Modul-Einrichtung

Dieser Artikel bietet eine detaillierte Erklärung der verschiedenen allgemeinen Einstellungen, die in der Document Central Modul-Einrichtung verfügbar sind. Diese Einstellungen beeinflussen die gesamte Funktionalität und das Verhalten der Erweiterung und ermöglichen es den Benutzern, ihre Erfahrung anzupassen.

Aktivierung des Moduls

Die Funktionen und Prozesse von Document Central können manuell ein- und ausgeschaltet werden. Das Modul ist in der Standardkonfiguration über den Einrichtungsassistenten deaktiviert.

Um Document Central zu aktivieren, folgen Sie diesen Schritten:

Navigieren Sie zum Document Central - Administrator Rollencenter.
Klicken Sie in der Menüleiste auf Einrichtung und führen Sie die Aktion Modul-Einrichtung aus.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Modul aktivieren.
Das Document Central Modul ist nun aktiviert.

Note

Es ist wichtig, dass Document Central nur aktiviert wird, wenn eine gültige Lizenz (auch Testversion) und Einrichtung vorhanden ist.

Die Seite Lizenzverwaltung bietet eine Übersicht über alle aktiven Lizenzen. Auf der Seite „Lizenzverwaltung“ können Sie die Lizenz zurücksetzen, die Anzahl der Benutzerlizenzen für eine Lizenz erhöhen oder verringern sowie die Lizenzdetails anzeigen.

Zugriff auf die Seite „Lizenzverwaltung“

Öffnen Sie das Setup Ihres Produkts und wählen Sie die Aktion Lizenzierung.
Die Produktlizenzseite wird geöffnet.
Klicken Sie auf Lizenz.
Wählen Sie im Ribbon die Aktion Lizenzverwaltung.

So setzen Sie eine Produktlizenz zurück

Die Zurücksetzen-Funktion ermöglicht es Ihnen, Ihre Lizenz einmal täglich zurückzusetzen, um sie erneut zu aktivieren.

Schritte zum Zurücksetzen einer Produktlizenz

Stellen Sie sicher, dass Sie sich auf der Seite Lizenzverwaltung – Lizenzliste befinden.
Wählen Sie die Lizenz aus, die Sie zurücksetzen möchten.
Wählen Sie im Ribbon die Aktion Zurücksetzen.

Info

Das Zurücksetzen wird von uns dokumentiert und ist pro Lizenz nur einmal täglich erlaubt.
Sie können auch die aktuell aktive Lizenz zurücksetzen, indem Sie auf der Produktlizenzseite die Aktion Zurücksetzen auswählen.

Warning

Wenn die aktuell aktive Lizenz zurückgesetzt wird, werden die Lizenzinformationen gelöscht. Das bedeutet, dass die Lizenz als Nicht lizenziert angezeigt wird. Um die Lizenz erneut zu aktivieren, muss sie erneut aktiviert werden.

Einrichtung der umgekehrten Dokumentenbeziehung

Document Central verfolgt Dokumentenbeziehungen innerhalb definierter Bereiche. Wenn beispielsweise aus einem Angebot eine Bestellung und anschließend eine Rechnung erstellt wird, wird eine Beziehung vom Angebot zur Bestellung und zur Rechnung hergestellt. Dokumente, die mit dem Angebot gespeichert wurden, sind auch auf der Rechnung sichtbar. Die Option der umgekehrten Dokumentenbeziehung ermöglicht es, diese Beziehungen umgekehrt zu interpretieren. Dies ist in bestimmten Fällen sinnvoll.

Um die umgekehrte Dokumentenbeziehung einzurichten, folgen Sie diesen Schritten:

Navigieren Sie zum Document Central - Administrator Rollencenter.
Klicken Sie in der Menüleiste auf Einrichtung und führen Sie die Aktion Modul-Einrichtung aus.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Umgekehrte Dokumentenbeziehung aktivieren.
Die umgekehrte Dokumentenbeziehung ist nun aktiviert.

