Einrichten von Dokumentbibliotheken
Dokumentbibliotheken repräsentieren den Speicherort von Dokumenten. Inhaltstypen werden zu Dokumentbibliotheken hinzugefügt. Dokumente können dann mit den verfügbaren Inhaltstypen in der Dokumentbibliothek gespeichert werden. Dokumentbibliotheken können mehrfach für verschiedene Bereiche verwendet werden. Es wird jedoch empfohlen, für jeden Bereich eine separate Dokumentbibliothek zu erstellen.
Dokumentbibliothek erstellen und veröffentlichen
Dokumentbibliotheken müssen für alle Repository-Typen definiert werden und werden verwendet, um die Dokumente zu speichern. Beim Erstellen von Dokumentbibliotheken für SharePoint ist es notwendig, diese zu veröffentlichen. Für Azure Blob Storage oder Datenbank ist das Veröffentlichen nicht erforderlich, und die Veröffentlichen-Aktion wird nicht sichtbar sein.
Um eine Dokumentbibliothek zu erstellen und zu veröffentlichen, folgen Sie diesen Schritten:
- Navigieren Sie durch das Document Central - Administrator Rollencenter.
- Klicken Sie auf Repository in der Ribbon-Bar und führen Sie die Aktion Dokumentbibliotheken aus.
- Führen Sie die Aktion Neu in der Ribbon-Bar aus.
- Geben Sie den Code der Dokumentbibliothek ein, indem Sie einen Code im Feld Code eingeben.
- Wählen Sie einen Standardinhaltstyp im Feld Standardinhaltstyp aus.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zyklus aktivieren.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Versionierung.
- Fügen Sie der Liste Inhaltstypen weitere Inhaltstypen hinzu.
- Führen Sie die Aktion Im Repository veröffentlichen in der Ribbon-Bar aus.
- Die Dokumentbibliothek und die zugewiesenen Inhaltstypen werden in das Repository übertragen.
- Die Dokumentbibliothek und die zugewiesenen Inhaltstypen werden als Veröffentlicht markiert, wenn sie erfolgreich übertragen wurden.
Veröffentlichungsstatus zurücksetzen
Einige Einstellungen können für eine Dokumentbibliothek im veröffentlichten Zustand nicht angepasst werden. Außerdem ist es manchmal notwendig, eine Dokumentbibliothek erneut zu veröffentlichen. Das Zurücksetzen des Veröffentlichungsstatus hilft in diesem Fall. Die folgenden Schritte müssen abgeschlossen werden, um den Veröffentlichungsstatus für eine Dokumentbibliothek und die zugewiesenen Inhaltstypen zurückzusetzen. Das Veröffentlichen von Inhaltstypen ist nur für das SharePoint-Repository erforderlich. In Document Central kann der Status "Veröffentlicht" zurückgesetzt werden, sodass die Dokumentbibliothek erneut veröffentlicht werden kann. Wenn die Dokumentbibliothek bereits im Repository existiert, wird sie übersprungen.
Um den Veröffentlichungsstatus für eine Dokumentbibliothek zurückzusetzen, folgen Sie diesen Schritten:
- Navigieren Sie durch das Document Central - Administrator Rollencenter.
- Klicken Sie auf Repository in der Ribbon-Bar und führen Sie die Aktion Dokumentbibliotheken aus.
- Markieren Sie die Dokumentbibliothek, die zurückgesetzt werden soll, in der Liste Dokumentbibliotheken.
- Führen Sie die Aktion Status zurücksetzen in der Ribbon-Bar aus.
- Das Kontrollkästchen "Veröffentlicht" wird für die Dokumentbibliothek und den zugewiesenen Inhaltstyp zurückgesetzt.
Info
Die Dokumentbibliothek und die Inhaltstypen werden im Repository nicht gelöscht, wenn der Status zurückgesetzt wird.
Dokumentbibliothek löschen
Wenn eine Dokumentbibliothek vollständig gelöscht werden muss, ist es möglich, die Dokumentbibliothek aus Document Central für den SharePoint-Repository-Typ zu löschen.
Um eine Dokumentbibliothek zu löschen, folgen Sie diesen Schritten:
- Navigieren Sie durch das Document Central - Administrator Rollencenter.
- Klicken Sie auf Repository in der Ribbon-Bar und führen Sie die Aktion Dokumentbibliotheken aus.
- Markieren Sie die Dokumentbibliothek, die gelöscht werden soll, in der Liste Dokumentbibliotheken.
