Einrichtung des Ausgabetyps E-Mail

Der Ausgabetyp E-Mail ermöglicht das Versenden von E-Mails über Document Dispatch. Diese Dokumentation erklärt, wie der Ausgabetyp E-Mail konfiguriert und verwendet wird.

Erstellen eines Ausgabetyps E-Mail

Befolgen Sie die folgenden Schritte, um einen Ausgabetyp E-Mail einzurichten:

Wir beginnen in der Rolle Document Dispatch - Administrator.
Öffnen Sie Versandprofile im Menü Einrichtung in der Menüleiste.
Drücken Sie Neu, um ein neues Document Dispatch Versandprofil zu erstellen.
Geben Sie einen Namen im Feld Code ein, um den Zweck dieser Einrichtung klar anzuzeigen. Dies stellt sicher, dass die Konfiguration leicht für den beabsichtigten Versandtyp identifiziert werden kann. Wählen Sie dann E-Mail als Ausgabetyp und wählen Sie beispielsweise Tabelle 112 (Verkaufsrechnungsüberschrift). Die Tabelle ist erforderlich, damit das System weiß, welchen Bericht es verwenden soll und aus welcher Tabelle die E-Mail gesendet werden soll.
Wenden Sie die Tab-Einstellungen an, die Sie in den Kontrollkästchen daneben verwenden möchten.

Kontrollkästchen-Optionen

Kontrollkästchen	Beschreibung
Aktivieren Sie das Senden über das Document Dispatch-Factbox	Aktiviert das Senden über das Document Dispatch-Factbox und aktiviert das Factbox selbst. Wenn Sie diese Funktionalität nicht benötigen, deaktivieren Sie diese Option.
Aktivieren Sie die Auswahl von Anhängen für das Senden über das Document Dispatch-Factbox	Gibt an, ob die Auswahl von Anhängen angezeigt wird. Wenn aktiviert, erscheint während des Versandprozesses ein Pop-up-Fenster, das es den Benutzern ermöglicht, Anhänge auszuwählen, die gesendet werden müssen.
Aktivieren Sie das automatische Senden	Aktiviert das automatische Senden des Versandprofils. Wenn aktiviert, löst das Konvertieren oder Buchen des jeweiligen Business Central-Dokuments den Versandprozess aus. Diese Funktion ist nur für Standard-Verkaufs- und Einkaufsprozesse verfügbar.
Verarbeiten über die Jobwarteschlange	Gibt an, ob die Dokumentenerstellung über die Jobwarteschlange verarbeitet werden soll. Diese Option verbessert die Leistung, indem die Dokumentenerstellung im Hintergrund und nicht während der Dokumentenkonvertierung behandelt wird.
Aktivieren Sie die Versandbestätigung für automatisches Senden	Erfordert eine Bestätigung, bevor das automatische Senden fortgesetzt wird. Wenn aktiviert, müssen die Benutzer die Document Dispatch-Warteschlange bestätigen, bevor der Prozess fortgesetzt wird.
Verwenden Sie die dynamische Einrichtung	Aktiviert die dynamische Einrichtung, die dynamische Geschäftspartnerzuordnungen verwendet, um den Empfänger und seine E-Mail-Adresse zu identifizieren. Weitere Details finden Sie im Abschnitt Konfiguration des Versandprofils.
Überprüfen auf nicht gesendete Einträge	Aktiviert das Versandprofil für das Senden von Nicht gesendeten Versandeinträgen auf der Seite der nicht gesendeten Versandeinträge. Wenn es nicht aktiv ist, wird das Profil nicht berücksichtigt.
Erstellen von nicht gesendeten Einträgen	Aktiviert die Erstellung von Nicht gesendeten Versandeinträgen für die Tabelle des Versandprofils, wenn während des Buchungsprozesses kein gültiges Profil gefunden wird.
Standardsprachencode	Gibt den Standardsprachencode an, der zur Identifizierung der Sprache verwendet wird.
Seite	Gibt die Seite an, die mit der ausgewählten Tabelle verknüpft ist. Diese Seite wird in der Document Dispatch-Warteschlange verwendet, sodass Benutzer den Geschäftspartnerdatensatz direkt aus dem Warteschlangeneintrag öffnen können.

