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Einrichtung des Repositorys

Document Central unterstützt verschiedene Repository-Typen. Für eine produktive Umgebung wird empfohlen, SharePoint oder Azure Blob Storage zu verwenden. Für eine schnelle Einrichtung und Tests kann der Datenbank-Typ verwendet werden. Der Datenbank-Typ sollte jedoch nicht für eine produktive Umgebung verwendet werden, da Dokumente direkt in der Business Central-Datenbank gespeichert werden. Document Central bietet Assistenten zur Konfiguration der verschiedenen Repository-Typen.

SharePoint-Repository einrichten

SharePoint kann lokal oder online in Office 365 bereitgestellt werden. Die Einrichtung muss je nach verfügbarer SharePoint-Version spezifiziert werden.

Erstellen einer neuen SharePoint-Website

Um ein neues SharePoint-Repository zu erstellen, folge diesen Schritten:

  1. Beginnen Sie in der Rolle Document Central - Administrator.
  2. Klicken Sie auf Einrichtung in der Ribbon-Bar und führen Sie die Aktion Repository aus.
  3. Führen Sie die Aktion Neu in der Ribbon-Bar aus.
  4. Starten Sie den Assistenten mit der Aktion Beginnen.
  5. Geben Sie den Repository-Code ein, indem Sie einen Code im Feld Repository-Code eingeben.
  6. Wählen Sie den Repository-Typ SharePoint im Feld Repository-Typ und klicken Sie auf Weiter.
  7. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Erstellen Sie eine neue SharePoint-Unterwebsite.
  8. Das System überprüft, ob die App-Registrierung noch existiert. Falls nicht, wird der Assistent zur App-Registrierung ausgeführt. Bitte schließen Sie zuerst den Assistenten zur App-Registrierung ab.
  9. Geben Sie den Namen der SharePoint-Site ein, indem Sie einen Namen im Feld Site-Name eingeben.
  10. Geben Sie die Datenschutzeinstellungen der SharePoint-Site im Feld Datenschutzeinstellungen an.
  11. Geben Sie die Sprach-ID der SharePoint-Site im Feld Sprach-ID ein und klicken Sie auf Weiter.
  12. Wählen Sie den Authentifizierungstyp der SharePoint-Site im Feld Authentifizierungstyp und klicken Sie auf Weiter.
  13. Fügen Sie weitere Benutzer zur SharePoint-Site hinzu oder klicken Sie auf Überspringen.
  14. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Als aktives Repository festlegen, um dieses Repository aktiv zu machen.
  15. Die SharePoint-Site wird nun erstellt und als aktives Repository aktiviert.

Information

Das Erstellen einer neuen SharePoint-Site aus Document Central ist nur in SaaS-Umgebungen möglich. Die Option, eine neue SharePoint-Site zu erstellen, ist in lokalen Umgebungen nicht verfügbar. Wenn eine lokale SharePoint-Site verwendet werden soll, wählen Sie die Option Vorhandene SharePoint-Unterwebsite verwenden.

Vorhandene SharePoint-Site verwenden

Wenn eine vorhandene SharePoint-Site in einer lokalen Umgebung verwendet werden soll, müssen die relevanten Informationen zur Verbindung mit der SharePoint-Site manuell eingegeben werden.

Um eine vorhandene SharePoint-Site in SaaS oder On-Premise zu verwenden, folgen Sie diesen Schritten:

  1. Beginnen Sie in der Rolle Document Central - Administrator.
  2. Klicken Sie auf Einrichtung in der Ribbon-Bar und führen Sie die Aktion Repository aus.
  3. Führen Sie die Aktion Neu in der Ribbon-Bar aus.
  4. Starten Sie den Assistenten mit der Aktion Beginnen.
  5. Geben Sie den Repository-Code ein, indem Sie einen Code im Feld Repository-Code eingeben.
  6. Wählen Sie den Repository-Typ SharePoint im Feld Repository-Typ und klicken Sie auf Weiter.
  7. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Vorhandene SharePoint-Unterwebsite verwenden und klicken Sie auf Weiter.
  8. Geben Sie den Namen der SharePoint-Seite in das Feld Sitename ein.
  9. Geben Sie die URL der SharePoint-Site im Feld Webanwendungs-URL ein.
  10. Geben Sie die Sprach-ID im Feld Sprach-ID ein.
  11. Wählen Sie den Authentifizierungsmodus der SharePoint-Site im Feld Authentifizierungsmodus.
  12. Geben Sie die Authentifizierungsinformationen je nach Authentifizierungsmodus ein.
  13. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Als aktives Repository festlegen, um dieses Repository aktiv zu machen.
  14. Die SharePoint-Site ist nun verbunden und als aktives Repository aktiviert.

