Document Dispatch - Copilot

E-Mails in Document Dispatch mit Copilot verarbeiten

Document Dispatch bietet eine OpenAI-Integration, die das E-Mail-Management verbessern soll. Diese Integration erleichtert das Erstellen, Übersetzen, Optimieren und Validieren von E-Mails, rationalisiert den Workflow und steigert die Effizienz. Nutzer können die Kraft der KI nutzen, um E-Mail-bezogene Aufgaben zu beschleunigen und so einen produktiveren und effektiveren Kommunikationsprozess mit Document Dispatch zu gewährleisten.

Document Dispatch Copilot einrichten

Document Dispatch Copilot ist eine OpenAI-Integration in Document Dispatch. Um diese Integration zu nutzen, müssen Benutzer über ein aktives OpenAI-Konto verfügen. Die folgenden Schritte müssen abgeschlossen werden, um die Integration zu aktivieren.

Navigieren Sie durch das Document Dispatch - Administrator Rollencenter.
Gehen Sie zu Einrichtung und dann zum Allgemein-Reiter.
Klicken Sie im Abschnitt Start in der Menüleiste auf Open AI-Endpunkt.
Geben Sie den Endpunkt, das Modell und das Geheimnis ein.
Klicken Sie auf Verbindung zu Azure OpenAI testen, um die Verbindung zu überprüfen.
Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen zu speichern.

Einstellungen des Versandprofils

Document Dispatch Copilot muss in den Einstellungen des Versandprofils aktiviert und konfiguriert werden. Die folgenden Schritte müssen abgeschlossen werden, um die Integration zu aktivieren.

Navigieren Sie durch das Document Dispatch - Administrator Rollencenter.
Wählen Sie Versandprofil aus dem Menü Einrichtung in der Menüleiste.
Wählen Sie das gewünschte Versandprofil.
Klicken Sie in der Menüleiste auf Einstellungen des Ausgabetyps.
Aktivieren Sie im Abschnitt Open AI das Kontrollkästchen Open AI aktivieren.
Klicken Sie in der Menüleiste auf E-Mail-Platzhalter.
Geben Sie im Informationsfeld die gewünschten Informationen basierend auf dem Zuordnungsfeld ein. Alle Informationsfelder müssen ausgefüllt werden, diese Felder werden von der KI verwendet, um die E-Mail zu generieren.

Beispiel

Rechnungsempfänger-Name kann im Informationsfeld als Empfänger geschrieben werden.

Document Dispatch Copilot verwenden

Document Dispatch Copilot kann in den folgenden Szenarien verwendet werden:

E-Mail-Vorlagen
- E-Mail-Vorlage erstellen
- E-Mail-Vorlage übersetzen
E-Mail-Dialog
- E-Mail erstellen
- E-Mail-Betreff erstellen
- E-Mail übersetzen
- E-Mail validieren
- E-Mail optimieren

E-Mail-Vorlage

E-Mail-Vorlage erstellen

Benutzer können Document Dispatch Copilot verwenden, um E-Mail-Vorlagen zu erstellen. Die folgenden Schritte müssen abgeschlossen werden, um eine E-Mail-Vorlage zu erstellen.

Hinweis

Die Document Dispatch Sprache und das Versandprofil müssen konfiguriert sein, bevor eine E-Mail-Vorlage erstellt wird.

Navigieren Sie durch das Document Dispatch - Administrator Rollencenter.
Wählen Sie E-Mail-Vorlagen aus dem Menü Ausgabe in der Menüleiste.
Erstellen Sie eine neue E-Mail-Vorlage oder wählen Sie eine vorhandene aus.
Klicken Sie auf einen Sprachcode oder erstellen Sie einen neuen.
Klicken Sie in der Menüleiste auf Vorlage mit Copilot erstellen.
Eine Vorschau der E-Mail-Vorlage wird als Entwurf angezeigt. Hier können Sie den Entwurf neu generieren oder ändern. Durch Klicken auf OK wird die Vorlage gespeichert.

Warnung

Das Speichern einer neuen E-Mail-Vorlage überschreibt die vorhandene Vorlage.
Die Antwort der KI kann variieren, es wird empfohlen, die generierte E-Mail-Vorlage vor dem Speichern zu überprüfen.

E-Mail-Vorlage übersetzen

Benutzer können Document Dispatch Copilot verwenden, um E-Mail-Vorlagen von einer Sprache in eine andere zu übersetzen. Die folgenden Schritte müssen abgeschlossen werden, um eine E-Mail-Vorlage zu übersetzen.

Navigieren Sie durch das Document Dispatch - Administrator Rollencenter.
Wählen Sie E-Mail-Vorlagen aus dem Menü Ausgabe in der Menüleiste.
Wählen Sie eine vorhandene E-Mail-Vorlage.
Klicken Sie auf einen Sprachcode, der bereits eine Vorlage enthält.
Klicken Sie in der Menüleiste auf Vorlage mit Copilot übersetzen.
Wählen Sie den gewünschten Sprachcode aus, in den die Vorlage übersetzt werden soll. Die angezeigten Sprachen sind nur die Sprachen, die in der Document Dispatch Sprache eingerichtet sind.
Klicken Sie nach Auswahl einer gewünschten Sprache auf OK.
Eine Vorschau der übersetzten E-Mail-Vorlage wird als Entwurf angezeigt. Hier können Sie den Entwurf überprüfen und ändern. Durch Klicken auf OK wird die Vorlage gespeichert.

