Einrichtung von Mappings

Mappings stellen die Datenverbindung zwischen einem Bereich in Business Central, einer Dokumentenbibliothek und den Metadaten dar. Pro Bereich kann nur ein Mapping erstellt werden. Die Definition eines Mappings erfolgt über die Dokumentartendefinition. Sobald ein Mapping erstellt ist, können verschiedene Einstellungen konfiguriert werden, einschließlich solcher, die das Verhalten des FactBox anpassen.

Um ein Mapping zu erstellen und einer Dokumentenbibliothek zuzuweisen, folgen Sie diesen Schritten:

Navigieren Sie zum Document Central - Administrator Rollencenter.
Klicken Sie auf Zuordnung in der Menüleiste und führen Sie die Aktion Mappings aus.
Führen Sie die Aktion Neu in der Menüleiste aus.
Geben Sie den Mapping-Code ein, indem Sie einen Code im Feld Code eingeben.
Geben Sie die Mapping-Beschreibung ein, indem Sie eine Beschreibung im Feld Beschreibung eingeben.
Wählen Sie einen Dokumentbibliothekscode im Feld Dokumentenbibliothekscode aus, um das Mapping mit einer Dokumentenbibliothek zu verknüpfen.
Geben Sie die Tabelle an, indem Sie eine Tabellen-ID/Namen im Feld Tabelle eingeben oder auswählen.
Geben Sie die Seite an, indem Sie eine Seiten-ID/Namen im Feld Seitenkarte eingeben oder auswählen.
Geben Sie die Liste an, indem Sie eine Listen-ID/Namen im Feld Seitenliste eingeben oder auswählen.
Fügen Sie die Quellfeld- und Metadaten-Anzeigename-Zuordnung im Register Feldzuordnung hinzu. Ein Feld aus der definierten Business Central-Tabelle wird als Quellfeld ausgewählt. Die entsprechenden Metadaten aus der Document Central-Einrichtung werden als Metadaten-Anzeigename ausgewählt.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen In Abfrage einbeziehen für das Quellfeld, das für die Abfrage verwendet werden soll. Dies sind normalerweise Sequenznummerfelder in der Tabelle.
Führen Sie die Aktion Dokumentenart festlegen in der Menüleiste aus.
Das Kontrollkästchen Einzigartige Dokumentenart muss aktiviert werden, wenn es in der definierten Tabelle nur eine Dokumentenart gibt. Falls es in der Tabelle mehrere Dokumentarten gibt, muss das Mapping durch ein Tabellenfeld und den spezifischen Wert definiert werden. In den meisten Fällen gibt es ein Dokumentenartfeld, das verwendet werden kann, um den passenden Wert für die Dokumentenart auszuwählen.
Die Erstellung des Mappings ist abgeschlossen.

Alternativmapping einrichten

Es kann Dokumentenarten in Business Central geben, die im Geschäftsprozess archiviert werden. Ein Alternativmapping muss im ursprünglichen Dokumententyp-Mapping eingerichtet werden, um eine Übereinstimmung mit dem archivierten Dokumententyp zu erstellen.

Um ein Alternativmapping im ursprünglichen Dokumententyp-Mapping einzurichten, folgen Sie diesen Schritten:

Navigieren Sie zum Document Central - Administrator Rollencenter.
Klicken Sie auf Zuordnung in der Menüleiste und führen Sie die Aktion Mappings aus.
Klicken Sie auf den Mapping-Code, der mit dem Alternativmapping konfiguriert werden soll.
Wählen Sie einen Mapping-Code im Feld Alternativer Mapping-Code aus, um ein ursprüngliches Mapping mit einem anderen Mapping zu verknüpfen.
Das Alternativmapping ist jetzt eingerichtet.

Warning

Es ist wichtig, dass alle Mappings zuerst erstellt werden. Das Alternativmapping für archivierte Bereiche sollte erst danach durchgeführt werden.