Warning

Die Aktivierung der umgekehrten Dokumentenbeziehungsfunktion kann die Zeit für die Verarbeitung verwandter Dokumente erhöhen. Diese Option sollte daher nur aktiviert werden, wenn sie für Ihren spezifischen Anwendungsfall notwendig ist.

Einrichtung der maximalen Vorschau-Dateigröße

Für Dateivorschauen können große Dateien lange Anfragen an die Simova API generieren. Um dies zu verhindern, können Sie eine maximale Dateigröße für die Dateivorschau festlegen.

Um die maximale Dateigröße einzurichten, folgen Sie diesen Schritten:

Navigieren Sie zum Document Central - Administrator Rollencenter.
Klicken Sie in der Menüleiste auf Einrichtung und führen Sie die Aktion Modul-Einrichtung aus.
Geben Sie die maximale Größe der Datei in MB für die Vorschau im Feld Maximale Vorschau-Dateigröße (MB) an.
Die maximale Größe ist nun festgelegt.

Einrichtung der dynamischen Dokumentenansicht basierend auf Dokumentenzahl

Der Schwellenwert, ab dem die Anzeige von der Datagrid-Ansicht zur Page-Ansicht wechselt, kann konfiguriert werden. Diese Einstellung ermöglicht es, die Ansicht automatisch zu ändern, wenn die Anzahl der Dokumente eines Datensatzes, wie z.B. bei gebuchten Verkaufsrechnungen, einen bestimmten Wert überschreitet. Der Standardwert für diesen Schwellenwert liegt bei 1200 Dokumenten, kann jedoch in der Modul-Einrichtung angepasst werden.

Note

Der Schwellenwert für die Dokumentenansicht stellt sicher, dass bei einer großen Anzahl von Dokumenten die Ladezeiten optimiert werden, indem anstelle der Datagrid-Ansicht die Page-Ansicht verwendet wird. Dies verbessert die Leistung und Benutzerfreundlichkeit bei der Arbeit mit großen Datenmengen.

Um den Schwellenwert der Dokumentenansicht einzurichten, folgen Sie diesen Schritten:

Navigieren Sie zum Document Central - Administrator Rollencenter.
Klicken Sie in der Menüleiste auf Einrichtung und führen Sie die Aktion Modul-Einrichtung aus.
Geben Sie den gewünschten Schwellenwert im Feld Dokumentenansicht Schwellenwert ein.
Der Schwellenwert der Dokumentenansicht ist nun geändert.

Info

Im Feld Geöffnete Ansicht unten kann ausgewählt werden, ob die Datagrid Seitenansicht geöffnet wird oder eine Listenansicht, in der die Liste mit den Standardfiltern von Document Central gefiltert werden kann.

Einrichten der Seitennummerierung (Paging) im Datagrid

Das Datagrid kann sehr performanceintensiv sein, wenn eine große Anzahl von Dokumenten auf einem einzelnen Datensatz vorhanden ist. Um das Datagrid bei einer hohen Anzahl von Dokumenten effizient zu nutzen, kann ein Paging Mechanismus aktiviert werden. Dieser Mechanismus teilt die Einträge in auswählbare Bereiche von 10 bis 1000 auf und stellt sicher, dass während der Arbeit mit dem Datagrid keine Performanceprobleme auftreten.
Diese Funktion enthält auch eine Konfiguration, mit der das Paging automatisch aktiviert werden kann, sobald eine bestimmte Anzahl von Dokumenteinträgen auf einem Datensatz erreicht wird.

Wichtig

Diese Funktion hat keinen Einfluss auf die anfängliche Ladezeit des Datagrids, verbessert jedoch dessen Performance während der Nutzung erheblich.

Paging im Datagrid aktivieren/deaktivieren

Sie können das Paging wie folgt umschalten:

Navigieren Sie zum Document Central – Administrator Rollencenter.
Klicken Sie in der Menüleiste auf Einrichtung und führen Sie die Aktion Modul Einrichtung aus.
Klicken Sie auf Datagrid Seitennumerierung, um die Funktion zu aktivieren oder zu deaktivieren.