Basic

Die grundlegende Authentifizierung verwendet die O365/Azure AD-Anmeldeinformationen zur Authentifizierung bei SharePoint.

Modern

Die moderne Authentifizierung verwendet die App-Registrierung in Azure AD zur Authentifizierung bei SharePoint. Wenn die App-Registrierung nicht vorher im Document Central-Modul eingerichtet wurde, wird dieser Einrichtungsassistent automatisch eine neue App-Registrierung erstellen.

Überprüfen der App-Registrierungsberechtigung in einer zweiten Umgebung

Beim Einrichten einer zweiten Umgebung (z. B. einer Testumgebung) ist es wichtig zu überprüfen, ob die bestehende App-Registrierung bereits über die erforderlichen Berechtigungen verfügt.
So überprüfen Sie dies:

  1. Öffnen Sie das Setup-Modul.
  2. Navigieren Sie zum Bereich App-Registrierung.
  3. Überprüfen Sie den Berechtigungsstatus der App.

Gut gemacht!

Nachdem Sie Ihr SharePoint-Repository erfolgreich erstellt haben, können Sie Metadaten, Inhaltstypen und Dokumentbibliotheken auf der SharePoint-Site veröffentlichen.

Microsoft 365-Gruppe aus SharePoint

Wenn eine SharePoint-Website über Document Central erstellt wird, wird automatisch eine Microsoft 365-Gruppe mit demselben Namen wie die SharePoint-Website generiert. Diese Gruppe ermöglicht es Document Central, Berechtigungen für Benutzer auf der SharePoint-Website zu verwalten.

Beim Aktivieren eines neuen SharePoint-Repositories wird überprüft, ob Document Central-Benutzer Mitglieder der SharePoint-Gruppe sind, und sie werden in der Benutzerliste als synchronisiert markiert. Zusätzlich können Benutzer manuell oder während der Lizensierung aus der Document Central-Benutzerliste hinzugefügt werden.

Fehlerbehebung

Wenn bei der Synchronisierung von Document Central-Benutzern mit der Microsoft 365 SharePoint-Gruppe Fehler auftreten, überprüfe bitte, ob der Sitename im Repository exakt mit dem Namen der SharePoint-Seite übereinstimmt.

Azure Blob Storage Repository einrichten

Azure Blob Storage kann nur online in Azure bereitgestellt werden. Um ein Speicherkonto in Azure zu konfigurieren, ist ein gültiges Abonnement erforderlich.

Um einen neuen Azure Blob Storage-Container zu erstellen, folgen Sie diesen Schritten:

  1. Beginnen Sie in der Rolle Document Central - Administrator.
  2. Klicken Sie auf Einrichtung in der Ribbon-Bar und führen Sie die Aktion Repository aus.
  3. Führen Sie die Aktion Neu in der Ribbon-Bar aus.
  4. Starten Sie den Assistenten mit der Aktion Beginnen.
  5. Geben Sie den Repository-Code ein, indem Sie einen Code im Feld Repository-Code eingeben.
  6. Wählen Sie den Repository-Typ Azure Blob Storage im Feld Repository-Typ und klicken Sie auf Weiter.
  7. Wählen Sie das Abonnement aus, in dem Azure Blob Storage erstellt werden soll, im Feld Abonnement-ID.
  8. Das System überprüft, ob die Unternehmens-App noch existiert. Falls nicht, wird die Unternehmens-App erstellt.
  9. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Neues Speicherkonto erstellen und klicken Sie auf Weiter.
  10. Geben Sie an, ob mehrere Container für das Speicherkonto verwendet werden sollen.
  11. Geben Sie den Container-Namen im Feld Container-Name ein.
  12. Geben Sie an, ob eine vorhandene Ressourcengruppe verwendet oder eine neue erstellt werden soll.
  13. Geben Sie den Namen des Speicherkontos im Feld Speicherkonto-Name ein.
  14. Geben Sie die Region an, in der die Ressource erstellt werden soll, im Feld Region.
  15. Geben Sie die Redundanz an, falls die Ressource redundant erstellt werden soll, im Feld Redundanz.
  16. Geben Sie die Zugriffsebene im Feld Standard-Blob-Zugriffsebene an und klicken Sie auf Weiter.
  17. Nach dem Klicken auf Weiter wird ein Speicherkonto in Azure erstellt. Dies kann einige Sekunden bis einige Minuten dauern. Schließen Sie den Dialog nicht, bis der Vorgang abgeschlossen ist.
  18. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Als aktives Repository festlegen, um dieses Repository aktiv zu machen.
  19. Azure Blob Storage ist nun verbunden und als aktives Repository aktiviert.

