Arbeiten mit Subsite-Erstellung
Wenn in Document Central ein SharePoint Repository verwendet wird, basieren die meisten Dokumentbibliotheken auf dem zyklusbasierten Erstellungsmechanismus. Dabei werden die Bibliotheken jährlich in eigene Unterseite unterteilt. Um einen reibungslosen Wechsel zum neuen Jahr zu ermöglichen, stellt Document Central eine Unterseiten-Verwaltungsliste bereit.
Diese Liste zeigt alle verfügbaren Unterseiten an und ermöglicht es Administratoren, zukünftige Unterseiten vorzukonfigurieren, sodass der Wechsel am Jahresende automatisch und nahtlos erfolgt.
Subsite-Einträge
Die Seite Unterseiten Einträge besteht aus zwei Bereichen:
- Einer Liste mit allen aktuell in Document Central bekannten Unterseite-Einträgen.
- Einer Liste mit Dokumentbibliotheken, die den jeweiligen Unterseiten zugewiesen sind.
Wie Unterseiten Einträge erstellt werden
1. Durch Veröffentlichung einer Dokumentbibliothek
Wenn eine Dokumentbibliothek in Document Central veröffentlicht wird, werden die erforderlichen Unterseiten Einträge automatisch im Rahmen dieses Prozesses erstellt.
2. Über Job-Queue oder Seitenaktion
Unterseiten Einträge können auch manuell über die Aktion „Aus Konfiguration füllen“ auf der Seite Unterseiten Einträge erzeugt werden. Diese Aktion prüft die Konfiguration und erstellt automatisch Einträge basierend auf folgenden Kriterien:
- Zykluskonfiguration: Nur Dokumentbibliotheken mit aktivierter Zyklus-Erstellung werden berücksichtigt.
- Zyklus-Startdatum: Nur Bibliotheken mit einem Startdatum in der Vergangenheit werden aufgenommen.
- Zukunfts Unterseiten: In der Repository Konfiguration ist festgelegt, wie viele Jahre im Voraus Unterseiten erstellt werden sollen (z. B. 3 Jahre).
Zukünftige Unterseiten im Repository konfigurieren
So legst du fest, wie viele Jahre im Voraus Unterseiten erstellt werden sollen:
- Navigiere zum Document Central Role Center.
- Wähle im Menüband Einrichtung → Repository.
- Wähle das aktive Repository aus.
- Gib im Feld „Zukunfts Unterseiten" die Anzahl der Jahre an, für die Unterseiten erstellt werden sollen.
Unterseiten Liste aus der Konfiguration füllen
So füllst du die Unterseiten Liste automatisch basierend auf Repository- und Bibliotheks-Einstellungen:
- Navigiere zum Document Central Role Center.
- Öffne über die Suche die Seite Document Central – Unterseiten.
- Klicke im Menüband auf Konfiguration → Aus Konfiguration füllen.
Info
Diese Aktion füllt nur die Liste. Dokumentbibliotheken werden an dieser Stelle noch nicht veröffentlicht.
Automatische Unterseiten erstellung per Aufgabenwarteschlange
Document Central stellt eine Aufgabenwarteschlange mit dem Namen "Zykluserstellung“ bereit, die automatisch zukünftige Unterseiten erstellt und die zugehörigen Dokumentbibliotheken veröffentlicht.
Info
Diese Aufgabenwarteschlange übernimmt sowohl die Erstellung der zukünftigen Unterseiten als auch die Veröffentlichung der zugewiesenen Bibliotheken.
Manuelle Unterseiten erstellung
Wenn ein Unterseiten Eintrag manuell oder über die Konfiguration angelegt wurde, aber noch nicht erstellt ist, gehe wie folgt vor:
- Öffne die Seite Document Central – Unterseiten über die Suche.
- Wähle einen oder mehrere Einträge in der Liste aus.
- Klicke auf Erstellen im Menüband.
- Wähle aus, ob nur die Unterseiten erstellt werden sollen, oder die Unterseiten erstellt und alle zugewiesenen Bibliotheken veröffentlicht werden sollen.
Manuelles Veröffentlichen von Dokumentbibliotheken
Wenn nachträglich weitere Bibliotheken konfiguriert wurden, können diese manuell in bestehende Unterseiten veröffentlicht werden:
- Navigiere zur Seite Document Central – Unterseiten.
- Wähle das Subsite aus, in dem die Bibliothek veröffentlicht werden soll.
- Markiere in der Unterliste die gewünschten Bibliotheken.
- Klicke im Menüband auf Veröffentlichen.
Allgemeine Hinweise
- Maximal zwei Unterseiten-Einträge können gleichzeitig verarbeitet werden. Weitere Einträge werden in die Warteschlange gestellt.
- Wenn ein Vorgang hängen bleibt, kann über Zurücksetzen der Status des Unterseiten Eintrags wieder auf „Nicht erstellt“ gesetzt werden.
- Wenn ein Unterseiten eintrag bereits existiert, aber nicht als erstellt markiert wurde, kann Als erstellt markieren verwendet werden.
Wichtig
Als erstellt markieren sollte nur verwendet werden, wenn absolut sicher ist, dass die Unterseite bereits in SharePoint existiert. Andernfalls kann es zu Fehlern oder Inkonsistenzen kommen.