Übersicht der Geschäftsfunktionalität
Als Erweiterung für Business Central bietet Document Central mehrere Funktionen zur Optimierung von Geschäftsprozessen. Diese ermöglichen es Unternehmen, die Digitalisierung ihres Geschäfts voranzutreiben.
Document Central basiert auf CORE und enthält eine Reihe von Funktionalitäten, die das Kernprodukt ausmachen.
Benchmark
Mit dem Kern von Document Central erhalten Sie alle grundlegenden Funktionen, die Sie benötigen, um Ihr Dokumentenmanagement zu vereinfachen. Sie können Dokumente einfach per Drag & Drop Ihrem Geschäftsprozess zuordnen, Benachrichtigungen erstellen, um an das Dokument erinnert zu werden, Rückgabe von Dokumenten per Barcode und vieles mehr.
Mit dem Abonnement von Document Central erhalten Sie die folgenden Funktionen:
| Funktionalitäten | BC Standard | Document Central |
|---|---|---|
| Dokumente in BC speichern |  |
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| Dokumentenbeziehungen | |
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| Grundlegende Metadaten (hochladender Benutzer, Datum/Uhrzeit) | |
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| Factbox-Integration | |
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| Verschiedene Dateierweiterungen | |
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| Klassifizierung durch umfangreiche Metadaten & Inhaltstypen | |
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| Dokumentensuche nach Dateiname, Metadaten usw. | |
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| Revisionssichere Speicherung von Dokumenten | |
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| Anbindung verschiedener Repositorien | |
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| Speicherung per Drag & Drop | |
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| Automatisches Archivieren von generierten Berichten & Belegen per Schattenkopie | |
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| Dokumentenvorschau für viele Formate direkt in BC integriert (docx, xlsx, pdf, Bilder usw.) | |
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| Dokumentenversionierung | |
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| Barcode-Rückgabe durch Barcode-Split-Service | |
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| Dynamische Metadatenzuordnung | |
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| Selbstdefinierbare erlaubte Dateierweiterungen | |
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| Rollen- & Rechtesystem | |
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| Connector zu anderen Simova-Lösungen (z.B. Document Dispatch und Business Portals) | |
In diesem Benchmark ist zu sehen, dass der Business Central Standard stets mit neuen Funktionalitäten weiterentwickelt wird, aber im Vergleich zu speziellen Erweiterungen, wie Document Central, nicht das volle Funktionsangebot bietet. Erweiterungen zu den Standardfunktionalitäten, die genau für die Aufgaben erstellt wurden, bieten in der Regel immer mehr Möglichkeiten als der von Microsoft angebotene Standard.
Ob der Standard für ein Unternehmen ausreicht oder ob die funktionalen Erweiterungen der Document Central-Lösung einem Unternehmen einen erheblichen Mehrwert bieten, kann erst nach einer individuellen Prüfung genau gesagt werden. Generell kann jedoch der Einsatz eines Document Central die für die Suche und das Auffinden von Dokumenten aufgewendete Zeit erheblich reduzieren. Ein Bericht von McKinsey besagt, dass Mitarbeiter durchschnittlich 1,8 Stunden pro Tag mit der Suche und Sammlung von Informationen verbringen. Das entspricht 9,3 Stunden pro Woche.
Dokumente in BC speichern
Sowohl im Business Central Standard als auch mit Document Central können Dokumente direkt in BC gespeichert werden.
Dokumentenbeziehungen
Der Standard von Business Central und Document Central ermöglichen es, Dokumente direkt einem Beleg zuzuordnen, wie z.B. einem Verkaufsangebot oder einem Verkaufsauftrag. Die Dokumente können direkt beim Betrachten des jeweiligen Belegs eingesehen werden. Die gespeicherten Dokumente werden beim Buchen eines Geschäftsvorfalls mit einbezogen und sind auch dort verfügbar.
Grundlegende Metadaten (hochladender Benutzer, Datum/Uhrzeit)
Beim Speichern von Dokumenten in Business Central werden sowohl im BC Standard als auch bei Document Central Metadaten dem Dokument zugeordnet. Im BC Standard sind diese Metadaten jedoch auf den Benutzer, der das Dokument hochgeladen hat, und das Datum sowie die Uhrzeit des Uploads beschränkt.
Factbox-Integration
Beide bieten die Möglichkeit, Dokumente über eine Factbox für das jeweilige Dokument zu speichern. Die Factbox ist sowohl vom Dokument selbst als auch von der Listenansicht aus zugänglich.
Verschiedene Dateierweiterungen
Verschiedene Dokumente, wie Word-Dokumente, Excel-Listen oder PDF-Dateien können in Document Central und im BC Standard gespeichert werden.