Inhaltstypenliste für die Factbox einrichten

Einstellungen für die Document Central FactBox können auch im Mapping konfiguriert werden. Die FactBox enthält den DropZone-Bereich, kann aber auch die Inhaltstypen und deren Anzahl direkt anzeigen.

Um die Inhaltstypenliste für die Factbox zu aktivieren, folgen Sie diesen Schritten:

Navigieren Sie zum Document Central - Administrator Rollencenter.
Klicken Sie auf Zuordnung in der Menüleiste und führen Sie die Aktion Mappings aus.
Klicken Sie auf den Mapping-Code, der mit dem E-Mail-Mapping konfiguriert werden soll.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Inhaltstyp Auflistung aktivieren.
Die Inhaltstypen werden jetzt für den Mappingbereich aufgelistet.

Info

Die Anzeige von Inhaltstypen ist in der FactBox auf 10 Inhaltstypen begrenzt.

Dateiname beim Hochladen festlegen

Dokumente können über die Document Central FactBox gespeichert werden. Standardmäßig wird der Dateiname aus dem Dokument übernommen, er kann jedoch während des Ablagevorgangs manuell festgelegt werden.

Um den Dateinamen beim Hochladen festzulegen, folgen Sie diesen Schritten:

Navigieren Sie zum Document Central - Administrator Rollencenter.
Klicken Sie auf Zuordnung in der Menüleiste und führen Sie die Aktion Mappings aus.
Klicken Sie auf den Mapping-Code, der mit dem E-Mail-Mapping konfiguriert werden soll.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dateiname beim Hochladen festlegen.
Der Dateiname kann jetzt beim Hochladen festgelegt werden.

Erzwingen von Metadatenvorlagen einrichten

Wenn Metadatenvorlagen in der Metadatenverwaltung eingerichtet wurden, können vordefinierte Werte obligatorisch gemacht werden. In diesem Fall ist es nicht mehr möglich, die Vorlagen mit benutzerdefinierten Werten zu überschreiben.

Um Metadatenvorlagen zu erzwingen, folgen Sie diesen Schritten:

Navigieren Sie zum Document Central - Administrator Rollencenter.
Klicken Sie auf Zuordnung in der Menüleiste und führen Sie die Aktion Mappings aus.
Klicken Sie auf den Mapping-Code, der mit dem E-Mail-Mapping konfiguriert werden soll.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Metadatenvorlagen erzwingen.
Die Metadatenvorlagen können nicht mehr überschrieben werden.

Dokumentengruppierung einrichten

Um Dokumente in einer Gruppe zusammenzufassen, verwenden Sie die Funktion Dokumentengruppierung. Die Dokumentengruppierung ermöglicht es Ihnen, Gruppen-IDs zu erstellen, die verwandten Dokumenten zugewiesen werden können.

Um die Gruppierung von Dokumenten zu aktivieren, folgen Sie diesen Schritten:

Navigieren Sie zum Document Central - Administrator Rollencenter.
Klicken Sie auf Zuordnung in der Menüleiste und führen Sie die Aktion Mappings aus.
Klicken Sie auf den Mapping-Code, der mit dem E-Mail-Mapping konfiguriert werden soll.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Gruppierung aktivieren.
Geben Sie die Nummernserie für die Dokumentengruppierung im Feld Nummernserie für Dokumentengruppierung ein.
Die Dokumentengruppierung ist jetzt für den Mappingbereich aktiviert.

Dokumentenbeziehung für Mappings einrichten

Eine Dokumentenbeziehung in Document Central ist generell aktiviert. Diese Beziehung kann für jedes Mapping aktiviert oder deaktiviert werden. Die umgekehrte Dokumentenbeziehung kann ebenfalls ein- oder ausgeschaltet werden.

Um die Dokumentenbeziehung für Mappings zu aktivieren, folgen Sie diesen Schritten:

Navigieren Sie zum Document Central - Administrator Rollencenter.
Klicken Sie auf Zuordnung in der Menüleiste und führen Sie die Aktion Mappings aus.
Klicken Sie auf den Mapping-Code, der mit dem E-Mail-Mapping konfiguriert werden soll.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dokumentenbeziehung aktivieren, um die normale Dokumentenbeziehung zu aktivieren.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Umgekehrte Dokumentenbeziehung verbieten, um die umgekehrte Dokumentenbeziehung zu verbieten.
Die Dokumentenbeziehung ist jetzt aktiv, und die umgekehrte Dokumentenbeziehung ist jetzt deaktiviert.

