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Arbeiten mit der Document Central Aktionsleiste

Um den Benutzern einen effizienten Zugang zu allen dokumentenbezogenen Funktionen zu bieten, führt Document Central eine dedizierte Gruppe in der Aktionsleiste der Seite namens "Document Central" ein. Diese Gruppe enthält dieselben Aktionen, die auch in der Document Central Factbox verfügbar sind, sodass die Benutzer den Arbeitsablauf wählen können, der am besten zu ihren Bedürfnissen passt — ob sie Funktionen direkt aus der Factbox oder über die Hauptaktionsleiste aufrufen möchten.

Diese Aktionen decken den gesamten Dokumentenlebenszyklus ab — von der ersten Einrichtung und dem Hochladen über das Verwalten von Beziehungen, die Synchronisation mit externem Speicher bis hin zur Migration von Legacy-Anhängen. Durch die Konsolidierung dieser Werkzeuge in der Aktionsleiste profitieren die Benutzer von schnellerem Zugriff, besserer Auffindbarkeit und einem effizienteren Dokumentenmanagement.

Konfigurationsassistent

Startet einen interaktiven Assistenten, der die Benutzer Schritt für Schritt durch den Einrichtungsprozess von Document Central auf der aktuellen Seite führt. Dies ist besonders hilfreich für Erstbenutzer oder Administratoren, die Document Central für eine neue Tabelle oder Entität einrichten. Der Assistent erkennt automatisch erforderliche Felder und bietet Standardoptionen an, um die Einrichtung zu vereinfachen.

Vorteile

  • Reduziert die Komplexität der Einrichtung, indem der Benutzer durch die erforderlichen Schritte geführt wird.
  • Ideal für Onboarding und die erstmalige Konfiguration.
  • Minimiert Konfigurationsfehler durch strukturierte Anleitung.

Archiv

Öffnet die Archivansicht, die alle Dokumente anzeigt, die mit dem Datensatz der aktuellen Seite (z. B. eine bestimmte Verkaufsbestellung, ein Lieferant oder ein Artikel) verknüpft sind. Benutzer können hochgeladene Dokumente durchsuchen, Filter anwenden und Metadaten anzeigen, um zu verstehen, welche Dokumente gespeichert sind und wie sie verwendet werden.

Vorteile

  • Bietet vollständige Transparenz über alle zugehörigen Dokumente.
  • Erleichtert die Überprüfung der Dokumentenverfügbarkeit für einen bestimmten Datensatz.
  • Unterstützt Compliance und Nachvollziehbarkeit, indem die gesamte Dokumentenhistorie offengelegt wird.

Archivwarteschlange

Zeigt die Liste der ausstehenden und abgeschlossenen Druckaufträge an, die durch das Document Central Archiv verarbeitet werden. Dies ist besonders nützlich für die Überwachung von Batch-Prozessen wie der massenhaften Dokumentenarchivierung oder automatisierten Druckaufträgen.

Vorteile

  • Hilft bei der Verfolgung und Fehlerbehebung automatisierter Druckaufträge.
  • Nützlich für Administratoren, die Druckarchivierungs-Workflows überwachen.
  • Gewährleistet Transparenz über den Verarbeitungsstatus von Archiven.

Konfiguration

Navigiert zur Konfigurationsseite für Document Central, auf der Benutzer Mapping-Regeln definieren, Dokumentenbibliotheken konfigurieren, angeben können, welche Felder als Identifikatoren verwendet werden, und andere Einstellungen wie Vorschau-Schalter und SharePoint-Einstellungen anpassen können.

Vorteile

  • Ermöglicht die Feinabstimmung des Verhaltens von Document Central.
  • Unterstützt verschiedene Anwendungsfälle durch flexible Mappings.
  • Zentraler Zugangspunkt für administrative Konfiguration.

Beziehungsmanagement

Öffnet die Ansicht zum Beziehungsmanagement für den aktuellen Datensatz und zeigt alle Einträge an, die über Dokumentenbeziehungen verknüpft sind. Dadurch können Benutzer sehen oder bearbeiten, wie Dokumente aus verschiedenen Quellen miteinander verbunden sind — z. B. das Verknüpfen einer Eingangsrechnung mit der ursprünglichen Bestellung.

Vorteile

  • Hilft, Dokumentenketten zu pflegen und Ursprünge nachzuvollziehen.
  • Ermöglicht das Verknüpfen und Querverweisen zwischen verwandten Datensätzen.
  • Verbessert die Transparenz der Prozesse und die Konsistenz der Dokumentation.

Dokumente synchronisieren

Löst die Synchronisation der Dokumente des aktuellen Datensatzes mit externen Speichersystemen wie SharePoint oder Azure Blob Storage aus. Es vergleicht lokale Metadaten und Dokumentversionen mit dem externen System, um die Konsistenz sicherzustellen.

Vorteile

  • Hält Daten zwischen Business Central und externem Speicher synchron.
  • Verhindert Desynchronisation oder Verlust von Dokumenten.
  • Stellt sicher, dass alle Teammitglieder stets mit der neuesten Version arbeiten.

Migration von BC

Startet den Migrationsassistenten, um bestehende Business Central-Anhänge (z. B. Standard-Dateianhänge) nach Document Central zu übertragen. Der Assistent ermöglicht die Auswahl spezifischer Tabellen und die Entscheidung, ob der ursprüngliche Anhang beibehalten oder vollständig verschoben werden soll.

Vorteile

  • Vereinfacht den Übergang von Standard-BC-Anhängen zu Document Central.
  • Automatisiert die Massenmigration über mehrere Tabellen hinweg.
  • Hilft, das Dokumentenmanagement im gesamten System zu standardisieren.

Schnelles Hochladen

Ermöglicht das schnelle Hochladen von Dokumenten per Drag & Drop. Benutzer können Dateien direkt auf die Seite ziehen, ohne durch die Dokumentenbibliothek navigieren zu müssen. Die Dokumente werden automatisch dem aktuellen Datensatz zugeordnet.

Vorteile

  • Beschleunigt die Dokumentenaufnahme, indem unnötige Schritte vermieden werden.
  • Unterstützt das Hochladen von mehreren Dateien mit minimalem Aufwand.
  • Untertzützt eine Mehrfachauswahl.
  • Optimiert die täglichen Arbeitsabläufe durch intuitive Drag-and-Drop-Funktionalität.

Fazit

Die Document Central Aktionsleiste wurde entwickelt, um dokumentenbezogene Operationen sowohl für Endbenutzer als auch für Administratoren zu zentralisieren und zu optimieren. Durch die Zusammenführung aller wichtigen Funktionen an einem leicht zugänglichen Ort können Benutzer komplexe Dokumentenmanagement-Aufgaben effizienter ausführen, mit weniger Klicks und weniger Kontextwechseln.