Einrichtung des Ausgabetyps

Die Einrichtung des Ausgabetyps definiert, wie Dokumente mit der ausgewählten Ausgabemethode gesendet werden. Wenn Sie beispielsweise E-Mail verwenden, können Sie die grundlegenden Einstellungen konfigurieren, die erforderlich sind, um Dokumente per E-Mail zu senden.

Befolgen Sie die folgenden Schritte, um die Einstellungen des Ausgabetyps zu öffnen:

Wir beginnen in der Rolle Document Dispatch - Administrator.
Öffnen Sie Versandprofile im Menü Einrichtung in der Menüleiste.
Wählen Sie das Versandprofil mit dem Ausgabetyp E-Mail aus.
Klicken Sie in der Menüleiste auf Einstellungen des Ausgabetyps, um die Konfigurationsseite zu öffnen.

E-Mail

E-Mail-Vorlagentyp

Im Document Dispatch können Sie definieren, welche E-Mail-Vorlage beim Versenden von Dokumenten per E-Mail verwendet wird. Die Vorlage bestimmt das Layout und den Inhalt der E-Mail-Nachricht. Sie können zwischen Document Dispatch-Vorlagen oder der Business Central Standard-Vorlage wählen.

Beginnen Sie in der Rolle Document Dispatch – Administrator.
Öffnen Sie Versandprofile im Menü Einrichtung in der Menüleiste.
Wählen Sie das Versandprofil mit dem Ausgabetyp E-Mail.
Klicken Sie in der Menüleiste auf Einstellungen des Ausgabetyps, um die Konfigurationsseite zu öffnen.
Wählen Sie im E-Mail-Vorlagentyp Document Dispatch oder Business Central Standard aus.
Die Vorlagenkonfiguration ändert sich, je nachdem, ob Sie Document Dispatch oder Business Central Standard auswählen.

Empfängereinrichtung

Im Abschnitt Empfängereinrichtung finden Sie die Option E-Mail kombinieren. Diese Option wird verwendet, um E-Mail-Adressen aus der erweiterten Empfängereinrichtung, der Geschäftspartner-Einrichtung und der dynamischen Einrichtung zu kombinieren, sodass Empfänger in den Feldern An, CC und BCC gleichzeitig beim Versenden von E-Mails einbezogen werden können.

Befolgen Sie die folgenden Schritte, um E-Mail kombinieren zu aktivieren:

Wir beginnen in der Rolle Document Dispatch - Administrator.
Öffnen Sie Versandprofile im Menü Einrichtung in der Menüleiste.
Wählen Sie das Versandprofil mit dem Ausgabetyp E-Mail aus.
Klicken Sie in der Menüleiste auf Einstellungen des Ausgabetyps, um die Konfigurationsseite zu öffnen.
Aktivieren Sie E-Mail kombinieren in der Empfängereinrichtung.

Document Dispatch Email-Vorlage

Einrichtung der Document Dispatch Email-Vorlage

Befolgen Sie die folgenden Schritte, um die Document Dispatch Email-Vorlage einzurichten:

Konfigurieren Sie eine Vorlage mit Hilfe von Einrichtung von E-Mail-Vorlagen.
Wählen Sie eine Vorlage im Feld Standard-E-Mail-Vorlage aus.
Klicken Sie auf die Aktion E-Mail-Platzhalter in der Menüleiste, um die Platzhalter für die Vorlage zu konfigurieren.
Klicken Sie auf das Feld E-Mail-Signatur, um eine Signatur zu aktivieren.
Klicken Sie auf die Aktion E-Mail-Signatur-Platzhalter und E-Mail-Signatur-Zuweisung, um die Signatur zu konfigurieren.

