Document Central Glossar

Dieses umfassende Glossar soll Ihnen helfen, sich in der spezifischen Terminologie von Document Central zurechtzufinden. Ob Sie ein Neuling sind, der sich mit den Grundlagen vertraut machen möchte, oder ein erfahrener Profi, der eine schnelle Referenz sucht, hier finden Sie klare und prägnante Definitionen, die Ihnen weiterhelfen. Durchsuchen Sie das Glossar, um Ihr Verständnis zu vertiefen und eine effektive Kommunikation sicherzustellen.

Begriff	Erklärung
Alternativzuordnung	Zusätzliche oder sekundäre Zuordnungen bieten alternative Beziehungen zu anderen Bereichen in Business Central. Beispielsweise kann die Beziehung zwischen Verkaufsaufträgen und archivierten Verkaufsaufträgen aktiviert werden. Wenn ein Verkaufsauftrag nicht mehr als Datensatz verfügbar ist, wird der alternative Datensatz in den archivierten Verkaufsaufträgen vorgeschlagen.
App Registrierung	App-Registrierung ist für die OAuth-Authentifizierungsmethode erforderlich. Diese Registrierung wird in Azure eingerichtet und umfasst die Definition der für Benutzer und Dienste verfügbaren Berechtigungen.
Begleitdokumente	Eine Funktion, die es ermöglicht, Dokumente als E-Mail-Anhänge oder über ein Portal herunterladbar zu definieren. Diese Funktion ist während der Dokumentdefinition verfügbar, wenn sie aktiviert ist, und wird als Filterkriterium in den Erweiterungen Document Central for Dispatch und Document Central for Portals verwendet.
Compliance	Sicherstellen, dass die Praktiken von Document Central den regulatorischen und organisatorischen Standards entsprechen. Es unterstützt Aufbewahrungsfristen, die innerhalb der Compliance-Organisation festgelegt werden können.
Dateikonvertierung	Eine Funktion, die Dokumente in das PDF-Format oder PDF/A3-Format für die langfristige Archivierung und Compliance umwandelt.
Dateinamens-Transformation	Eine Funktion, die Dateinamen oder E-Mail-Betreffzeilen nach vordefinierten Regeln umbenennt.
Datagrid	Das Datagrid bietet eine Visualisierung für Dokumente, die in einem bestimmten Bereich in Business Central gespeichert sind. Zusätzlich bietet es mehrere Aktionen zur Interaktion mit den im Datagrid angezeigten Dokumenten.
Dokumentbeziehung	Die Verknüpfung von Datensätzen stellt sicher, dass Dokumente, die in einem Datensatz gespeichert sind, in verwandten Datensätzen zugänglich sind. Zum Beispiel, wenn ein Dokument mit einem Verkaufsangebot gespeichert wird und daraus ein Verkaufsauftrag erstellt wird, wird das Dokument aufgrund der Dokumentbeziehung auch beim Verkaufsauftrag angezeigt.
Dokumentbibliothek	Ein Container im Repository zur Speicherung und Organisation von Dokumenten, der die Organisation von Dokumenten in Versionen ermöglicht.
Dokumenteintrag	Die zentrale Speicherung aller Dokumentinformationen wird in Document Central verwaltet. Ein Eintrag stellt ein im Repository gespeichertes Dokument dar.
Dokumentprotokoll	Eine Aufzeichnung aller Aktivitäten an einem Dokument, die einen Prüfpfad für Compliance und Überprüfung bereitstellt.
Dokumentsuche	Eine Funktion, die es Benutzern ermöglicht, Dokumente im System anhand verschiedener Suchkriterien und Filter zu finden.
Document Central Factbox	Ein Benutzeroberflächenelement, das die DropZone, Quickdrop und Inhaltsartenliste auf definierten Business Central-Seiten bereitstellt.
DropZone	Eine Schnittstellenfunktion, die es Benutzern ermöglicht, Dateien per Drag-and-Drop in Document Central hochzuladen und zu organisieren. Die DropZone ist Teil der Document Central Factbox.
Erweiterte Suche	Verbesserte Suchfunktionalität ermöglicht verfeinerte und umfassendere Suchen innerhalb von Document Central. Sie ermöglicht Freitextsuchen und Suchen nach spezifischen Informationen wie Dateiname, Inhaltstyp oder Zeitraum.
