Einrichten einer Konfiguration

Barcode-Konfigurationen werden für die Dokumentenverarbeitung in Business Central verwendet. Document Inbound ermöglicht die Konfiguration der Barcode-Verarbeitung, der Zuweisung von Eingangslists und der Zuweisung von E-Mail-Adressen.

Document Distributor Option

Diese Option ermöglicht die automatische Verteilung von Dokumenten basierend auf konfigurierbaren Regeln, anstatt sie direkt in eine bestimmte Eingangsliste zu importieren. Es ist wie ein zwischenschritt zwischen import -> inbound liste und dient dazu einen automatisierten flow zu erzeugen der Dokumente in richtige Listen verteilt.

Document Distributor aktiviert

Wenn die Option Document Distributor in der Import-Konfiguration aktiviert ist:

Importierte Dokumente werden zunächst als Distribution Entries erstellt
Die konfigurierten Verteilungsregeln bestimmen das endgültige Ziel
Das Feld Eingangsliste wird ausgeblendet (nicht erforderlich)
Dokumente können an verschiedene Mandanten und Eingangslisten weitergeleitet werden
Ermöglicht intelligente, regelbasierte Dokumentenweiterleitung

Verwendungszweck: - Multi-Mandanten-Umgebungen - Komplexe Verteilungsszenarien - Automatische Kategorisierung und Weiterleitung - Integration mit Smart Processing für KI-gestützte Verteilung

Document Distributor deaktiviert (Traditioneller Modus)

Wenn die Option Document Distributor deaktiviert ist:

Dokumente werden direkt in die angegebene Eingangsliste importiert
Das Feld Eingangsliste ist sichtbar und erforderlich
Traditionelles Verhalten (Legacy-Modus)
Geeignet für einfache, direkte Importszenarien

Info

Bestehende Import-Konfigurationen funktionieren weiterhin wie gewohnt. Die Document Distributor Option ist standardmäßig deaktiviert.

Weitere Informationen finden Sie unter Document Distributor.

Import-Dateien-Option

Die Option Dateien importieren steuert, welche Dateien beim Verarbeiten von E-Mails importiert werden. Diese Option ist im Konfigurations-Assistenten verfügbar und bestimmt, wie E-Mails und ihre Anhänge behandelt werden.

Verfügbare Optionen

Option	Beschreibung
Nur Anhänge	Nur die E-Mail-Anhänge werden importiert. Die E-Mail-Datei selbst (EML/MSG) wird nicht gespeichert. Dies ist nützlich, wenn nur die angehängten Dokumente für die Verarbeitung relevant sind.
Nur E-Mail	Nur die E-Mail-Datei (EML/MSG) wird als einzelne Datei importiert. Anhänge werden nicht separat extrahiert oder importiert. Dies bewahrt die vollständige E-Mail einschließlich aller eingebetteten Inhalte.
Paket (EML + Anhänge)	Sowohl die E-Mail-Datei als auch alle Anhänge werden importiert und als Paket zusammengefasst. Die E-Mail wird zum führenden Dokument und Anhänge werden als Paketmitglieder verknüpft. Dies stellt sicher, dass alle zugehörigen Inhalte erhalten bleiben und gemeinsam verarbeitet werden.

Paketmodus-Verhalten

Wenn Paket (EML + Anhänge) ausgewählt ist:

Das System erstellt automatisch Pakete, wenn E-Mails importiert werden
Jeder E-Mail wird eine eindeutige Paket-ID zugewiesen
Die E-Mail-Datei (EML/MSG) wird mit Paketeinrückung = 0 importiert (führendes Dokument)
Jeder Anhang wird mit Paketeinrückung = 1 importiert (Paketmitglied)
Alle Dokumente im Paket teilen sich dieselbe Paket-ID

Interaktiver Modus:

Wenn die Option Dateien importieren auf Nur Anhänge oder Nur E-Mail eingestellt ist, fordert das System den Benutzer einmal pro Transaktion beim Importieren von E-Mails auf:

"Möchten Sie ein Paket erstellen, um die E-Mail mit den Anhängen zu gruppieren?"

