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Modul Einrichtung

Modulaktivierung

Die Funktionen und Prozesse von Document Dispatch können manuell ein- und ausgeschaltet werden. Das Modul ist mit der Standardinstallation über den Konfigurations-Assistenten deaktiviert.

Aktivierung des Moduls

Die folgenden Schritte müssen abgeschlossen werden, um das Document Dispatch Modul zu aktivieren.

  1. Wir beginnen in dem Rollencenter Document Dispatch - Administrator.
  2. Klicken Sie in der Menüleiste auf Einrichtung und führen Sie die Aktion Moduleinrichtung aus.
  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Aktiv.
  4. Das Document Dispatch Modul ist nun aktiviert.

Warnung

Es ist wichtig zu beachten, dass Document Dispatch nur verwendet werden kann, wenn das Modul aktiviert und lizenziert ist.

Lizenzverwaltung

Die Seite Lizenzverwaltung bietet einen Überblick über alle aktiven Lizenzen. Auf der Seite "Lizenzverwaltung" können Sie die Lizenz zurücksetzen, die Anzahl der Benutzerlizenzen für eine Lizenz erhöhen oder verringern und die Lizenzdetails anzeigen.

Um auf die Seite "Lizenzverwaltung" zuzugreifen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Öffnen Sie das Einrichtung Ihres Produkts und wählen Sie die Aktion Lizensierung.
  2. Die Produktlizenzseite wird geöffnet.
  3. Klicken sie auf Lizenz
  4. Wählen Sie in der Multifunktionsleiste die Aktion Lizenzverwaltung aus.

Produktlizenzen zurücksetzten

Mit der Reset-Funktion können Sie Ihre Lizenz einmal am Tag zurücksetzen, um sie wieder zu aktivieren.

Schritte zum Zurücksetzen einer Produktlizenz

  1. Stellen Sie sicher, dass Sie sich auf der Seite Lizenzverwaltung - Lizenzliste befinden.
  2. Wählen Sie die Lizenz aus, die Sie zurücksetzen möchten.
  3. Wählen Sie in der Multifunktionsleiste die Aktion Zurücksetzen aus.

Info

  • Das Zurücksetzen wird von uns dokumentiert und ist nur einmal pro Tag pro Lizenz erlaubt.
  • Sie können die aktuell aktive Lizenz auch zurücksetzen, indem Sie auf der Seite "Produktlizenz" die Aktion "Zurücksetzen" auswählen.

Warning

Wenn die aktuell aktive Lizenz zurückgesetzt wird, werden die Lizenzinformationen gelöscht. Das bedeutet, dass die Lizenz als Nicht lizenziert angezeigt wird. Um die Lizenz wieder zu aktivieren, muss sie erneut aktiviert werden.

Sprachkonfiguration

Document Dispatch kann in allen möglichen Sprachen verwendet werden. Um ein konsistentes Benutzererlebnis zu gewährleisten, ist es notwendig, dass die gewünschte Sprache innerhalb des Systems festgelegt wird. Dies verhindert die Möglichkeit, auf gemischte Spracheinstellungen in verschiedenen Bereichen von Document Dispatch zu stoßen. Die Sprachkonfiguration kann in der Document Dispatch-Einrichtung vorgenommen werden. Die folgenden Schritte müssen abgeschlossen werden, um die Sprache zu konfigurieren.

  1. Navigieren Sie durch das Document Dispatch - Administrator Rollencenter.
  2. Navigieren Sie zur Einrichtung und öffnen Sie die Moduleinrichtung.
  3. Klicken Sie im Abschnitt Start in der Menüleiste auf Sprachen.
  4. Wählen und fügen Sie die gewünschte Sprache über das Dropdown-Menü ein.

Info

Die gewählte Sprache wird in jedem Bereich von Document Dispatch angezeigt, der eine Sprachkonfiguration benötigt.

Einrichtung der Suchreihenfolge für Empfänger

Document Dispatch Modul Einrichtung

In der Modul Einrichtung finden Sie den Reiter Prozesseinrichtung. In diesem Reiter finden Sie die Gruppe Priorität der Empfängeridentifikation.

  1. Beginnen Sie in der Document Dispatch - Moduleinrichtung.
  2. Scrollen Sie nach unten zum Reiter Prozess-Einrichtung.
  3. Es werden drei Optionen angezeigt, anhand derer die Reihenfolge für die Auswahl der Empfänger priorisiert wird.

