Einrichten der Synchronisierung von Belegeinträgen

Während Document Central in der Regel externe Repositorys wie SharePoint oder Azure Blob Storage anbindet ist, kann es Fälle geben, in denen Dokumente außerhalb von Document Central direkt in das Repository hochgeladen werden. Solche Dokumente werden von Document Central nicht erkannt, es sei denn, es wird eine Synchronisierung des Dokumenteintrags durchgeführt.

Die Synchronisierung von Dokumenteneinträgen gleicht Repository Dokumente mit Document Central Dokumenteneinträgen ab, erstellt neue Versionen, fügt neue Dokumente hinzu oder löscht Dokumente, um die Konsistenz zu wahren.

Die Synchronisierung wird pro Dokumentbibliothek und Unterwebsite im Hintergrund durchgeführt.

Wichtig

Standard Mappings müssen in Dokumentbibliotheken konfiguriert werden, damit die Synchronisierung funktioniert. Mappings sind in der Standardkonfiguration enthalten. Überprüfen Sie die Zuordnungen, wenn Sie eine benutzerdefinierte Konfiguration verwenden.
Bis zu 10 Hintergrundsitzungen pro Mandant können gleichzeitig verarbeitet werden. Zusätzliche Sitzungen werden in die Warteschlange gestellt, bis Slots verfügbar werden.
Es werden nur Dokumente synchronisiert, bei denen der Primärschlüssel (In Abfrage einschließen) ausgefüllt ist. (Betrifft nur SharePoint)

Info

Die Liste Synchronisierung von Belegeinträgen beginnt leer. Füllen Sie es zunächst mit der Aktion Synchronisation Füllen aus.

Einrichten von Standard Mappings

Gehen Sie folgendermaßen vor, um einer Dokumentbibliothek ein Standard Mapping zuzuweisen:

Navigieren Sie durch das Rollencenter "Document Central – Administrator".
Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf Repository und führen Sie die Aktion Dokumentenbibliotheken aus.
Wählen Sie die Dokumentbibliothek aus, die bearbeitet werden soll, und verwenden Sie die Aktion Bearbeiten.
Wählen Sie im Feld Standard Mapping einen Mapping Code aus.
Das Standard Mapping ist jetzt für die Dokumentbibliothek festgelegt.

Einrichten eines Startdatums für die Synchronisierung

Im Synchronisierungseintrag kann ein Startdatum festgelegt werden, um den Beginn des Bereichs der zu synchronisierenden Dokumente basierend auf dem Datum der letzten Änderung zu definieren.

Info

Dokumente, die nicht innerhalb des angegebenen Datumsbereichs liegen, werden nicht synchronisiert, auch wenn sie kürzlich aus SharePoint gelöscht wurden.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um ein Startdatum in der Belegeintragssynchronisierung zu konfigurieren:

Navigieren Sie durch das Rollencenter Document Central – Administrator.
Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf Repository und wählen Sie Synchronisierung von Dokumenteinträgen.
Geben Sie den gewünschten Wert im Feld Startdatum ein.

Wichtig

Dieses Feature ist ausschließlich für SharePoint-Repositorys verfügbar.

Einrichten der Dauer der Synchronisierungssitzung

Nach einer bestimmten Zeit wird die Synchronisierungssitzung automatisch neu gestartet, um Timeout Probleme in Business Central zu verhindern. Standardmäßig ist das Timeout auf 5 Stunden eingestellt. Wenn die Sitzung weniger als 5 Stunden laufen soll, kann dies konfiguriert werden.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um zu konfigurieren, wie lange eine Sitzung für die Synchronisierung läuft:

Navigieren Sie durch das Rollencenter Document Central - Administrator.
Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf Einrichtung und wählen Sie Moduleinrichtung.
Öffnen Sie den Bereich Repository.
Geben Sie im Feld Synchronisierungssitzungsdauer in der Gruppe Synchronisierung eine Dauer zwischen 30 Minuten und 5 Stunden ein.

Info

Es wird empfohlen, die Dauer einer Synchronisierungssitzung auf 30 Minuten bis 2 Stunden festzulegen. Bei mehreren gleichzeitig laufenden Synchronisationen sollte das Intervall auf 2 Stunden gesetzt werden.

Manuelle Synchronisierung der Dokumentbibliothek

Warnung

Synchronisierungen können viel Zeit in Anspruch nehmen. Planen Sie für große Dokumentbibliotheken nach Arbeitsschluss.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um die Dokumentbibliothek manuell zu synchronisieren:

Navigieren Sie durch das Rollencenter "Document Central – Administrator".
Klicken Sie auf "All" im Rollencenter im Abschnitt "Synchronisation".
Wählen Sie die zu synchronisierenden Dokumentbibliotheken aus, und klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf die Aktion Synchronisierung starten.
Die Synchronisierung wird für die ausgewählten Dokumentbibliotheken gestartet.

Info

Nach der Synchronisierung wird der Status auf den vorherigen Zustand zurückgesetzt, es sei denn, es treten Fehler auf.

Automatische Synchronisierung der Dokumentenbibliothek

Warnung

Synchronisierungen können viel Zeit in Anspruch nehmen. Planen Sie für große Dokumentbibliotheken nach Arbeitsschluss.

Die zweite Möglichkeit zum Synchronisieren der Dokumentbibliothek besteht darin, sie so zu konfigurieren, dass die Synchronisierung automatisch erfolgt. Wenn der Synchronisierungsstatus auf Bereit gesetzt ist, startet eine Document Central Aufgabenwarteschlange automatisch den Synchronisierungsvorgang.

