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Einrichten des Document Distributors

Diese Anleitung zeigt, wie Sie einen Document Distributor für die automatische Dokumentenweiterleitung einrichten.

Erstellen eines Document Distributors

  1. Öffnen Sie die Seite Document Distribution entries
  2. Öffnen Sie die Konfiguration über die Aktion
  3. Wählen Sie Neu

  4. Füllen Sie die Felder aus:

  5. Code: z.B. "DIST-INVOICES"

  6. Beschreibung: z.B. "Rechnungsverteilung nach Lieferant"
  7. Sequenznr.: z.B. 10 (niedrigere Nummern = höhere Priorität)
  8. Zielmandant: Wählen Sie den Mandanten
  9. Zieleingangsliste: Wählen Sie die Eingangsliste

Tipp: Verwenden Sie 10er-Schritte (10, 20, 30) bei Sequenznummern für spätere Erweiterungen.

Verteilungsregeln hinzufügen

  1. Öffnen Sie den erstellten Document Distributor
  2. Wechseln Sie zu Verteilungsregeln
  3. Erstellen Sie neue Regeln (siehe Arbeiten mit Verteilungsregeln)

Wichtig: Ist eine Regel erfüllt so gilt dies als erfolgreich und das Dokument wird verteilt.

Beispiel: Rechnungen nach Lieferant verteilen

Ziel: ACME-Rechnungen an Mandant "UNTERNEHMEN-A" weiterleiten

Distributor:

  • Code: DIST-ACME
  • Zielmandant: UNTERNEHMEN-A
  • Zieleingangsliste: EB-RECHNUNGEN

Regeln:

  1. Document Classification - Contains "Rechnung" oder
  2. Email Address - Ends With "@acme.com" oder
  3. Captured Document Data "VendorName" - Equals "ACME Corporation"

Best Practices

  • Spezifische Regeln zuerst: Vergeben Sie niedrige Sequenznummern
  • 10er-Schritte: Lassen Sie Platz für spätere Ergänzungen
  • Aussagekräftige Namen: Erleichtern die spätere Wartung

Tipp: Der erste passende Distributor wird verwendet. Häufig genutzte Distributoren sollten niedrigere Sequenznummern haben.

Paket-Handling

Wenn E-Mails mit Anhängen über den Document Distributor verarbeitet werden, können Sie steuern, wie das führende Dokument (die E-Mail selbst) und zusätzliche Paketdokumente (Anhänge) behandelt werden.

Verarbeitung des führenden Dokuments zulassen

Diese Option steuert, ob das führende Dokument eines Pakets (z. B. die E-Mail-Datei selbst) durch Verarbeitungsmethoden wie die Auswertung von Distributor-Regeln läuft.

Wenn aktiviert: - Das führende Dokument wird von Distributor-Regeln ausgewertet - Sowohl die E-Mail-Datei als auch die Anhänge durchlaufen den Verteilungsprozess

Wenn deaktiviert: - Nur die Anhänge innerhalb des Pakets werden von Distributor-Regeln ausgewertet - Das führende Dokument (E-Mail) wird von Verarbeitungsmethoden ausgeschlossen, aber trotzdem zusammen mit dem Paket an die Ziel-Eingangsliste übertragen - Nützlich, wenn Sie möchten, dass Distributor-Regeln nur auf Anhänge angewendet werden (z. B. bei Smart Processing-Szenarien)

Wichtig

Das führende Dokument wird immer zusammen mit dem Paket an die Ziel-Eingangsliste übertragen, unabhängig von dieser Einstellung. Diese Option steuert nur, ob das führende Dokument durch Verarbeitungsmethoden wie Regelauswertung läuft.

Vorgehensweise:

  1. Öffnen Sie die Konfiguration des Document Distributors
  2. Navigieren Sie zum Abschnitt Paket-Handling
  3. Aktivieren oder deaktivieren Sie Verarbeitung des führenden Dokuments zulassen entsprechend Ihren Anforderungen

Behandlung zusätzlicher Paketdokumente

Diese Option definiert, wie das System zusätzliche Dokumente in einem Paket während der Verteilung behandelt.

Folgende Optionen sind verfügbar:

Option Beschreibung
Gesamtes Paket archivieren Alle Dokumente mit derselben Paket-ID werden gemeinsam an die Ziel-Eingangsliste verteilt. Dies stellt sicher, dass die E-Mail und alle ihre Anhänge immer als eine Einheit weitergeleitet werden.
Ausgewähltes Dokument und führendes Dokument archivieren Nur das ausgewählte Dokument und das führende Dokument (E-Mail) werden verteilt. Andere Anhänge im Paket werden nicht übertragen.
Ausgewähltes Dokument mit zusätzlichen Anhängen archivieren Das ausgewählte Dokument wird zusammen mit dem führenden Dokument und allen nicht klassifizierten Anhängen verteilt. Bereits klassifizierte Anhänge können separat behandelt werden.

Vorgehensweise:

  1. Öffnen Sie die Konfiguration des Document Distributors
  2. Navigieren Sie zum Abschnitt Paket-Handling
  3. Wählen Sie die entsprechende Option unter Behandlung zusätzlicher Paketdokumente

Best Practice für E-Mail-Verarbeitung

Wenn Sie E-Mails für Smart Processing verteilen, sollten Sie in Betracht ziehen, "Verarbeitung des führenden Dokuments zulassen" zu deaktivieren, um die E-Mail-Datei von der Distributor-Regelauswertung und Smart Processing auszuschließen. Die E-Mail wird trotzdem an die Eingangsliste übertragen, aber nur die Anhänge durchlaufen die Verarbeitungsmethoden.

Distributor aktivieren

  1. Aktivieren Sie "Document Distributor" in der Import-Konfiguration
  2. Stellen Sie sicher, dass die Job Queue "Document Inbound - Document Distributor Bot" läuft
  3. Testen Sie mit wenigen Testdokumenten

Siehe auch