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Einrichten der E-Mail-Zuweisung

Um Dokumente über E-Mail zuordnen zu können, muss der Zuordnungstyp Zuweisung über E-Mail-Adresse in der Eingangslisten festgelegt werden.

Die folgenden Schritte müssen durchgeführt werden, um das Dokument in Document Inbound von Simova über E-Mail zuzuordnen:

  1. Navigieren Sie zur Eingangsliste.
  2. Wählen Sie eine vorhandene Eingangsliste aus oder klicken Sie auf die Aktion Neu, um eine neue Eingangsliste zu erstellen.
  3. Wählen Sie den Zuordnungstyp Zuweisung über E-Mail-Adresse.
  4. Der Konfigurationsbereich Zuweisung über E-Mail-Adresse wird für die E-Mail-Zuweisung angezeigt.
  5. Wählen Sie eine Zuordnung, in der die Dokumente im Zuordnungsprozess zugewiesen werden sollen.
  6. Wählen Sie aus, welches Feld für die E-Mail verwendet werden soll, indem Sie das Feld über die Nachschlagefunktion in der E-Mail-Feld-Nr. auswählen.
  7. Wählen Sie einen Inhaltstyp für das Dokument. Wenn der Inhaltstyp leer bleibt, sucht Document Inbound automatisch nach dem Standard-Inhaltstyp in der DMS - Dokumentbibliothek.

Zuweisung von Dokumenten über Empfänger-E-Mail-Adressen

Bei der Einrichtung der E-Mail-Zuweisung können Dokumente auch basierend auf den Von, An oder Cc E-Mail-Adressen zugewiesen werden. Dies bietet mehr Flexibilität bei der Zuweisung von Dokumenten an mehrere Empfänger und stellt sicher, dass sie den richtigen Datensätzen im System zugeordnet werden.

Konfiguration der E-Mail-Zuweisung

Um Dokumente anhand der An- und Cc-E-Mail-Adressen zuzuweisen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Navigieren Sie zur Inbound-Liste, in der Sie die E-Mail-Zuweisung konfigurieren.
  2. Suchen Sie im Abschnitt Zuweisungskonfiguration nach den E-Mail-Zuweisungseinstellungen.
  3. In den E-Mail-Zuweisungseinstellungen sehen Sie drei Umschalter:
    1. Von-E-Mail-Zuweisung (standardmäßig aktiviert)
    2. An-E-Mail-Zuweisung
    3. Cc-E-Mail-Zuweisung

Diese Optionen ermöglichen es, auszuwählen, welche E-Mail-Adressen (Von, An oder Cc) für die Dokumentenzuweisung verwendet werden sollen. Eine oder mehrere dieser Optionen können je nach Bedarf aktiviert werden.

Zuweisungsprozess

  • Von-E-Mail: Dokumente werden basierend auf der E-Mail-Adresse des Absenders zugewiesen.
  • An-E-Mail: Dokumente werden den Empfängern im An-Feld zugewiesen.
  • Cc-E-Mail: Dokumente werden den Empfängern im Cc-Feld zugewiesen.

Wenn mehrere E-Mail-Adressen ausgewählt sind, gleicht das System die E-Mail-Adressen mit der Datenbank ab und weist das Dokument allen übereinstimmenden Datensätzen zu. Dadurch wird sichergestellt, dass das Dokument allen relevanten Parteien zugewiesen wird, unabhängig davon, ob sie im Von-, An- oder Cc-Feld stehen.

Siehe auch