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Arbeiten mit der Document Central Factbox

Die Document Central Factbox ist eine umfassende und intuitive Komponente zur Rationalisierung der Dokumentenverwaltung in Ihrem Unternehmen. Sie bietet eine zentrale Schnittstelle, die die Effizienz der Speicherung, Kategorisierung und des Zugriffs auf Dokumente erhöht. In die Factbox sind mehrere wichtige Funktionen integriert:

DropZone: Dieses benutzerfreundliche Tool ermöglicht das schnelle und einfache Hochladen von Dokumenten per Drag-and-Drop-Funktion. Die Benutzer können Dokumente sofort klassifizieren, eine Vorschau des Inhalts anzeigen und die erforderlichen Metadaten hinzufügen. Die DropZone umfasst auch eine anpassbare visuelle Schnittstelle und einen Zähler, mit dem die Anzahl der zu jedem Bereich hinzugefügten Dokumente verfolgt werden kann.

Auflistung der Inhaltstypen: Diese Funktion bietet einen detaillierten Überblick über alle im System verfügbaren Inhaltstypen. Sie zeigt die Anzahl der mit jedem Typ verbundenen Dokumente an und erleichtert so die schnelle Navigation und das Auffinden. Die Benutzer können durch einfaches Anklicken der aufgelisteten Inhaltstypen auf gefilterte Ansichten von Dokumenten zugreifen, was eine effiziente Organisation und Verwaltung gewährleistet.

Quickdrops: Quickdrops bieten eine rationelle Möglichkeit zur Speicherung von Dokumenten mit häufig verwendeten Inhaltstypen. Mit vordefinierten Symbolen können Benutzer den Prozess der Dokumentendefinition umgehen und Dateien direkt hochladen, was ideal für sich wiederholende Aufgaben ist. Diese Funktion trägt zur Wahrung der Konsistenz bei, spart Zeit und ermöglicht eine nahtlosere Handhabung von Dokumenten.

Integration der Aktionsleiste: Zusätzlich zur Factbox selbst sind alle ihre Kernfunktionen—wie das Hochladen von Dokumenten, das Beziehungsmanagement oder die Dokumentenarchivierung—auch über eine spezielle Document Central-Aktionsgruppe in der Aktionsleiste der entsprechenden Business Central-Seite zugänglich. Dies stellt sicher, dass Benutzer mit den Funktionen von Document Central arbeiten können, auch wenn die Factbox aufgrund von Personalisierungen, Rollenkonfigurationen oder begrenztem Bildschirmplatz ausgeblendet ist. Alle Funktionen, die über die Factbox verfügbar sind, werden hier gespiegelt und sind jederzeit zugänglich.

Die Document Central Factbox wurde entwickelt, um den Workflow der Dokumentenverwaltung zu verbessern, indem sie eine einheitliche Plattform für alle Aspekte der Dokumentenorganisation bietet. Ganz gleich, ob Sie neue Dateien hochladen, Metadaten verwalten oder nach bestimmten Dokumenten suchen, die Factbox bietet die erforderlichen Werkzeuge, um Ihre Dokumentenprozesse zu vereinfachen und zu optimieren.

Arbeiten mit der DropZone

Die DropZone ist eine Schlüsselkomponente der Document Central Factbox und eine der Hauptfunktionen von Document Central. Sie ermöglicht es Benutzern, Dokumente zu einem bestimmten Bereich hinzuzufügen, indem sie Dateien einfach per Drag&Drop in diesen Bereich ziehen. Das Erscheinungsbild der DropZone kann über das Modul-Setup an die Bedürfnisse der Benutzer angepasst werden.

Wenn ein Dokument per Drag & Drop in die DropZone gezogen wird, können mehrere Interaktionen ausgelöst werden. Die Standardinteraktion ist die Dokumentendefinition, bei der der Benutzer das Dokument mit dem entsprechenden Inhaltstyp klassifizieren und, falls erforderlich, zusätzliche Metadaten hinzufügen muss. Die Dokumentendefinition bietet dem Benutzer auch eine Vorschau des Dokuments. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, eine vordefinierte Interaktion zu aktivieren, die es dem Benutzer erlaubt, den Namen des Dokuments zu ändern.

Eine nützliche Funktion der DropZone ist der Zähler, der die Anzahl der Dokumente anzeigt, die bereits hinzugefügt und im vorgesehenen Bereich gespeichert wurden.

