Einrichtung der CRM-Integration

Document Central bietet eine vordefinierte Integration mit dem CRM-Modul von Business Central. Diese CRM-Integration kann automatisch Interaktionsprotokolleinträge für Kontakte erstellen, die durch verschiedene Aktionen innerhalb von Document Central ausgelöst werden, wie z. B. das Ablegen per Drag & Drop oder das Hochladen über die Archivwarteschlange. Die Metadaten-Kontaktnummer dient als zentrales Verbindungselement.

Das Interaktionsprotokoll ist eine Funktion innerhalb von Microsoft Dynamics 365 Business Central, die von Document Central verwendet wird, um Dokumentenuploads effizient zu erfassen und nachzuverfolgen, die von Benutzern durchgeführt werden. Diese Funktion bietet Administratoren ein leistungsstarkes Werkzeug, um Einblicke in die Aktivitäten in ihrer Umgebung zu gewinnen. Durch die Erfassung von Benutzerinteraktionen wie Uploads können Administratoren diese Interaktionen überwachen und nachverfolgen, was die Transparenz erhöht und ein effizienteres Management von Geschäftsprozessen und Daten ermöglicht.

Um die CRM-Integration zu aktivieren, folgen Sie diesen Schritten:

1. Navigieren Sie zum Document Central - Administrator Rollencenter.
2. Klicken Sie in der Menüleiste auf Einrichtung und führen Sie die Aktion Modul-Einrichtung aus.
3. Öffnen Sie die Registerkarte CRM.
4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen CRM aktiv.
5. Die einzelnen Auslöser werden mit den Standardvorlagen eingerichtet, wenn die CRM-Funktion aktiviert ist.
6. Die CRM-Integration ist nun aktiviert und konfiguriert.

Info

Standardvorlagen für das Interaktionsprotokoll werden erstellt, wenn die CRM-Integration aktiviert ist. Es ist auch möglich, individuelle Vorlagen zu definieren. Die Interaktionsprotokollvorlagen müssen im Voraus erstellt werden.

CRM-Metadaten im Mapping definieren

Die vordefinierten Auslöser gelten, wenn die CRM-Integration aktiviert ist. Eine Liste von Interaktionsvorlagen kann mithilfe des CRM-Metadaten-Mappings definiert werden. Diese Liste der gespeicherten Interaktionsvorlagen wird dann während des Drag & Drop-Vorgangs in den Metadaten angezeigt.

Um die CRM-Integration mit Metadaten zu verknüpfen, folgen Sie diesen Schritten:

1. Navigieren Sie zum Document Central - Administrator Rollencenter.
2. Klicken Sie in der Menüleiste auf Repository und führen Sie die Aktion Metadatenverwaltung aus.
3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen CRM-Feld für die Metadaten, die mit der CRM-Funktion verknüpft werden sollen.
4. Die CRM-Vorlagen Einrichtung wird im Bereich darunter angezeigt.
5. Wählen Sie die Interaktionsvorlagen aus, die im Feld Wert angezeigt werden sollen.
6. Die CRM-Integration ist nun mit einem Metadatum verknüpft.

Note

Eine Interaktionsvorlage kann mit den Kontrollkästchen als Standardwert, als fester Wert oder für das stille Ablegen als Standardwert definiert werden.

Möglichkeit zur Überarbeitung des Interaktionsprotokolls im Voraus

1. Navigieren Sie zum Document Central - Administrator Rollencenter.
2. Klicken Sie in der Menüleiste auf Mapping und führen Sie die Aktion Mappings aus.
3. Wählen Sie die Zuordnung aus und öffnen Sie diese, bei der die Uploads nachverfolgt werden sollen.
4. Öffnen Sie die Registerkarte CRM-Konfiguration.
5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Interaktionsprotokolleintrag öffnen.
6. Der Interaktionsprotokolleintrag wird nun für diesen Mapping-Bereich geöffnet.

Note

Um diese Funktion in mehreren Bereichen zu nutzen, muss sie für jede Zuordnung einzeln aktiviert werden.