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Metadaten einrichten

Metadaten repräsentieren die Attribute von Dokumenten und werden Inhaltsarten zugewiesen. Metadaten müssen vor den Inhaltsarten erstellt werden. Document Central unterstützt verschiedene Arten von Metadaten, darunter Text, Integer, Boolean, DateTime, Number und GUID. Der Typ definiert die Eingabeoptionen für die Metadatenwerte.

Metadaten erstellen und veröffentlichen

Metadaten müssen für alle Repository-Typen definiert werden und dienen dazu, relevante Eigenschaften eines Dokuments im Repository zu speichern. Beim Erstellen von Metadaten für SharePoint ist es notwendig, die Metadaten zu veröffentlichen. Für Azure Blob Storage oder Datenbank ist das Veröffentlichen nicht erforderlich, und die Veröffentlichen-Aktion wird nicht sichtbar sein.

Um Metadaten zu erstellen und zu veröffentlichen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Navigieren Sie durch das Document Central - Administrator Rollencenter.
  2. Klicken Sie auf Repository in der Ribbon-Bar und führen Sie die Aktion Metadaten aus.
  3. Geben Sie den Namen der Metadaten ein, indem Sie einen aussagekräftigen Namen im Feld Anzeigename eingeben.
  4. Wählen Sie den Typ der Metadaten.
  5. Führen Sie die Aktion Im Repository veröffentlichen in der Ribbon-Bar aus.
  6. Die Metadaten werden in das Repository übertragen.
  7. Die Metadaten werden als Veröffentlicht markiert, wenn sie erfolgreich übertragen wurden.

Warning

Stellen Sie sicher, dass der richtige Typ von Metadaten ausgewählt ist. Beachten Sie, dass das Veröffentlichen der Metadaten für die Repository-Typen Azure Blob Storage und Datenbank nicht erforderlich ist.

Veröffentlichungsstatus zurücksetzen

Der Veröffentlichungsstatus gibt an, ob Metadaten bereits im Repository veröffentlicht wurden. Das Veröffentlichen von Metadaten ist nur für das SharePoint-Repository erforderlich. In Document Central kann der Veröffentlichungsstatus zurückgesetzt werden, wodurch die Metadaten erneut veröffentlicht werden können. Wenn die Metadaten bereits im Repository existieren, werden sie übersprungen.

Um den Veröffentlichungsstatus für Metadaten zurückzusetzen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Navigieren Sie durch das Document Central - Administrator Rollencenter.
  2. Klicken Sie auf Repository in der Ribbon-Bar und führen Sie die Aktion Metadaten aus.
  3. Markieren Sie die Metadaten, deren Status zurückgesetzt werden soll.
  4. Führen Sie die Aktion Status zurücksetzen in der Ribbon-Bar aus.
  5. Das Kontrollkästchen Veröffentlicht wird zurückgesetzt.

Info

Die Metadaten im Repository werden nicht gelöscht, wenn der Status zurückgesetzt wird. Die Bereinigung muss manuell in SharePoint durchgeführt werden, wenn ein SharePoint-Repository verwendet wird.

Metadaten aus dem Repository aktualisieren

Wenn das SharePoint-Repository verwendet wird und dort bereits Metadaten erstellt wurden, können diese in Document Central geladen werden. Dies kann beispielsweise notwendig sein, wenn eine bestehende Struktur aus SharePoint geladen werden soll.

Um die vorhandenen Metadaten aus dem Repository zu synchronisieren, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Navigieren Sie durch das Document Central - Administrator Rollencenter.
  2. Klicken Sie auf Repository in der Ribbon-Bar und führen Sie die Aktion Metadaten aus.
  3. Führen Sie die Aktion Repository aktualisieren in der Ribbon-Bar aus.
  4. Die Metadaten werden automatisch aus dem Repository geladen und der Metadatenliste hinzugefügt.

Warning

Es werden nur Metadaten geladen, die in den SharePoint-Spalten der Kategorie Document Central hinzugefügt wurden.

Metadaten indexieren

Document Central bietet die Möglichkeit, Metadaten zu indexieren. Indexierte Metadaten werden direkt im Dokumenteintrag gespeichert, zusätzlich zur separaten Metadatentabelle. Dies führt zu erheblichen Performancevorteilen bei der Metadatensuche und ermöglicht es außerdem, Metadatenspalten direkt in der Seitenansicht anzuzeigen.

Important

Nur indexierte Metadaten werden im Datagrid, in der Dokumentensuche und in der Seitenansicht der Dokumenteneinträge angezeigt.

Info

Es können bis zu 25 Metadatenfelder indexiert werden:
- 2 Date Metadatenfelder
- 2 DateTime Metadatenfelder
- 21 weitere Metadatenfelder beliebigen Typs

So indexieren Sie ein Metadatenfeld

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um ein Metadatenfeld zu indexieren:

  1. Navigieren Sie zum Rollen­center „Document Central – Administrator“.
  2. Klicken Sie im Menüband auf Repository und führen Sie die Aktion Metadaten aus.
  3. Wählen Sie das Metadatenfeld, das Sie indexieren möchten, und klicken Sie im Bereich Indexierung auf Vorbereiten für Indexierung.
  4. Sobald der Status auf Warten auf Start wechselt, verwenden Sie die Aktion Starte Indexierung, um das Indexieren zu starten.

Info

Sobald die Indexierung gestartet wurde, können Sie den Fortschritt über die Aktion Zeige/Verstecke Status einsehen.
Sie können mehrere Metadatenfelder gleichzeitig auswählen.
Wenn die Indexierung gestoppt wird, betrifft dies jedoch alle Metadatenfelder, die mit einer Auswahl gestartet wurden.

Indexierte Metadaten löschen

Beim Löschen von Indexen stehen drei Optionen zur Verfügung:

  • Lösche vollen Index
    Entfernt die indexierten Felder aus den Dokumenteinträgen und löscht die Indexkonfiguration aus den Metadaten.

  • Lösche Index und behalte Konfiguration der Metadaten
    Entfernt die indexierten Felder aus den Dokumenteinträgen, behält jedoch die Indexkonfiguration in den Metadaten bei.
    Der Indexierungsstatus wird einfach zurückgesetzt.

  • Behalte Index auf den Dokumenteneinträgen
    Setzt nur den Indexierungsstatus in den Metadaten zurück, behält den Index in den Dokumenteinträgen jedoch bei.
    Diese Option wird empfohlen, wenn die Indexierung erneut ausgeführt werden soll.

So löschen Sie einen Index:

  1. Navigieren Sie zum Rollen­center „Document Central – Administrator“.
  2. Klicken Sie im Menüband auf Repository und führen Sie die Aktion Metadaten aus.
  3. Wählen Sie das Metadatenfeld, dessen Index Sie löschen möchten, und klicken Sie im Bereich Indexierung auf Lösche Index.