Document Central Jahreswechsel
Für die Nutzung von Document Central in Kombination mit SharePoint Online muss zum Jahreswechsel ein neues Jahresarchiv in SharePoint erstellt werden.
Anwender von Document Central in der Business Central Cloud können eine Aufgabenwarteschlange nutzen: Document Central Auftragswarteschlange – Zykluserstellung
Wichtig
Diese Aufgabenwarteschlange erstellt automatisch einen neuen Zyklus. Prüfen Sie, ob sie in Ihrem System vorhanden ist und den Status „Bereit“ hat. Überprüfen Sie außerdem, ob in Ihrem SharePoint mindestens 1 im Feld Künftige Unterseite definiert ist.
Mit folgenden schritten überprüfen Sie, ob die Unterseitenerstellung im SharePoint aktiviert sind:
- Navigieren Sie zu Ihrer Repository-Einrichtung über den Menüpunkt Einrichtung.
- Klicken Sie auf den SharePoint-Code, um die Repository-Konfiguration zu öffnen.
- Öffnen Sie die SharePoint-Website, indem Sie auf die drei Punkte neben der Web Application URL klicken.
- Es öffnet sich eine neue Seite mit der aktuell genutzten SharePoint-Website.
- Öffnen Sie das SharePoint Admin Center, indem Sie oben links auf die neun Punkte (App-Launcher) klicken und anschließend Admin auswählen.
- Klicken Sie in der linken Spalte auf Alle anzeigen.
- Unter dem Punkt Admin Center finden Sie den Eintrag SharePoint, den Sie durch Klicken öffnen können.
- Sie befinden sich jetzt im SharePoint Admin Center. Klicken Sie auf Einstellungen.
- Öffnen Sie die klassische Einstellungsseite.
- Aktivieren Sie die Option Enable Subsite Creation for all Sites (Unterseitenerstellung für alle Websites aktivieren).
Sie können auch manuell einen neuen Zyklus erstellen.
Folgen Sie dafür diesen Schritten:
- Navigieren Sie zu Ihrer Repository-Einrichtung über den Menüpunkt Einrichtung.
- Klicken Sie auf den SharePoint-Code, um die Repository-Konfiguration zu öffnen.
- Tragen Sie nun im Feld Künftige Unterseiten eine Zahl, z. B. 1, ein, damit für das Jahr 2026 bereits jetzt eine Unterseite erstellt werden kann.
- Navigieren Sie zurück ins Rollencenter und suchen Sie mithilfe der Lupe nach Unterwebsites und öffnen Sie diese.
- Klicken Sie nun auf Konfiguration und anschließend auf Liste aus Konfiguration füllen.
- Sie werden eventuell gefragt, ob Sie ältere Unterseiten erstellen möchten; hier können Sie Nein klicken, wenn Sie das nicht möchten.
- Ein Fenster mit einer Datumsauswahl sollte sich öffnen. Wählen Sie den 01.01.2026 aus.
- Nach dem Bestätigen sollte eine neue Unterseite mit dem Jahr 2026 erstellt werden. Diese müssen Sie jetzt nur noch anwählen und veröffentlichen.
- Ab dem 01.01. muss ein komplettes SharePoint-Daten-Update in der Modul-Einrichtung durchgeführt werden.
NAV oder Business Central Version 25 oder niedriger
Anwender von Document Central auf NAV oder Business Central Version 25 (oder niedriger) können mit der folgenden Anleitung die Erstellung der Jahresarchivierung im SharePoint im Handumdrehen erledigen:
- Öffnen Sie Microsoft Dynamics NAV
- In NAV wählen Sie unter Abteilungen Simova Apps | DMS.
- Auf der Seite Simova Apps | DMS wählen Sie SharePoint.
- Auf der SharePoint Seite wählen Sie SharePoint Dokumenten-Bibliothek.
- Auf der SharePoint Dokumenten-Bibliothek Seite markieren Sie alle Dokumenten-Bibliotheken aus und führen Sie die Aktion Neuen Zyklus anlegen aus
- Geben Sie das gewünschte Jahr für den neuen Zyklus ein und klicken Sie OK.
- Ab dem 01.01. muss ein komplettes SharePoint-Daten-Update in der Modul-Einrichtung durchgeführt werden.
Damit sind alle notwendigen Schritte abgeschlossen und Ihre Umgebung ist für das neue Jahr vorbereitet.