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Überprüfungsprozess

Zuletzt aktualisiert: 09.03.2026 • Lesezeit: ~10 Minuten

Der Überprüfungsprozess ermöglicht mehrstufige Genehmigungsworkflows für Dokumente, bevor sie finalisiert und veröffentlicht werden. Dokumente müssen zur Überprüfung freigegeben und von zugewiesenen Prüfern genehmigt werden, bevor sie abgeschlossen werden. Dies gewährleistet Qualitätskontrolle, Compliance-Anforderungen und kollaborative Entscheidungsfindung im Dokumentenprozess.

Was ist der Überprüfungsprozess?

Der Überprüfungsworkflow ermöglicht es Ihnen:

  • Dokumente zur Genehmigung an einen oder mehrere Prüfer zu senden, bevor sie finalisiert werden
  • Zwischen erforderlichen und optionalen Prüfern zu unterscheiden, um die Genehmigungslogik zu steuern
  • Den Überprüfungsstatus und Kommentare in Echtzeit zu verfolgen
  • E-Mail-Benachrichtigungen zu erhalten, wenn Dokumente überprüft werden müssen oder wenn Maßnahmen ergriffen werden
  • Vollständige Transparenz mit Überprüfungshistorie und Prüfpfad zu gewährleisten

Der Überprüfungsprozess integriert sich nahtlos in die intelligente Verarbeitung und wird automatisch aktiviert, wenn er in Prozessvorlagen konfiguriert ist.

Voraussetzungen

Wie der Überprüfungsworkflow funktioniert

Wenn der Überprüfungsprozess für eine Vorlage aktiviert ist, umfasst der Dokumentenverarbeitungsworkflow diese Schritte:

  1. Dokument verarbeiten – Der Benutzer verarbeitet das Dokument und bereitet den Entwurf wie gewohnt vor, validiert Daten und behebt eventuelle Probleme
  2. Zur Überprüfung freigeben – Anstatt sofort abzuschließen, wählt der Benutzer Zur Überprüfung freigeben, um das Dokument an die zugewiesenen Prüfer zu senden
  3. Dokumentenstatus ändert sich in "Zur Überprüfung" – Das Dokument ist für den Abschluss gesperrt und dem aktuellen Benutzer als Dokumenteninhaber zugewiesen (Um den Entwurf zu aktualisieren, geben Sie ihn einfach erneut frei)
  4. Prüfer erhalten Benachrichtigung – Alle zugewiesenen Prüfer erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung (sofern konfiguriert) mit den Dokumentdetails und dem Überprüfungslink
  5. Überprüfungsaktionen – Jeder Prüfer öffnet das Dokument und führt eine dieser Aktionen aus:
    • Genehmigen – Bestätigt, dass das Dokument korrekt ist und fortfahren kann
    • Ablehnen – Lehnt das Dokument mit einem obligatorischen Kommentar ab, der den Grund erklärt
    • Kommentar hinzufügen – Gibt Feedback oder stellt Fragen, ohne den Genehmigungsstatus zu ändern
  6. Gesamtstatusberechnung – Das System bestimmt automatisch den Gesamtüberprüfungsstatus:
    • Abgelehnt – Wenn ein Prüfer (erforderlich oder optional) das Dokument ablehnt
    • Wartet auf Überprüfung – Wenn ein oder mehrere erforderliche Prüfer noch nicht genehmigt haben
    • Genehmigt – Alle erforderlichen Prüfer haben genehmigt (optionale Prüfer können weiterhin ausstehend sein)
  7. Verarbeitung abschließen – Sobald der Status Genehmigt ist, wird der Prüfer den Prozess des Dokuments automatisch abschließen.