- Führen Sie die Aktion Alle Daten aus Repository löschen in der Ribbon-Bar aus.
- Es erscheint eine Meldung, die fragt, ob Sie wirklich alle Daten in der Dokumentbibliothek löschen möchten. Dadurch werden auch alle zugehörigen Einträge zu dieser Dokumentbibliothek im Dokumenteneintrag gelöscht. Klicken Sie auf Ja.
- Die Dokumentbibliothek wird aus dem Repository gelöscht und die Dokumenteneinträge werden aus dem Dokumenteneintrag gelöscht. Das Kontrollkästchen "Veröffentlicht" wird für die Dokumentbibliothek und den zugewiesenen Inhaltstyp zurückgesetzt.
Info
Die Dokumentbibliothek bleibt in der Einrichtung bestehen. Der Dokumentbibliothekseintrag kann mit der Standardlöschaktion von Business Central gelöscht werden.
Dokumentbibliothek aus dem Repository aktualisieren
Wenn das SharePoint-Repository verwendet wird und dort bereits Dokumentbibliotheken erstellt wurden, können diese in Document Central geladen werden. Dies kann beispielsweise notwendig sein, wenn Sie eine bestehende Struktur aus SharePoint laden möchten.
Um die vorhandenen Inhaltstypen aus dem Repository zu synchronisieren, folgen Sie diesen Schritten:
- Navigieren Sie durch das Document Central - Administrator Rollencenter.
- Klicken Sie auf Repository in der Ribbon-Bar und führen Sie die Aktion Dokumentbibliotheken aus.
- Führen Sie die Aktion Repository aktualisieren in der Ribbon-Bar aus.
- Der Inhaltstyp wird automatisch aus dem Repository geladen und der Inhaltstypliste hinzugefügt.
Warning
Es werden nur Inhaltstypen geladen, die in den SharePoint-Spalten der Kategorie Document Central hinzugefügt wurden.
Einrichtung von einem Index
SharePoint hat eine Begrenzung von 5000 Elementen in der Listenansicht. Um diese Begrenzung zu umgehen, sollte ein Index für das Feld In Abfrage einbeziehen aus der zugewiesenen Zuordnung gesetzt werden. Document Central bietet eine Aktion, um den Index automatisch in der Dokumentbibliothek zu setzen.
Um Metadaten zum Index einer Dokumentbibliothek hinzuzufügen, folgen Sie diesen Schritten:
- Navigieren Sie durch das Document Central - Administrator Rollencenter.
- Klicken Sie auf Repository in der Ribbon-Bar und führen Sie die Aktion Dokumentbibliotheken aus.
- Führen Sie die Aktion Index setzen in der Ribbon-Bar aus.
- Die Metadatenfeldzuweisungen werden als Indexfelder in der Dokumentbibliothek erstellt.
Standardansicht mit Metadaten erweitern
Neue Metadaten müssen in der Dokumentbibliotheksansicht erweitert werden, wenn sie erstellt und Inhaltstypen zugewiesen wurden.
Um die Standardansicht mit neuen Metadaten zu erweitern, folgen Sie diesen Schritten:
- Navigieren Sie durch das Document Central - Administrator Rollencenter.
- Klicken Sie auf Repository in der Ribbon-Bar und führen Sie die Aktion Dokumentbibliotheken aus.
- Führen Sie die Aktion Standardansicht mit Metadaten erweitern in der Ribbon-Bar aus.
- Die Standardansicht im SharePoint-Server wird mit fehlenden Metadaten in der Ansicht erweitert.
Einrichten eines neuen Zyklus
Die Dokumentbibliotheken können in mehrere Unterwebsites in der SharePoint-Website unterteilt werden, die jeweils auf ein Jahr begrenzt sind. Dieser Prozess, genannt Zyklus, wird durchgeführt, um die Anzahl der Dokumente in jeder Dokumentbibliothek zu reduzieren.
Um einen neuen Zyklus zu erstellen, folgen Sie diesen Schritten:
- Navigieren Sie durch das Document Central - Administrator Rollencenter.
- Klicken Sie auf Repository in der Menüleiste und führen Sie die Aktion Dokumentbibliotheken aus.
- Führen Sie die Aktion Neuen Zyklus erstellen in der Menüleiste aus.
- Geben Sie das Jahr im Feld Jahr ein und klicken Sie auf OK.
- Eine neue Unterwebsite mit dem Jahr wird in SharePoint erstellt. Alle Dokumentbibliotheken werden in der neuen Unterwebsite erstellt.