Document Central Link Schnellstart
Document Central Link ermöglicht eine schnelle und einfache Integration in Outlook, um Dokumente aus Outlook über Document Central in Microsoft Dynamics 365 Business Central zu importieren.
Info
Für die Verwendung von Document Central Link ist eine gültige Document Central Lizenz erforderlich. Außerdem muss die Funktion aktiviert sein.
Installation des Outlook-Add-ins
Document Central Link kann über den Appsource oder manuell über eine Manifestdatei installiert werden. Administratorberechtigungen sind erforderlich
Installation über den Appsource
- Gehen Sie zu appsource.microsoft.com.
- Wählen Sie Document Central Link aus.
- Klicken Sie auf ''Jetzt abrufen''.
- Auf der nächsten Seite werden Sie aufgefordert, die Berechtigungsanfragen zu akzeptieren (die benötigten Berechtigungen für Document Central Link werden weiter unten erläutert).
- Klicken Sie auf der folgenden Seite auf Bereitstellung abschließen, um die Bereitstellung abzuschließen.
Manuelle Installation
- Gehen Sie zu admin.microsoft.com.
- Klicken Sie auf Benutzerdefinierte Apps hochladen.
- Wählen Sie den App-Typ Office-Add-In aus.
- Wählen Sie im Schritt Wie möchten Sie die App hochladen? die Option Manifestdatei (.xml) vom Gerät hochladen und wählen Sie die bereitgestellte Manifestdatei aus.
- Wählen Sie auf der nächsten Seite aus, wie Sie die App bereitstellen möchten.
- Auf der nächsten Seite werden Sie aufgefordert, die Berechtigungsanfragen zu akzeptieren (die benötigten Berechtigungen für Document Central Link werden weiter unten erläutert).
- Klicken Sie auf der folgenden Seite auf Bereitstellung abschließen, um die Bereitstellung abzuschließen.
Berechtigungen
Für die Verwendung von Document Central Link sind die folgenden Berechtigungen erforderlich:
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Business-central - API.ReadWrite.All:
- Gewährt vollständigen Zugriff auf die Webservice-APIs von Business Central. Diese APIs ermöglichen es, Webservices-APIs aufzurufen und Daten in Business Central zu ändern. Document Central Link benötigt diese Berechtigung, um mit Business Central zu kommunizieren und Dokumente in Document Central hochzuladen.
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Microsoft Graph - offline_access:
- Ermöglicht der App, die Daten, auf die Sie Zugriff gewährt haben, auch dann einzusehen und zu aktualisieren, wenn Sie die App derzeit nicht nutzen. Dies gewährt der App keine zusätzlichen Berechtigungen.
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Microsoft Graph - profile:
- Ermöglicht der App, Ihr grundlegendes Profil zu sehen (z. B. Name, Bild, Benutzername, E-Mail-Adresse). Diese Informationen werden verwendet, um die Daten im Benutzerkontext hochzuladen.
Info
Beim ersten Start erscheint ein Pop-up-Fenster, das zusätzliche Berechtigungen für die Business Central APIs anfordert.
1. Bestätige das Pop-up
2. Erteile die angeforderten Berechtigungen
3. Starte das Add-in anschließend neu
Aktivierung des Document Central Link-Feature
Info
Document Central Link ist eine Funktion von Document Central und muss erworben werden.
Schritte zur Aktivierung:
- Navigiere zum Administrator-Rollencenter von Document Central.
- Klicke in der Menüleiste auf Setup und führe die Aktion Lizenzierung aus.
- Gehe zum Lizenzbereich.
- Markiere im Lizenzbereich die Option Document Central Link-Funktion.
- Klicke auf Kaufen/Abbrechen in der Menüleiste des Lizenzbereichs und führe die Aktion Kaufen aus.
- Bestätige mit Ja, wenn du den Kauf der ausgewählten Funktion bestätigen möchtest.
- Wähle aus, wie du die Funktion aktivieren möchtest, und bestätige mit Ja.
- Gib zur Bestätigung der Bestellung CONFIRM ein und klicke Ja.
- Klicke auf Aktivieren/Deaktivieren in der Lizenz-Menüleiste und führe Aktivieren aus.
- Bestätige mit Ja, wenn du die ausgewählte Funktion aktivieren möchtest.
- Falls du die Funktion für alle Unternehmen aktivieren möchtest, bestätige mit Ja.
- Die Document Central Link-Funktion ist nun aktiviert.
Erstellen einer Eingangs-Liste
Um Document Central Link zu nutzen, ist eine Eingangs-Liste in Document Inbound erforderlich. Diese Eingangs-Liste kann dann verwendet werden, um Dokumente und E-Mails an Document Central zu übertragen.
Schritte zur Erstellung einer neuen Eingangs-Liste:
- Öffne das Administrator-Rollencenter von Document Inbound.
- Wähle in der Menüleiste den Bereich Setup und starte die Aktion Eingangs-Listen.
- Klicke auf „Neu“, um eine neue Eingangs-Liste zu erstellen.
- Der Assistent für Eingangs-Listen öffnet sich. Klicke auf Starten.
- Vergib einen Code und einen Namen für die neue Liste und fahre mit Weiter fort.
- Im Fenster „Dokumentenprozess“ klicke erneut auf Weiter.
- Im Upload-Bereich bestätige mit Weiter.
- Im Bestätigungsfenster der Zuordnung wähle die Methode Zuordnung über Document Central Link und klicke auf Weiter.
- Im Fenster Split-Optionen fahre mit Weiter fort, um den Assistenten abzuschließen.
- Mit einem Klick auf Fertigstellen ist die neue Eingangs-Liste erfolgreich angelegt.
Info
Du kannst nur eine Eingangs-Liste mit der Document Central Link-Zuordnung erstellen.
Auswahl von Umgebung und Unternehmen
Nach erfolgreicher Authentifizierung:
1. Wählen Sie die Umgebung und das Unternehmen, in dem Document Inbound installiert ist.
2. Diese Auswahl wird gespeichert und muss nur einmal vorgenommen werden.
3. Es werden nur Umgebungen und Unternehmen angezeigt, auf die der Benutzer Zugriff hat.
Auswahl einer Eingangslisten
Um eine Eingangslisten zu nutzen, muss sie im Outlook-Add-in ausgewählt werden. Falls eine Eingangslisten bereits eingerichtet wurde, wird sie automatisch ausgewählt.
Um eine Eingangslisten auszuwählen, folge diesen Schritten:
- Öffne Outlook.
- Gehe über die drei Punkte zum Document Central Link-Add-in.
- Wähle eine Eingangslisten aus.
Info
Ab Version 1.1.0 von Document Central Link ist es möglich, Einganglisten auszuwählen. Du kannst jeden Typ auswählen, mit Ausnahme von Kurier. Die Datensatzliste wird nur angezeigt, wenn der Typ Document Central Link oder RecordID ist. Beim Typ Barcode ist es nur möglich, PDF-Dateien hochzuladen.
Wenn das Dropdown-Menü deaktiviert ist, wählen Sie das Unternehmen erneut aus.
Wenn es nicht bearbeitet werden kann, aktualisieren Sie Ihre Version von Document Inbound.