administrator.
  2. Klicken Sie in der Menüleiste auf Einrichtung und führen Sie die Aktion Moduleinrichtung aus.
  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ermöglicht die Geschäftspartner-Erstellung.
  4. Geben Sie den Sprachcode an, der gewählt wird, wenn in den Stammdaten kein Sprachcode vorhanden ist, im Feld Standard-Sprachcode.
  5. Aktivieren Sie Kontakt als Geschäftspartner anlegen, um einen Geschäftspartner aus einem Kontakt zu erstellen.
  6. Aktivieren Sie Debitor als Geschäftspartner anlegen, um einen Geschäftspartner aus einem Kunden zu erstellen.
  7. Geben Sie den Mapping-Code für die Kundentabelle im Feld Debitor-Geschäftszuordnungs-Code an.
  8. Geben Sie den Relation-Code für die Kundentabelle im Feld Debitor-Geschäftsbeziehungs-Code an.
  9. Aktivieren Sie Kreditor als Geschäftspartner anlegen, um einen Geschäftspartner aus einem Lieferanten zu erstellen.
  10. Geben Sie den Mapping-Code für die Lieferantentabelle im Feld Kreditor Geschäftszuordnung-Code an.
  11. Geben Sie den Relation-Code für die Lieferantentabelle im Feld Kreditor Geschäftsbeziehungs-Code an.
  12. Die Erstellung von Geschäftspartnern für Kontakte, Kunden und Lieferanten ist nun für die Business Partner-Factbox aktiviert.

Note

Wenn die Standardkonfiguration importiert wird, sind die Einstellungen aus Punkt 4 bereits angewendet und müssen nicht erneut gesetzt werden. Sie müssen nur die Erstellung von Geschäftspartnern aktivieren.

Um sicherzustellen, dass die E-Mail-Adresse für einen Geschäftspartner eindeutig ist, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Navigieren Sie durch das Rollencenter Document Dispatch - Administrator.
  2. Klicken Sie in der Menüleiste auf Einrichtung und führen Sie die Aktion Moduleinrichtung aus.
  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Eindeutige Empfänger-Adresse.
  4. Eine E-Mail-Adresse kann nur für einen Geschäftspartner-Eintrag hinzugefügt werden.

CRM Integration

Die CRM-Integration von Document Dispatch ermöglicht eine nahtlose Verfolgung aller gesendeten Dokumente. Es wird aufgezeichnet, wer welches Dokument wann gesendet hat. Diese Informationen sind jederzeit nachvollziehbar, was die Transparenz in den Kundeninteraktionen erhöht.

Einrichtung der CRM-Integration

Um die CRM-Integration zu aktivieren, befolgen Sie bitte diese Schritte:

  1. Navigieren Sie zum Administrator-Rollen-Center von Document Dispatch.
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Einrichtung.
  3. Öffnen Sie die Modul-Einrichtung.
  4. Aktivieren Sie im Modul-Einrichtungsfeld das Feld CRM Aktiv.
  5. Sobald das Feld aktiviert ist, verwenden Sie die Suchfunktion, um nach Document Dispatch Business Mapping zu suchen.
  6. Öffnen Sie das Business Mapping. Stellen Sie sicher, dass in der Kategorie Kontakt die Felder Kontaktname und Kontaktnummer korrekt ausgefüllt sind.

Jetzt werden alle gesendeten Einträge über die CRM-Integration protokolliert. Die CRM-Einträge können über den jeweiligen Kontakt oder über die Interaktionsprotokolle eingesehen werden.

Warnung

Bitte stellen Sie sicher, dass die primäre Kontaktnummer für alle Kunden und Lieferanten gespeichert ist. Nur so kann sichergestellt werden, dass CRM-Einträge korrekt erstellt und zugewiesen werden.

Testmodus

Der Testmodus ermöglicht es Ihnen, alle E-Mails an die Adresse zu senden, die im Feld E-Mail für Testausgabe angegeben ist. Wenn dieser Modus aktiviert ist, werden keine E-Mails an die tatsächlichen Empfänger gesendet, was sicheres Testen ohne Auswirkungen auf echte Daten gewährleistet.

Um den Testmodus zu aktivieren oder zu deaktivieren, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Navigieren Sie durch das Rollencenter Document Dispatch - Administrator.
  2. Klicken Sie in der Menüleiste auf Einrichtung und führen Sie die Aktion Moduleinrichtung aus.
  3. Navigieren Sie zum Abschnitt Test Mode.
  4. Aktivieren Sie Test Mode und geben Sie eine E-Mail für Testausgabe ein, an die die E-Mails gesendet werden sollen.

E-Post-Einrichtung

Die E-Post-Einrichtung ermöglicht es Ihnen, die Hauptinformationen für die E-Post-Kommunikation anzuzeigen, wie EKP, Vendor ID und Ablaufdatum des Tokens. Zusätzlich können Sie den E-Post Testmodus aktivieren, um Nachrichten an eine angegebene Test-E-Mail-Adresse anstelle von echten Empfängern zu senden, was sicheres Testen gewährleistet. Die Option Eingeschränkten Bereich anzeigen bietet Zugriff auf erweiterte Einstellungen.

Um E-Post initial einzurichten, folgen Sie E-Post.

Siehe auch