SharePoint Veröffentlichung

Ein SharePoint Repository muss veröffentlicht werden, bevor Document Central Dokumente nach SharePoint hochladen kann. Beim Veröffentlichen erstellt Document Central die erforderlichen SharePoint Artefakte, z. B. Metadaten (Site Columns), Inhaltstypen sowie Dokumentbibliotheken und Unterseiten.

Die Veröffentlichung kann im Hintergrund (empfohlen) von der Repository Karte aus erfolgen oder direkt über die zugehörigen Einrichtungsseiten (Metadaten, Inhaltstypen, Dokumentbibliotheken oder Unterseiten).

Info

Jeder Eintrag (Metadaten, Inhaltstyp, Dokumentbibliothek, Unterseiten) hat einen eigenen Veröffentlichungsstatus, z. B. Nicht veröffentlicht, Veröffentlicht oder Fehler.
Das Veröffentlichen ist ein erforderlicher Prozess für SharePoint Repositories. Andere Repository Typen sind ausgeschlossen und benötigen keine Veröffentlichung.

Important

Stellen Sie sicher, dass Metadaten, Inhaltstypen und Dokumentbibliotheken korrekt konfiguriert sind, bevor Sie veröffentlichen.

Repository Konfiguration

Auf der Karte Repository Konfiguration können Sie die Veröffentlichung starten und überwachen. Die Felder in der Gruppe Veröffentlichen zeigen Informationen zur aktuellen Sitzung sowie den Gesamtstatus der Veröffentlichung an. Verwenden Sie die Aktionen, um die Veröffentlichung zu starten oder Fehler zu prüfen.

Alle veröffentlichen

So veröffentlichen Sie die komplette Repository Konfiguration:

Öffnen Sie das Rollencenter Document Central - Administrator.
Öffnen Sie Repository Definition.
Öffnen Sie das gewünschte Repository über den Code.
Wählen Sie in der Gruppe Veröffentlichen die Aktion Alle veröffentlichen.

Vorgemerkte veröffentlichen

So veröffentlichen Sie nur Einträge, die bereits zur Veröffentlichung vorgemerkt sind:

Öffnen Sie das Rollencenter Document Central - Administrator.
Öffnen Sie Repository Definition.
Öffnen Sie das gewünschte Repository über den Code.
Wählen Sie in der Gruppe Veröffentlichen die Aktion Vorgemerkte veröffentlichen.

Veröffentlichen per Assistent

Um den Prozess zu vereinfachen, können Sie einen Assistenten verwenden, der Sie durch die erforderlichen Schritte führt. Am Ende des Assistenten wird die Veröffentlichung ausgeführt.

So starten Sie den Assistenten:

Öffnen Sie das Rollencenter Document Central - Administrator.
Öffnen Sie Repository Definition.
Öffnen Sie das gewünschte Repository über den Code.
Verwenden Sie die Aktion SharePoint konfigurieren.

Fehlerbehandlung

Die Fehlerbehandlung ist getrennt zwischen der Repository Konfiguration und den einzelnen Einrichtungsobjekten (Metadaten, Inhaltstypen und Dokumentbibliotheken):

Wenn ein Fehler beim Veröffentlichen eines einzelnen Eintrags auftritt, öffnen Sie den entsprechenden Datensatz und prüfen Sie die Fehlerdetails.
Wenn ein Fehler auftritt, bevor Einträge verarbeitet werden (z. B. wenn Metadaten nicht angestoßen werden), prüfen Sie den Fehler auf der Repository-Karte.

So zeigen Sie den letzten Fehler des Repositorys an:

Öffnen Sie das Rollencenter Document Central - Administrator.
Öffnen Sie Repository Definition.
Öffnen Sie das gewünschte Repository über den Code.
Wählen Sie in der Gruppe Problembehandlung die Aktion Fehler anzeigen.

Info

Mit der Aktion Callstack anzeigen können Sie den Callstack anzeigen. Diese Information ist hilfreich, wenn Sie den Simova Support kontaktieren.

Veröffentlichung bei Fehler abbrechen

Sie können eine Option aktivieren, mit der die Veröffentlichung bei einem Fehler automatisch beendet wird. Zusätzlich erhalten Administratoren bei einem Fehler eine Benachrichtigung.

So aktivieren Sie das Abbrechen bei Fehlern:

Öffnen Sie das Rollencenter Document Central - Administrator.
Öffnen Sie Repository Definition.
Öffnen Sie das gewünschte Repository über den Code.
Aktivieren Sie das Feld Veröffentlichung bei Fehler abbrechen.

Metadaten

Direkt veröffentlichen

Beim Veröffentlichen von Metadaten werden die erforderlichen SharePoint Spalten (Site Columns) für die ausgewählten Metadatenfelder erstellt. Das direkte Veröffentlichen wird typischerweise für einzelne Änderungen verwendet.