Auswahl von Ja erstellt Pakete für alle E-Mails im aktuellen Import
Auswahl von Nein importiert Dateien entsprechend dem ausgewählten Modus ohne Pakete zu erstellen
Diese Eingabeaufforderung erscheint nur einmal pro Transaktion (sofern nicht im Hintergrund ausgeführt)

Best Practices

Verwenden Sie Paket (EML + Anhänge), wenn Sie den vollständigen E-Mail-Kontext zusammen mit allen Anhängen behalten müssen
Verwenden Sie Nur Anhänge, wenn Sie sich nur um die angehängten Dokumente kümmern und nicht um die E-Mail selbst
Verwenden Sie Nur E-Mail, wenn der E-Mail-Inhalt wichtiger ist als einzelne Anhänge

Paket-Handling-Konfiguration

Nach dem Import von Dokumenten als Pakete verwenden Sie die Paket-Handling-Einstellungen in der Eingangsliste oder im Document Distributor, um zu steuern, wie das führende Dokument und Paketmitglieder verarbeitet werden. Weitere Informationen finden Sie unter Einrichten der Eingangslisten.

Erstellen einer Konfiguration mit Dokumententeilung

Die folgenden Schritte müssen durchgeführt werden, um eine Konfiguration mit der Teilung von Dokumenten zu erstellen.

Klicken Sie auf Einrichtung in der Menüleiste und führen Sie die Aktion Importkonfigurationen aus.
Führen Sie die Aktion Neu in der Menüleiste aus, um den Konfigurationslisten-Assistenten zu starten.
Um den Konfigurationslisten-Assistenten zu starten, klicken Sie auf Beginnen.
Geben Sie den Konfigurationscode an, indem Sie einen Code im Feld Konfigurationscode eingeben.
Geben Sie ein Infotag an (falls erforderlich), indem Sie das Tag im Feld Infotag eingeben, um die Daten weiter zu filtern.
Aktivieren Sie die Option Barcode suchen, um die Konfiguration für die Teilung von Dokumenten zu verwenden.
Geben Sie an, ob die Option Seite mit Barcode ausschließen aktiviert oder deaktiviert werden soll, und geben Sie die Punkte pro Zoll im Feld Punkte pro Zoll (DPI) an.
Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.
Konfigurieren Sie die Barcode-Teilungsoptionen für den Teilungsprozess.
Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.
Optional: Aktivieren Sie die Option Document Distributor, wenn Sie automatische Verteilung basierend auf Regeln verwenden möchten. Wenn aktiviert, überspringen Sie Schritt 12.
Wählen Sie die Eingangsliste und die Fehler-Eingangsliste, die für die importierten Dokumente verwendet werden sollen (nur wenn Document Distributor deaktiviert ist).
Wählen Sie eine E-Mail-Adresse aus, die für die importierten Dokumente im nächsten Schritt verwendet werden soll.
Nachdem Sie die E-Mail-Adresse ausgewählt haben, können Sie festlegen, ob die von Document Inbound importierten E-Mails in Outlook in den Papierkorb verschoben werden sollen.
Entscheiden Sie, ob diese Konfiguration aktiviert werden soll oder nicht, und klicken Sie auf Fertigstellen, um die Konfiguration abzuschließen.

Erstellen einer Konfiguration ohne Dokumententeilung

Die folgenden Schritte müssen durchgeführt werden, um eine Konfiguration ohne die Teilung von Dokumenten zu erstellen.

Klicken Sie auf Einrichtung in der Menüleiste und führen Sie die Aktion Importkonfigurationen aus.
Führen Sie die Aktion Neu in der Menüleiste aus, um den Konfigurationslisten-Assistenten zu starten.
Um den Konfigurationslisten-Assistenten zu starten, klicken Sie auf Beginnen.
Geben Sie den Konfigurationscode an, indem Sie einen Code im Feld Konfigurationscode eingeben.
Geben Sie ein Infotag an (falls erforderlich), indem Sie das Tag im Feld Infotag eingeben, um die Daten weiter zu filtern.
Deaktivieren Sie die Option Barcode suchen, um den Konfigurationsteil für die Teilung von Dokumenten zu überspringen.
Optional: Aktivieren Sie die Option Document Distributor, wenn Sie automatische Verteilung basierend auf Regeln verwenden möchten. Wenn aktiviert, überspringen Sie Schritt 8.
Wählen Sie die Eingangsliste und die Fehler-Eingangsliste, die für die importierten Dokumente verwendet werden sollen (nur wenn Document Distributor deaktiviert ist).
Wählen Sie eine E-Mail-Adresse aus, die für die importierten Dokumente im nächsten Schritt verwendet werden soll.
Nachdem Sie die E-Mail-Adresse ausgewählt haben, können Sie festlegen, ob die von Document Inbound importierten E-Mails in Outlook in den Papierkorb verschoben werden sollen.
Entscheiden Sie, ob diese Konfiguration aktiviert werden soll oder nicht, und klicken Sie auf Fertigstellen, um die Konfiguration abzuschließen.