Die DropZone bietet mehrere Vorteile, die die Effizienz und Benutzerfreundlichkeit von Dokumentenmanagementsystemen verbessern. Hier sind die wichtigsten Vorteile:

  • Benutzerfreundlichkeit: Die DropZone vereinfacht das Hinzufügen von Dokumenten, indem sie es den Nutzern ermöglicht, Dateien per Drag & Drop direkt in einen bestimmten Bereich zu ziehen. Diese intuitive Interaktion reduziert den Zeit- und Arbeitsaufwand für das Hochladen von Dokumenten und macht sie auch für Benutzer mit begrenzten technischen Kenntnissen zugänglich.
  • Anpassung: Das visuelle Erscheinungsbild der DropZone kann an die Präferenzen der Benutzer oder das Branding des Unternehmens angepasst werden. Diese Flexibilität verbessert die Benutzerfreundlichkeit und macht die Schnittstelle attraktiver.
  • Einfache Dokumentenklassifizierung: Beim Hinzufügen eines Dokuments kann DropZone den Dokumentendefinitionsprozess einleiten und die Benutzer auffordern, das Dokument mit dem entsprechenden Inhaltstyp zu klassifizieren. Dadurch wird sichergestellt, dass die Dokumente von Anfang an korrekt organisiert sind, was die gesamte Datenverwaltung und -wiederherstellung verbessert.
  • Vorschaufunktion: Mit der Dokumentenvorschau können Benutzer den Inhalt eines Dokuments ansehen, bevor sie dessen Klassifizierung und Metadaten endgültig festlegen. Dies trägt zur Fehlervermeidung bei, da die Benutzer bestätigen können, dass das Dokument dem vorgesehenen Inhaltstyp entspricht, und genaue Metadaten hinzufügen können.
  • Metadatenmanagement: Die DropZone kann das Hinzufügen von Metadaten zu Dokumenten erleichtern und so sicherstellen, dass alle erforderlichen Informationen während des Hochladevorgangs erfasst werden. Dies ist entscheidend für die Pflege umfassender und durchsuchbarer Datensätze.
  • Vordefinierte Interaktionen: Die Möglichkeit, vordefinierte Interaktionen zu aktivieren, wie das Ändern des Dokumentnamens oder das Hinzufügen des Dokuments zu einer Gruppe, bietet zusätzliche Flexibilität bei der Verwaltung von Dokumenten. Diese Funktion kann Arbeitsabläufe optimieren, indem sie Routineaufgaben automatisiert und eine einheitliche Benennung von Dokumenten gewährleistet.
  • Dokumentenzählung: Der eingebaute Zähler verfolgt die Anzahl der einem bestimmten Bereich hinzugefügten Dokumente und gibt den Benutzern ein unmittelbares Feedback über ihren Fortschritt. Diese Funktion ist besonders nützlich, um das Volumen der bearbeiteten oder gespeicherten Dokumente zu überwachen.
  • Verbesserte Workflow-Effizienz: Durch die Integration von Dokumenten-Upload, Klassifizierung, Vorschau und Metadatenverwaltung in einer einzigen Schnittstelle rationalisiert DropZone die Arbeitsabläufe und reduziert die Notwendigkeit mehrerer Schritte oder separater Tools.

Insgesamt verbessert die DropZone die Dokumentenverwaltung, indem sie eine benutzerfreundliche, effiziente und anpassbare Schnittstelle für das Hochladen und Organisieren von Dokumenten bietet.

Arbeiten mit dem Content Types Listing

Die Auflistung der Inhaltstypen ist eine Komponente der Factbox von Document Central und zeigt die vorhandenen Inhaltstypen in einem bestimmten Bereich an. Standardmäßig zeigt die Factbox die Gesamtzahl der enthaltenen Inhaltstypen an. Mit dem Content Types Listing wird zusätzlich die Anzahl der Dokumente pro Content Type angezeigt. In der Auflistung können bis zu zehn Inhaltstypen angezeigt werden.

Die Funktion Auflistung der Inhaltstypen bietet mehrere Vorteile für die Verwaltung von Dokumenten innerhalb der Document Central Factbox. Hier sind die wichtigsten Vorteile:

  • Organisierter Überblick: Die Auflistung der Inhaltstypen bietet einen klaren und organisierten Überblick über die verschiedenen Inhaltstypen, die in einem bestimmten Bereich verfügbar sind. Dies hilft den Benutzern, schnell zu verstehen, welche Arten von Dokumenten gespeichert sind und wie sie kategorisiert sind.
  • Schneller Zugriff: Durch die Anzeige der Anzahl der Dokumente, die jedem Inhaltstyp zugeordnet sind, ermöglicht die Auflistung den Benutzern einen schnellen Überblick über das Volumen der Dokumente in jeder Kategorie. Dies kann nützlich sein, um Aufgaben zu priorisieren oder die Arbeitsbelastung im Zusammenhang mit verschiedenen Inhaltstypen zu beurteilen.
  • Gefilterte Navigation: Die Auflistung ermöglicht es den Benutzern, leicht zu bestimmten Gruppen von Dokumenten zu navigieren. Durch Klicken auf die Zahl neben einem Inhaltstyp können die Benutzer auf eine gefilterte Ansicht aller mit diesem Typ verbundenen Dokumente zugreifen. Dies erleichtert das Auffinden und die Arbeit mit bestimmten Dokumentengruppen.
  • Effizienz im Dokumentenmanagement: Die Möglichkeit, Inhaltstypen direkt von der Factbox aus anzuzeigen und darauf zuzugreifen, erhöht die Effizienz des Dokumentenmanagements. Die Benutzer können Dokumente schnell überprüfen und organisieren, ohne die Dokumentenübersicht zu öffnen.
  • Konsistenz und Compliance: Durch die klare Definition und Auflistung von Inhaltstypen können Unternehmen sicherstellen, dass Dokumente konsistent klassifiziert werden. Dies unterstützt die Einhaltung interner Standards und externer Vorschriften, indem ein strukturierter Ansatz für die Kategorisierung von Dokumenten beibehalten wird.
  • Skalierbarkeit: Wenn Organisationen wachsen und das Dokumentenvolumen zunimmt, hilft die Auflistung der Inhaltstypen bei der Bewältigung dieses Wachstums, indem sie das Dokumenten-Repository übersichtlich hält.

Insgesamt verbessert die Auflistung der Inhaltstypen die Benutzerfreundlichkeit und Organisation von Document Central und erleichtert den Benutzern die Überprüfung, Verwaltung und Analyse von Dokumenten auf der Grundlage ihres Typs.

Arbeiten mit dem Quickdrop

Das Quickdrop ist eine Funktion der Document Central Factbox, die drei kleine Symbole zum schnellen Hinzufügen von Dokumenten enthält. Jedes Quickdrop-Symbol ist bereits einem bestimmten Inhaltstyp zugeordnet, und Sie können bis zu drei Quickdrop-Symbole definieren.

Der Vorteil der Quickdrop-Funktion liegt in der Möglichkeit, den Prozess der Ablage von Dokumenten zu rationalisieren. Hier sind die wichtigsten Vorteile:

  • Zeiteffizienz: Die Quickdrop-Symbole ermöglichen es den Benutzern, Dokumente häufig verwendeter Inhaltstypen sofort hinzuzufügen, ohne mehrere Schritte zu durchlaufen. Dies spart Zeit, da der übliche Prozess der Dokumentendefinition oder -klassifizierung umgangen wird.
  • Konsistenz: Durch die Verwendung vordefinierter Inhaltstypen tragen Quickdrops dazu bei, die Konsistenz bei der Kategorisierung von Dokumenten zu wahren. Dadurch wird sichergestellt, dass ähnliche Dokumente immer auf die gleiche Weise gespeichert werden, was das Risiko einer falschen Klassifizierung verringert.
  • Benutzerfreundlichkeit: Quickdrop-Symbole vereinfachen die Benutzererfahrung, indem sie die Anzahl der zum Speichern eines Dokuments erforderlichen Aktionen reduzieren. Dies ist besonders nützlich für Benutzer, die häufig mit denselben Dokumenttypen arbeiten, da sie Dateien einfach per Drag & Drop ohne zusätzliche Konfiguration ablegen können.
  • Reduzierte Fehler: Da die manuelle Eingabe von Dokumentendetails übersprungen wird, minimiert die Quickdrop-Funktion das Potenzial für menschliche Fehler bei der Auswahl von Inhaltstypen oder der Eingabe von Metadaten.

Info

Einschränkungen und systembedingtes Verhalten:

  • Eine vollständige Auswahl per „STRG + A“ ist nicht möglich. Es können nur einzelne oder mehrere Dateien ausgewählt werden, z. B. zur Nutzung der sogenannten Multidrop-Funktion. Dies gilt jedoch nur bis zur BC-Version 25.

  • Wird die Suchleiste verwendet und es werden keine passenden Einträge gefunden, zeigt die Factbox möglicherweise weiterhin Inhalte des zuvor ausgewählten Datensatzes an. Dies ist ein standardmäßiges Verhalten in Business Central.

Insgesamt steigert die Quickdrop-Funktion die Produktivität und Genauigkeit, da sie eine schnelle, benutzerfreundliche Methode zur Speicherung von Dokumenten bietet.