Einrichten der Dossier-Ansicht

Die Aktenansicht ist eine Funktion in Document Central, die die Ladezeit der Document Central Factbox verbessert. Dies wird erreicht, indem für Seiten mit einer großen Anzahl von Dokumenten eine direkte Verbindung zwischen den Stammdaten und den Document Central Documents hergestellt wird.

Die Dossier-Ansicht funktioniert, indem die Stammdaten über ein benutzerdefiniertes Feld mit den Document Central Documents verknüpft werden. Dieses benutzerdefinierte Feld wird in den Feldzuordnungen im Abschnitt "Zuordnung" von Document Central definiert. Das benutzerdefinierte Feld kann mit einem Metadatenfeld verknüpft werden, wodurch der Metadatenwert in das angegebene benutzerdefinierte Feld geschrieben werden kann.

Wenn z. B. die Zuordnung, die die "Kunden-Nr." enthält, als benutzerdefiniertes Feld 1 ausgewählt wird, wird die "Kunden-Nr." in das benutzerdefinierte Feld 1 des Document Central-Dokuments geschrieben. Wenn dann die Dossier-Ansicht für das Kunden-Mapping mit benutzerdefiniertes Feld 1 aktiviert ist, wird benutzerdefiniertes Feld 1 verwendet, um Dokumente in der Document Central Factbox zu filtern, wodurch die Ladezeiten beim Öffnen der Kundenseite deutlich verbessert werden.

Warning

Durch Aktivieren der Aktenansicht werden die folgenden Document Central-Funktionen für die zugehörige Zuordnung deaktiviert:
- Suche basierend auf Dokumentenbeziehungen
- Zusätzliche Suche
- Hintergrundaktualisierung der Factbox

Beim Upgrade von einer Version, die nicht über die Funktion "Dossieransicht" verfügte, sind die folgenden Schritte erforderlich, um sicherzustellen, dass die richtigen Dokumente in der Factbox angezeigt werden

Erstellen eines Metadatenfelds für die Dossieransicht

Gehen Sie folgendermaßen vor, um ein Metadatenfeld für die Aktenansicht zu erstellen:

Navigieren Sie zum Rollencenter Document Central - Administrator.
Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf Mapping und wählen Sie die Aktion Mappings aus.
Wählen Sie den gewünschten Mapping-Code aus.
Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Feldzuordnung.
Wählen Sie die gewünschte Feldzuordnung aus, in der die Dossieransicht hinzugefügt werden soll.
Wählen Sie im Feld Dossieransicht eine der fünf verfügbaren Optionen aus.
Es wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie gefragt werden, ob Sie das ausgewählte benutzerdefinierte Feld für die Dossieransicht auf alle Zuordnungen anwenden möchten, die dieselben Metadaten verwenden. Bestätigen Sie bei Bedarf.

Synchronisieren vorhandener Dokumente mit Werten der Dossier-Ansicht (spezifisches Mapping)

Gehen Sie folgendermaßen vor, um vorhandene Dokumente mit den Werten der Aktenansicht für ein bestimmtes Mapping zu synchronisieren:

Navigieren Sie zum Rollencenter Document Central - Administrator.
Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf Zuordnungen und wählen Sie die Aktion Zuordnungen aus.
Wählen Sie den gewünschten Mapping-Code aus.
Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf die Aktion Werte für Dossieransichten synchronisieren.
Bestätigen Sie den Dialog, in dem Sie gefragt werden, ob Sie die Werte der Dossier-Ansicht synchronisieren möchten.
Bestätigen Sie nicht den Dialog, in dem Sie gefragt werden, ob die Synchronisation für alle Mappings durchgeführt werden soll.

Synchronisieren vorhandener Dokumente mit Werten der Aktenansicht (Alle Mappings)

Um vorhandene Dokumente mit den Werten der Dossier-Ansicht für alle Zuordnungen zu synchronisieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

Navigieren Sie zum Rollencenter Document Central - Administrator.
Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf Zuordnungen und wählen Sie die Aktion Zuordnungen aus.
Wählen Sie den gewünschten Mapping-Code aus.
Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf die Aktion Werte für Dossieransichten synchronisieren.
Bestätigen Sie den Dialog, in dem Sie gefragt werden, ob Sie die Werte der Dossier-Ansicht synchronisieren möchten.
Bestätigen Sie den Dialog, in dem Sie gefragt werden, ob die Synchronisation für alle Mappings durchgeführt werden soll.

Aktivieren der Aktenansicht

Gehen Sie folgendermaßen vor, um die Dossier-Ansicht zu aktivieren:

Navigieren Sie zum Rollencenter Document Central - Administrator.
Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf Mapping und wählen Sie die Aktion Mappings aus.
Wählen Sie den gewünschten Mapping-Code aus.
Aktivieren Sie die Dossier-Ansicht in der Einstellungsgruppe Document Central Factbox.
Klicke auf die Zahl (Anzahl) in Konfigurierte Dosser Felder, um die Dossier Konfigurations Liste zu öffnen.
Wähle in der Spalte Dossier Suchfeld das benutzerdefinierte Feld, das den erforderlichen Metadaten zugeordnet ist.

Info

Wenn die Zuordung zwei In Abfrage Hinzufügen Felder enthält, müssen beide Metadatenfelder in der Dossier Konfigurations Liste zugeordnet werden. Andernfalls gibt der Dossier Ansichts Filter nicht die erwarteten Dokumente zurück.

Aktivieren der zusätzlichen dedizierten Dossier-Suche

Die zusätzliche dedizierte Dossier Suche ermöglicht es, eine Dossier Suche auf einen einzelnen Metadatenwert einzugrenzen, wenn eine Zuordnung mehrere In Abrage Hinzufügen Felder nutzt. Standardmäßig filtert eine Dossier Ansicht auf allen konfigurierten benutzerdefinierten Dossier Feldern. Das bedeutet, dass ein Dokument alle beteiligten Metadatenwerte enthalten muss, um angezeigt zu werden. Mit dieser Option kann zusätzlich gezielt nach dem ausgewählten Metadatenwert gesucht werden, um eine fokussiertere Ergebnisliste zu erhalten.

Info

Verfügbar nur für Zuordnungen mit mehreren In Abrage Hinzufügen Feldern.
Dokumente aus derselben Dokumentbibliothek der aktuellen Zuordnung werden ausgeschlossen. Es werden nur Dokumente aus anderen Zuordnungen berücksichtigt.
Beide Metadatenfelder müssen weiterhin in der Dossier Konfigurationsliste zugeordnet sein, damit die Dossier Ansicht korrekt arbeitet.

So aktivieren Sie die zusätzliche dedizierte Dossier Suche:

Navigieren Sie zum Rollencenter Document Central - Administrator.
Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf Mapping und wählen Sie Mappings.
Wählen Sie den gewünschten Mapping-Code.
Stellen Sie sicher, dass die Dossier Ansicht in der Einstellungsgruppe Document Central Factbox aktiviert ist.
Öffnen Sie die Dossier Konfigurationsliste, indem Sie auf die Anzahl in Konfigurierte Dossier Felder klicken.
Aktivieren Sie Zusätzliche dedizierte Dossier Suche für den entsprechenden Eintrag.