Dokumentensuche

Document Central bietet eine umfassende Seite zur Dokumentensuche, die es Benutzern ermöglicht, Dokumente, die in der Datenbank, in Azure Blob Storage oder in SharePoint gespeichert sind, effizient zu finden. Diese intuitive Suchseite enthält zahlreiche anpassbare Konfigurationsmöglichkeiten, mit denen Benutzer ihre Suchen präzise abstimmen können. Die erweiterten Filteroptionen tragen dazu bei, die Suche nach spezifischen Daten zu optimieren und ein reibungsloses sowie effizientes Benutzererlebnis zu gewährleisten.

Um die Seite zur Dokumentensuche zu öffnen, gehen Sie wie folgt vor:

Navigieren Sie zum Document Central – Benutzer-Rollencenter.
Klicken Sie in der Menüleiste auf Dokumente und wählen Sie die Aktion Dokumentensuche aus.
Die Seite zur Dokumentensuche wird geöffnet.

Arbeiten mit Filtern

Das Starten einer Suche auf der Seite zur Dokumentensuche ist einfach. Entscheiden Sie zunächst, welche Art von Informationen Sie benötigen. Der Filterbereich bietet mehrere Optionen: Sie können nach Belegnummer, Datum, Dateiname, Inhaltstyp oder Gruppen-ID suchen. Um eine Suche zu starten, geben Sie einen Wert in das gewünschte Filter- oder Suchfeld ein und drücken Sie anschließend die Eingabetaste auf Ihrer Tastatur.

Vorteile

Gezielte Ergebnisse: Filter ermöglichen es Benutzern, Suchergebnisse basierend auf spezifischen Kriterien wie Belegnummer, Datum, Dateiname, Inhaltstyp oder Gruppen-ID einzugrenzen. Dies stellt sicher, dass Benutzer schnell das genaue Dokument finden, das sie benötigen, ohne sich durch irrelevante Ergebnisse wühlen zu müssen.
Effizienz: Die Verwendung von Filtern beschleunigt den Suchprozess erheblich, da Benutzer sich schnell auf eine Teilmenge von Dokumenten konzentrieren können, die ihren Kriterien entsprechen.
Benutzerfreundlichkeit: Filter bieten eine einfache, benutzerfreundliche Möglichkeit, Suchen zu initiieren, wodurch sie auch für Benutzer zugänglich sind, die möglicherweise nicht mit dem spezifischen Inhalt der Dokumente vertraut sind.

Arbeiten mit der Metadatensuche

Die Metadatensuche ermöglicht es Benutzern, Dokumente basierend auf spezifischen Metadatenattributen zu finden, die den Dokumenten zugeordnet sind. Diese Art der Suche ist besonders nützlich, wenn der genaue Inhalt des Dokuments unbekannt ist, aber andere identifizierende Details verfügbar sind.

Um eine Metadatensuche durchzuführen, geben Sie einen Suchbegriff in das Feld für die Metadatensuche ein. Der Suchbegriff kann ein einzelnes Wort oder eine Phrase sein und kann mit anderen Suchfiltern kombiniert werden. Drücken Sie die Eingabetaste auf Ihrer Tastatur, um die Suche zu starten.

Die Metadatensuche kann mit anderen Filtern wie der Volltextsuche oder einem spezifischen Inhaltstyp kombiniert werden, um die Ergebnisse weiter einzugrenzen. Beispielsweise können Sie nach Dokumenten suchen, die von "Jane Smith" erstellt wurden, im letzten Monat erstellt wurden und das Schlüsselwort "Budget" enthalten.

Beste Benutzung

Suche in indexierten Metadaten: Die Suche kann so konfiguriert werden, dass sie nur in indexierten Metadaten ausgeführt wird. Dies verbessert die Leistung erheblich.
Wenn Date oder DateTime Metadaten durchsucht werden, müssen gültige Werte verwendet werden.
Metadaten-Spezifizierung: Es kann festgelegt werden, dass nur in einem bestimmten Metadatenfeld gesucht wird, was die Leistung weiter verbessert.

Vorteile

Präzision bei der Dokumentenfindung: Durch die Suche basierend auf Metadatenattributen wie Titel, Autor, Erstellungsdatum, Tags und Dokumenttyp können Benutzer Dokumente mit hoher Genauigkeit finden, insbesondere wenn der Inhalt nicht genau bekannt ist.
Verbesserte Organisation: Die Metadatensuche fördert die Verwendung konsistenter und detaillierter Metadaten, was die allgemeine Organisation und Verwaltung von Dokumenten im System verbessert.
Kombinationsmöglichkeiten: Die Fähigkeit, die Metadatensuche mit anderen Filtern wie der Volltextsuche oder spezifischen Inhaltstypen zu kombinieren, ermöglicht hochgradig verfeinerte Suchen, die es Benutzern ermöglichen, sehr spezifische Teilmengen von Dokumenten zu durchsuchen.