Multimail-Konfiguration

Einrichtung der Multimail-Vorlage

Befolgen Sie die folgenden Schritte, um die Multimail-Vorlage einzurichten:

Konfigurieren Sie eine Vorlage mit Hilfe von Einrichtung von Multimail-Vorlagen.
Wählen Sie eine Vorlage im Feld Multimail-Vorlagencode aus.

Aktivierung des Zusammenführens für Multimail

Befolgen Sie die folgenden Schritte, um Multimail-E-Mails zusammenzuführen:

Wählen Sie das Versandprofil mit dem Ausgabetyp E-Mail aus, bei dem Sie das Zusammenführen konfigurieren möchten.
Führen Sie die Aktion Einrichtung des Ausgabetyps in der Menüleiste aus.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Multimail-E-Mails zusammenführen.

Info

Das Zusammenführen von E-Mails ist jetzt aktiviert und kann verwendet werden. Jetzt werden alle E-Mails, die von der Multimail erstellt wurden und die dieselbe "An"-E-Mail-Adresse und dasselbe Versandprofil haben, in eine E-Mail mit allen gefundenen Anhängen zusammengeführt. Wenn das Zusammenführen von E-Mails nicht aktiviert ist, wird jede E-Mail separat gesendet und die Standard-E-Mail-Vorlage verwendet.

Einrichtung des verzögerten Sendens für Multimail-Einträge

Die folgenden Schritte müssen abgeschlossen werden, um das verzögerte Senden von Multimail-Einträgen zu aktivieren.

Wählen Sie das Versandprofil mit dem Ausgabetyp E-Mail aus, bei dem Sie das verzögerte Senden konfigurieren möchten.
Führen Sie die Aktion Einrichtung des Ausgabetyps in der Menüleiste aus.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Verzögertes Senden.

Verzögerte Versandzeit

Beim Versenden von E-Mails über ein Versandprofil können Sie planen, dass sie zu einem bestimmten Zeitpunkt anstelle sofort gesendet werden. Durch Eingabe einer Zeit im Feld Verzögerte Versandzeit erstellt das System einen Versandeintrag mit dem Status Verzögert. Dieser Eintrag bleibt in der Warteschlange, bis die angegebene Zeit erreicht ist, zu diesem Zeitpunkt werden die E-Mails automatisch gesendet.

Befolgen Sie die folgenden Schritte, um eine verzögerte Versandzeit festzulegen:

Wir beginnen in der Rolle Document Dispatch - Administrator.
Öffnen Sie Versandprofile im Menü Einrichtung in der Menüleiste.
Wählen Sie das Versandprofil mit dem Ausgabetyp E-Mail aus.
Klicken Sie in der Menüleiste auf Einstellungen des Ausgabetyps, um die Konfigurationsseite zu öffnen.
Navigieren Sie zu Verzögerte Versandzeit.
Geben Sie die gewünschte Versandzeit im Feld Verzögerte Versandzeit ein.
Jeder verzögerte Document Dispatch-Eintrag, der aus dem Versandprofil stammt, wird nun nur über die Jobwarteschlange verarbeitet, nachdem die konfigurierte Zeit vergangen ist.

Einrichtung des automatischen Sendens

Das Versandprofil kann so konfiguriert werden, dass E-Mails automatisch beim Buchen gesendet werden. In einigen Fällen möchten Sie jedoch möglicherweise den E-Mail-Text ändern, zusätzliche Informationen hinzufügen oder Anhänge ändern.

Warning

Das Aktivieren dieser Option kann den Buchungsworkflow beeinflussen. Beispielsweise kann beim Buchen von Rechnungen ein zusätzliches Dialogfeld erscheinen, das fragt, ob das E-Mail-Dialogfeld geöffnet oder ein Anhang hinzugefügt werden soll.

Aktivieren des Dialogs beim Buchen

Wenn die Option Automatisches Senden beim Buchen aktiviert ist, werden E-Mails normalerweise sofort nach dem Buchen ohne Benutzerinteraktion gesendet. Das Aktivieren des E-Mail-Dialogs beim Buchen ermöglicht es dem Benutzer jedoch, die E-Mail vor dem Senden zu überprüfen oder zu ändern.