Priorität der Empfängeridentifikation

Die Prioritäten sind in drei Stufen unterteilt. Die Funktion der Empfängerprioritätensuche basiert auf dem Prinzip, dass, wenn ein Empfänger in der Option gefunden wird, dieser verwendet wird. Wenn in einer Option kein Empfänger gefunden wird, wird die nächste Priorität gesucht.

Empfängertypen

Die folgenden Empfängertypen sind verfügbar:

  1. Document Dispatch Geschäftspartner: Die E-Mail-Adressen sind statisch konfiguriert.
  2. Dynamische Tabelleneinrichtung: Die E-Mail-Adressen werden vom jeweiligen Kunden/Lieferanten gelesen.
  3. Erweiterte Empfängereinrichtung: Eine Konfiguration wird direkt beim Kunden/Lieferanten durchgeführt.

Aktivierung der Multimail-Vorschau

Die folgenden Schritte müssen abgeschlossen werden, um die Multimail-Vorschau zu aktivieren.

  1. Wir beginnen in dem Rollencenter Document Dispatch - Administrator.
  2. Öffnen Sie Document Dispatch Einrichtung aus dem Menü Einrichtung in der Menüleiste und führen Sie Moduleinrichtung aus.
  3. Scrollen Sie nach unten zum Reiter Prozess-Einrichtung.
  4. Aktivieren Sie im Bereich Multimail das Kontrollkästchen Multimail-Vorschau verwenden.

Die Leistung der Multimail-Vorschau variiert je nach Anzahl der ausgewählten Einträge. Um eine optimale Leistung zu gewährleisten, kann ein Limit für die Anzahl der in der Vorschau angezeigten Einträge festgelegt werden.

So legen Sie ein Limit für die Anzahl der Einträge in der Multimail-Vorschau fest:

  1. Navigieren Sie zum Document Dispatch - Administrator Rollencenter.
  2. Klicken Sie im Menü auf Einrichtung und führen Sie die Aktion Moduleinrichtung aus.
  3. Aktivieren Sie im Bereich Multimail das Kontrollkästchen Multimail-Vorschau verwenden.
  4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Multimail-Vorschau-Limit.
  5. Geben Sie die Anzahl der Dokumente ein, die in der Vorschau angezeigt werden sollen, im Feld Multimail-Vorschau-Anzahl.

Info

Die Multimail-Vorschau ist jetzt aktiviert und kann verwendet werden. Die Vorschau ermöglicht es den Benutzern, die Anhänge zu sehen, Anhänge ein- oder auszuschließen oder die E-Mail-Adressen der Empfänger vor dem Senden der E-Mails zu ändern. Wenn die Multimail-Vorschau nicht aktiviert ist, werden die E-Mails direkt ohne Benutzerinteraktion gesendet. Der Standardwert für die Multimail-Vorschau-Anzahl ist auf 100 festgelegt.

CRM-Integration

Die CRM-Integration von Document Dispatch ermöglicht eine lückenlose Nachverfolgung aller gesendeten Dokumente. Dabei wird erfasst, wer, wann und welches Dokument versendet hat. Diese Informationen sind jederzeit nachvollziehbar und erhöhen die Transparenz im Kundenkontakt.

Einrichtung der CRM-Integration

Um die CRM-Integration zu aktivieren, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  1. Navigieren Sie zum Document Dispatch Administrator Rollen-Center.
  2. Klicken Sie auf den Reiter Einrichtung.
  3. Öffnen Sie dort die Moduleinrichtung.
  4. Aktivieren Sie in der Moduleinrichtung das Feld CRM Aktiv.
  5. Nachdem das Feld aktiviert wurde, verwenden Sie die Suchfunktion und suchen Sie nach Document Dispatch Business Mapping.
  6. Öffnen Sie das Business Mapping. Achten Sie darauf, dass in der Kategorie Kontakt die Felder Kontaktname und Kontaktnummer korrekt ausgefüllt sind.

Jetzt werden alle gesendeten einträge durch die CRM integration mitgeschrieben. Die CRM Einträge können über den jeweiligen kontakt oder über die Interaktionsprotokollposten eingesehen werden.

Achtung

Bitte stellen Sie sicher, dass bei allen Debitoren und Kreditoren die Primäre Kontaktnummer hinterlegt ist. Nur so kann gewährleistet werden, dass CRM-Einträge korrekt erzeugt und zugeordnet werden.

Siehe auch