Einrichtung von Berichten

Berichte können automatisch archiviert werden, wenn sie als PDF erstellt oder gedruckt werden. Es ist auch möglich, Berichte automatisch zu archivieren, wenn ein Prozess, wie z.B. das Buchen, ausgeführt wird. Zusätzlich verwendet Document Central die Dokumentlayout-Funktion auf Kunden- und Lieferantenebene. Diese benutzerdefinierten Layouts können beim Drucken oder Senden des Berichts verwendet werden. Das Dokumentlayout ist typischerweise eine anders strukturierte Version des Dokuments.

Einrichten der Berichterstellungsliste mit automatischer Ausfüllung

Um die Einrichtung von Berichten zu vereinfachen, können bekannte Berichte aus der Berichtsselektion importiert werden.

Um die Berichterstellungsliste aus der Berichtsselektion zu füllen, folgen Sie diesen Schritten:

1. Navigieren Sie über die Rolle Document Central - Administrator.
2. Klicken Sie auf Einrichtung in der Menüleiste und führen Sie die Aktion Bericht aus.
3. Führen Sie die Aktion Berichte aus Berichtsselektion holen in der Menüleiste aus.
4. Die definierten Berichte aus der Berichtsselektion werden hinzugefügt.

Info

Berichte können auch manuell hinzugefügt werden. Die Bericht-ID muss im Feld Bericht ID eingetragen werden.

Einrichten von Inhaltstypen für Berichte

Der Inhaltstyp zum Speichern des Berichts kann für jeden Bericht in der Berichterstellungsliste definiert werden.

Um Inhaltstypen für Berichte zu definieren, folgen Sie diesen Schritten:

1. Navigieren Sie über die Rolle Document Central - Administrator.
2. Klicken Sie auf Einrichtung in der Menüleiste und führen Sie die Aktion Bericht aus.
3. Führen Sie die Aktion Liste bearbeiten in der Menüleiste aus.
4. Wählen Sie den Inhaltstyp im Feld Inhaltstyp für den spezifischen Bericht aus.
5. Die Berichte werden nun mit den definierten Inhaltstypen gespeichert.

Einrichten der Bericht IDs und Berichtslayouts

Um die Listen der Reportauswahl aus Document Central zu füllen, können die Bericht-IDs und die zugehörigen Berichtslayouts importiert werden. Diese Aktionen sind besonders nützlich, wenn neue Berichte hinzugefügt oder bestehende Berichte aktualisiert werden müssen.

Um die Bericht-IDs und Berichtslayouts einzurichten, folgen Sie diesen Schritten:

1. Navigieren Sie durch die Rolle Document Central - Administrator.
2. Klicken Sie in der Ribbon-Bar auf Einrichten und führen Sie die Aktion Bericht aus.

3. Führen Sie in der Menüleiste die Aktion Liste bearbeiten aus.

4. Es werden drei Möglichkeiten angeboten, um die Bericht-IDs und oder Berichtslayouts einzurichten:

   • Bericht-IDs und Layouts aktualisieren: Diese Aktion auf der Seite importiert die Bericht-IDs und die zugehörigen Berichtslayouts, bzw. stellt diese dann vollständig breit, falls sie noch nicht aufgelistet sind.
   • Bericht-IDs aktualisieren: Diese Aktion auf der Seite aktualisiert die Bericht-IDs, wenn sie noch nicht oder nicht vollständig in der Liste vorhanden ist.
   • Bericht-Layouts aktualisieren: Diese Aktion auf dem ListPart, aktualisiert die zur ausgewählten ReportID zugehörigen Berichtslayouts, wenn sie noch nicht in der Liste vorhanden sind.

Einrichten eines Inhaltstyps für ein bestimmtes Berichtslayout

Es kann ein Inhaltstyp für die Archivierung eines bestimmten Berichtslayouts definiert werden.

Falls ihre Reportauswahl nicht eingerichtet ist, können Sie die folgende Anleitung verwenden, um die Reporteinrichtung einzurichten.

Um einen Inhaltstyp für ein bestimmtes Berichtslayout zu definieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Navigieren Sie durch die Rolle Document Central - Administrator.
2. Klicken Sie in der Ribbon-Bar auf Einrichten und führen Sie die Aktion Bericht aus.
3. Führen Sie in der Menüleiste die Aktion Liste bearbeiten aus.
4. Wählen Sie eine Bericht-ID aus.
5. Wählen Sie anschließend den Berichtslayout aus, für den der Inhaltstyp definiert werden soll.
6. Wählen Sie den Inhaltstyp im Feld Inhaltstyp in der Berichtsdefinition für den spezifischen Bericht aus.
7. Die Berichte mit dem spezifischen Berichtslayout werden nun mit den definierten Inhaltstypen archiviert.

