Metadaten einrichten
Metadaten repräsentieren die Attribute von Dokumenten und werden Inhaltsarten zugewiesen. Metadaten müssen vor den Inhaltsarten erstellt werden. Document Central unterstützt verschiedene Arten von Metadaten, darunter Text, Integer, Boolean, DateTime, Number und GUID. Der Typ definiert die Eingabeoptionen für die Metadatenwerte.
Metadaten erstellen
Metadaten müssen für alle Repository-Typen definiert werden und dienen dazu, relevante Eigenschaften eines Dokuments im Repository zu speichern.
Um Metadaten zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:
- Navigieren Sie durch das Document Central - Administrator Rollencenter.
- Klicken Sie auf Repository-Einrichtung in der Ribbon-Bar und führen Sie die Aktion Metadaten aus.
- Geben Sie den Namen der Metadaten ein, indem Sie einen aussagekräftigen Namen im Feld Anzeigename eingeben.
- Wählen Sie den Typ der Metadaten.
Warning
Stellen Sie sicher, dass der richtige Typ von Metadaten ausgewählt ist.
Metadaten zu einem Inhaltstyp hinzufügen
Um Metadaten nach dem Erstellen einem Inhaltstyp hinzuzufügen, folgen Sie diesen Schritten:
- Starten Sie im Document Central Administrator-Rollencenter.
- Klicken Sie auf Repository-Einrichtung in der Ribbon-Bar und führen Sie die Aktion Inhaltstyp aus.
- Wählen Sie den Inhaltstyp aus, dem Sie Metadaten hinzufügen möchten. Sie können auch alle Inhaltstypen selektieren.
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Konfiguration und anschließend auf Alle Metadaten hinzufügen.
- Alternativ können Sie in den Inhaltstyp abspringen und im Bereich Metadata das neue Metadatum hinzufügen.
- Das neu erstellte Metadatum wird nun dem Inhaltstyp hinzugefügt.
Info
Damit neu erstellte Metadaten genutzt werden können, müssen sie veröffentlicht werden, wenn Sie SharePoint als Repository verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter SharePoint-Veröffentlichung.
Metadaten indexieren
Document Central bietet die Möglichkeit, Metadaten zu indexieren. Indexierte Metadaten werden direkt im Dokumenteintrag gespeichert, zusätzlich zur separaten Metadatentabelle. Dies führt zu erheblichen Performancevorteilen bei der Metadatensuche und ermöglicht es außerdem, Metadatenspalten direkt in der Seitenansicht anzuzeigen.
Important
Nur indexierte Metadaten werden im Datagrid, in der Dokumentensuche und in der Seitenansicht der Dokumenteneinträge angezeigt.
Info
Es können bis zu 25 Metadatenfelder indexiert werden:
- 2 Date Metadatenfelder
- 2 DateTime Metadatenfelder
- 21 weitere Metadatenfelder beliebigen Typs
So indexieren Sie ein Metadatenfeld
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um ein Metadatenfeld zu indexieren:
- Navigieren Sie zum Rollencenter „Document Central – Administrator“.
- Klicken Sie im Menüband auf Repository-Einrichtung und führen Sie die Aktion Metadaten aus.
- Wählen Sie das Metadatenfeld, das Sie indexieren möchten, und klicken Sie im Bereich Indexierung auf Vorbereiten für Indexierung.
- Sobald der Status auf Warten auf Start wechselt, verwenden Sie die Aktion Starte Indexierung, um das Indexieren zu starten.
Info
Sobald die Indexierung gestartet wurde, können Sie den Fortschritt über die Aktion Zeige/Verstecke Status einsehen.
Sie können mehrere Metadatenfelder gleichzeitig auswählen.
Wenn die Indexierung gestoppt wird, betrifft dies jedoch alle Metadatenfelder, die mit einer Auswahl gestartet wurden.
Indexierte Metadaten löschen
Beim Löschen von Indexen stehen drei Optionen zur Verfügung:
-
Lösche vollen Index
Entfernt die indexierten Felder aus den Dokumenteinträgen und löscht die Indexkonfiguration aus den Metadaten. -
Lösche Index und behalte Konfiguration der Metadaten
Entfernt die indexierten Felder aus den Dokumenteinträgen, behält jedoch die Indexkonfiguration in den Metadaten bei.
Der Indexierungsstatus wird einfach zurückgesetzt. -
Behalte Index auf den Dokumenteneinträgen
Setzt nur den Indexierungsstatus in den Metadaten zurück, behält den Index in den Dokumenteinträgen jedoch bei.
Diese Option wird empfohlen, wenn die Indexierung erneut ausgeführt werden soll.
So löschen Sie einen Index:
- Navigieren Sie zum Rollencenter „Document Central – Administrator“.
- Klicken Sie im Menüband auf Repository-Einrichtung und führen Sie die Aktion Metadaten aus.
- Wählen Sie das Metadatenfeld, dessen Index Sie löschen möchten, und klicken Sie im Bereich Indexierung auf Lösche Index.