Info

Die umgekehrte Dokumentenbeziehung muss auch in der Moduleinrichtung aktiviert werden. Sie sollte nur für spezielle Anwendungsfälle aktiviert werden.

E-Mail-Mapping einrichten

Relevante E-Mail-Informationen können automatisch aus Outlook als Metadaten übertragen werden, wenn E-Mails aus Outlook in das Document Central per Drag & Drop gespeichert werden. Dies umfasst die E-Mail-Adressen und den Betreff.

Um das E-Mail-Mapping zu erstellen, folgen Sie diesen Schritten:

Navigieren Sie zum Document Central - Administrator Rollencenter.
Klicken Sie auf Zuordnung in der Menüleiste und führen Sie die Aktion E-Mail-Mapping aus.
Geben Sie den E-Mail-Mapping-Code ein, indem Sie einen Code im Feld Code eingeben.
Wählen Sie den Inhaltstyp im Feld Inhaltstypname aus.
Wählen Sie die Metadaten für den Absendernamen im Feld Absenderfeld aus.
Wählen Sie die Metadaten für die Absender-E-Mail im Feld Absender-E-Mail-Feld aus.
Wählen Sie die Metadaten für die Empfänger im Feld Empfängerfeld aus.
Wählen Sie die Metadaten für die Informationen im Feld CC-Feld aus.
Wählen Sie die Metadaten für den Betreff im Feld Betreff-Feld aus.
Das E-Mail-Mapping ist jetzt eingerichtet.

E-Mail-Mapping zuweisen

Ein erstelltes E-Mail-Mapping kann weiteren Mappings zugewiesen werden.

Um das E-Mail-Mapping zuzuweisen, folgen Sie diesen Schritten:

Navigieren Sie zum Document Central - Administrator Rollencenter.
Klicken Sie auf Zuordnung in der Menüleiste und führen Sie die Aktion Mappings aus.
Klicken Sie auf den Mapping-Code, der mit dem E-Mail-Mapping konfiguriert werden soll.
Wählen Sie das erstellte E-Mail-Mapping im Feld E-Mail-Mapping-Code aus.
Die E-Mail-Mapping-Metadaten werden automatisch für dieses Mapping gespeichert, falls eine E-Mail per Drag & Drop eingefügt wird.

Quickdrop einrichten

Der Quickdrop ist ein spezieller Bereich in der Document Central FactBox. Wenn Quickdrop aktiviert ist, werden bis zu drei zusätzliche Speicherbereiche sichtbar, sodass Dokumente schnell gespeichert werden können, ohne einen Inhaltstyp oder Metadaten zu definieren.

Um den Quickdrop zu aktivieren, folgen Sie diesen Schritten:

Navigieren Sie zum Document Central - Administrator Rollencenter.
Klicken Sie auf Zuordnung in der Menüleiste und führen Sie die Aktion Mappings aus.
Klicken Sie auf den Mapping-Code, der mit dem E-Mail-Mapping konfiguriert werden soll.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Quickdrop aktivieren.
Wählen Sie einen Inhaltstyp im Feld Inhaltstyp 1 aus, um den ersten Inhaltstyp zu definieren.
Wählen Sie einen Inhaltstyp im Feld Inhaltstyp 2 aus, um den zweiten Inhaltstyp zu definieren.
Wählen Sie einen Inhaltstyp im Feld Inhaltstyp 3 aus, um den dritten Inhaltstyp zu definieren.
Der Quickdrop ist jetzt für den Mappingbereich aktiv.