So veröffentlichen Sie Metadaten direkt:

Öffnen Sie das Rollencenter Document Central - Administrator.
Öffnen Sie über Repository die Aktion Metadaten.
Wählen Sie den Metadateneintrag aus.
Wählen Sie Im Repository veröffentlichen in der Aktionsgruppe Veröffentlichen.

Info

Die Aktion Im Repository veröffentlichen ist nur für SharePoint-Repositories verfügbar.

Einträge einreihen

Das Einreihen ist empfehlenswert, wenn Sie mehrere Einträge vorbereiten möchten, ohne den Prozess sofort auszuführen.

So reihen Sie Metadaten zur Veröffentlichung ein:

Öffnen Sie das Rollencenter Document Central - Administrator.
Öffnen Sie über Repository die Aktion Metadaten.
Wählen Sie einen oder mehrere Metadateneinträge.
Wählen Sie Zur Hintergrundveröffentlichung einreihen, um die Einträge einzureihen.

Anschließend können Sie die Einträge über Vorgemerkte veröffentlichen auf dem Repository veröffentlichen (siehe Vorgemerkte veröffentlichen).

Fehlerbehandlung

Wenn die Veröffentlichung für einen Metadateneintrag fehlschlägt, öffnen Sie den Datensatz und prüfen Sie die Fehlerdetails. Nach der Korrektur veröffentlichen Sie den Eintrag erneut.

Wenn Sie einen bereits als Veröffentlicht markierten Eintrag erneut veröffentlichen müssen, setzen Sie den Status zurück:

Öffnen Sie die Liste Metadaten.
Wählen Sie den Metadateneintrag aus.
Wählen Sie Status zurücksetzen.
Veröffentlichen Sie den Eintrag erneut über Im Repository veröffentlichen.

Inhaltstypen

Info

Das Veröffentlichen oder Einreihen eines Inhaltstyps veröffentlicht oder reiht automatisch die dem Inhaltstyp zugewiesenen Metadaten ein.

Direkt veröffentlichen

Beim Veröffentlichen von Inhaltstypen werden diese in SharePoint erstellt und die zugewiesenen Metadaten veröffentlicht.

So veröffentlichen Sie Inhaltstypen direkt:

Öffnen Sie das Rollencenter Document Central - Administrator.
Öffnen Sie über Repository-Einrichtung die Aktion Inhaltstypen.
Wählen Sie den Inhaltstyp aus.
Wählen Sie Im Repository veröffentlichen.

Info

Wenn der Inhaltstyp in einer Dokumentbibliothek verwendet wird, stellen Sie sicher, dass er vor dem Veröffentlichen in der Bibliothekskonfiguration hinzugefügt wurde.

Einträge einreihen

So reihen Sie Inhaltstypen zur Veröffentlichung ein:

Öffnen Sie das Rollencenter Document Central - Administrator.
Öffnen Sie über Repository-Einrichtung die Aktion Inhaltstypen.
Wählen Sie einen oder mehrere Inhaltstypen.
Wählen Sie Zur Hintergrundveröffentlichung einreihen.

Anschließend können Sie die Einträge über Vorgemerkte veröffentlichen auf dem Repository veröffentlichen.

Fehlerbehandlung

Wenn die Veröffentlichung fehlschlägt, öffnen Sie den Inhaltstyp und prüfen Sie die Fehlerdetails. Nach der Korrektur veröffentlichen Sie erneut.

Wenn Sie bereits als Veröffentlicht markierte Inhaltstypen erneut veröffentlichen müssen, setzen Sie den Status zurück:

Öffnen Sie Inhaltstypen.
Wählen Sie den Inhaltstyp aus.
Wählen Sie Status zurücksetzen.
Veröffentlichen Sie erneut über Im Repository veröffentlichen.

Dokumentbibliotheken

Info

Das Veröffentlichen oder Einreihen einer Dokumentbibliothek veröffentlicht oder reiht automatisch die zugewiesenen Inhaltstypen und deren Metadaten ein.

Direkt veröffentlichen

Beim Veröffentlichen einer Dokumentbibliothek wird die Bibliothek (inkl. Struktur) in SharePoint erstellt und die zugewiesenen Inhaltstypen veröffentlicht.

So veröffentlichen Sie eine Dokumentbibliothek direkt:

Öffnen Sie das Rollencenter Document Central - Administrator.
Öffnen Sie über Repository die Aktion Dokumentbibliotheken.
Wählen Sie die Dokumentbibliothek aus.
Wählen Sie Im Repository veröffentlichen.

Einträge einreihen

So reihen Sie Dokumentbibliotheken zur Veröffentlichung ein:

Öffnen Sie das Rollencenter Document Central - Administrator.
Öffnen Sie über Repository die Aktion Dokumentbibliotheken.
Wählen Sie eine oder mehrere Dokumentbibliotheken.
Wählen Sie Zur Hintergrundveröffentlichung einreihen.