Bekannte Probleme

Beim Übersetzen der Vorlage kann die KI das Vorlagenformat komplett ändern oder entfernen (z.B. Bilder, Abstände, Schriftstärke usw.). Es wird empfohlen, die übersetzte Vorlage vor dem Speichern zu überprüfen. Sollte dies auftreten, versuchen Sie, die Vorlage erneut zu übersetzen, indem Sie die obigen Schritte wiederholen.

E-Mail-Dialog

Document Dispatch Copilot kann im E-Mail-Dialog verwendet werden, um Benutzern beim Generieren oder Optimieren von E-Mails zu helfen. Die folgenden Schritte müssen abgeschlossen werden, um den E-Mail-Dialog zu öffnen und auf den Document Dispatch Copilot zuzugreifen.

Navigieren Sie zu einer Seite mit einem konfigurierten Versandprofil (z.B. gebuchte Verkaufsrechnung).
Wählen Sie den gewünschten Datensatz.
Klicken Sie auf die Aktionsliste des Document Dispatch-Faktenkastens.
Klicken Sie auf Dialog Versand.
Klicken Sie in der Menüleiste auf Mit Copilot erstellen.
Ein neues Fenster wird mit dem Document Dispatch Copilot geöffnet. Hier können Sie die E-Mail generieren, übersetzen, validieren oder optimieren. Es wird auch eine Sprachoption angezeigt, mit der Sie die gewünschte Sprache auswählen können.

Info

Die angezeigten Sprachen sind nur die Sprachen, die in der Document Dispatch Sprache eingerichtet sind.

E-Mail erstellen

Benutzer können Document Dispatch Copilot verwenden, um eine neue E-Mail zu erstellen. Die folgenden Schritte müssen abgeschlossen werden, um eine E-Mail zu erstellen.

Klicken Sie auf den Copilot-Texteditor.
Klicken Sie auf Entwurf erstellen.
Eine Vorschau der E-Mail wird als Entwurf angezeigt. Hier können Sie den Entwurf überprüfen und ändern. Durch Klicken auf OK werden alle E-Mail-Informationen auf dieser Seite gespeichert.

E-Mail-Betreff erstellen

Benutzer können Document Dispatch Copilot verwenden, um einen neuen E-Mail-Betreff zu erstellen. Die folgenden Schritte müssen abgeschlossen werden, um einen E-Mail-Betreff zu erstellen.

Klicken Sie auf den Copilot-Texteditor.
Klicken Sie auf Betreffentwurf erstellen.
Eine Vorschau des E-Mail-Betreffs wird als Entwurf angezeigt. Hier können Sie den Entwurf überprüfen und ändern. Durch Klicken auf OK werden alle E-Mail-Informationen auf dieser Seite gespeichert.

E-Mail optimieren

Benutzer können Document Dispatch Copilot verwenden, um die geschriebene E-Mail zu optimieren. Die folgenden Schritte müssen abgeschlossen werden, um eine E-Mail zu optimieren.

Klicken Sie auf den Copilot-Texteditor.
Klicken Sie auf Entwurf optimieren.
Eine Vorschau der optimierten E-Mail wird als Entwurf angezeigt. Hier können Sie den Entwurf überprüfen und ändern. Durch Klicken auf OK werden alle E-Mail-Informationen auf dieser Seite gespeichert.

Warnung

Das Optimieren des Entwurfs kann manchmal den E-Mail-Inhalt komplett ändern. Es wird empfohlen, die optimierte E-Mail vor dem Speichern zu überprüfen. Sollte dies auftreten, versuchen Sie, die E-Mail erneut zu optimieren, indem Sie die obigen Schritte wiederholen.

E-Mail validieren

Benutzer können Document Dispatch Copilot verwenden, um die geschriebene E-Mail zu validieren und zu prüfen, ob die E-Mail gültig ist. Die folgenden Schritte müssen abgeschlossen werden, um eine E-Mail zu validieren.

Klicken Sie auf den Copilot-Texteditor.
Klicken Sie auf Entwurf validieren.
Eine Vorschau der validierten E-Mail wird als Entwurf angezeigt. Hier können Sie den Entwurf überprüfen und ändern. Durch Klicken auf OK werden alle E-Mail-Informationen auf dieser Seite gespeichert.

Info

Die Validierungsnachricht wird in der Systemsprache gegeben.

E-Mail übersetzen

Benutzer können Document Dispatch Copilot verwenden, um eine E-Mail in eine andere Sprache zu übersetzen. Die folgenden Schritte müssen abgeschlossen werden, um eine E-Mail zu übersetzen.

Wählen Sie die gewünschte Sprache im Feld Sprache.
Klicken Sie auf den Copilot-Texteditor.
Klicken Sie auf Entwurf übersetzen.
Eine Vorschau der übersetzten E-Mail wird als Entwurf angezeigt. Hier können Sie den Entwurf überprüfen und ändern. Durch Klicken auf OK werden alle E-Mail-Informationen auf dieser Seite gespeichert.

Warnung

Beim Übersetzen der E-Mail kann die KI das E-Mail-Format komplett ändern oder entfernen (z.B. Bilder, Abstände, Schriftstärke usw.). Es wird empfohlen, die übersetzte E-Mail vor dem Speichern zu überprüfen. Sollte dies auftreten, versuchen Sie, die E-Mail erneut zu übersetzen, indem Sie die obigen Schritte wiederholen.