Arbeiten mit dem Datagrid
In Document Central ist es möglich, Dokumente anzuzeigen, die aus einem vorherigen Prozess stammen. Document Central speichert diese Informationen als verwandte Dokumente. Um verwandte Dokumente im Datagrid anzuzeigen, kann eine Aktion verwendet werden, die eine Seite öffnet, auf der die verwandten Dokumenteinträge angezeigt werden. Um die Aktion auszuführen, muss ein Dokumenteintrag ausgewählt werden.
Auf dieser Seite wird die Quelle des verwandten Dokuments angezeigt. Wenn man auf die Anzahl der Einträge klickt, werden die verwandten Dokumente dieser Quelle angezeigt.
Quelle anzeigen
Wenn die Aktion "Quelle anzeigen" auf einem Eintrag in der Dokumenteneintrag-Liste ausgeführt wird, öffnet sich die Seite des zugehörigen Datensatzes. Zum Beispiel, wenn ein Dokument mit dem Kunden 10000 verknüpft ist, wird die Kundenkarte für den Datensatz 10000 angezeigt.
Vorteile
- Schnell auf den ursprünglichen Datensatz zugreifen
- Überprüfen von Informationen und Kontext des Dokuments
- Unterstützt fundierte Entscheidungen und Aktualisierungen
- Erhöht Effizienz und Genauigkeit im Dokumentenmanagement
Verwandte Dokumente anzeigen
Wenn die Aktion "Verwandte Dokumente anzeigen" auf einem Eintrag in der Dokumenteneintrag-Liste ausgeführt wird, öffnet sich die Seite mit der Liste der verwandten Dokumente, die eine Liste von Datensätzen anzeigt, die mit dem Quell-Datensatz verknüpft sind. Diese Liste wird mit der Dokumentenbeziehungsfunktion befüllt. Benutzer können direkt auf die verwandten Ziel-Datensätze zugreifen. Außerdem wird die Dokumentenbibliothek jedes verwandten Datensatzes angezeigt.
Vorteile
- Anzeige aller mit einem Quell-Datensatz verbundenen Dokumente
- Einfache Navigation und Zugriff auf relevante Informationen
- Erleichtert das Verwalten verwandter Dokumente und deren Beziehungen
- Schneller Zugriff auf alle verbundenen Dokumente in der Dokumentenbibliothek
- Optimiert Arbeitsabläufe und steigert die Produktivität
Dokumentenkorb und Zum Dokumentenkorb hinzufügen
Wenn die Aktion "Zum Dokumentenkorb hinzufügen" auf einem Eintrag in der Dokumenteneintrag-Liste ausgeführt wird, wird das Dokument, das mit dem ausgewählten Eintrag verknüpft ist, einem benutzerspezifischen Dokumentenkorb hinzugefügt. Benutzer können mehrere Dokumente in diesem Korb sammeln und später alle zusammen als gepackte ZIP-Datei herunterladen.
Vorteile
- Einfaches Sammeln und Organisieren mehrerer Dokumente
- Batch-Verarbeitung von Dokumenten, um sie als ZIP-Datei herunterzuladen
- Spart Zeit und Aufwand im Vergleich zum Einzel-Download
- Vereinfacht das Datei-Management durch das Verpacken in eine ZIP-Datei
- Steigert Produktivität und Komfort, insbesondere bei großen Mengen von Dokumenten
Dokumentenprotokoll anzeigen
Wenn die Aktion "Dokumentenprotokoll anzeigen" auf einem Eintrag in der Dokumenteneintrag-Liste ausgeführt wird, öffnet sich die Dokumentenprotokoll-Ansicht. Diese Ansicht zeigt eine umfassende Historie aller Interaktionen mit dem Dokument, einschließlich der Daten, Aktionsbeschreibungen und des Benutzers, der jede Aktion durchgeführt hat. Außerdem können Benutzer direkt auf den Quell-Datensatz aus der Dokumentenprotokoll-Ansicht zugreifen.
Vorteile
- Detaillierte Historie aller Interaktionen mit dem Dokument
- Zeigt Datum, Aktion und Benutzer jeder Interaktion
- Erhöht Transparenz und Verantwortlichkeit
- Hilfreich für die Verfolgung von Änderungen und die Einhaltung von Vorschriften
- Ermöglicht direkten Zugriff auf den Quell-Datensatz zur Überprüfung verwandter Informationen
- Verbessert Effizienz und Klarheit im Dokumentenmanagement
Teilen
Wenn die Aktion "Teilen" auf einem Eintrag in der Dokumenteneintrag-Liste ausgeführt wird, wird ein OneDrive-Link generiert, über den das Dokument per E-Mail mit einem Kontakt geteilt werden kann.