Anschließend können Sie die Einträge über Vorgemerkte veröffentlichen auf dem Repository veröffentlichen.

Fehlerbehandlung

Wenn die Veröffentlichung fehlschlägt, öffnen Sie die Dokumentbibliothek und prüfen Sie die Fehlerdetails. Nach der Korrektur veröffentlichen Sie erneut.

Einige Bibliotheks-Einstellungen können im Status Veröffentlicht nicht geändert werden. Wenn Sie Einstellungen anpassen und erneut veröffentlichen müssen, setzen Sie den Status zurück:

Öffnen Sie Dokumentbibliotheken.
Wählen Sie die Dokumentbibliothek aus.
Wählen Sie Status zurücksetzen.
Veröffentlichen Sie erneut über Im Repository veröffentlichen.

Unterseiten

Direkt veröffentlichen

Wenn zyklusbasierte Dokumentbibliotheken verwendet werden, erstellt Document Central jährliche Unterseiten und veröffentlicht die Bibliotheken in diesen Unterseiten.

So erstellen Sie eine Unterseite und veröffentlichen die zugewiesenen Bibliotheken:

Öffnen Sie das Rollencenter Document Central.
Öffnen Sie über die Suche Document Central – Unterseiten.
Wählen Sie den Unterseiten-Eintrag aus.
Verwenden Sie die Aktion Unterseiten veröffentlichen.

Info

Wenn keine Unterseiten vorhanden sind, verwenden Sie die Aktion Aus Konfiguration füllen.
Der gleiche Veröffentlichungsmechanismus kann auch in der Listenansicht verwendet werden, in der die Dokumentbibliotheken angezeigt werden.

Einträge einreihen

Das Verarbeiten von Unterseiten unterstützt das automatische Einreihen.

So reihen Sie mehrere Unterseiten ein:

Öffnen Sie Document Central – Unterseiten.
Markieren Sie mehrere Unterseiten.
Verwenden Sie die Aktionen Erstellen oder Veröffentlichen.

Info

Wenn keine Unterseiten vorhanden sind, verwenden Sie die Aktion Aus Konfiguration füllen.
Der gleiche Veröffentlichungsmechanismus kann auch in der Listenansicht verwendet werden, in der die Dokumentbibliotheken angezeigt werden.

Fehlerbehandlung

Wenn ein Unterseiten-Eintrag fehlschlägt, prüfen Sie Status und Fehlerdetails auf der Seite Document Central – Unterseiten.

Verwenden Sie bei Bedarf folgende Aktionen:

Zurücksetzen: setzt den Eintrag zurück auf Nicht erstellt, sodass er erneut verarbeitet werden kann.
Als erstellt markieren: markiert eine vorhandene SharePoint-Unterseite als erstellt.

Warning

Verwenden Sie Als erstellt markieren nur, wenn Sie sicher sind, dass die Unterseite in SharePoint bereits existiert. Andernfalls kann es zu Inkonsistenzen kommen.

Status-Erklärung

Die folgende Tabelle beschreibt die möglichen Veröffentlichungsstatus für Metadaten, Inhaltstypen, Dokumentbibliotheken und Unterseiten:

Status	Beschreibung
Nicht veröffentlicht	Der Eintrag wurde noch nicht nach SharePoint veröffentlicht. Dies ist der Initialstatus nach dem Anlegen.
Zur Veröffentlichung vorgemerkt	Der Eintrag ist zur Veröffentlichung eingereiht und wird beim nächsten Veröffentlichungslauf verarbeitet.
Veröffentlichung läuft	Der Eintrag wird aktuell nach SharePoint veröffentlicht.
Veröffentlicht	Der Eintrag wurde erfolgreich veröffentlicht und steht im Repository zur Verfügung.
Fehler	Beim Veröffentlichen ist ein Fehler aufgetreten. Öffnen Sie den Eintrag, um die Fehlerdetails zu prüfen.
Update vorgemerkt	Der Eintrag wurde geändert und ein Update ist eingereiht. Beim nende der Veröffentlichung werden benötigte Informationen aus SharePoint gelesen bevor der Status auf Veröffentlicht gesetzt wird.
Zur Veröffentlichung in aktueller Unterseite vorgemerkt	Der Eintrag ist zur Veröffentlichung in die aktuelle Unterseite eingereiht. Dieser Status ist spezifisch für zyklusbasierte Dokumentbibliotheken.

Tip

Den aktuellen Status sehen Sie direkt am jeweiligen Datensatz in der Liste (Metadaten, Inhaltstypen, Dokumentbibliotheken oder Unterseiten) im Feld Veröffentlichungsstatus.