Paging Aktivierung basierend auf der Dokumentanzahl einrichten

Um das automatische Paging ab einer bestimmten Anzahl von Dokumenten zu aktivieren, gehen Sie wie folgt vor:

Navigieren Sie zum Document Central – Administrator Rollencenter.
Klicken Sie in der Menüleiste auf Einrichtung und führen Sie die Aktion Modul Einrichtung aus.
Geben Sie Ihren gewünschten Grenzwert im Feld Seitennumerierung ab Anzahl ein.

Info

Es wird empfohlen, das Paging ab einer Anzahl von 500 Dokumenten pro Datensatz zu aktivieren, um eine optimale Performance sicherzustellen.

Einrichtung der Dokumentenkonvertierung

Bestimmte Dateitypen können in Document Central in ein PDF oder PDF/A konvertiert werden. Beispielsweise kann ein Word-Dokument, das in Document Central gespeichert ist, in ein PDF umgewandelt werden. Sowohl das ursprüngliche Word-Dokument als auch das konvertierte PDF oder nur das konvertierte PDF werden dann in Document Central gespeichert.

Note

Um Dokumente, die mit der Schattenprintfunktion während der Buchung gedruckt wurden, zu konvertieren, richten Sie die PDF-zu-PDF/A-3-Konvertierung ein. Wenn die PDF-zu-PDF/A-3-Konvertierung eingerichtet ist, wird jede PDF automatisch konvertiert, unabhängig davon, ob sie manuell hochgeladen oder zweimal gedruckt wird. Darüber hinaus wird das Feld Quelldatei hochladen während der PDF-Konvertierung deaktiviert, da das Dokument sonst in zwei Versionen gespeichert würde.

Um die Dokumentenkonvertierung einzurichten, folgen Sie diesen Schritten:

Navigieren Sie zum Document Central - Administrator Rollencenter.
Klicken Sie in der Menüleiste auf Einrichtung und führen Sie die Aktion Modul-Einrichtung aus.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dokument konvertieren.
Das Feld Zu konvertierende Dokumenttypen wird angezeigt.
Klicken Sie auf die Anzahl, um die Seite In PDF konvertieren zu öffnen und die Dokumenttypen zu definieren.
Wählen Sie die Dateierweiterung, die konvertiert werden soll, im Feld Beschreibung der Dateierweiterung aus.
Wählen Sie den PDF-Typ, in den die Datei konvertiert werden soll, im Feld Umwandeln in aus.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Quelldatei hochladen, wenn die ursprüngliche Datei ebenfalls gespeichert werden soll.
Schließen Sie die Seite In PDF konvertieren.
Die definierten Dateitypen werden nun konvertiert.

Einrichtung der Factbox

Der Titel, das Bild und das Verhalten der FactBox für den Document Central Dokumentenspeicherbereich DropZone können konfiguriert werden. Sie können den Titel und das DropZone-Bild ändern oder das Verhalten so einstellen, dass die aktuelle Anzahl der Dokumente in Echtzeit angezeigt wird. Dies stellt sicher, dass, wenn ein anderer Benutzer ein Dokument im selben Bereich speichert, während die FactBox sichtbar ist, die Dokumentanzahl live aktualisiert wird. Zusätzlich kann das Laden der Dokumentanzahl auf einen Hintergrundprozess verlagert werden.

Info

Die Live- und Hintergrundaktualisierungseinstellungen sind unabhängig voneinander und können gleichzeitig aktiviert werden. Sie können die Standardwerte der DropZone wiederherstellen, indem Sie in der Modul-Einrichtung Standardwerte der DropZone verwenden auswählen.

Um den Titel der DropZone einzurichten, folgen Sie diesen Schritten:

Navigieren Sie zum Document Central - Administrator Rollencenter.
Klicken Sie in der Menüleiste auf Einrichtung und führen Sie die Aktion Modul-Einrichtung aus.
Geben Sie den Namen der DropZone im Feld Titel der DropZone ein.
Der Titel der DropZone ist nun geändert.