Vorteile
- Erzeugt einen OneDrive-Link für das Teilen von Dokumenten per E-Mail
- Ermöglicht einfache, sichere und kontrollierte Dokumentverteilung
- Vermeidet E-Mail-Anhangsgrößenlimits bei großen Dateien
- Erhöht Sicherheit durch vertrauenswürdigen Cloud-Dienst
- Ermöglicht die Verwaltung und Überwachung des Dokumentenzugriffs
- Benutzer können Berechtigungen kontrollieren und nachverfolgen, wer das Dokument gesehen oder heruntergeladen hat
Ansehen
Wenn die Aktion "Ansehen" auf einem Eintrag in der Dokumenteneintrag-Liste ausgeführt wird, öffnet sich eine separate Seite, die eine größere und klarere Vorschau des Dokuments bietet. Diese erweiterte Vorschau ermöglicht es den Benutzern, hinein- oder herauszuzoomen und Seiten nach Bedarf zu drehen. Zudem bietet ein Seitenmenü eine Übersicht über alle Seiten mit kleinen Thumbnails, um durch das Dokument zu navigieren.
Wenn die Option Vorschau bei Doppelklick aktivieren in den Moduleinstellungen aktiviert ist, kann diese Ansicht auch direkt durch einen Doppelklick auf einen Eintrag im Datenraster geöffnet werden.
Vorteile
- Öffnet eine detaillierte Vorschau des Dokuments auf einer separaten Seite
- Ermöglicht Hineinzoomen, Herauszoomen und Drehen von Seiten
- Seitenmenü mit Thumbnails zur schnellen Navigation durch das Dokument
- Bessere Sichtbarkeit von Dokumenteninhalt im Vergleich zur kleineren Vorschau
- Verbessert Effizienz und Genauigkeit bei der Dokumentenprüfung
Metadaten bearbeiten
Wenn die Aktion "Metadaten bearbeiten" auf einem Eintrag in der Dokumenteneintrag-Liste ausgeführt wird, wird eine Liste der zugehörigen Metadaten für diesen Eintrag angezeigt. Benutzer können dann die Metadaten direkt aus dieser Liste bearbeiten.
Vorteile
- Ermöglicht das Bearbeiten der Metadaten eines Dokuments
- Stellt sicher, dass Metadaten genau, umfassend und relevant bleiben
- Verbessert Organisation und Auffindbarkeit von Dokumenten
- Fördert eine präzisere Kategorisierung und bessere Suchbarkeit
- Unterstützt eine verbesserte Datenverwaltung und -konformität
Verschieben
Wenn die Aktion "Verschieben" auf einem Eintrag in der Dokumenteneintrag-Liste ausgeführt wird, kann die Dokumentenreferenz auf einen anderen Quell-Datensatz aktualisiert werden. Wenn der neue Datensatz mit einer anderen Dokumentenbibliothek verknüpft ist, wird das Dokument auch in diese Bibliothek verschoben.
Vorteile
- Ermöglicht die Neuanordnung von Dokumenten im System
- Stellt sicher, dass Dokumente korrekt mit Quell-Datensätzen verbunden sind
- Verbessert den Zugriff, indem Dokumente in die richtige Bibliothek verschoben werden
- Fördert Zusammenarbeit und Informationsaustausch
- Hilft, die Integrität und Konsistenz des Dokumentenmanagementsystems aufrechtzuerhalten
- Vereinfacht Arbeitsabläufe durch genaue Organisation
Entfernen
Wenn die Aktion "Entfernen" auf einem Eintrag in der Dokumenteneintrag-Liste ausgeführt wird, werden sowohl der ausgewählte Eintrag als auch das entsprechende Dokument im Repository gelöscht.
Vorteile
- Optimiert den Speicherplatz durch das Löschen von nicht mehr benötigten Dokumenten
- Verbessert die Organisation, indem veraltete oder irrelevante Einträge entfernt werden
- Sicherstellt, dass nur aktuelle und genaue Dokumente zugänglich sind
- Minimiert das Risiko von unbefugtem Zugriff und Datenverletzungen
- Erleichtert die Navigation durch ein sauberes Dokumentenverzeichnis
- Unterstützt die Einhaltung von Datenaufbewahrungsvorgaben und -vorschriften
Öffnen/Herunterladen
Wenn die Aktion "Öffnen/Herunterladen" auf einem Eintrag in der Dokumenteneintrag-Liste ausgeführt wird, wird das entsprechende Dokument heruntergeladen.
Vorteile
- Bietet schnellen und bequemen Zugang zu Dokumenten
- Ermöglicht das Arbeiten mit Dokumenten offline oder das Teilen mit anderen
- Nutzer können ihre bevorzugten Tools und Software für die Anzeige oder Bearbeitung verwenden
- Erhöht die Flexibilität und steigert die Produktivität und Benutzererfahrung
Synchronisieren
Wenn die Aktion "Synchronisieren" auf einem Eintrag in der Dokumenteneintrag-Liste ausgeführt wird, wird der Eintrag mit dem entsprechenden Dokument im Repository synchronisiert. Wenn es Änderungen im Repository gegeben hat, wie Updates des Dokuments oder Modifikationen der Metadaten, stellt der Synchronisationsprozess sicher, dass der Dokumenteneintrag in der Liste aktualisiert wird, um diese Änderungen widerzuspiegeln und alles synchron zu halten.
