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Arbeiten mit Migrationen

In den meisten Fällen wird Document Central mit einem neuen Repository eingerichtet. Wenn eine vorherige Version von Document Central mit SharePoint On-Premise verwendet wurde, bietet Document Central einen Migrationspfad zum neuen Repository, SharePoint Online. Darüber hinaus kann Document Central, wenn es SharePoint Online als Repository verwendet, zu Azure Blob Storage migrieren.

Note

Bitte beachten Sie, dass der Prozess unabhängig von der Art der Migration je nach Datenvolumen zeitaufwändig sein kann und sorgfältige Planung erfordert.

Arbeiten mit der SharePoint-Migration

Manchmal ist ein Wechsel zwischen SharePoint-Sites erforderlich, wie von On-Premise zu Online. In diesem Fall müssen die Dokumente vom alten SharePoint zum neuen SharePoint übertragen werden. Dies kann mit Hilfe der SharePoint-Migration in Document Central erfolgen.

Szenario: Die alte Document Central-Oberfläche wurde mit SharePoint On-Premise verwendet. Die neue Document Central-Oberfläche wird mit SharePoint Online verwendet.

Voraussetzungen: Stellen Sie vor Beginn der Migration sicher, dass die folgenden Anforderungen erfüllt sind: - Stellen Sie sicher, dass das Ziel-SharePoint-Repository in Document Central erstellt und vollständig konfiguriert ist. - Stellen Sie sicher, dass die App-Registrierung für das Ziel-SharePoint korrekt konfiguriert ist. Document Central wird dann einen App-Benutzer für den Upload während der Migration verwenden. - Stellen Sie sicher, dass die Struktur von SharePoint On-Premise und Online identisch ist. Alle Metadatenwerte und Inhaltstypen sind im Ziel-SharePoint genau so erstellt wie im Quell-SharePoint. - Stellen Sie sicher, dass das Ziel-SharePoint-Repository das aktive Repository in Document Central ist.

Schritte: Die Migration erfolgt in den folgenden Schritten: 1. Migrationsliste ausfüllen 2. Quell-SharePoint einrichten 3. Die SharePoint-Quellstruktur angeben 4. (Optional*) Übersetzung von Inhaltstypen und Metadaten 5. Migration starten 6. Dokumentbibliotheken synchronisieren

Info

  • Damit die Migration erfolgreich ist, müssen die Inhaltstypen und Metadaten aus dem Quell-SharePoint im Ziel-SharePoint vorhanden sein. Wenn sie nicht vorhanden sind, können Sie die Quellinhaltstypen und Metadaten den neuen Zieltypen zuordnen.

Um die Migrationsliste auszufüllen, befolgen Sie diese Schritte:

  1. Navigieren Sie durch das Document Central - Administrator Rollenzentrum.
  2. Klicken Sie auf Migration in der Menüleiste und führen Sie die Aktion SharePoint Migration aus.
  3. Führen Sie die Aktion Migrationsliste ausfüllen in der Menüleiste aus.
  4. Die Migrationsliste wird aus den konfigurierten Dokumentbibliotheken in Document Central gefüllt.

Um den Quell-SharePoint einzurichten, befolgen Sie diese Schritte:

  1. Navigieren Sie durch das Document Central - Administrator Rollenzentrum.
  2. Klicken Sie auf Migration in der Menüleiste und führen Sie die Aktion SharePoint Migration aus.
  3. Führen Sie die Aktion Quell-SharePoint eingeben in der Menüleiste aus.
  4. Geben Sie die SharePoint-URL im Feld SharePoint-URL an.
  5. Geben Sie das SharePoint-Feld für das Erstellungsdatum im Feld SharePoint-Feld - Erstellt (Optional) an.
  6. Geben Sie den Authentifizierungsmodus im Feld Authentifizierungsmodus an.
  7. Geben Sie den Authentifizierungstyp im Feld Authentifizierungstyp an.
  8. Geben Sie die Anmeldeinformationen im Feld Benutzername und Passwort ein.
  9. Klicken Sie auf OK, um die SharePoint-Quellinformationen zu bestätigen.

Um die SharePoint-Quellstruktur anzugeben, befolgen Sie diese Schritte:

  1. Navigieren Sie durch das Document Central - Administrator Rollenzentrum.
  2. Klicken Sie auf Migration in der Menüleiste und führen Sie die Aktion SharePoint Migration aus.
  3. Geben Sie die Quell-Dokumentbibliotheken im Feld Quellbibliotheksname an.
  4. Geben Sie die Subsite im Feld Quell-Subsite an.
  5. Geben Sie das primäre Feld im Feld SharePoint-Feld - Quell-Dokument-Nr. an.
  6. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Quell löschen, wenn Sie die Dokumente nach der Migration aus dem Quell-SharePoint löschen möchten.

