Übersicht der Geschäftsfunktionalität

Als Erweiterung für Business Central bietet Document Dispatch mehrere Funktionen zur Optimierung von Geschäftsprozessen. Diese ermöglichen es Unternehmen, die Digitalisierung ihres Geschäfts voranzutreiben.

Document Dispatch basiert auf CORE und enthält eine Reihe von Funktionalitäten, die das Kernprodukt ausmachen. Es ist möglich, Document Dispatch mit weiteren Erweiterungen wie eDocuments oder Document Central to Dispatch zu erweitern.

Benchmark

Mit dem Kern von Document Dispatch erhalten Sie alle grundlegenden Funktionen, die Sie benötigen, um Ihren Dokumentenausgang und -versand zu vereinfachen. Sie können problemlos eine Charge von Geschäftsdokumenten erstellen, Ihre eigenen professionell aussehenden E-Mail-Vorlagen mit dem HTML-Editor gestalten und vieles mehr.

Mit dem Abonnement von Document Dispatch erhalten Sie die folgenden Funktionen:

Funktionalitäten	BC Standard	Document Dispatch
Direktes Senden von Dokumenten aus BC
E-Mail-Vorlagen
Integrierter E-Mail-HTML-Editor
Verschiedene Ausgabetypen
Individuelle Kundeneinrichtung
Individuelle Empfängereinrichtung aller Stammdaten
Vollautomatischer Versand
Verzögerter Versand (Versandplanung)
Genehmigungsworkflow über Dokumentenausgang (4-Augen-Prinzip)
Hinzufügen weiterer Anhänge
Factbox-Integration auf beliebigen Karten & Listen
Übersicht über die Versandhistorie in der Factbox
Transparente Übersicht über alle vom System gesendeten Dokumente in eigener Versandwarteschlange
Enthaltene XML-Standards ZUGFeRD & XRechnung
Dynamische Einrichtung aller XML-Schemata
Frei definierbare Platzhalter in E-Mail-Vorlagen
Versand von Dokumenten aus Document Central (Simova oder Drittanbieter)
Persönliche E-Mail-Signatur

In diesem Benchmark ist zu sehen, dass der Business Central Standard sich ständig weiterentwickelt und neue Funktionalitäten hinzufügt, aber im Vergleich zu speziellen Erweiterungen, wie Document Dispatch, nicht das volle Funktionsangebot bietet. Erweiterungen zu den Standardfunktionalitäten, die genau für die Aufgaben erstellt wurden, bieten in der Regel immer mehr Möglichkeiten als der von Microsoft angebotene Standard.

Ob der Standard für ein Unternehmen ausreicht oder ob die funktionalen Erweiterungen der Document Dispatch-Lösung einem Unternehmen einen signifikanten Mehrwert bieten, kann nur nach einer individuellen Prüfung genau gesagt werden. Als Faustregel kann jedoch gesagt werden, dass jedes Unternehmen, das mehrere Rechnungen oder andere Dokumente pro Tag versendet, von der Document Dispatch-Lösung profitieren wird. Die Reduzierung des Arbeitsaufwands durch den automatisierten Versand von Belegen gibt den Mitarbeitern mehr Zeit für wichtigere Dinge.

Dokumente direkt aus Business Central senden

Sowohl der BC Standard mit den neuen Dokumentenversandprofilen als auch die Document Dispatch-Lösung bieten die Möglichkeit, Dokumente und Berichte direkt aus Business Central zu senden. In beiden Fällen können E-Mail-Vorlagen angepasst und für verschiedene Szenarien zur Verfügung gestellt werden.

E-Mail-Vorlagen

Der HMTL-Editor, der seit der Business Central Version 18.0 im Standard integriert ist, für die noch individuellere Anpassung der E-Mail-Vorlagen direkt beim Versand, bietet hier eine ähnliche Anzahl von Optionen wie die Document Dispatch-Lösung.

Verschiedene Ausgabetypen

Wie bei Document Dispatch können nun auch im Standardsystem verschiedene Ausgabetypen für Dokumente und Berichte definiert und konfiguriert werden, wobei Document Dispatch deutlich mehr Auswahlmöglichkeiten bietet.

Individuelle Kundeneinrichtung & Individuelle Empfängereinrichtung aller Stammdaten

Eine individuelle Einrichtung in Bezug auf jeden Kunden oder Lieferanten kann in beiden Lösungen durchgeführt werden. Im Business Central Standard kann im Kunden-/Lieferantenkarte das jeweilige Dokumentenversandprofil definiert werden, welches bestimmt, welcher ausgehende Typ als Standard für diesen Kunden/Lieferanten ausgewählt wird. Mit Document Dispatch werden die entsprechenden Einstellungen über die Geschäftspartnereinrichtung vorgenommen. Hier hat der Benutzer jedoch mehr Einstellungs- und Konfigurationsmöglichkeiten. Zum Beispiel ist die individuelle Empfängereinrichtung aller Stammdaten ein weiteres Feature.