Um das Bild der DropZone einzurichten, folgen Sie diesen Schritten:

Navigieren Sie zum Document Central - Administrator Rollencenter.
Klicken Sie in der Menüleiste auf Einrichtung und führen Sie die Aktion Modul-Einrichtung aus.
Führen Sie die Aktion DropZone-Bild ändern in der Menüleiste aus.
Laden Sie eine Bilddatei hoch, indem Sie sie in den Upload-Bereich ziehen und ablegen oder den Dateiauswähler verwenden.
Das Bild der DropZone ist nun geändert.

Um die Live-Aktualisierung einzurichten, folgen Sie diesen Schritten:

Navigieren Sie zum Document Central - Administrator Rollencenter.
Klicken Sie in der Menüleiste auf Einrichtung und führen Sie die Aktion Modul-Einrichtung aus.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen DropZone Live-Aktualisierung.
Die Live-Aktualisierung ist nun aktiviert.

Um die Hintergrundaktualisierung einzurichten, folgen Sie diesen Schritten:

Navigieren Sie zum Document Central - Administrator Rollencenter.
Klicken Sie in der Menüleiste auf Einrichtung und führen Sie die Aktion Modul-Einrichtung aus.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Factbox Hintergrundaktualisierung.
Die Hintergrundaktualisierung ist nun aktiviert.

Einrichtung der erlaubten Dateierweiterungen

Um zu steuern, welche Dateien gespeichert werden können, können Sie nur bestimmte Dateierweiterungen zulassen. Diese Einschränkung kann entweder im Whitelist- oder im Blacklist-Modus eingestellt werden. Im Whitelist-Modus sind nur die definierten Dateierweiterungen erlaubt. Im Blacklist-Modus sind alle Dateierweiterungen außer denen in der definierten Liste erlaubt.

Um die erlaubten Dateierweiterungen einzurichten, folgen Sie diesen Schritten:

Navigieren Sie zum Document Central - Administrator Rollencenter.
Klicken Sie in der Menüleiste auf Einrichtung und führen Sie die Aktion Modul-Einrichtung aus.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dateierweiterungsbeschränkung.
Bestätigen Sie die Frage, ob Sie die Dateierweiterung einrichten möchten, mit Ja.
Die Liste der erlaubten Dateierweiterungen wird angezeigt. Geben Sie die erlaubten Dateierweiterungen in die Liste ein.
Schließen Sie die Seite Erlaubte Dateierweiterungen.
Nur die definierten Dateierweiterungen sind nun erlaubt.

Info

Der Standard-Einschränkungsmodus ist auf Whitelist-Modus eingestellt. Außerdem sollten Dateierweiterungen ohne Punkt eingegeben werden. Geben Sie beispielsweise docx für ein Word-Dokument ein.

Um den Dateierweiterungsbeschränkungsmodus einzurichten, folgen Sie diesen Schritten:

Navigieren Sie zum Document Central - Administrator Rollencenter.
Klicken Sie in der Menüleiste auf Einrichtung und führen Sie die Aktion Modul-Einrichtung aus.
Wählen Sie den Modus im Feld Modus der Dateierweiterungsbeschränkung aus.
Die definierten Dateierweiterungen werden nun entsprechend dem ausgewählten Modus erlaubt oder eingeschränkt.

Einrichtung der Authentifizierungsbenachrichtigung

Sie können eine Benachrichtigung aktivieren, die den Benutzer darauf hinweist, dass er nicht bei Document Central authentifiziert ist. Diese Benachrichtigung kann im Modul-Setup aktiviert werden und bietet auch die Möglichkeit, sich direkt zu authentifizieren.

