Zuordnung per Barcode
Document Inbound ist mit der Fähigkeit ausgestattet, Barcodes aus Dokumenten nahtlos zu scannen und zu extrahieren, wodurch die Dateien in separate Segmente aufgeteilt werden, die auf den erkannten eindeutigen Barcodes basieren. Darüber hinaus werden diese extrahierten Barcodes mit vorkonfigurierten Einstellungen der Eingangsliste abgeglichen, um sie mit dem Datensatz in Business Central zu verknüpfen, was eine automatisierte Zuordnung ermöglicht und den Workflow optimiert.
Voraussetzungen
Um Dokumente per Barcode zuordnen zu können, muss eine Eingangsliste mit dem Zuordnungstyp Barcode erstellt werden.
Erkennung von Barcodes
Um die Barcodeleserkennung aus PDF-Dateien verwenden zu können, ist es notwendig, die Dokumente zuerst in die Eingangsliste zu importieren. Der Importprozess kann aus verschiedenen Quellen gestartet werden (z. B. manueller Datei-Upload und E-Mail), sofern die Dokumente eingebettete Barcodes enthalten. Nach dem Import ermöglicht die Funktionalität von Document Inbound, die Barcode-Informationen aus dem Dokument zu erkennen und zu extrahieren. Anschließend werden die extrahierten Barcode-Daten mit der Datenbank abgeglichen.
Document Inbound ist in der Lage, automatisch zu validieren, ob ein erkannter Barcode einer Referenz in der Datenbank entspricht. Bei erfolgreicher Validierung identifiziert es den wahrscheinlichsten Zieldatensatz, erkennt den potenziellen Inhaltstyp und relevante Metadaten aus dem Dokument.
Info
Beim manuellen Hochladen eines Dokuments startet Document Inbound nicht sofort den Barcode-Erkennungsprozess. Stattdessen haben Benutzer die Möglichkeit, diese Funktion nach Bedarf zu aktivieren, indem sie einfach auf die Aktion Automatisch aufteilen klicken. Dieser manuelle Auslöser veranlasst Document Inbound, den Barcode-Erkennungs- und Aufteilungsprozess durchzuführen, wodurch sichergestellt wird, dass der Prozess sowohl benutzergesteuert als auch an spezifische Anforderungen anpassbar ist.
Zuordnung von Dokumenten
Die Job-Warteschlange ist für die Dokumentenzuordnung verantwortlich. Dokumente werden automatisch ihren jeweiligen Datensätzen zugeordnet, solange die Barcode-Referenz in der Datenbank erkannt wird. Alternativ haben Benutzer die Möglichkeit, den Zuordnungsprozess manuell über die Funktionen Automatisch zuordnen oder Manuell zuordnen zu starten.
Um die Zuordnungsfunktion manuell auszulösen, können die folgenden Schritte durchgeführt werden:
- Navigieren Sie zur Eingangsliste.
- Wählen Sie einen Eintrag aus der Liste aus.
- Klicken Sie auf die Aktion Automatisch zuordnen, um das Dokument automatisch zuzuordnen. Diese Funktion versucht, das Dokument dem Datensatz zuzuordnen, der mit dem Barcode verknüpft ist. Wenn der Barcode nicht in der Datenbank gefunden wird, wird automatisch die Aktion Manuell zuordnen ausgelöst.
- Alternativ klicken Sie auf die Aktion Manuell zuordnen, um das Dokument manuell zuzuordnen. Diese Aktion öffnet eine Seite, auf der der Benutzer den Zieldatensatz auswählen kann, der zugeordnet werden soll.
Manuelle Barcode-Korrektur mit Dokumentenvorschau
In Fällen, in denen Document Inbound einen Barcode nicht automatisch erkennen kann (z. B. aufgrund von schiefen Etiketten, schlechter Druckqualität oder handschriftlichen Notizen), können Benutzer den Barcode direkt aus der Eingangsliste manuell korrigieren.
Wenn die Aktion Barcode ändern verwendet wird, öffnet sich ein Eingabedialog, der nun eine eingebettete Dokumentenvorschau enthält. Dies ermöglicht es den Benutzern, das Originaldokument (z. B. Rechnungen, Lieferscheine oder Versandetiketten) neben dem Barcode-Eingabefeld anzuzeigen.
Vorteile
- Gewährleistet eine genaue manuelle Eingabe, wenn die automatische Barcode-Erkennung fehlschlägt.
- Beseitigt die Notwendigkeit, zwischen Dokumentenanzeige und Eingabeformular zu wechseln.
- Bietet eine direkte visuelle Bestätigung des korrekten Barcode-Werts.
- Unterstützt alle in Document Inbound verarbeiteten Dokumenttypen (PDF, TIFF usw.).
Verwendung
- Navigieren Sie zur Eingangsliste.
- Wählen Sie den Eintrag aus, bei dem der Barcode nicht erkannt werden konnte.
- Klicken Sie auf die Aktion Barcode ändern.
- Verwenden Sie im Eingabedialog die eingebettete Vorschau, um den richtigen Barcode im Dokument zu finden und ihn in das Feld einzugeben. Wenn das Vorschaufenster nicht sichtbar ist, klicken Sie auf das Informationssymbol (ℹ️) oben rechts, um es einzublenden.
- Bestätigen Sie die Eingabe, um den Inbound-Eintrag zu aktualisieren.
Fehlerbehebung
Wenn während des Zuordnungsprozesses ein Fehler auftritt, wird der Eintrag auf „Fehlgeschlagen“ gesetzt. Die folgende Liste zeigt die häufigsten Probleme im Zusammenhang mit der Zuordnung per Barcode und deren jeweilige Workarounds.
| Problem | Workaround |
|---|---|
| Inhaltstyp ist nicht veröffentlicht | Wählen Sie einen anderen Inhaltstyp, um das Dokument zuzuordnen. Dies ist über eine Aktion im Unterformular „Source Target“ in der Eingangsliste möglich |
| Gefundener Barcode im Inbound-Eintrag wird im System nicht erkannt | Eine manuelle Zuordnung ist der einfachste Weg, das Dokument zuzuordnen |
| Inbound-Eintrag enthält keinen Barcode | Ändern Sie den Barcode manuell über die Aktion in der Eingangsliste |