Vollautomatischer Versand

Document Dispatch bietet die Möglichkeit, die E-Mail mit dem Dokument automatisch im Hintergrund an die Standard-E-Mail für den Schuldner zu senden, wenn das Dokument gebucht wird. Dies spart dem Mitarbeiter wertvolle Zeit, die er für wichtigere Aufgaben verwenden kann.

Verzögerter Versand & Genehmigungsworkflow für ausgehende Dokumente (4-Augen-Prinzip)

Während im BC Standard Dokumente und Berichte nur just-in-time gesendet werden können, bietet Document Dispatch die Möglichkeit, die Versandzeit zu planen, d.h. die E-Mail mit dem Bericht wird automatisch zur ausgewählten Zeit gesendet. Es ist auch möglich, den Versand von einem anderen Kollegen genehmigen zu lassen, bevor die E-Mail gesendet wird.

Weitere Anhänge hinzufügen

Im Gegensatz zu Document Dispatch bietet der Business Central Standard nicht die Möglichkeit, weitere Anhänge zu definieren oder andere Dokumente an die E-Mail anzuhängen. In Document Dispatch kann definiert werden, ob eine Abfrage nach weiteren Anhängen erscheinen soll oder nicht. Dokumente können auch direkt aus dem Document Central gesendet werden.

Enthaltene XML-Standards ZUGFeRD & XRechnung

Die Document Dispatch-Lösung bietet dem Benutzer die Wahl, Standard-XML-Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung zu senden. Diese werden direkt mit Daten aus Business Central gefüllt und können auch direkt aus BC gesendet werden.

Dynamische Einrichtung aller XML-Schemata

Mit dem eDocuments-Tool können beliebige XML-Schemata und andere Standard-XML-Formate definiert und als Versandoptionen gespeichert werden. PEPPOL und Fattura PA sind nur einige Beispiele für Formate, die ebenfalls abgebildet werden können.

Frei definierbare Platzhalter in E-Mail-Vorlagen

Sowohl der BC Standard als auch Document Dispatch bieten die Möglichkeit, E-Mail-Vorlagen zu definieren, wobei dies im BC Standard mit Programmieraufwand verbunden ist. In den E-Mail-Vorlagen der Document Dispatch-Lösung sind Platzhalter frei definierbar. Diese können beliebige Werte, wie z.B. Kundennummer oder Name, direkt aus dem Business Central-System in den E-Mail-Text einbinden und so wichtige Informationen direkt im Text anzeigen.

Versand von Dokumenten aus Document Central (Simova oder Drittanbieter)

Im Gegensatz zum BC Standard bietet Document Dispatch eine Schnittstelle zu Document Central-Systemen, unabhängig davon, ob es sich um das Simova Document Central oder ein Drittanbietersystem handelt. So können Dokumente direkt aus dem Document Central an eine E-Mail angehängt werden.

Factbox-Integration auf beliebigen Karten & Listen

Die Document Dispatch-Factbox kann auf beliebigen gewünschten Karten und Listen integriert werden, um den Versand von Belegen aus dem System so bequem wie möglich zu gestalten. Im BC Standard können die Dokumente nur auf dem jeweiligen Dokument selbst gesendet werden.

Übersicht über die Versandhistorie in der Factbox

Die Document Dispatch-Factbox zeigt Informationen über bereits gesendete, sich im Versand befindliche und für den Versand geplante Dokumente an. Mit nur einem Klick können Sie dort mehr Informationen über die einzelnen Bereiche erhalten.

Transparente Übersicht über alle vom System gesendeten Dokumente in einer separaten Versandwarteschlange

Während im BC Standard der Versand von Dokumenten aus dem System nicht zentral dokumentiert wird, werden alle über Document Dispatch gesendeten E-Mails in die sogenannte Document Dispatch-Warteschlange eingetragen. So ist immer nachvollziehbar, wer was an wen und wann gesendet hat.

Persönliche E-Mail-Signatur

Der BC Standard gibt dem Benutzer die Möglichkeit, eine Standard-Signatur für alle ausgehenden E-Mails in den E-Mail-Vorlagen zu definieren. Mit Document Dispatch können einzelne Benutzer ihre persönlichen E-Mail-Signaturen verwenden, um die E-Mails zu personalisieren und dem Empfänger direkt zu zeigen, wer die Mail aus dem System gesendet hat.