Um die Authentifizierungsbenachrichtigung einzurichten, folgen Sie diesen Schritten:

Navigieren Sie zum Document Central - Administrator Rollencenter.
Klicken Sie in der Menüleiste auf Einrichtung und führen Sie die Aktion Modul-Einrichtung aus.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Benachrichtigung bei fehlender Authentifizierung.
Die Authentifizierungsbenachrichtigung ist nun aktiviert und wird angezeigt, wenn der Benutzer nicht authentifiziert ist.

Einrichtung des Rollencenter-Diagramms

Da im Laufe der Zeit mehr Dokumente in Document Central gespeichert werden, möchten Sie möglicherweise wissen, welche Inhaltsarten am häufigsten gespeichert werden. Die Standardversion von Document Central bietet ein Diagramm für diesen Zweck, das für bestimmte Rollen aktiviert werden kann.

Um das Rollencenter-Diagramm einzurichten, folgen Sie diesen Schritten:

Navigieren Sie zum Document Central - Administrator Rollencenter.
Klicken Sie in der Menüleiste auf Einrichtung und führen Sie die Aktion Modul-Einrichtung aus.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Rollencenter-Diagramm aktivieren.
Legen Sie die maximale Anzahl der Inhaltstypen fest, die im Diagramm angezeigt werden sollen, indem Sie das Feld Max. Anzahl der Inhaltstypen verwenden.
Das Diagramm ist nun im Rollencenter sichtbar.

Einrichtung der Dateinamensumwandlung

Es kann notwendig sein, bestimmte Zeichen zu übersetzen, bevor eine Datei oder E-Mail an das Repository übertragen wird. Document Central enthält eine Standardfunktion zum Übersetzen von Zeichen im Dateinamen oder E-Mail-Betreff.

Info

Um bestimmte Zeichen zu löschen, lassen Sie das Feld Neuer Wert leer und geben Sie die zu löschenden Zeichen im Feld Alter Wert ein. Nach Abschluss der Umwandlung werden alle verbleibenden Sonderzeichen automatisch in einen Unterstrich ('_') umgewandelt, um eine fehlerfreie Verarbeitung sicherzustellen.

Um die Dateinamensumwandlung einzurichten, folgen Sie diesen Schritten:

Navigieren Sie zum Document Central - Administrator Rollencenter.
Klicken Sie in der Menüleiste auf Einrichtung und führen Sie die Aktion Modul-Einrichtung aus.
Führen Sie die Aktion Dateinamensumwandlung öffnen in der Menüleiste aus.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dateiname umwandeln.
Geben Sie den Alten Wert und den Neuen Wert, in den er übersetzt werden soll, in die Umwandlung-Liste ein.
Der Dateiname wird nun umgewandelt.

Um die E-Mail-Betreff-Umwandlung einzurichten, folgen Sie diesen Schritten:

Navigieren Sie zum Document Central - Administrator Rollencenter.
Klicken Sie in der Menüleiste auf Einrichtung und führen Sie die Aktion Modul-Einrichtung aus.
Führen Sie die Aktion Dateinamensumwandlung öffnen in der Menüleiste aus.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen E-Mail-Betreff umwandeln.
Geben Sie den Alten Wert und den Neuen Wert, in den er übersetzt werden soll, in die Umwandlung-Liste ein.
Der E-Mail-Betreff wird nun umgewandelt.

Warning

Backslashes ('\') werden immer vor Beginn des Datei-Namen-Umwandlungsprozesses entfernt. Daher ist es nicht möglich, Backslashes umzuwandeln.