Um die Inhaltstypen zu übersetzen, befolgen Sie diese Schritte:

  1. Navigieren Sie durch das Document Central - Administrator Rollenzentrum.
  2. Klicken Sie auf Migration in der Menüleiste und führen Sie die Aktion SharePoint Migration aus.
  3. Führen Sie die Aktion Inhaltstyp-Migrationsmatrix aus.
  4. Führen Sie die Aktion Quellinhaltstypen importieren aus, um alle Inhaltstypen aus dem Quell-SharePoint zu importieren.
  5. Ordnen Sie die Inhaltstypen aus dem Quell-SharePoint denjenigen im Ziel-SharePoint zu, indem Sie den Zielinhaltstyp im Feld Zielinhaltstypname angeben.
  6. Die Inhaltstypen sind jetzt zugeordnet.

Caution

Inhaltstypen, die sowohl im Quell- als auch im Ziel-SharePoint vorhanden sind, werden automatisch zugeordnet. Sie müssen nur die Inhaltstypen zuordnen, die im Ziel-SharePoint nicht vorhanden sind. Dokumente mit Inhaltstypen, die im Ziel-SharePoint nicht vorhanden sind, können nicht migriert werden.

Um die Metadaten zu übersetzen, befolgen Sie diese Schritte: 1. Navigieren Sie durch das Document Central - Administrator Rollenzentrum. 2. Klicken Sie auf Migration in der Menüleiste und führen Sie die Aktion SharePoint Migration aus. 3. Führen Sie die Aktion Metadaten-Migrationsmatrix aus. 4. Führen Sie die Aktion Quellmetadaten importieren aus, um alle Metadaten aus dem Quell-SharePoint zu importieren. 5. Ordnen Sie die Metadaten aus dem Quell-SharePoint denjenigen im Ziel-SharePoint zu, indem Sie das Feld Zielmetadatenname angeben. 6. Die Metadaten sind jetzt zugeordnet.

Caution

Metadaten, die sowohl im Quell- als auch im Ziel-SharePoint vorhanden sind, werden automatisch zugeordnet. Sie müssen nur die Metadaten zuordnen, die im Ziel-SharePoint nicht vorhanden sind. Dokumente mit Metadatenwerten, die im Ziel-SharePoint nicht vorhanden sind, können nicht migriert werden.

Um die Migration zu starten, befolgen Sie diese Schritte:

  1. Navigieren Sie durch das Document Central - Administrator Rollenzentrum.
  2. Klicken Sie auf Migration in der Menüleiste und führen Sie die Aktion SharePoint Migration aus.
  3. Führen Sie die Aktion Migration starten in der Menüleiste aus.

Info

Nach Abschluss aller Schritte beginnt die Migration. Sie wird im Hintergrund ausgeführt. Bitte beachten Sie, dass die Dauer des Migrationsprozesses von der Anzahl und Größe der Dokumente in SharePoint abhängt. Sie können die Migration stoppen, indem Sie auf die Aktion Migration stoppen klicken. Dies stoppt die Hintergrundsitzung der laufenden Migration. Wenn Sie die Migration erneut starten möchten, können Sie entweder von vorne beginnen oder von dem Punkt, an dem Sie gestoppt haben. Wenn Sie die Migration von vorne starten möchten, müssen Sie den Migrationseintrag zurücksetzen. Sie können einen Migrationseintrag zurücksetzen, indem Sie auf die Aktion Migrationseintrag zurücksetzen klicken. Dies löscht nur den Status des Migrationseintrags und den Zustand, in dem er gestoppt wurde. Wenn Sie die Migration erneut starten, beginnt sie von vorne. Wenn Sie die Migration für alle Dokumente von vorne starten möchten, müssen Sie die Aktion Migrationseinträge löschen drücken. Andernfalls wird die Migration nicht Dokumente hochladen, die zuvor erfolgreich hochgeladen wurden. Fehlereinträge werden weiterhin hochgeladen, auch wenn dies nicht gedrückt wird.

Um die Dokumentbibliotheken zu synchronisieren, befolgen Sie diese Schritte:

  1. Navigieren Sie durch das Document Central - Administrator Rollenzentrum.
  2. Klicken Sie auf Repository in der Menüleiste und führen Sie die Aktion Dokumenteinträge synchronisieren aus.
  3. Führen Sie die Aktion Synchronisation ausfüllen in der Menüleiste aus.
  4. Wählen Sie die zu synchronisierenden Dokumentbibliotheken aus und klicken Sie auf die Aktion Synchronisation starten in der Menüleiste.
  5. Die Synchronisation wird für die ausgewählten Dokumentbibliotheken ausgeführt.