Info

Für die Erstellung durch Document Central muss das Azure-Abonnement den Ressourceanbieter "Microsoft.Storage" registriert haben. Um den Ressourceanbieter zu registrieren, navigieren Sie zum Azure-Portal, gehen Sie dann zu Abonnements, wählen Sie das zu verwendende Abonnement aus und gehen Sie zu Ressourceprovider. Suchen Sie nach "Microsoft.Storage" und klicken Sie auf die Schaltfläche Registrieren.

Warning

Ein Speicherkonto mit mehreren Containern wirkt sich auf die Funktionalität der Volltextsuche von Azure Blob Storage aus. Azure Blob Storage muss Azure Cognitive Search nutzen, um die Volltextsuchfunktion verwenden zu können. Um die Volltextsuche nutzen zu können, muss ein Indexer von Azure Cognitive Search einem Container in Azure Blob Storage zugewiesen werden. Durch die Verwendung mehrerer Container werden mehr Indexer benötigt, da jedem Container eigene Indexer zugewiesen werden müssen. Die Anzahl der erstellbaren Indexer ist durch die Stufe der Azure Cognitive Search begrenzt. Die Stufe kann im Azure-Portal geändert werden, dies wirkt sich jedoch auf die Kosten der Azure Cognitive Search aus.

Vorhandenes Azure Blob Storage-Konto verwenden

Wenn ein vorhandenes Speicherkonto verwendet werden soll, müssen die relevanten Informationen zur Verbindung mit dem Speicherkonto manuell eingegeben werden.

Um ein vorhandenes Azure Blob Storage-Konto zu verwenden, folgen Sie diesen Schritten:

  1. Beginnen Sie in der Rolle Document Central - Administrator.
  2. Klicken Sie auf Einrichtung in der Ribbon-Bar und führen Sie die Aktion Repository aus.
  3. Führen Sie die Aktion Neu in der Ribbon-Bar aus.
  4. Starten Sie den Assistenten mit der Aktion Beginnen.
  5. Geben Sie den Repository-Code ein, indem Sie einen Code im Feld Repository-Code eingeben.
  6. Wählen Sie den Repository-Typ Azure Blob Storage im Feld Repository-Typ und klicken Sie auf Weiter.
  7. Wählen Sie das Abonnement aus, in dem Azure Blob Storage erstellt werden soll, im Feld Abonnement-ID.
  8. Das System überprüft, ob die Unternehmens-App noch existiert. Falls nicht, wird die Unternehmens-App erstellt.
  9. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Vorhandenes Speicherkonto verwenden und klicken Sie auf Weiter.
  10. Geben Sie den Namen des vorhandenen Speicherkontos im Feld Speicherkonto-Name ein oder verwenden Sie die (...)-Schaltfläche, um Ihr Speicherkonto auszuwählen.
  11. Geben Sie den Schlüssel im Feld Speicherkonto-Schlüssel ein.
  12. Wenn der Speicherkonto-Name und der Speicherkonto-Schlüssel korrekt sind, wird der Verbindungsstatus als Verbunden angezeigt.
  13. Geben Sie an, ob mehrere Container für das Speicherkonto verwendet werden sollen, und klicken Sie auf Weiter.
  14. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Als aktives Repository festlegen, um dieses Repository aktiv zu machen.
  15. Azure Blob Storage ist nun verbunden und als aktives Repository aktiviert.