Befolgen Sie die folgenden Schritte, um den E-Mail-Dialog beim Buchen zu aktivieren:

Wir beginnen in der Rolle Document Dispatch - Administrator.
Öffnen Sie Versandprofile im Menü Einrichtung in der Menüleiste.
Wählen Sie das Versandprofil mit dem Ausgabetyp E-Mail aus.
Klicken Sie in der Menüleiste auf Einstellungen des Ausgabetyps, um die Konfigurationsseite zu öffnen.
Aktivieren Sie E-Mail-Dialog beim Buchen.

Aktivieren der Auswahl von Anhängen für automatisches Senden

Wenn diese Option aktiviert ist, können Sie während des Buchungsprozesses einen zusätzlichen Anhang hinzufügen.

Befolgen Sie die folgenden Schritte, um die Auswahl von Anhängen für automatisches Senden zu aktivieren:

Wir beginnen in der Rolle Document Dispatch - Administrator.
Öffnen Sie Versandprofile im Menü Einrichtung in der Menüleiste.
Wählen Sie das Versandprofil mit dem Ausgabetyp E-Mail aus.
Klicken Sie in der Menüleiste auf Einstellungen des Ausgabetyps, um die Konfigurationsseite zu öffnen.
Aktivieren Sie Auswahl von Anhängen für automatisches Senden.

Document Dispatch Ausgabetyp Selection

Die Auswahl des Ausgabetyps ermöglicht es Ihnen, festzulegen, wie Dokumente mithilfe des Dispatch-Profils gesendet werden, entweder per E-Mail oder über eine Codeunit. Beim direkten Versand aus der Document Dispatch-FactBox können Sie entscheiden, ob das Dokument als E-Mail versendet oder über eine Codeunit ausgeführt wird. Dies bietet Flexibilität bei der Zustellung von Dokumenten.

Befolgen Sie die folgenden Schritte, um die Auswahl des Ausgabetyps festzulegen:

Starten Sie in der Rolle Document Dispatch - Administrator.
Öffnen Sie die Versandprofile im Menü Setup in der Menüleiste.
Klicken Sie auf Neu, um ein neues Document Dispatch Versandprofil zu erstellen.
Geben Sie einen Namen in das Feld Code ein, um den Zweck dieser Einrichtung klar anzugeben. Dies stellt sicher, dass die Konfiguration für die beabsichtigte Versandart leicht identifiziert werden kann. Wählen Sie dann Selection als Ausgabetyp.
Wenden Sie die gewünschten Tab-Einstellungen in den Kontrollkästchen daneben an.
Klicken Sie in der Menüleiste auf Ausgabetyp Optionen, um die Konfigurationsseite zu öffnen.

In den Einstellungen für den Ausgabetyp können Sie sowohl E-Mail als auch Codeunit aktivieren. Dadurch können Sie den E-Mail-Versand sowie die Ausführungseinstellungen für die Codeunit konfigurieren.

Versandprofil-Anhang

Erstellen eines Versandprofil-Anhangs

Nach der Erstellung des Versandprofils besteht der nächste Schritt darin, einen Anhang zu konfigurieren. Es gibt verschiedene Arten von Anhängen, wie zum Beispiel:

Anhangstyp	Beschreibung
Bericht	Dieser Typ ermöglicht es Ihnen, einen vordefinierten Bericht aus dem System anzuhängen.
Datei	Dieser Typ ermöglicht es Ihnen, eine Datei anzuhängen.
Codeunit	Dieser Typ ermöglicht es Ihnen, einen Codeunit-Anhang anzuhängen.
Bericht/Codeunit	--
Berichtsauswahl	Dieser Typ ermöglicht es Ihnen, einen bestimmten Bericht auszuwählen.
Document Central for Dispatch	Dieser Typ ermöglicht es Ihnen, Dokumente aus der Dokumentenzentrale anzuhängen.

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