Arbeiten mit der Volltextsuche

Die Funktion der Volltextsuche ist für SharePoint- und Azure Blob Storage-Repositories verfügbar. Diese leistungsstarke Funktion ermöglicht es Ihnen, innerhalb des Inhalts von Dokumenten zu suchen, über Dateinamen oder Metadaten hinaus. Sie durchsucht den tatsächlichen Inhalt und bietet so ein umfassendes und genaues Sucherlebnis.

SharePoint

Die Volltextsuche ist direkt für das SharePoint Online-Repository verfügbar.

Azure Blob Storage

Die Volltextsuche ist für das Azure Blob Storage-Repository verfügbar, wenn Azure Cognitive Search aktiviert ist.

Um die Volltextsuche zu verwenden, geben Sie einen Suchbegriff in das Feld für die Volltextsuche ein. Der Suchbegriff kann ein einzelnes Wort oder eine Phrase sein und kann mit anderen Suchfiltern kombiniert werden. Drücken Sie die Eingabetaste auf Ihrer Tastatur, um die Suche zu starten.

Die Volltextsuche unterstützt logische Operatoren wie AND, OR und NOT, die präzise und komplexe Suchanfragen ermöglichen. Diese Funktion unterstützt auch verschiedene Datenformate, einschließlich DOCX, XLSX, PPTX und PDF.

Operator	Beschreibung und Beispiele
AND	Findet Dokumente, die alle angegebenen Wörter enthalten. Beispiel: Äpfel AND Orangen findet Dokumente mit beiden Begriffen, auch wenn sie nicht nebeneinander stehen.
OR	Findet Dokumente, die eines der angegebenen Wörter enthalten. Beispiel: Äpfel OR Orangen findet Dokumente mit einem der beiden Begriffe.
NOT	Schließt Dokumente aus, die bestimmte Wörter enthalten. Beispiel: Rechnung AND NOT Januar findet Dokumente mit "Rechnung", schließt jedoch diejenigen aus, die "Januar" erwähnen.

Warning

Logische Operatoren müssen in Großbuchstaben geschrieben werden, um korrekt erkannt zu werden.
Nicht alle Datenformate werden unterstützt, wie z. B. JPG, PNG und PDF/A-3.

Vorteile

Umfassende Inhaltssuche: Im Gegensatz zu metadaten- oder filterbasierten Suchen durchsucht die Volltextsuche den tatsächlichen Inhalt von Dokumenten, sodass spezifische Phrasen oder Schlüsselwörter im Text der Dokumente gefunden werden können. Dies ist besonders wertvoll, um Dokumente basierend auf detaillierten Inhalten zu finden.
Erweiterte Abfrageanpassung: Mit der Unterstützung logischer Operatoren (AND, OR, NOT) können Benutzer komplexe Suchanfragen erstellen, um ihre Suchergebnisse genau abzustimmen. Diese Präzision ist besonders nützlich, wenn nach Dokumenten gesucht wird, die mehreren Kriterien entsprechen.
Breite Formatunterstützung: Die Volltextsuche unterstützt verschiedene Datenformate wie DOCX, XLSX, PPTX und PDF, sodass Benutzer eine Vielzahl von Dokumenttypen durchsuchen können.

Suche nach verwandten Dokumenten

Die Suche kann auch verwendet werden, um nach verwandten Dokumenten zu suchen. Wenn die Suche verwendet wird und das Feld "Belegnummer" ausgefüllt ist, erscheint eine Abfrage, wenn kein Dokument gefunden wird. Wenn Sie auf "Ja" klicken, wird eine neue Seite für die verwandten Dokumente geöffnet. Auf dieser Seite wird die Quelle des verwandten Dokuments angezeigt. Wenn Sie auf die Anzahl der Einträge klicken, werden die verwandten Dokumente aus dieser Quelle angezeigt.

Vorteile

Kontextuelles Verständnis: Diese Funktion ermöglicht es Benutzern, Dokumente anzuzeigen, die durch einen gemeinsamen Prozess verbunden sind oder sich auf ein bestimmtes Dokument beziehen. Sie hilft Benutzern, den breiteren Kontext und die Historie eines bestimmten Dokuments oder einer Serie von Dokumenten zu verstehen.
Prozesskontinuität: Durch den Zugriff auf verwandte Dokumente können Benutzer die Kontinuität aufrechterhalten und sicherstellen, dass sie alle relevanten Informationen haben, was für Projekte, die mehrere Dokumente oder Phasen umfassen, entscheidend ist.
Effiziente Datenwiederherstellung: Diese Suchmethode erleichtert das Auffinden von Dokumenten, die möglicherweise nicht direkt über Inhalt oder Metadaten durchsuchbar sind, aber durch relationale Daten verknüpft sind, wodurch die Gesamteffizienz der Dokumentenwiederherstellung verbessert wird.