Zuordnung per E-Mail-Adresse
Die Document Inbound-Erweiterung verfügt über die Fähigkeit, Dokumente basierend auf ihren Dateinamen zuzuweisen. Diese Funktion nutzt den Dateinamen jedes Dokuments, um ihn zu lesen und für Abgleichzwecke mit den im Datenbank gespeicherten Informationen zu verwenden.
Voraussetzungen
Um Dokumente über E-Mail zurückzuführen, muss eine Inbound-Liste mit dem Rückführungstyp E-Mail erstellt werden.
Abgleich der E-Mail
Document Inbound erweitert seine Funktionalität, indem es die Zuweisung von Dokumenten sowohl basierend auf der E-Mail-Adresse des Absenders als auch auf den E-Mail-Adressen der Empfänger (An und Cc) ermöglicht. Diese Funktion nutzt die Fähigkeit von Document Inbound, E-Mail-Informationen aus den konfigurierten E-Mail-Konten zu extrahieren und abzurufen. Darüber hinaus können externe Erweiterungen mit ähnlichen Funktionen, die ebenfalls die E-Mail-Adresse extrahieren und an Document Inbound übermitteln können, die Dokumente basierend auf den bereitgestellten E-Mail-Adressen zuweisen.
Basierend auf den konfigurierten Einstellungen in der Inbound-Liste wird Document Inbound die E-Mail mit der Datenbank abgleichen. Wenn ein Bezug identifiziert wird, zeigt das Dokument umgehend potenzielle Zieldatensätze an, einschließlich deren Inhaltstyp und Metadaten.
Zuweisung von Dokumenten
Die Auftragswarteschlange ist für die Zuweisung von Dokumenten verantwortlich. Dokumente werden automatisch ihren jeweiligen Datensätzen zugewiesen, solange der E-Mail-Bezug in der Datenbank erkannt wird. Alternativ haben Benutzer die Flexibilität, den Zuweisungsprozess manuell über die Funktionen Automatisch zurückführen oder Manuell zurückführen zu initiieren.
Um die Zuweisungsfunktion manuell auszulösen, können die folgenden Schritte durchgeführt werden:
- Navigieren Sie zur Inbound-Liste.
- Wählen Sie einen Eintrag aus der Liste aus.
- Klicken Sie auf die Aktion Automatisch zurückführen, um das Dokument automatisch zurückzuführen. Diese Funktion versucht, das Dokument dem Datensatz zuzuweisen, der durch die E-Mail-Adresse referenziert wird. Wenn der Ziel-Datensatz im System nicht gefunden wird, wird die Aktion Manuell zurückführen automatisch ausgelöst.
- Alternativ können Sie auf die Aktion Manuell zurückführen klicken, um das Dokument manuell zurückzuführen. Diese Aktion öffnet eine Seite, auf der der Benutzer den Ziel-Datensatz auswählen kann, der zugewiesen werden soll.