Info

Wenn ein Inhaltstyp für einen bestimmten Bericht in der Berichtseinrichtungsdefinition definiert ist, wird dieser Inhaltstyp verwendet. Andernfalls wird entweder der Inhaltstyp aus dem Feld der eigentlichen Berichtseinrichtung verwendet oder, falls dieses leer ist, der Standardwert aus der Dokumentenbibliothek bzw. der Liste.

Einrichten von Inhaltstypen für Barcode-Rückmeldedokumente

In der Berichterstellungsliste können Sie den Inhaltstyp für den Barcode definieren, wenn ein Barcode zu jedem Bericht hinzugefügt wird.

Um den Inhaltstyp für einen Barcode zu definieren, folgen Sie diesen Schritten:

1. Navigieren Sie über die Rolle Document Central - Administrator.
2. Klicken Sie auf Einrichtung in der Menüleiste und führen Sie die Aktion Bericht aus.
3. Führen Sie die Aktion Liste bearbeiten in der Menüleiste aus.
4. Klicken Sie auf die Bericht ID, die mit dem Barcode-Inhaltstyp konfiguriert werden soll.
5. Wählen Sie einen Inhaltstyp im Feld Barcode-Inhaltstyp aus.
6. Der Barcode erhält nun den definierten Inhaltstyp.

Einrichten des Bericht-Dateinamens

Die erstellte Berichtsdatei erhält einen Dateinamen, der über die Berichtsdateinameneinstellung geändert werden kann. Der vollständige Name folgt dem Format: Nr. - Berichtsdateiname - Berichtslayoutcode. Der Berichtsdateiname wird aus den Berichtseinstellungen übernommen, kann aber bei Bedarf ersetzt werden.

Um den Berichtsdateinamen zu ersetzen, folgen Sie diesen Schritten:

1. Navigieren Sie über die Rolle Document Central - Administrator.
2. Klicken Sie auf Einrichtung in der Menüleiste und führen Sie die Aktion Bericht aus.
3. Führen Sie die Aktion Liste bearbeiten in der Menüleiste aus.
4. Geben Sie den Wert des Berichtsdateinamens im Feld Berichtsdateiname an.
5. Der Wert Berichtsdateiname wird nun im vollständigen Namen ersetzt: Nr. - Berichtsdateiname - Berichtslayoutcode

Einrichten von Schatten- und Prioritätsdruck

Der Schattendruck kann für jeden Bericht in der Berichterstellungsliste aktiviert werden. Zusätzlich kann die Priorität der Verarbeitung in der Berichtswarteschlange festgelegt werden.

Um den Schatten- und Prioritätsdruck für Berichte einzurichten, folgen Sie diesen Schritten:

1. Navigieren Sie über die Rolle Document Central - Administrator.
2. Klicken Sie auf Einrichtung in der Menüleiste und führen Sie die Aktion Bericht aus.
3. Führen Sie die Aktion Liste bearbeiten in der Menüleiste aus.
4. Wählen Sie die Option für das Feld Schatten-Druck, wenn der Bericht durch manuelle Ausführung archiviert werden soll.
5. Wählen Sie die Option für das Feld Schatten-Druck durch Prozess, wenn der Bericht durch Prozesse archiviert werden soll.
6. Wählen Sie die Option für das Feld Bericht Priorität, wenn der Bericht mit höherer oder niedrigerer Priorität verarbeitet werden soll.
7. Wählen Sie die Option für das Feld Druck Priorität, wenn der Bericht mit höherer oder niedrigerer Priorität verarbeitet werden soll.
8. Der Schatten- und Prioritätsdruck ist nun für die Berichte eingestellt.

Warning

Es ist wichtig, dass auch ein Ereignis für die Ausführung des Schattendrucks verfügbar ist.

Einrichten von Drucken bei Ereignis

Mit der Funktion Drucken bei Ereignis können Sie einen Bericht über die Document Central-Berichtswarteschlange archivieren, sobald er vom System gedruckt wird. Mit dieser Funktion können Sie jeden Bericht archivieren, ohne den Berichtscode erweitern zu müssen.

Um die Funktion „Drucken bei Ereignis“ zu aktivieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Navigieren Sie durch die Rolle Document Central - Administrator.
2. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf Setup und führen Sie die Aktion Report aus.
3. Führen Sie in der Multifunktionsleiste die Aktion Liste bearbeiten aus.
4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Drucken bei Ereignis für den jeweiligen Bericht.
5. Der Bericht wird nun über die Document Central-Berichtswarteschlange archiviert, sobald er aus dem System gedruckt wird.

Einrichten von Berichtseinstellungen

Für einige Berichte müssen Einstellungen konfiguriert werden. Diese Einstellungen können vordefiniert werden und werden auf den Bericht während Prozessen wie dem Buchen angewendet.

