Einrichtung von Zusatzsuche

Mappings stellen die Datenverbindung zwischen einem Bereich in Business Central und einer Dokumentenbibliothek dar. In einigen Bereichen kann es erforderlich sein, Dateien und Dokumente aus einem anderen Bereich durch verknüpfte Werte anzuzeigen. Zum Beispiel, wenn Dateien und Dokumente aus einem Prozess in den Stammdaten sichtbar sein müssen, kann die Kundennummer als verknüpfter Wert verwendet werden.

Zusatzsuche erstellen

Eine Zusatzsuche verwendet eine Datenverbindung zu einem anderen Bereich, sodass Dokumente aus diesem Bereich angezeigt werden können. Zum Beispiel können Dokumente aus einem Prozess in den Stammdaten angezeigt werden.

Um eine Zusatzsuche auf einem Mapping zu erstellen, folgen Sie diesen Schritten:

Navigieren Sie zum Document Central - Administrator Rollencenter.
Klicken Sie auf Mapping in der Menüleiste und führen Sie die Aktion Mappings aus.
Klicken Sie auf den Mapping-Code, der mit einer Zusatzsuche konfiguriert werden soll.
Führen Sie die Aktion Zusatzsuche in der Menüleiste aus.
Führen Sie die Aktion Zusatzsuche-Ziele in der Menüleiste aus.
Geben Sie den Zusatzsuchzielcode ein, indem Sie einen Code im Feld Code eingeben.
Wählen Sie einen Dokumentbibliothekscode im Feld Dokumentenbibliothek aus, in dem die Zieldateien und Dokumente ebenfalls gespeichert sind.
Wählen Sie das Metadatum im Feld Anzeigename aus, das als verknüpfter Wert verwendet werden soll.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zyklus aktiviert, wenn die Zieldokumentenbibliothek in einem Zyklus erstellt wird.
Gehen Sie zurück zu Zusatzsuchquellen.
Wählen Sie das erstellte Zusatzsuchziel im Feld Zielcode aus.
Geben Sie die Beschreibung ein, indem Sie eine Beschreibung im Feld Beschreibung eingeben.
Wählen Sie das passende Quellfeld aus der Mapping-Tabelle im Feld Quellfeld aus.
Die Zusatzsuche ist nun im Mapping aktiviert.

Zusatzsuche nach Inhaltstyp filtern

Wenn eine Zusatzsuche eingerichtet wurde, können mehr Dokumente angezeigt werden als gewünscht. Sie können einen Filter verwenden, um nur bestimmte Arten von Inhalten anzuzeigen.

Um Inhaltstypen in einer Zusatzsuche zu filtern, folgen Sie diesen Schritten:

Navigieren Sie zum Document Central - Administrator Rollencenter.
Klicken Sie auf Repository in der Menüleiste und führen Sie die Aktion Zusatzsuche aus.
Führen Sie die Aktion Liste bearbeiten in der Menüleiste aus.
Geben Sie den Inhaltstyp im Feld Inhaltstyp-Filter ein.
Die Ergebnisse der Zusatzsuche werden jetzt gefiltert.

Info

Mehrere Inhaltstypen können im kommagetrennten Format angegeben werden.

Wertemapping verwenden

In einigen Fällen ist es notwendig, bestimmte Quellwerte zu überschreiben und sie durch andere Werte zu ersetzen. Das Wertemapping in der Zusatzsuche kann für diesen Zweck verwendet werden.

Um Wertemapping in einer Zusatzsuche zu verwenden, folgen Sie diesen Schritten:

Navigieren Sie zum Document Central - Administrator Rollencenter.
Klicken Sie auf Repository in der Menüleiste und führen Sie die Aktion Zusatzsuche aus.
Führen Sie die Aktion Wertemapping in der Menüleiste aus.
Geben Sie den Quellwert und den Zielwert an. Der Quellwert wird dann in den Zielwert übersetzt. Das Kontrollkästchen Quellwert ignorieren muss aktiviert sein, wenn es notwendig ist, dass alle Quellwerte in einen bestimmten Wert übersetzt werden.

Berücksichtigen der Beziehung zwischen den Dokumenten

Wenn eine zusätzliche Suche eingerichtet wurde, werden die Dokumente aus dem konfigurierten Ziel angezeigt. Das Ziel kann jedoch auch andere Dokumentenbeziehungen haben, die berücksichtigt werden können.

Um die über die Dokumentenbeziehung gefundenen Dateien für die gefundenen Datensätze anzuzeigen, folgen Sie diesen Schritten:

Navigieren Sie zum Document Central - Administrator Rollencenter.
Klicken Sie auf Repository in der Menüleiste und führen Sie die Aktion Zusatzsuche aus.
Führen Sie die Aktion Liste bearbeiten in der Menüleiste aus.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dokumentenbeziehung verwenden.
Die Beziehungen am Ziel werden nun berücksichtigt.

Erweiterte zusätzliche Suche verwenden

Wenn eine zusätzliche Suche eingerichtet wurde, werden Dokumente aus dem konfigurierten Zielbereich mithilfe von Metadaten angezeigt. In komplexeren Fällen kann dieses Ziel jedoch selbst weitere Zusatzsuchen enthalten. Diese werden in der erweiterten Zusatzsuche berücksichtigt.

Das bedeutet: Dokumente aus mehreren, miteinander verknüpften Bereichen können angezeigt werden auch wenn sie nicht direkt mit dem ursprünglichen Mapping verbunden sind. Voraussetzung ist, dass die zusätzliche Suche korrekt eingerichtet und die relevanten Metadaten konsistent gepflegt sind.

Diese Funktion ermöglicht eine umfassendere Sicht auf zusammenhängende Dokumente.

Um die erweiterte zusätzliche Suche zu aktivieren, folgen Sie diesen Schritten:

Navigieren Sie zum Document Central - Administrator Rollencenter.
Klicken Sie auf Repository in der Menüleiste und führen Sie die Aktion Zusatzsuche aus.
Führen Sie die Aktion Liste bearbeiten in der Menüleiste aus.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Erweiterte zusätzliche Suche verwenden.
Die erweiterte zusätzlichen Suchen wird nun berücksichtigt.