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Einrichten von Unterseiten

Wenn in Document Central ein SharePoint-Repository verwendet wird, basieren viele Dokumentbibliotheken auf dem zyklusbasierten Erstellungsmechanismus. Dabei werden die Bibliotheken jährlich in eigene Unterseiten (Subsites) unterteilt. Um einen reibungslosen Wechsel zum neuen Jahr zu ermöglichen, stellt Document Central eine Unterseiten-Verwaltungsliste bereit.

Diese Liste zeigt alle verfügbaren Unterseiten an und ermöglicht es Administratoren, zukünftige Unterseiten vorzukonfigurieren, sodass der Wechsel am Jahresende automatisch und nahtlos erfolgt.

Info

Unterseiten sind nur für SharePoint-Repositories verfügbar. Andere Repository-Typen unterstützen diese Funktion nicht.

Unterseiten-Einträge

Die Seite Unterseiten-Einträge besteht aus zwei Bereichen:

  • Einer Liste mit allen aktuell in Document Central bekannten Unterseiten-Einträgen.
  • Einer Liste mit Dokumentbibliotheken, die den jeweiligen Unterseiten zugewiesen sind.

Wie Unterseiten-Einträge erstellt werden

1. Durch Veröffentlichung einer Dokumentbibliothek

Wenn eine Dokumentbibliothek in Document Central veröffentlicht wird, werden die erforderlichen Unterseiten-Einträge automatisch im Rahmen dieses Prozesses erstellt.

2. Über Aufgabenwarteschlange oder Seitenaktion

Unterseiten-Einträge können auch manuell über die Aktion Aus Konfiguration füllen auf der Seite Unterseiten-Einträge erzeugt werden. Diese Aktion prüft die Konfiguration und erstellt automatisch Einträge basierend auf folgenden Kriterien:

  • Zykluskonfiguration: Nur Dokumentbibliotheken mit aktivierter Zyklus-Erstellung werden berücksichtigt.
  • Zyklus-Startdatum: Nur Bibliotheken mit einem Startdatum in der Vergangenheit werden aufgenommen.
  • Zukunfts Unterseiten: In der Repository-Konfiguration ist festgelegt, wie viele Jahre im Voraus Unterseiten erstellt werden sollen (z. B. 3 Jahre).

Unterseitenerstellung in SharePoint aktivieren

So prüfen Sie, ob die Unterseitenerstellung in SharePoint aktiviert ist:

  1. Öffnen Sie die Repository-Einrichtung über das Menü Einrichtung.
  2. Öffnen Sie das Repository, indem Sie auf den SharePoint-Code klicken.
  3. Öffnen Sie die SharePoint-Website über die drei Punkte neben der Web Application URL.
  4. Es öffnet sich die aktuell verwendete SharePoint-Website.
  5. Öffnen Sie das SharePoint Admin Center, indem Sie oben links auf die neun Punkte (App-Launcher) klicken und anschließend Admin auswählen.
  6. Klicken Sie links auf Alle anzeigen.
  7. Öffnen Sie unter Admin Center den Eintrag SharePoint.
  8. Öffnen Sie Einstellungen.
  9. Öffnen Sie die klassische Einstellungsseite.
  10. Aktivieren Sie die Option Enable Subsite Creation for all Sites (Unterseitenerstellung für alle Websites aktivieren).

Zukünftige Unterseiten im Repository konfigurieren

So legen Sie fest, wie viele Jahre im Voraus Unterseiten erstellt werden sollen:

  1. Navigieren Sie im Document Central Role Center zu Einrichtung → Repository.
  2. Wählen Sie Ihr aktives Repository aus.
  3. Tragen Sie im Feld Zukunfts Unterseiten die Anzahl der Jahre ein, für die Unterseiten vorab erstellt werden sollen.

Unterseitenliste aus der Konfiguration füllen

So füllen Sie die Unterseitenliste automatisch basierend auf Repository- und Bibliotheks-Einstellungen:

  1. Öffnen Sie über die Suche die Seite Document Central – Unterseiten.
  2. Wählen Sie Konfiguration → Aus Konfiguration füllen in der Aktionsleiste.

Info

Diese Aktion füllt nur die Liste. Dokumentbibliotheken werden dabei nicht automatisch veröffentlicht.

Automatisierung über Aufgabenwarteschlange

Document Central enthält eine Aufgabenwarteschlange mit dem Namen Zykluserstellung, die verwendet werden kann, um zukünftige Unterseiten automatisch zu erstellen und die zugewiesenen Dokumentbibliotheken zu veröffentlichen.

Info

Diese Aufgabenwarteschlange übernimmt sowohl die Erstellung zukünftiger Unterseiten als auch das Veröffentlichen der zugewiesenen Bibliotheken.

Hinweise

  • Maximal zwei Unterseiten-Einträge können gleichzeitig verarbeitet werden. Weitere Einträge werden in die Warteschlange gestellt.
  • Wenn ein Vorgang hängen bleibt, kann über Zurücksetzen der Status des Unterseiten-Eintrags wieder auf Nicht erstellt gesetzt werden.
  • Wenn ein Unterseiten-Eintrag bereits existiert, aber nicht als erstellt markiert wurde, kann Als erstellt markieren verwendet werden.

Important

Als erstellt markieren sollte nur verwendet werden, wenn absolut sicher ist, dass die Unterseite bereits in SharePoint existiert. Andernfalls kann es zu Fehlern oder Inkonsistenzen kommen.

Siehe auch