Info

Um den Speicherkonto-Schlüssel zu erhalten, navigieren Sie zur Registerkarte Speicherkonten im Azure-Portal und gehen Sie dann zur Registerkarte Zugriffsschlüssel. Dort befinden sich Schlüssel1 und Schlüssel2, die als Speicherkonto-Schlüssel verwendet werden können.

Warning

Das Speicherkonto benötigt Versionierung und Unterstützung für Unveränderbarkeit auf Versionsebene, um ordnungsgemäß mit Document Central zu funktionieren. Es wird empfohlen, das Speicherkonto über Document Central zu erstellen.

Verwendung eines vorhandenen mandantenübergreifenden Azure Blob Storage-Kontos

Wenn ein vorhandenes Azure Blob Storage-Konto aus einem anderen Mandanten verwendet werden soll, müssen die Verbindungsdetails manuell eingegeben werden. Da sich das Speicherkonto in einem anderen Mandanten befindet, kann die Subscription ID nicht eingetragen werden, und Azure Cognitive Search kann nicht aktiviert werden.

So verwenden Sie ein vorhandenes mandantenübergreifendes Azure Blob Storage-Konto:

  1. Starten Sie mit der Rolle Document Central – Administrator.
  2. Klicken Sie in der Menüleiste auf Setup und führen Sie die Aktion Repository aus.
  3. Führen Sie in der Menüleiste die Aktion Neu aus.
  4. Starten Sie den Assistenten mit der Aktion Beginnen.
  5. Geben Sie im Feld Repository-Code einen Code ein.
  6. Wählen Sie im Feld Repository-Typ Azure Blob Storage und klicken Sie auf Weiter.
  7. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Manually add Storage Account und klicken Sie auf Weiter.
  8. Geben Sie den vorhandenen Storage Account Name im entsprechenden Feld ein.
  9. Geben Sie den Storage Account Key ein.
  10. Wenn die Angaben korrekt sind, wird der Verbindungsstatus als Verbunden angezeigt.
  11. Geben Sie an, ob mehrere Container verwendet werden sollen, und klicken Sie auf Weiter.
  12. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Als aktives Repository festlegen, um dieses Repository aktiv zu machen.
  13. Das mandantenübergreifende Azure Blob Storage ist jetzt verbunden und aktiv.

Info

Um den Storage Account Key zu erhalten, öffnen Sie das Speicherkonto im Azure-Portal → Registerkarte Access keys → kopieren Sie key1 oder key2.

Warning

Das Speicherkonto muss Versionierung und Version-Level-Unveränderlichkeit aktiviert haben, um ordnungsgemäß mit Document Central zu funktionieren. Azure Cognitive Search kann bei einer mandantenübergreifenden Konfiguration nicht aktiviert werden.

Datenbank-Repository

Die Datenbankoption sollte nur zu Test- oder Demonstrationszwecken verwendet werden. Alle Dokumente werden direkt in der Datenbank gespeichert, was die Datenbankgröße drastisch erhöhen kann.

Um den Datenbank-Repository-Typ zu erstellen, folgen Sie diesen Schritten:

  1. Beginnen Sie in der Rolle Document Central - Administrator.
  2. Klicken Sie auf Einrichtung in der Ribbon-Bar und führen Sie die Aktion Repository aus.
  3. Führen Sie die Aktion Neu in der Ribbon-Bar aus.
  4. Starten Sie den Assistenten mit der Aktion Beginnen.
  5. Geben Sie den Repository-Code ein, indem Sie einen Code im Feld Repository-Code eingeben.
  6. Wählen Sie den Repository-Typ Datenbank im Feld Repository-Typ und klicken Sie auf Weiter.
  7. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Als aktives Repository festlegen, um dieses Repository aktiv zu machen.
  8. Die Datenbank ist nun als aktives Repository festgelegt.

Warning

Die Dateien und Dokumente werden im BLOB-Feld gespeichert, wenn Datenbank als Repository-Typ ausgewählt ist. Dies kann zu einem starken Wachstum der Datenbank führen.