Um die Berichtseinstellungen einzurichten, folgen Sie diesen Schritten:

1. Navigieren Sie über die Rolle Document Central - Administrator.
2. Klicken Sie auf Einrichtung in der Menüleiste und führen Sie die Aktion Bericht aus.
3. Markieren Sie den Bericht und führen Sie die Aktion Berichtseinstellungen festlegen in der Menüleiste aus.
4. Geben Sie die Einstellungen für den Bericht an und klicken Sie auf OK.
5. Die Einstellungen sind nun für den Bericht festgelegt.

Einrichten der Versionierung für einen Bericht

Wenn ein Bericht bereits im Repository hochgeladen ist, werden keine zusätzlichen Kopien des Berichts hochgeladen. Um sicherzustellen, dass jede Ausführung des Berichts über die Berichtswarteschlange in das Repository hochgeladen wird, muss die Versionierung aktiviert werden.

Um die Versionierung für Berichte zu aktivieren, folgen Sie diesen Schritten:

1. Navigieren Sie über die Rolle Document Central - Administrator.
2. Klicken Sie auf Einrichtung in der Menüleiste und führen Sie die Aktion Berichte aus.
3. Führen Sie die Aktion Liste bearbeiten in der Menüleiste aus.
4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Versionierung für den spezifischen Bericht.
5. Die Versionierung ist nun für die Berichte aktiviert.

Einrichten von Briefpapier

Wenn der Bericht ohne Firmenbriefkopf und -fußzeile erstellt wird, ist es möglich, eine Briefpapier-Vorlage hinzuzufügen, bevor das PDF in das Repository hochgeladen wird.

Um ein Briefpapier für einen Bericht hinzuzufügen, folgen Sie diesen Schritten:

1. Navigieren Sie über die Rolle Document Central - Administrator.
2. Klicken Sie auf Einrichtung in der Menüleiste und führen Sie die Aktion Berichte aus.
3. Markieren Sie den Bericht und führen Sie die Aktion PDF-Briefpapier importieren in der Menüleiste aus.
4. Das Kontrollkästchen Briefpapier wird aktiviert, wenn das PDF erfolgreich hochgeladen wurde.

Einrichtung von Reprint On Processing

Der Datensatz muss zum Zeitpunkt der Verarbeitung über die Archiv-Warteschlange vorhanden sein. Es wird nicht empfohlen, diese Einstellung für temporäre Dokumente zu aktivieren. Der PDF-Bericht wird erstellt, sobald die Archiv-Warteschlange die Einträge verarbeitet hat.

So aktivieren Sie „Reprint On Processing“:

1. Navigieren Sie mit der Rolle Document Central - Administrator.
2. Klicken Sie in der Menüleiste auf Einrichtung und führen Sie die Aktion Bericht aus.
3. Führen Sie in der Menüleiste die Aktion Liste bearbeiten aus.
4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Reprint On Processing für den entsprechenden Bericht.
5. Das PDF wird nun über die Archiv-Warteschlange erstellt.

Warnung

Änderungen an Daten wie z. B. dem Firmenlogo oder Stammdaten sollten nicht vorgenommen werden, wenn sich noch nicht verarbeitete Einträge in der Archiv-Warteschlange befinden, für die kein PDF direkt generiert wurde.

Einrichten benutzerdefinierter Berichtslayouts

In Microsoft Business Central Version 18 hat Microsoft die Dokumentlayout-Funktion auf Kunden- und Lieferantenebene hinzugefügt. Diese benutzerdefinierten Layouts können beim Drucken/Senden des Berichts verwendet werden. Das Dokumentlayout ist normalerweise eine anders strukturierte Version des Dokuments.

Um die Verwendung der in den Stammdaten definierten benutzerdefinierten Berichtslayouts für den Schattendruck einzurichten, folgen Sie diesen Schritten:

1. Navigieren Sie über die Rolle Document Central - Administrator.
2. Klicken Sie auf Zuordnung in der Menüleiste und führen Sie die Aktion Mappings aus.
3. Klicken Sie auf den Mapping-Code, der mit dem E-Mail-Mapping konfiguriert werden soll.
4. Navigieren Sie zum Abschnitt Feldzuordnung.
5. Wählen Sie das Feld des Primärschlüssels der Stammdaten (in der Regel Kunde oder Lieferant) und geben Sie den Stammdatentyp im Feld Berichtslayout verwenden von an.
6. Die Berichtslayouts werden nun von der Kunden-/Lieferanten-Nr. verwendet, die im Quellbeleg definiert ist.

Info

Es ist nicht möglich, beide Standardwerte (Kunde/Lieferant) in der Feldzuordnung festzulegen. Beim Drucken des Berichts wird nur das gedruckte Layout in Document Central archiviert. Beim Buchen/Konvertieren eines Dokuments werden alle konfigurierten Dokumentlayouts hinter den jeweiligen Stammdaten (in der Regel Kunde oder Lieferant) in Document Central archiviert.