Zuordnung per Dateinamen
Die Document Inbound Erweiterung besitzt die Fähigkeit, Dokumente basierend auf ihren Dateinamen zuzuordnen. Diese Funktion nutzt den Dateinamen jedes Dokuments, um Übereinstimmungen mit den in der Datenbank gespeicherten Informationen zu lesen und zu nutzen.
Voraussetzungen
Um Dokumente über Dateinamen zurückzuführen, muss eine Eingangsliste mit dem Rückführungstyp Dateiname erstellt werden.
Dateinamen lesen
Um die Funktion zur Datei-Namen-Zuweisung zu nutzen, müssen Dokumente zuerst in die Eingangsliste importiert werden. Anschließend wird Document Inbound diese Dokumente automatisch validieren, gemäß den in der Eingangsliste konfigurierten Einstellungen.
Basierend auf den konfigurierten Einstellungen in der Eingangsliste wird Document Inbound den Dateinamen mit der Datenbank abgleichen. Wird ein Verweis identifiziert, zeigt das Dokument sofort potenzielle Ziel-Datensätze an, einschließlich deren Inhaltstyp und Metadaten.
Zuordnung von Dokumenten
Die Job-Warteschlange ist für die Dokumentenzuordnung verantwortlich. Dokumente werden automatisch ihren jeweiligen Datensätzen zugeordnet, solange der Dateinamen-Verweis in der Datenbank erkannt wird. Alternativ haben Benutzer die Möglichkeit, den Zuordnungsprozess manuell über die Funktionen Automatisch zurückführen oder Manuell zurückführen zu starten.
Um die Zuordnungsfunktion manuell auszulösen, können die folgenden Schritte durchgeführt werden:
- Navigieren Sie zur Eingangsliste.
- Wählen Sie einen Eintrag aus der Liste aus.
- Klicken Sie auf die Aktion Automatisch zurückführen, um das Dokument automatisch zurückzuführen. Diese Funktion versucht, das Dokument dem Datensatz zuzuordnen, der durch den Dateinamen referenziert wird. Wird der Ziel-Datensatz im System nicht gefunden, wird automatisch die Aktion Manuell zurückführen ausgelöst.
- Alternativ können Sie auf die Aktion Manuell zurückführen klicken, um das Dokument manuell zurückzuführen. Diese Aktion öffnet eine Seite, auf der der Benutzer den Ziel-Datensatz zur Zuweisung auswählen kann.