Navigieren Sie durch das Rollencenter "Document Central – Administrator".
Klicken Sie auf "All" im Rollencenter im Abschnitt "Synchronisation".
Wählen Sie die zu synchronisierenden Dokumentbibliotheken aus, und klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf die Aktion Bereit Setzen.
Die Synchronisierung wird automatisch für die ausgewählten Dokumentbibliotheken ausgeführt.

Wichtig

Die Aufgabenwarteschlange "Document Central Job Queue - Dokumentbibliothek synchronisieren" muss ordnungsgemäß konfiguriert sein.
Nach Abschluss der automatischen Synchronisierung wird der Status auf Bereit zurückgesetzt, sodass die Aufgabenwarteschlange zukünftige Synchronisierungen durchführen kann.

Löschen der Dokumenteneinträge

Die Dokumentensynchronisierung ermöglicht es, alle Dokumenteinträge für eine Dokumentbibliothek zu löschen. Dies kann wie folgt erfolgen:

Navigieren Sie durch das Rollencenter "Document Central – Administrator".
Klicken Sie auf "All" im Rollencenter im Abschnitt "Synchronisation".
Wählen Sie die Dokumentbibliotheken aus, auf der die Dokumenteneinträge gelöscht werden sollen, und klicken Sie in auf die Aktion "Dokumenteinträge löschen".
Klicken Sie in der angezeigten Bestätigung auf Ja.

Info

Es werden nur die Einträge in Document Central gelöscht, die Einträge im Repository bleiben davon unberührt.

Status der Synchronisation

Jeder Synchronisierungseintrag verfügt über einen Status, der den aktuellen Fortschritt und den Status der Dokumentsynchronisierung angibt. Folgende Status stehen zur Verfügung:

Stand	Beschreibung
Bereit	Die Dokumentbibliothek für die Synchronisierung der Auftragswarteschlange beginnt mit der Verarbeitung des Eintrags.
Still	Derzeit findet keine Aktion statt. Die Synchronisierung kann manuell durchgeführt werden. Um die automatische Synchronisierung zu aktivieren, verwenden Sie die Aktion "Bereit setzen".
Fehler	Es ist ein Fehler aufgetreten, der die Synchronisierung der Dokumentbibliothek beendet hat. Der Prozess kann genau an der Stelle neu gestartet werden, an der er gestoppt wurde.
In Bearbeitung	Die Synchronisierung wird derzeit ausgeführt.

Info

Wenn der Status "In Bearbeitung" gesetzt ist, kann die Synchronisation gestoppt und nach einiger Zeit wieder fortgesetzt werden. Obwohl es möglich ist. Es wird nicht empfohlen, da die Pausendauer nicht unbegrenzt sein kann.

Wichtig

Der Status der Dokumenteneintragssynchronisation kann über die Aktion "Zurücksetzen" in der Liste zurückgesetzt werden. Wenn die Aktion ausgeführt wurde, wird auch der aktuelle Fortschritt der Synchronisierung zurückgesetzt und wenn die nächste Synchronisierung gestartet wird, wird sie von Anfang an gestartet.

Aufbewahrungskennzeichnungen-Synchronisation für Azure Blob Storage

Bei der Synchronisierung von Belegeinträgen aus Azure Blob Storage (ABS) wird, falls die Dokumente ein Aufbewahrungskennzeichnung haben, die Ablaufdatum der Aufbewahrungsfrist ermittelt und im zugehörigen Dokumenteintrag angezeigt. Dieses Ablaufdatum gibt an, bis zu welchem Zeitpunkt ein Dokument unverändert im Repository verbleiben muss.

Abruf des Ablaufdatums: Während der Synchronisierung liest Document Central das in ABS hinterlegte Ablaufdatum der Aufbewahrungsfrist aus und speichert es im Dokumenteintrag.
Darstellung in Document Central: ABS verwendet keine benannten Aufbewahrungskennzeichnungen, sondern ausschließlich ein Ablaufdatum. Zur konsistenten Anzeige wird im Feld für den Aufbewahrungskennzeichnungennamen „Synchronized Label“ angezeigt.
Geltungsbereich: Diese Funktion ist ausschließlich für Repositorys vom Typ Azure Blob Storage verfügbar.
Automatische Übernahme: Die Synchronisierung des Ablaufdatum der Aufbewahrungsfrist erfolgt automatisch im Rahmen des regulären Synchronisierungsprozesses, ohne dass zusätzliche Schritte erforderlich sind.

Info

Die Anzeige des Ablaufdatum der Aufbewahrungsfrist bietet volle Transparenz über bestehende Aufbewahrungsfristen und unterstützt eine revisionssichere Verwaltung. Dadurch entfällt die manuelle Pflege dieser Information.

Notizen

Beim Synchronisieren aus dem Azure Blob Storage kann es einige Zeit dauern, bis Aktualisierungen an Dokumenteinträgen sichtbar werden. Diese Verzögerung ist auf den technischen Ablauf der Synchronisation zwischen Document Central und dem Azure Blob Storage zurückzuführen. Solange der Status „In Bearbeitung“ bleibt, besteht kein Grund zur Sorge.
Der Synchronisationsprozess kann – abhängig von der Anzahl der Dokumente im Repository – eine erhebliche Zeit in Anspruch nehmen.