Important

  • Um eine erfolgreiche Synchronisation sicherzustellen, müssen Standardzuordnungen in den Dokumentbibliotheken konfiguriert sein. Diese Zuordnungen sind im Standardsetup enthalten. Wenn eine manuelle Einrichtung vorgenommen wurde, muss dies berücksichtigt werden.
  • Die Serverinstanz kann bis zu 10 Hintergrundsitzungen pro Mandant gleichzeitig verarbeiten. Alle Anfragen, die dieses Limit überschreiten, werden in eine Warteschlange gestellt, bis ein Slot verfügbar ist.
  • Nur Dokumente mit dem ausgefüllten Primärschlüssel (In Abfrage einbeziehen) Feld im Repository werden mit Document Central synchronisiert.

Arbeiten mit der Azure Blob Storage Migration

Wenn das Repository von SharePoint Online zu Azure Blob Storage geändert werden muss, bietet Document Central einen Standard-Migrationsprozess.

Szenario: Das SharePoint Online-Repository soll in ein Azure Blob Storage-Repository geändert werden.

Voraussetzungen: Stellen Sie vor Beginn der Migration sicher, dass die folgenden Anforderungen erfüllt sind: - Stellen Sie sicher, dass die Ziel- und Quell-Repositorys in Document Central erstellt und vollständig konfiguriert sind. - Stellen Sie sicher, dass das Quell-SharePoint-Repository das aktive Repository in Document Central ist. - Stellen Sie sicher, dass die App-Registrierung für das Quell-SharePoint korrekt konfiguriert ist. - Stellen Sie sicher, dass alle Inhaltstypen, Metadaten und Dokumentbibliotheken zwischen Document Central und SharePoint synchronisiert sind. Sie können alle Daten im Modulsetup mit der Aktion Repository aktualisieren synchronisieren. - Stellen Sie sicher, dass alle Dokumente im SharePoint-Repository verfügbar sind. Andernfalls führen Sie die Dokumenteintragssynchronisation aus, um die Einträge vor der Migration zu synchronisieren.

Schritte: Um von SharePoint zu Azure Blob Storage zu migrieren, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Starten Sie im Document Central - Administrator Rollenzentrum.
  2. Klicken Sie auf Setup in der Menüleiste und führen Sie die Aktion Repository aus.
  3. Wählen Sie das Azure Blob Storage-Repository aus und führen Sie die Aktion Als aktives Repository festlegen aus. Ein Bestätigungsdialog erscheint, in dem gefragt wird, ob der Benutzer die Dokumente migrieren möchte.
  4. Bestätigen Sie mit Ja, um den Migrationsassistenten zu öffnen.
  5. Klicken Sie auf Beginnen, um den Migrationsassistenten zu starten.
  6. Geben Sie den Benutzerkontext an, der für den Migrationsprozess verwendet werden soll, im Feld Benutzer. Der Benutzer muss authentifiziert sein, und diese Benutzeranmeldeinformationen werden verwendet, um die Dokumente aus SharePoint abzurufen.
  7. Geben Sie an, ob die Quelldaten gelöscht werden sollen. Sie können hier auch angeben, ob das Migrationsdatum aus den SharePoint-Metadaten übertragen werden soll (Migrationsdatum verwenden).
  8. Wenn die Option Migrationsdatum verwenden aktiviert ist, wählen Sie das Metadatenfeld aus, das für das Migrationsdatum und die Uhrzeit verwendet werden soll.
  9. Stellen Sie sicher, dass Migriert von und Migriert nach korrekt sind.
  10. Klicken Sie auf Fertigstellen, um die Migration zu starten.

Caution

Das Löschen vorheriger Einträge löscht alle Dokumente in den Dokumenteinträgen und in SharePoint. Die Migration wird im Hintergrund verarbeitet. Bitte beachten Sie, dass die Dauer des Migrationsprozesses davon abhängt, wie viele Dokumente sich in SharePoint befinden und wie groß die Dokumente sind.

Migrationsdatum verwenden:

Wenn diese Option aktiviert ist, liest Document Central das Migrationsdatum aus den SharePoint-Metadaten während der Migration und überträgt es in die Metadaten der migrierten Dokumente in Azure Blob Storage.

  • Das ausgewählte Metadatenfeld bestimmt, in welchem Feld das Migrationsdatum gespeichert wird.
  • Wenn kein Feld ausgewählt ist oder kein Datum in SharePoint verfügbar ist, wird automatisch das Upload-Datum von Azure Blob Storage verwendet.

Vorteile:

  • Migrationsdatum aus SharePoint-Metadaten kann übertragen werden.
  • Konsistente Anwendung von Aufbewahrungsrichtlinien und Lebenszyklusmanagement in Azure Blob Storage.
  • Präzise Filterung, Sortierung und Suche nach Migrationsdatum nach der Migration.
  • Geringerer Aufwand für nachträgliche Anpassungen an Dokumentdaten.
  • Integration in den bestehenden Migrationsprozess.