Neuerstellung von Metadaten

In bestimmten Fällen kann es erforderlich sein, Metadaten innerhalb von Document Central neu zu erstellen. Dies ist insbesondere dann notwendig, wenn neue Metadaten-Definitionen (z. B. Felder oder Typen) nachträglich eingeführt wurden, nachdem Document Central bereits im Einsatz war.

Die Neuerstellung von Metadaten erfolgt pro Dokumentbibliothek und Unterwebsite und wird im Hintergrund ausgeführt.

Important

• Für eine funktionierende Synchronisation müssen standard Mappings in den Dokumentbibliotheken konfiguriert sein. Diese sind in der Standardkonfiguration enthalten. Bei einer individuellen Einrichtung sollte auf die Mappings geprüft werden.
• Pro Mandant können maximal 10 Hintergrundsitzungen gleichzeitig verarbeitet werden. Weitere Sitzungen werden in eine Warteschlange gestellt, bis Kapazitäten verfügbar sind.

Info

Die Liste Metadaten-Neuerstellung ist initial leer. Verwenden Sie die Aktion Liste füllen, um Einträge zu erzeugen.

Standard Mapping einrichten

So weisen Sie einer Dokumentbibliothek ein standard Mapping zu:

1. Wechseln Sie zum Rollencenter Document Central – Administrator.
2. Klicken Sie in der Menüleiste auf Repository und wählen Sie Dokumentbibliotheken.
3. Wählen Sie die zu bearbeitende Bibliothek aus und klicken Sie auf Bearbeiten.
4. Tragen Sie im Feld Standardzuordnung den gewünschten Mapping Code ein.
5. Die Standardzuordnung ist nun aktiv.

Startdatum für Neuerstellung festlegen

Durch die Angabe eines Startdatums kann der Umfang der zu verarbeitenden Dokumente auf Basis des letzten Änderungsdatums eingeschränkt werden.

Info

Dokumente außerhalb des angegebenen Zeitraums werden nicht berücksichtigt.

So legen Sie ein Startdatum fest:

1. Öffnen Sie das Rollencenter Document Central – Administrator.
2. Klicken Sie auf den Hinweis Metadaten Neuerstellung im Bereich Troubleshooting.
3. Tragen Sie im Feld Startdatum das gewünschte Startdatum ein.

Important

Bei Verwendung von Azure Blob Storage bezieht sich der Datumsfilter auf das Erstellungsdatum der Dokumenteinträge.

Metadaten neu erstellen

Die Metadaten können entweder direkt auf Dokumentseiten (z. B. Dokumenteintrag) oder über einen Hintergrundprozess ähnlich der Dokumenteintragssynchronisation neu erstellt werden.

Important

Stellen Sie sicher, dass ein Standart Mapping für die jeweilige Dokumentbibliothek definiert ist, bevor Sie die Neuerstellung starten.

Info

Pro Eintrag kann definiert werden, ob alle Metadaten oder nur neue Metadaten neu erstellt werden sollen. Dies kann über eine Checkbox im Eintrag festgelegt werden.

Automatische Neuerstellung für eine gesamte Bibliothek

Sobald der Status eines Eintrags auf Bereit gesetzt wird, startet die Aufgabenwarteschlange von Document Central mit der Verarbeitung.

Warning

Die Neuerstellung von Metadaten kann zeitintensiv sein. Für große Bibliotheken wird empfohlen, den Vorgang außerhalb der Arbeitszeiten einzuplanen. Achten Sie darauf, dass nicht zu viele Bibliotheken gleichzeitig neu erstellt werden, da dies zu Problemen mit externen Anfragen führen kann. Es wird empfohlen, maximal zwei Neuerstellungen gleichzeitig durchzuführen.

So starten Sie die automatische Neuerstellung:

1. Öffnen Sie das Rollencenter Document Central – Administrator.
2. Klicken Sie im Bereich Fehlerbehebung auf den Hinweis Metadaten Neuerstellung.
3. Wählen Sie die gewünschten Bibliotheken aus und klicken Sie auf Auf Bereit Setzen in der Menüleiste.
4. Die Einträge werden auf Bereit gesetzt und von der Auftragswarteschlange Document Central Job Queue – Metadaten neu erstellen verarbeitet.

Important

Vergewissern Sie sich, dass die Jobwarteschlange Document Central Job Queue – Metadaten neu erstellen korrekt konfiguriert ist.

Manuelle Neuerstellung für eine gesamte Bibliothek

So lösen Sie die Neuerstellung manuell aus:

Warning

Die Neuerstellung von Metadaten kann zeitaufwändig sein. Planen Sie den Vorgang möglichst außerhalb der Arbeitszeiten ein. Für große Bibliotheken wird empfohlen, den Vorgang außerhalb der Arbeitszeiten einzuplanen. Achten Sie darauf, dass nicht zu viele Bibliotheken gleichzeitig neu erstellt werden, da dies zu Problemen mit externen Anfragen führen kann. Es wird empfohlen, maximal zwei Neuerstellungen gleichzeitig durchzuführen.

1. Öffnen Sie das Rollencenter Document Central – Administrator.
2. Klicken Sie im Bereich Fehlerbehebung auf den Hinweis Metadaten Neuerstellung.
3. Wählen Sie die entsprechenden Bibliotheken aus und klicken Sie in der Menüleiste auf Neuerstellung starten.
4. Die Neuerstellung beginnt für die ausgewählten Bibliotheken.

Übersicht zum Neuerstellungsstatus

Jeder Eintrag zur Neuerstellung verfügt über einen Status, der den aktuellen Fortschritt beschreibt:

Status	Beschreibung
Bereit	Die Jobwarteschlange beginnt mit der Verarbeitung des Eintrags.
Wartent	Derzeit erfolgt keine Verarbeitung. Verwenden Sie die Aktion Auf Bereit Setzen zur Aktivierung.
Fehler	Es ist ein Fehler aufgetreten. Nach Behebung kann der Prozess an dieser Stelle fortgesetzt werden.
In Neuerstelung	Die Metadaten-Neuerstellung läuft aktuell.
Pausiert	Der Vorgang wurde unterbrochen und kann später fortgesetzt werden.

Info

Wenn der Status In Bearbeitung ist, kann die Neuerstellung jederzeit gestoppt und fortgesetzt werden.

Important

Mit der Aktion Zurücksetzen wird der Status zurückgesetzt. Dabei wird der gesamte Fortschritt gelöscht und die Neuerstellung beginnt von vorne.

Hinweise

• Eine Metadaten-Neuerstellung kann nur durchgeführt werden, wenn keine anderen Fehlerbehebungs- oder Hintergrundprozesse auf der betroffenen Dokumentbibliothek aktiv sind. Beispielsweise kann keine Neuerstellung stattfinden, wenn eine Synchronisation auf derselben Bibliothek läuft.