Benutzer und Gruppen einrichten

Die Document Central-Benutzer werden über die Lizenzaktivierung und -zuweisung hinzugefügt. Zusätzliche Optionen können für die Benutzer in der Document Central-Benutzereinrichtung aktiviert werden.

Benutzer aktivieren und deaktivieren

Lizensierte Document Central-Benutzer können für Document Central aktiviert oder deaktiviert werden.

Um Benutzer zu aktivieren oder zu deaktivieren, folgen Sie diesen Schritten:

Navigieren Sie zum Document Central - Administrator Rollencenter.
Klicken Sie auf Setup in der Menüleiste und führen Sie die Aktion Benutzer aus.
Führen Sie die Aktion Benutzer aktivieren/deaktivieren in der Menüleiste aus.
Markieren Sie den Benutzer und führen Sie die Aktion Aktivieren oder Deaktivieren in der Menüleiste aus.
Der Benutzer wird aktiviert oder deaktiviert.

Benutzer Authentifizierung testen

Die Authentifizierung zum Repository kann in der Benutzereinrichtung getestet werden.

Um die Authentifizierung zum Repository zu testen, folgen Sie diesen Schritten:

Navigieren Sie zum Document Central - Administrator Rollencenter.
Klicken Sie auf Setup in der Menüleiste und führen Sie die Aktion Benutzer aus.
Markieren Sie den Benutzer und führen Sie die Aktion Bearbeiten in der Menüleiste aus oder klicken Sie auf die Benutzer-ID.
Führen Sie die Aktion Authentifizieren zum Repository in der Menüleiste aus.
Der Authentifizierungsprozess wird für die spezifische Repository-Einrichtung durchgeführt.

Info

Im Falle der OAuthentifizierung wird ein separates Microsoft-Authentifizierungsfenster eingeblendet. In manchen Fällen blockieren die Browser dieses Fenster. In diesem Fall nutzen Sie bitte einen anderen Browser oder wenden Sie sich an Ihren Administrator.

Dokumentenvorschau

Document Central bietet zwei Optionen zur Anzeige von Dokumenten. Standardmäßig ist die Moderne Vorschau für alle Benutzer aktiviert. Falls erforderlich, können Benutzer zur Legacy-Vorschau zurückwechseln.

Um die Vorschauoption für einen Benutzer zu ändern, folgen Sie diesen Schritten:

Navigieren Sie über das Rollencenter Document Central - Administrator.
Klicken Sie in der Menüleiste auf Setup und führen Sie die Aktion Benutzer aus.
Wählen Sie den Benutzer und führen Sie im Menüband die Aktion Bearbeiten aus oder klicken Sie auf die Benutzer-ID.
Wählen Sie im Feld Dokumentenvorschau zwischen Modern (Vorschau) (Standard und empfohlen) oder Legacy (frühere Version).
Die Dokumentenvorschau wird entsprechend der gewählten Option aktualisiert.

Info

Die Moderne Vorschau ist die empfohlene Option, da sie im Vergleich zur Legacy-Vorschau eine bessere Leistung und Benutzererfahrung bietet.

Datengitter-Visualisierung auswählen

Das Datagrid kann in drei verschiedene Visualisierungen angezeigt werden.

Info

Add-In: Ein dynamisches externes Datenraster, das es ermöglicht, Dokumente einfach zu gruppieren, zu filtern und zu verwalten.
Seitenansicht: Eine Seite, auf der Dokumenteinträge durchsucht werden können – ähnlich wie bei der Dokumenteintrags-Suche, jedoch nur für die Dokumente des aktuellen Datensatzes.
Listenansicht: Eine Seite, die der Seitenansicht ähnelt. Hierbei handelt es sich jedoch lediglich um eine einfache Liste, die mit den Standardfiltern von Business Central gefiltert werden kann.

Um die Visualisierung auszuwählen, folgen Sie diesen Schritten:

Navigieren Sie zum Document Central - Administrator Rollencenter.
Klicken Sie auf Setup in der Menüleiste und führen Sie die Aktion Benutzer aus.
Markieren Sie den Benutzer und führen Sie die Aktion Bearbeiten in der Menüleiste aus oder klicken Sie auf die Benutzer-ID.
Wählen Sie im Feld Dokumentenvisualisierung zwischen Add-In oder Seiten-Visualisierung.
Das Datengitter wird in der gewählten Visualisierung angezeigt.

Benutzerdatengitter zurücksetzen

Die Datengitteransicht kann in den Benutzereinstellungen zurückgesetzt werden, wenn Benutzer sie ändern.

