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Einrichtung von Inhaltstypen

Inhaltstypen werden verwendet, um ein Dokument zu definieren, das im Repository gespeichert ist. Metadaten müssen als Attribut den Inhaltstypen zugewiesen werden.

Inhaltstyp erstellen und veröffentlichen

Inhaltstypen müssen für alle Repository-Typen definiert werden und werden verwendet, um ein Dokument im Repository zu klassifizieren. Beim Erstellen von Inhaltstypen für SharePoint ist es notwendig, diese zu veröffentlichen. Für Azure Blob Storage oder Datenbank ist das Veröffentlichen nicht erforderlich, und die Veröffentlichen-Aktion wird nicht sichtbar sein.

Um einen Inhaltstyp zu erstellen und zu veröffentlichen, folgen Sie diesen Schritten:

  1. Navigieren Sie durch das Document Central - Administrator Rollencenter.
  2. Klicken Sie auf Repository-Einrichtung in der Ribbon-Bar und führen Sie die Aktion Inhaltstypen aus.
  3. Führen Sie die Aktion Neu in der Ribbon-Bar aus.
  4. Geben Sie den Namen des Inhaltstyps ein, indem Sie einen aussagekräftigen Namen im Feld Name eingeben.
  5. Führen Sie die Aktion Alle Metadaten einfügen in der Ribbon-Bar aus, um alle Metadaten zum Inhaltstyp hinzuzufügen.
  6. Führen Sie die Aktion Im Repository veröffentlichen in der Ribbon-Bar aus.
  7. Der Inhaltstyp und die zugewiesenen Metadaten werden in das Repository übertragen.
  8. Der Inhaltstyp und die zugewiesenen Metadaten werden als Veröffentlicht markiert, wenn sie erfolgreich übertragen wurden.

Inhaltstypen zu einer Dokumentenbibliothek hinzufügen

Damit ein Inhaltstyp in der FactBox angezeigt und genutzt werden kann, muss er zunächst in der gewünschten Dokumentbibliothek hinzugefügt werden.

Folgen Sie diesen Schritten, um einen Inhaltstyp zu einer Dokumentbibliothek hinzuzufügen:

  1. Starten Sie als Document Central Administrator im Rollencenter.
  2. Klicken Sie auf Repository-Einrichtung in der Ribbon-Bar und führen Sie die Aktion Dokumentenbibliotheken aus.
  3. Wählen Sie die Dokumentenbibliothek aus, in der Sie Ihren Inhaltstyp veröffentlichen möchten.
  4. Öffnen Sie Ihre ausgewählte Dokumentenbibliothek durch Anklicken oder durch Klicken auf die drei Punkte und Bearbeiten.
  5. Navigieren sie zum Bereich Inhaltstypen.
  6. Fügen Sie Ihren Inhaltstyp über das Dropdown-Menü hinzu, wenn Sie auf eine leere Zeile klicken.
  7. Der neu hinzugefügte Inhaltstyp in der Dokumentenbibliothek wird schwarz angezeigt.
  8. Der Inhaltstyp muss nun im Repository veröffentlicht werden.
  9. Klicken Sie dazu in der Menüleiste auf Im Repository veröffentlichen.

Veröffentlichungsstatus zurücksetzen

Der Veröffentlichungsstatus gibt an, ob Inhaltstypen bereits im Repository veröffentlicht wurden. Das Veröffentlichen von Inhaltstypen ist nur für das SharePoint-Repository erforderlich. In Document Central kann der Status "Veröffentlicht" zurückgesetzt werden, wodurch die Inhaltstypen erneut veröffentlicht werden können. Wenn die Inhaltstypen bereits im Repository existieren, werden sie übersprungen.

Um den Veröffentlichungsstatus für einen Inhaltstyp und die zugewiesenen Metadaten zurückzusetzen, folgen Sie diesen Schritten:

  1. Navigieren Sie durch das Document Central - Administrator Rollencenter.
  2. Klicken Sie auf Repository in der Ribbon-Bar und führen Sie die Aktion Inhaltstypen aus.
  3. Markieren Sie den Inhaltstyp, dessen Status zurückgesetzt werden soll.
  4. Führen Sie die Aktion Status zurücksetzen in der Ribbon-Bar aus.
  5. Das Kontrollkästchen "Veröffentlicht" wird für den Inhaltstyp und die zugewiesenen Metadaten zurückgesetzt.

Info

Der Inhaltstyp und die Metadaten im Repository werden nicht gelöscht, wenn der Status zurückgesetzt wird.

Inhaltstyp löschen

Wenn ein Inhaltstyp nicht verwendet wird, ist es möglich, den Inhaltstyp im SharePoint-Repository zu löschen.

Um einen Inhaltstyp zu löschen, folgen Sie diesen Schritten:

  1. Navigieren Sie durch das Document Central - Administrator Rollencenter.
  2. Klicken Sie auf Repository in der Ribbon-Bar und führen Sie die Aktion Inhaltstypen aus.
  3. Markieren Sie den Inhaltstyp, der gelöscht werden soll.
  4. Führen Sie die Aktion Inhaltstyp löschen in der Ribbon-Bar aus.
  5. Der Inhaltstyp wird aus dem Repository gelöscht.

Warning

Ein Inhaltstyp kann nicht gelöscht werden, wenn er bereits verwendet wurde und Dokumente oder Dateien damit im Repository gespeichert wurden.

Inhaltstyp aus dem Repository aktualisieren

Wenn das SharePoint-Repository verwendet wird und dort bereits Inhaltstypen erstellt wurden, können diese in Document Central geladen werden. Dies kann beispielsweise notwendig sein, wenn Sie eine bestehende Struktur aus SharePoint laden möchten.

Um die vorhandenen Inhaltstypen aus dem Repository zu synchronisieren, folgen Sie diesen Schritten:

  1. Navigieren Sie durch das Document Central - Administrator Rollencenter.
  2. Klicken Sie auf Repository in der Ribbon-Bar und führen Sie die Aktion Inhaltstypen aus.
  3. Führen Sie die Aktion Repository aktualisieren in der Ribbon-Bar aus.
  4. Der Inhaltstyp wird automatisch aus dem Repository geladen und der Inhaltstypliste hinzugefügt.

Warning

Es werden nur Inhaltstypen geladen, die in den SharePoint-Spalten der Kategorie Document Central hinzugefügt wurden.