Einrichten der Dokumentprotokollierung

In Document Central wird der Dokumentenverlauf genau erfasst, wenn ein Dokument geändert oder bearbeitet wird. Dieses Protokoll bietet eine zuverlässige und präzise Dokumentation der Historie eines Dokuments und gewährleistet eine transparente Übersicht über dessen Verlauf. Ein Protokoll wird für die folgenden Ereignisse erstellt:

Protokollereignis	Erklärung
Archivierung	Das Dokument wurde entweder manuell hochgeladen, während einer Dokumentenkonvertierung erstellt, über eine Erweiterung von Document Central, einen Link, eine Dokumentenmigration oder die Doppeldruckfunktion erstellt.
Entfernung	Das Dokument wurde gelöscht.
Herunterladen	Das Dokument wurde heruntergeladen.
Metadatenänderung	Die Metadaten des Dokuments wurden geändert.
Wiederherstellung	Die Version eines Dokuments wurde wiederhergestellt und ist nun die aktuelle Version.
Dokumentkorb	Das Dokument wurde dem Dokumentkorb hinzugefügt oder das Dokument wurde über den Dokumentkorb heruntergeladen.
Aufbewahrungszuweisung	Dem Dokument wurde ein Aufbewahrungskennzeichen zugewiesen.
Versionierung	Eine Version eines Dokuments wurde hochgeladen.
Verschoben	Das Dokument wurde in eine andere Dokumentbibliothek oder zu einem anderen Datensatz verschoben.
Alles exportieren	Das Dokument und möglicherweise andere wurden über die Aktion "Alles exportieren" heruntergeladen.

Info

Alle Ereignisse werden standardmäßig verfolgt. Innerhalb der Moduleinrichtung, im Abschnitt Dokumentprotokollkonfiguration, kann jedoch die Verfolgung bestimmter Ereignisse deaktiviert werden.

Um die Protokollierung zu aktivieren oder zu deaktivieren, folgen Sie diesen Schritten:

Navigieren Sie durch das Document Central - Administrator Rollencenter.
Klicken Sie auf Setup in der Menüleiste und führen Sie die Aktion Module Setup aus.
Navigieren Sie zum Abschnitt Dokumentprotokollkonfiguration.
Aktivieren oder deaktivieren Sie die gewünschten Protokollierungsarten mithilfe der Kontrollkästchen.
Die Protokollierung ist nun entsprechend Ihren Anforderungen konfiguriert.

Einrichten der Berichts-Warteschlange

Berichte, die durch eine Druckaktion oder während eines Buchungsvorgangs erstellt werden, können automatisch mithilfe der Berichts-Warteschlange gespeichert werden. Die spezifischen Berichte, die über die Berichts-Warteschlange gespeichert werden sollen, können in den Berichtseinstellungen definiert werden.

Um die Parameter der Berichts-Warteschlange zu konfigurieren, gehen Sie wie folgt vor:

Navigieren Sie zum Document Central - Administrator Rollencenter.
Klicken Sie auf Setup in der Multifunktionsleiste und führen Sie die Aktion Modul-Setup aus.
Die Parameter befinden sich in der Berichts-Warteschlange.
Geben Sie an, in welchem Kontext die Berichts-Warteschlangeneinträge hochgeladen werden sollen, im Feld Archiv-Warteschlangen-Upload-Methode.
Geben Sie die Anzahl der Wiederholungen an, die ein Eintrag für den Upload versucht werden soll, im Feld Wiederholungen pro Eintrag.
Geben Sie die Wartezeit für den nächsten Versuch im Feld Zeitspanne für den nächsten Versuch an.
Geben Sie die Anzahl der Einträge an, die in einem Durchlauf versucht werden sollen, im Feld Gesamtanzahl der Upload-Versuche pro Durchlauf.
Geben Sie die Anzahl der parallel laufenden Sitzungen im Feld Max. parallel laufende Sitzungen an.
Die Parameter für die Archiv-Warteschlange sind nun konfiguriert.

Authentifizierungsprozess

Beim Zugriff auf die Document Central API erzeugt das System automatisch ein JSON Web Token (JWT) bei der ersten Anfrage. Dieses Token bleibt 10 Minuten lang gültig. Während dieser Zeit verwenden alle nachfolgenden Anfragen das zwischengespeicherte Token, um eine unnötige erneute Authentifizierung zu vermeiden. Ein neues Token wird erst generiert, wenn das vorherige abgelaufen ist.

Dies gewährleistet einen sicheren und effizienten Zugriff auf die Document Central APIs.