Um die Datengitteransicht zurückzusetzen, folgen Sie diesen Schritten:

Navigieren Sie zum Document Central - Administrator Rollencenter.
Klicken Sie auf Setup in der Menüleiste und führen Sie die Aktion Benutzer aus.
Markieren Sie den Benutzer und führen Sie die Aktion Einstellungen in der Menüleiste aus.
Führen Sie die Aktion Dokumentenbibliothekseinstellungen zurücksetzen in der Menüleiste aus, um das Datengitter zurückzusetzen, was die Dokumentenansicht betrifft.
Führen Sie die Aktion Einstellungen der Eingangslisten zurücksetzen in der Menüleiste aus, um das Datengitter zurückzusetzen, was die Eingangslisten betrifft.
Führen Sie die Aktion Einstellungen der Eingangslistensplit-Ansicht zurücksetzen in der Menüleiste aus, um das Datengitter zurückzusetzen, was die Split-Ansicht in den Eingangslisten betrifft.
Die individuellen Ansichten für den Benutzer werden gelöscht, wenn die Aktionen ausgeführt wurden.

Administratoroptionen aktivieren

Administrative Einstellungen sind für Benutzer im täglichen Gebrauch von Document Central verborgen. Der Administrator-Modus kann für bestimmte Benutzer aktiviert werden, wenn sie administrative Einstellungen sehen müssen.

Um den Administratormodus für einen Benutzer zu aktivieren, folgen Sie diesen Schritten:

Navigieren Sie zum Document Central - Administrator Rollencenter.
Klicken Sie auf Setup in der Menüleiste und führen Sie die Aktion Benutzer aus.
Markieren Sie den Benutzer und führen Sie die Aktion Bearbeiten in der Menüleiste aus oder klicken Sie auf die Benutzer-ID.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Administrator.
Der Benutzer sieht dann administrative Optionen in verschiedenen Bereichen.

Warning

Der Benutzer benötigt dann auch das entsprechende Berechtigungsset, um die Konfiguration durchzuführen.

Benachrichtigung über Berichtswarteschlange aktivieren

Benutzer können die Benachrichtigung für sich selbst aktivieren, wenn Fehler in der Berichtswarteschlange auftreten.

Um die Benachrichtigung zu aktivieren, folgen Sie diesen Schritten:

Navigieren Sie zum Document Central - Administrator Rollencenter.
Klicken Sie auf Setup in der Menüleiste und führen Sie die Aktion Benutzer aus.
Markieren Sie den Benutzer und führen Sie die Aktion Bearbeiten in der Menüleiste aus oder klicken Sie auf die Benutzer-ID.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Berichtswarteschlangenbenachrichtigung aktivieren.
Der Benutzer erhält dann Fehlermeldungen im Benachrichtigungsbereich von Business Central.

Gruppen einrichten

Metadaten, Inhaltstypen und Dokumentbibliotheken können für bestimmte Benutzer eingeschränkt werden. Hierfür müssen im Voraus Gruppen definiert und Benutzer den Gruppen zugewiesen werden.

Um Gruppen zu erstellen, folgen Sie diesen Schritten:

Navigieren Sie zum Document Central - Administrator Rollencenter.
Klicken Sie auf Setup in der Menüleiste und führen Sie die Aktion Benutzergruppe aus.
Führen Sie die Aktion Neu in der Menüleiste aus, um eine neue Gruppe zu erstellen.
Geben Sie den Gruppencode ein, indem Sie einen Code im Feld Code eingeben.
Geben Sie die Gruppenbeschreibung ein, indem Sie eine Beschreibung im Feld Beschreibung eingeben.
Fügen Sie Benutzer in die Liste Mitglieder unten hinzu.

Info

Die Einrichtung der Gruppen in den spezifischen Bereichen wird in den jeweiligen Bereichen erklärt.

Benutzer zu einer Gruppe hinzufügen

Benutzer können zu bestehenden Gruppen hinzugefügt werden.

Um Benutzer zu einer Gruppe hinzuzufügen, folgen Sie diesen Schritten:

Navigieren Sie zum Document Central - Administrator Rollencenter.
Klicken Sie auf Setup in der Menüleiste und führen Sie die Aktion Benutzergruppe aus.
Wählen Sie die Gruppe aus, zu der die Benutzer hinzugefügt werden sollen.
Fügen Sie Benutzer in die Liste Mitglieder unten hinzu.
Die Benutzer sind jetzt Mitglied der Gruppe.