Arbeiten mit dem Dokumenteintrag

Die Liste der Dokumenteinträge zeigt alle Dokumentverweise, die innerhalb von Document Central erstellt wurden. Jedes Dokument, das zu Document Central hinzugefügt wird, erhält einen Eintrag in dieser Liste. Diese Einträge enthalten detaillierte Metadaten wie das ursprüngliche Dataset, Zeitstempel und den Speicherort im Repository.

Diese Liste richtet sich in erster Linie an fortgeschrittene Benutzer, die direkten Zugriff auf zugrunde liegende Dokumentverweise und Metadaten benötigen. Allgemeinen Benutzern wird empfohlen, stattdessen die Dokumentensuche zu verwenden, da sie benutzerfreundlichere Filter- und Navigationsfunktionen bietet.

Jeder Eintrag in der Liste bietet mehrere Aktionen zur Unterstützung von Dokumentverwaltungsaufgaben. Die folgenden Abschnitte erklären diese Aktionen und ihre Vorteile im Detail.

Quellbeleg anzeigen

Wenn diese Aktion ausgelöst wird, öffnet das System die Seite, die dem Datensatz entspricht, mit dem das Dokument verknüpft ist. Wenn das Dokument beispielsweise mit Debitor 10000 verknüpft ist, wird die Debitorenkarte für diesen Debitor geöffnet.

Vorteile

Schnelles Navigieren zum Geschäftsvorgang, mit dem ein Dokument verknüpft ist.
Kontext und Details zum Dokument überprüfen oder verifizieren.
Gegebenenfalls Änderungen direkt am Originaldatensatz vornehmen.

Zugehörige Dokumente anzeigen

Diese Aktion öffnet die Liste „Zugehörige Dokumente“ und zeigt Dokumente an, die mit demselben Ursprungsdatensatz verknüpft sind. Diese Verbindungen werden über die Dokumentbeziehungsfunktion erstellt. Aus dieser Liste können Benutzer auf die zugehörigen Vorgänge und deren Dokumentbibliotheken zugreifen.

Vorteile

Bietet eine übersichtliche Darstellung aller mit einem Ursprungsbeleg verbundenen Dokumente.
Verbessert das Verständnis von Geschäftsprozessen durch begleitende Dokumentation.
Ermöglicht schnelleren Zugriff auf unterstützende Informationen.

Dokumentkorb & Zum Dokumentkorb hinzufügen

Diese Aktion fügt das ausgewählte Dokument dem persönlichen Dokumentkorb des Benutzers hinzu. Mehrere Dokumente können gesammelt und als ZIP-Datei heruntergeladen werden.

Vorteile

Mehrere Dokumente für Sammelaktionen zusammenstellen und verwalten.
Beschleunigt den Downloadprozess durch Bündelung von Dateien.
Erleichtert Organisation und Archivierung.

Dokumentenprotokoll anzeigen

Diese Aktion öffnet die Protokollansicht, die eine Historie der Interaktionen mit dem ausgewählten Dokument bietet – einschließlich Zeitstempeln, ausgeführten Aktionen und verantwortlichen Benutzern. Über das Protokoll kann auch direkt auf den Ursprungsdatensatz zugegriffen werden.

Vorteile

Detaillierte Protokolle für Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
Nachverfolgen, wer das Dokument wann geöffnet oder geändert hat.
Unterstützt Anforderungen an Compliance und Audits.

Freigeben

Diese Aktion erzeugt einen sicheren OneDrive-Link zum Dokument, der verwendet werden kann, um das Dokument extern per E-Mail zu teilen.

Vorteile

Dokumente bequem über Cloud-Links teilen.
Umgeht Größenbeschränkungen von E-Mail-Anhängen.
Bietet Berechtigungsverwaltung für sichere Verteilung.

Anzeigen

Diese Aktion öffnet eine separate Dokumentenansicht, in der das ausgewählte Dokument vergrößert, gedreht und über eine Miniaturseitenleiste durchsucht werden kann.

Vorteile

Bietet eine klarere und größere Dokumentenvorschau.
Einfachere Navigation durch mehrseitige Dokumente.
Verbesserte Prüfqualität und weniger Fehler.

Metadaten bearbeiten

Öffnet eine Liste der Metadatenfelder, die mit dem Dokumenteintrag verknüpft sind. Diese Werte können direkt bearbeitet werden, um Klassifizierungen oder Details zu aktualisieren.

Vorteile

Dokumentmetadaten aktuell und korrekt halten.
Verbesserte Suchbarkeit und Kategorisierung.
Einheitliche Dokumentationsstandards sicherstellen.

Verschieben

Diese Aktion ändert die Verknüpfung des Dokuments zu einem anderen Ursprungsdatensatz. Falls erforderlich, wird das Dokument auch in die korrekte Dokumentbibliothek verschoben.

Vorteile

Falsch verknüpfte Dokumente korrigieren.
Dokumentenrepository übersichtlich halten.
Sicherstellen, dass Dokumente für die richtigen Teams sichtbar sind.

Erinnerung erstellen

Ermöglicht es Benutzern, E-Mail-basierte Erinnerungen für dokumentbezogene Aufgaben festzulegen. Es kann eine vordefinierte Vorlage ausgewählt und die Erinnerung einmalig oder wiederkehrend geplant werden.

Vorteile

Wichtige Fristen im Blick behalten.
Standardisierte Vorlagen für mehr Effizienz nutzen.
Mentale Belastung durch automatisierte Nachverfolgung reduzieren.

Entfernen

Löscht sowohl den Eintrag als auch das zugehörige Dokument aus dem Repository.

Vorteile

Speicherplatz freigeben und Repository bereinigen.
Veraltete oder irrelevante Inhalte entfernen.
Unterstützt Sicherheits- und Aufbewahrungsrichtlinien.

Öffnen/Herunterladen

Lädt die zugehörige Dokumentdatei direkt auf das System des Benutzers herunter.

Vorteile

Schneller Offline-Zugriff auf Dokumente.
Mit bevorzugten Tools außerhalb von Document Central arbeiten.
Für Weitergabe oder lokale Archivierung nutzen.

E-Mail-Anhänge

Zeigt Anhänge unterstützter E-Mail-Formate (.eml und .msg) an. Anhänge innerhalb von .msg-Dateien (z. B. eingebettete .msg-Dateien) werden nicht angezeigt.

Hinweis

Zum Prüfen von per E-Mail empfangenen Dokumenten verwenden.
Beim Anzeigen verschachtelter .msg-Anhänge auf Formatbeschränkungen achten.

Synchronisieren

Aktualisiert den Eintrag anhand des aktuellen Zustands im Repository. Dadurch werden Metadaten oder Dokumentstatus aktualisiert, wenn extern Änderungen vorgenommen wurden.

Vorteile

Dokumenteinträge mit dem Repository abgleichen.
Abweichungen durch externe Änderungen vermeiden.
Aktuelle Metadaten und Versionen für Zusammenarbeit sicherstellen.