Vorteile
- Stellt sicher, dass die Dokumenteneintrag-Liste mit der neuesten Version der Dokumente und Metadaten im Repository übereinstimmt
- Verhindert Diskrepanzen und reduziert das Risiko der Arbeit mit veralteten oder inkorrekten Dokumenten
- Verbessert die Zusammenarbeit, da alle Teammitglieder die aktuellste Version eines Dokuments haben
- Gewährleistet Datenkonsistenz und -genauigkeit
Vorschau umschalten
Wenn die Aktion „Vorschau umschalten“ ausgeführt wird, wird die Vorschau des ausgewählten Dokuments aktiviert. Das Dokument wird auf der rechten Seite angezeigt, sodass Benutzer es direkt ansehen können, ohne es in einem separaten Fenster zu öffnen.
Vorteile
- Ermöglicht eine schnelle Vorschau des Dokuments ohne zusätzliches Laden.
- Spart Zeit, da Dokumente direkt in der Benutzeroberfläche angezeigt werden.
- Steigert die Effizienz des Workflows durch nahtlose Navigation zwischen Dokumenten.
Versionen umschalten
Wenn die Aktion „Versionen umschalten“ ausgeführt wird, wird die Versionsansicht aktiviert, sodass Benutzer verschiedene Versionen des Dokuments sehen können. Falls mehrere Versionen desselben Dokuments gespeichert wurden, können Benutzer einfach zwischen ihnen wechseln.
Vorteile
- Bietet eine Übersicht über alle verfügbaren Versionen eines Dokuments.
- Erleichtert den Vergleich von Änderungen und die Auswahl der richtigen Version.
- Unterstützt die Versionskontrolle und verbessert das Dokumentenmanagement.
Erinnerung erstellen
Wenn die Aktion "Erinnerung erstellen" in der Dokumenteneintragsliste ausgeführt wird, öffnet sich der Erinnerungsassistent. Nutzer können eine neue Erinnerung für das ausgewählte Dokument erstellen, entweder aus vordefinierten Vorlagen oder als benutzerdefinierte Erinnerung. Die Erinnerung kann für ein bestimmtes Datum und eine Uhrzeit geplant und einem einzelnen Benutzer oder einer Benutzergruppe zugewiesen werden.
Vorteile
- Stellt sicher, dass wichtige Dokumentenfristen und Aufgaben nicht übersehen werden.
- Ermöglicht flexible Planung mit vordefinierten oder benutzerdefinierten Erinnerungen.
- Automatisiert Benachrichtigungen und optimiert Arbeitsabläufe.
- Steigert die Produktivität durch Reduzierung manueller Nachverfolgungen.
E-Mail-Anhänge
Mit dieser Aktion können die Anhänge einer E-Mail-Datei (.eml oder .msg) angezeigt werden. Bitte beachte, dass bei .msg-Dateien ein darin enthaltenes .msg-Attachment (also eine E-Mail im .msg-Format als Anhang) nicht angezeigt werden kann.
Persönliche Erinnerungen
Wenn die Aktion "Persönliche Erinnerungen" ausgeführt wird, wird eine Liste aller vom Nutzer erstellten Erinnerungen angezeigt. Dies ermöglicht es, Erinnerungen an einem zentralen Ort einzusehen, zu verwalten und zu aktualisieren, um eine bessere Organisation und Nachverfolgung offener dokumentbezogener Aufgaben sicherzustellen.
Vorteile
- Bietet eine Übersicht über alle persönlichen Erinnerungen an einem Ort.
- Hilft, dokumentbezogene Aufgaben besser zu organisieren.
- Ermöglicht schnelle Aktualisierungen oder Änderungen bestehender Erinnerungen.
- Verbessert das Aufgabenmanagement und die Nachverfolgbarkeit.
Vorschau bei Doppelklick
Benutzer können die Vorschau eines Dokumenteintrags im Datenraster durch einen Doppelklick auf die entsprechende Zeile öffnen. Dies ermöglicht eine schnelle und intuitive Möglichkeit, Dokumentinhalte anzuzeigen, ohne den Eintrag auszuwählen und die Vorschau manuell zu starten.
Vorteile
- Schnellere Dokumentanzeige durch Doppelklick-Interaktion.
- Reduziert die Anzahl erforderlicher Klicks bei häufigen Aufgaben.
- Verbessert die Benutzerfreundlichkeit und Effizienz im Dokumentenhandling.
Info
Die Datumsfelder im Datagrid (z. B. Archivierungsdatum) werden in der Zeitzone des Mandanten angezeigt und nicht von der lokalen Zeitzone des Benutzers beeinflusst.