E-Mail-Begleitdokumente einrichten

Dokumente können über die Document Central FactBox gespeichert werden. Sie können ein Kontrollkästchen aktivieren, um ein Dokument als E-Mail-Begleitdokument zu kennzeichnen. Dieser Wert kann in der Document Central for Dispatch-Erweiterung verwendet werden, um Dokumente zu filtern, die nur als E-Mail-Anhänge relevant sind.

Um E-Mail-Begleitdokumente zu aktivieren, folgen Sie diesen Schritten:

Navigieren Sie zum Document Central - Administrator Rollencenter.
Klicken Sie auf Zuordnung in der Menüleiste und führen Sie die Aktion Mappings aus.
Klicken Sie auf den Mapping-Code, der mit dem E-Mail-Mapping konfiguriert werden soll.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Begleitdokumente aktivieren.
Wählen Sie ein Metadatum im Feld Metadaten für E-Mail-Begleitdokumente aus.
Das Kontrollkästchen für E-Mail-Begleitdokumente ist jetzt für den Mappingbereich aktiv.

Note

Das Metadatum sollte vom Typ Boolean sein. Das Feld Begleitdokumente beschränken auf ermöglicht es, das Kontrollkästchen für eine definierte Gruppe von Benutzern sichtbar zu machen.

Portaldokumente einrichten

Dokumente können über die Document Central FactBox gespeichert werden. Sie können ein Kontrollkästchen aktivieren, um ein Dokument als Portal-Begleitdokument zu kennzeichnen. Dieser Wert kann in der Document Central for Portals-Erweiterung verwendet werden, um Dokumente zu filtern, die nur als Portal-Download relevant sind.

Um Portal-Begleitdokumente zu aktivieren, folgen Sie diesen Schritten:

Navigieren Sie zum Document Central - Administrator Rollencenter.
Klicken Sie auf Zuordnung in der Menüleiste und führen Sie die Aktion Mappings aus.
Klicken Sie auf den Mapping-Code, der mit dem E-Mail-Mapping konfiguriert werden soll.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Portal-Begleitdokumente aktivieren.
Wählen Sie ein Metadatum im Feld Metadaten für Portal-Begleitdokumente aus.
Das Kontrollkästchen für Portal-Begleitdokumente ist jetzt für den Mappingbereich aktiv.

Note

Das Metadatum sollte vom Typ Boolean sein. Das Feld Portal-Begleitdokumente beschränken auf ermöglicht es, das Kontrollkästchen für eine definierte Gruppe von Benutzern sichtbar zu machen.

Barcode FactBox einrichten

Um beliebige Barcode-Etiketten drucken zu können, müssen in den Mappings Einstellungen und Felder eingerichtet und aktiviert werden.

Um die Barcode FactBox zu aktivieren, folgen Sie diesen Schritten:

Navigieren Sie zum Document Central - Administrator Rollencenter.
Klicken Sie auf Zuordnung in der Menüleiste und führen Sie die Aktion Mappings aus.
Klicken Sie auf den Mapping-Code, der mit dem E-Mail-Mapping konfiguriert werden soll.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Barcode FactBox aktivieren.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Barcode-Etikettendruck aktivieren.
Geben Sie die Nummernserie für den Barcode im Feld Barcode-Nr. Serie ein.
Geben Sie den Barcode-Typ im Feld Barcode-Typ ein.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Immer neuen Barcode erstellen, wenn bei jedem Druck eine andere Barcode-ID verwendet werden soll.
Die Barcode FactBox ist jetzt sichtbar, und Sie können Barcode-Etiketten mithilfe einer Aktion in der FactBox drucken.

Barcode-Erstellung beim Buchen einrichten

Wenn die Barcode FactBox aktiviert wurde, können Barcode-Einträge automatisch generiert werden, wenn ein Dokument gebucht oder konvertiert wird.