Gruppenbildung	Eine Funktion, die Dokumente mit einer Gruppen-ID in Gruppen organisiert. Dadurch können Dokumente zusammengefasst werden, was dem Benutzer anzeigt, dass sie zusammengehören.
Indizierung	Ein Index ist entscheidend für Dokumentbibliotheken in SharePoint mit mehr als 5000 Elementen in der Ansicht. Der Index ermöglicht die effiziente Handhabung großer Dokumentmengen und ermöglicht eine schnelle Suche und Wiederauffindung von Dokumenten.
Inhaltsartenliste	Eine Funktion, die alle verfügbaren Inhaltstypen in der Document Central Factbox anzeigt.
Inhaltstypen	Inhaltstypen klassifizieren Dokumente und umfassen zugehörige Metadaten. Diese Inhaltstypen werden Dokumentbibliotheken zugewiesen.
Konvertierung der Datei-Erweiterung	Eine Funktion, die die Arten von Dateierweiterungen einschränkt, die in Document Central hochgeladen oder gespeichert werden können.
Metadaten	Metadaten sind die Eigenschaften eines Dokuments und können verschiedene Typen umfassen, wie Text, Datum oder Boolesch. Metadaten werden mit jedem Dokument gespeichert.
Metadatenverwaltung	Die Metadatenverwaltung ermöglicht die Definition zusätzlicher Metadaten während des Hochladevorgangs nach Document Central. Einzelne Metadaten können mit Standardwerten oder als erforderliche Informationen bereitgestellt werden.
Migration von SharePoint	Eine Funktion, die die Migration von Dokumenten von einem SharePoint-Repository zu einem anderen erleichtert, z.B. von SharePoint On-Premise zu SharePoint Online.
Quickdrop	Eine Funktion, die das schnelle Hochladen von Dokumenten in einen Bereich als vordefinierten Inhaltstyp ermöglicht. Für jede Zuordnung und jeden Bereich können drei Quickdrops konfiguriert werden. Die Quickdrop-Funktionalität ist Teil der Document Central Factbox.
Repositorio	Ein zentraler Ort, an dem Dokumente und zugehörige Daten gespeichert und verwaltet werden, um einen organisierten und sicheren Zugriff auf Informationen zu gewährleisten. Document Central bietet den SharePoint Server und Azure Blob Storage als Repository an.
Retentionsetiketten	Labels, die auf Dokumente angewendet werden, um ihren Lebenszyklus zu verwalten und sicherzustellen, dass sie für die erforderliche Dauer aufbewahrt werden.
Reverse Dokumentbeziehung	Eine Funktion, die die umgekehrten Beziehungen zwischen Dokumenten identifiziert und anzeigt. In einigen Fällen ist die rückwärtige Beziehung erforderlich.
Rolle Document Central - Administrator	Eine Benutzerrolle mit umfassendem Zugriff und Kontrolle über die Einstellungen und Konfigurationen von Document Central.
Rolle Document Central - Benutzer	Eine Benutzerrolle mit Zugriff auf die wesentlichen Funktionen von Document Central, wie definiert.
Schatten-Drucken	Eine Funktion, die das Drucken von Berichten im Hintergrund ermöglicht, ohne den Arbeitsablauf zu unterbrechen. Ein Eintrag wird zur Verarbeitung in die Berichts-Warteschlange hinzugefügt.
Standardzuordnung	Die Standardzuordnung wird in der Dokumentbibliothek definiert und verknüpft diese mit der Zuordnung. Dies ist notwendig für die Dokumentensynchronisierung, um sicherzustellen, dass Dateien in den gewünschten Bereich in Business Central synchronisiert werden.
Zugriffskontrolle	Sicherheitsfunktionen verwalten und beschränken den Benutzerzugriff auf Dokumente basierend auf Gruppen und Berechtigungen. Sie können auf Ebene der Dokumentbibliothek, des Inhaltstyps, des Inhaltstyps innerhalb einer Dokumentbibliothek und der Metadaten konfiguriert werden. Zusätzlich ist eine Zugriffskontrolle für die Verwendung von Retentionslabels verfügbar.