Einrichten von Dokumenterinnerungen

Dokumenterinnerungen ermöglichen automatisierte Benachrichtigungen für wichtige Dokumentaktionen oder Fristen, um sicherzustellen, dass Benutzer rechtzeitig über dokumentbezogene Aufgaben informiert sind. Diese Funktion ermöglicht es Administratoren, einen Erinnerungskatalog zu erstellen und E-Mail-Vorlagen zu konfigurieren, um die notwendigen Benachrichtigungen zu versenden.

Erinnerungskatalog

Der Erinnerungskatalog bildet die Grundlage für das Dokumenterinnerungssystem, da er die Erinnerungen organisiert und verwaltet. Befolgen Sie die folgenden Schritte, um den Erinnerungskatalog zu erstellen und zu konfigurieren.

Schritte zum Erstellen eines Erinnerungskatalogs:

Navigieren Sie zu Document Central - Erinnerungskatalog.
Klicken Sie auf Neu, um einen neuen Katalog zu erstellen.
Definieren Sie den Erinnerungskatalog:
- Code: Geben Sie einen beschreibenden Namen für die Erinnerung ein (z.B. "Zahlung").
- Beschreibung: Geben Sie eine kurze Beschreibung an, um den Zweck der Erinnerung zu identifizieren.
- Optional: Deaktivieren: Legt fest, ob der Katalog momentan nutzbar ist.
Definieren Sie die Erinnerungskatalogzeilen:
- Beschreibung: Geben Sie eine Beschreibung für die Erinnerung ein (z.B. "Dringend").

Info

Die Erinnerungskatalogzeilen sind die eigentlichen Erinnerungsbeschreibungen, die versendet werden.

Jedes Feld einer bestimmten und bereits erstellten Erinnerungskatalogzeile kann bearbeitet werden.

Es ist möglich, mehrere Erinnerungszeilen für einen einzelnen Katalog zu haben.

Tipps:

Benennungskonventionen: Verwenden Sie klare und beschreibende Namen, um Verwirrung zu vermeiden, insbesondere wenn es mehrere Erinnerungen gibt.

Konfiguration von Erinnerungsvorlagen für E-Mails

Erinnerungs-E-Mail-Vorlagen ermöglichen eine individuelle Gestaltung der Nachrichten in den Erinnerungs-E-Mails und geben den Benutzern spezifische Informationen zu ihren dokumentbezogenen Aufgaben.

Schritte zum Einrichten von E-Mail-Vorlagen:

Navigieren Sie zu Document Central - E-Mail-Erinnerungsvorlagen.
Wählen Sie eine der beiden möglichen Vorlagen aus:
- Erstellt: Diese Vorlage wird für einmalige Erinnerungen verwendet.
- Wiederkehrend: Diese Vorlage wird für wiederkehrende Erinnerungen verwendet, wenn sie in der Erinnerungskonfiguration aktiviert ist.
Definieren Sie den Vorlageninhalt:
Betreffzeile: Geben Sie eine klare Betreffzeile ein, die den Zweck der Erinnerung widerspiegelt (z.B. "Bevorstehendes Dokumentfälligkeitsdatum - Wiederkehrend").
Nachrichtentext:
- Verwenden Sie die bereitgestellten statischen Platzhalter:
  - %1: Der Name des Erinnerungsempfängers.
  - %2: Informationen zur Erinnerung in folgender Form:
    - o Dateiname: 103250 - Rechnung - 2024-08-16.pdf
    - o Beschreibung: ABC
    - o Dokumentennummer: 103222
    - o Erinnerungsdatum: 14.11.24 09:12 Uhr
  - %3: Der Link zur Erinnerung, die gesendet wurde.

Info

Optional: Die Aktion "Standardvorlagen hinzufügen" ermöglicht das automatische Einfügen einer Standardvorlagen für die Erinnerungsemails, schon mit den Platzhaltern gefüllt.

Alternativ kann eine Vorlage im .htm-Format über die Aktion "Importieren" hochgeladen werden, und die gespeicherte Vorlage kann auch exportiert werden.

Zusätzliche Einstellung: Erinnerungsüberprüfung

Im Abschnitt Erinnerungseinstellungen des Modul-Setups haben Administratoren die Möglichkeit, eine Funktion zu aktivieren, die eine Vorabgenehmigung erfordert, bevor Erinnerungen überhaupt verschickt werden. Dies ist die sogenannte Erinnerungsüberprüfung. Diese Mahnungen müssen von einem Administrator von Document Central entweder genehmigt oder abgelehnt werden und können anschließend sogar vom Ersteller der Erinnerung erneut eingereicht werden. Diese Mahnungen müssen dann auf der Seite Document Central - Erinnerungsüberprüfung verwaltet werden.