Um die Barcode-Erstellung beim Buchen zu aktivieren, folgen Sie diesen Schritten:

Navigieren Sie zum Document Central - Administrator Rollencenter.
Klicken Sie auf Zuordnung in der Menüleiste und führen Sie die Aktion Mappings aus.
Klicken Sie auf den Mapping-Code, der mit dem E-Mail-Mapping konfiguriert werden soll.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Barcode-Erstellung beim Buchen aktivieren.
Geben Sie den Barcode-Inhaltstyp im Feld Barcode-Inhaltstyp beim Buchen ein.
Die Barcode-Erstellung beim Buchen ist jetzt aktiviert.

Einrichtung von Metadaten in der Zuordnung

Wenn ein Dokument in Document Central hochgeladen wird, können Metadaten während des Uploads automatisch zugewiesen werden. Dies geschieht durch die Erstellung von Feldzuordnungen. Dabei wird ein Quellfeld aus der zugehörigen Tabelle einem Metadatenfeld zugeordnet, sodass der Wert des Quellfeldes in das Metadatum geschrieben wird.

Um Metadaten in der Zuordnung zu konfigurieren, folgen Sie diesen Schritten:

Navigieren Sie zum Document Central – Administrator Rollencenter.
Klicken Sie im Menüband auf Zuordnung und führen Sie die Aktion Zuordnungen aus.
Wählen Sie den Zuordnungs Code, der konfiguriert werden soll und klicken sie auf Bearbeiten.
Navigieren Sie zu der eingebundenen Liste Feldzuordnung.
Erstellen Sie einen neuen Eintrag und geben Sie das Quellfeld an, dessen Wert in das Metadatum geschrieben werden soll.
Wählen Sie das Metadatenfeld (über den Anzeigenamen), in dem der Wert gespeichert wird.

Info

Diese Konfiguration kann auch über die Dynamische Zuordnung erfolgen. In diesem Fall wird der Wert nicht aus einem Tabellenfeld, sondern über eine Datenzuordnung bereitgestellt.

Include in Query Metadata

Die Option In Abfrage hinzufügen ist ein spezielles Kennzeichen, das sicherstellt, dass das Metadatum in die Dokumentnummer des Dokumenteintrags aufgenommen wird. Dadurch wird das hochgeladene Dokument in einem bestimmten Bereich eindeutig.

Beispiel: Die Dokumentnummer für Gebuchte Verkaufsrechnungen ist in der Regel die Rechnungsnr., da sie der Primärschlüssel der zugehörigen Tabelle ist. Mit dieser Konfiguration werden die hochgeladenen Dokumente pro Datensatz gespeichert, sodass Anzeige und Versionierung möglich sind. In diesem Fall wäre die Dokumentnummer der Wert aus der Rechnungsnr. der gebuchten Verkaufsrechnungen.

Um "In Abfrage hinzufügen" zu aktivieren, folgen Sie diesen Schritten:

Navigieren Sie zum Document Central – Administrator Rollencenter.
Klicken Sie im Menüband auf Zuordnung und führen Sie die Aktion Zuordnungen aus.
Wählen Sie den Zuordnungs Code, der konfiguriert werden soll.
Navigieren Sie zu der eingebundenen Liste Feldzuordnung.
Erstellen Sie einen neuen Eintrag oder wählen Sie einen bestehenden aus.
Aktivieren Sie das Feld In Abfrage hinzufügen.

Info

Es können auch zwei In Abfrage hinzufügen Felder definiert werden. In diesem Fall wird die Dokumentnummer mit einem Komma getrennt.
Beispiel: In der Projektaufgaben Tabelle können sowohl die Aufgabennr. als auch die Projektnr. als In Abfrage hinzufügen Felder definiert werden. Die resultierende Dokumentnummer sieht dann z.B. so aus: "1000","PJ1000".

Mit der In Abfrage hinzufügen Sequenz wird festgelegt, welcher Wert zuerst und welcher danach in der Dokumentnummer erscheint. Der kleinste Sequenzwert wird zuerst gesetzt.

Warning

Das Feld Document No. kann nur 20 Zeichen speichern. Dies kann bei langen Dokumentnummern zu Problemen führen.
Wenn Probleme auftreten, wenden Sie sich bitte an den Simova Support. Eine Lösung für diese Einschränkung wird derzeit evaluiert.