Klassifizierung durch umfangreiche Metadaten & Inhaltstypen
Document Central bietet dem Benutzer die Möglichkeit, die gespeicherten Dokumente zu klassifizieren, d.h. einem Dokument wird ein Dokumententyp und weitere Metadaten zugeordnet, die es dem Benutzer erleichtern, die Dokumente wiederzufinden. Im BC Standard werden keine Inhaltstypen zugeordnet.
Dokumentensuche nach Dateiname, Metadaten usw.
Die „Document Central | Dokumentensuche“ ermöglicht eine detaillierte Suche nach allen im System gespeicherten Dokumenten und Dateien. Es ist möglich, nach Metadaten, Inhaltstypen, Dateinamen und vielen anderen Kriterien zu suchen und zu filtern.
Revisionssichere Speicherung von Dokumenten
Durch die Integration und Synchronisation von im Azure Compliance Management erstellten Labels können Document Central-Benutzer die revisionssichere Archivierung in der Business Central-Oberfläche konfigurieren und sicherstellen, dass bestimmte Dokumente für einen bestimmten Zeitraum nicht verändert oder gelöscht werden können, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.
Anbindung verschiedener Repositorien
Die Möglichkeit, verschiedene Repositorien nutzen zu können, ist einer der Hauptvorteile von Document Central im Gegensatz zum BC-Standard. Wir empfehlen, die Dokumente in einem SharePoint zu speichern. Auch Dateisysteme, Datenbanken und Drittanbieter-Dokumentenmanagementsysteme können angebunden werden.
Speicherung per Drag & Drop
Die Simova Document Central Factbox ermöglicht es, Dokumente einfach per Drag&Drop abzulegen. Diese Funktion macht das Document Central sehr intuitiv und benutzerfreundlich. Alternativ kann ein Fenster geöffnet werden, um im Dateisystem zu suchen.
Automatisches Archivieren von generierten Berichten & Belegen per Schattenkopie
Beim Buchen von Belegen können die Berichte automatisch im Hintergrund durch die sogenannte Schattenkopie im Document Central gespeichert werden und sind somit jedem Benutzer zugänglich.
Dokumentenvorschau für viele Formate direkt in BC integriert (Word, Excel, PDF, Bilddateien usw.)
In der Dokumentenübersicht, die alle für ein Dokument gespeicherten Dokumente, wie z.B. ein Verkaufsangebot oder einen Verkaufsauftrag, übersichtlich darstellt, ist eine Dokumentenvorschau direkt in Business Central integriert. Dies ermöglicht es dem Benutzer, einen Blick auf die Dokumente zu werfen, ohne die BC-Oberfläche verlassen zu müssen. Die gängigen Standardformate können alle in der Vorschau angezeigt werden.
Dokumentenversionierung
Im Vergleich zum BC Standard bietet die Document Central-Lösung eine Versionierungsfunktion. Wenn ein Dokument mit demselben Namen wie ein vorhandenes Dokument gespeichert wird, kann der Benutzer wählen, ob das Dokument versioniert oder unter einem anderen Namen gespeichert werden soll. Die vorherigen Versionen sind weiterhin in der Dokumentenübersicht verfügbar.
Barcode-Rückgabe durch Barcode-Split-Service
Durch den Barcode-Split-Service können Dokumente, die mit einem speziellen Barcode gekennzeichnet sind, direkt und automatisch dem entsprechenden Prozess in Business Central zurückgegeben werden. Die Barcode-Etiketten werden direkt in Business Central über eine weitere Document Central Barcode-Factbox generiert und können auf die Berichte aufgebracht werden.
Dynamische Metadatenzuordnung
Dynamische Zuordnungen ermöglichen es, Dokumente rückwirkend auf vorherige Prozesse oder Dokumente anzuzeigen.
Erlaubte Dateierweiterungen können selbst definiert werden
Ein Administrator kann die möglichen Dateierweiterungen definieren, die im Document Central-System gespeichert werden dürfen. Dadurch wird sichergestellt, dass nur relevante Dateien und Dokumente im Document Central gespeichert werden.
Rollen- & Rechtesystem
Durch ein ausgeklügeltes Rollen- & Rechtesystem können bestimmten Benutzern oder Benutzergruppen spezifische Rechte im System eingeräumt werden. Der Zugriff auf bestimmte Dokumente oder ganze Inhaltstypen kann auf diese Weise geregelt werden.
Connector zu anderen Simova-Lösungen (z.B. Document Dispatch und Business Portals)
Document Central bietet die Möglichkeit, die gespeicherten Dokumente auf andere Simova-Erweiterungen, wie Document Dispatch oder Business Portals, zu übertragen. Auf diese Weise können Dokumente direkt aus dem Document Central mit Document Dispatch versendet oder mit Business Portals in einem Kundenportal angezeigt werden.