Verständnis der Prüfertypen

Prüfer können als erforderlich oder optional konfiguriert werden, um die Genehmigungslogik zu steuern:

Prüfertyp Verhalten
Erforderliche Prüfer Müssen das Dokument genehmigen, bevor es abgeschlossen werden kann. Wenn ein erforderlicher Prüfer nicht genehmigt oder abgelehnt hat, kann das Dokument nicht fortfahren.
Optionale Prüfer Bieten zusätzliche Aufsicht, sind jedoch nicht zwingend erforderlich. Ihre Genehmigung wird aufgezeichnet, blockiert jedoch nicht den Abschluss. Dokumente können auch dann abgeschlossen werden, wenn optionale Prüfer noch nicht geantwortet haben.

Diese Unterscheidung ermöglicht es Ihnen, flexible Genehmigungsworkflows zu erstellen, bei denen kritische Stakeholder genehmigen müssen, während andere informiert bleiben, ohne den Prozess zu blockieren.

Überprüfungsstatus

Der Überprüfungsprozess verwendet diese Status, um den Fortschritt des Dokuments zu verfolgen:

Status Beschreibung
Zur Überprüfung Dokument wurde zur Überprüfung freigegeben und wartet auf die Aktion des Prüfers
Wartet auf Überprüfung Ein oder mehrere erforderliche Prüfer haben noch nicht genehmigt (oder nur optionale Prüfer haben geantwortet)
Genehmigt Alle erforderlichen Prüfer haben genehmigt; das Dokument kann jetzt abgeschlossen werden
Abgelehnt Mindestens ein Prüfer hat das Dokument abgelehnt; erfordert Korrektur und erneute Einreichung

So greifen Sie auf Ihre Überprüfungen zu

Als Prüfer können Sie auf Dokumente, die auf Ihre Überprüfung warten, auf verschiedene Weise zugreifen:

1. Rollenzentrum-Hinweise

Ihr Rollenzentrum zeigt spezielle Hinweise für den schnellen Zugriff an:

  • Meine Überprüfungseinträge – Zeigt nur Dokumente an, die Ihnen zur Überprüfung zugewiesen sind
  • Alle Überprüfungseinträge – Zeigt alle ausstehenden Überprüfungen an (typischerweise für Administratoren sichtbar)

Diese Hinweise zeigen die Anzahl der ausstehenden Überprüfungen an, sodass Sie auf einen Blick sehen können, wann Handlungsbedarf besteht.

2. Überprüfungseintragsliste

Öffnen Sie die Seite Überprüfungseintragsliste, um alle Ihre Überprüfungsaufgaben zu sehen. Diese Seite bietet Filteroptionen:

  • Nach Überprüfungsstatus filtern – Zeigt nur genehmigte, abgelehnte oder ausstehende Überprüfungen an
  • Nur meine Überprüfungen anzeigen – Umschalten, um nur Überprüfungen anzuzeigen, die Ihnen zugewiesen sind

Wählen Sie aus dieser Liste Dokument überprüfen, um das Dokument direkt im Prozessarbeitsblatt zu öffnen.

3. Prozessarbeitsblatt

Wenn Sie an einem Dokument arbeiten, das sich in der Überprüfung befindet, zeigt das Feld Prüfer in der Gruppe Überprüfung den aktuellen Status an. Klicken Sie auf die Detailansicht, um die Seite Überblick über die Überprüfung mit allen Details zu öffnen.

Durchführung von Überprüfungsaktionen

Das Prozessarbeitsblatt zeigt spezielle Überprüfungsaktionen an, wenn ein Dokument in der Überprüfung ist. Diese Aktionen werden als hervorgehobene Schaltflächen in der Gruppe Überprüfung angezeigt.

Verfügbare Überprüfungsaktionen

Aktion Wer sieht es Beschreibung
Zur Überprüfung freigeben Dokumenteninhaber Sendet das Dokument an die Prüfer (sichtbar, bevor die Überprüfung beginnt)
Genehmigen Zugewiesene Prüfer Genehmigt das Dokument
Ablehnen Zugewiesene Prüfer Lehnt das Dokument mit obligatorischem Kommentar ab
Prüfer Jeder Öffnet den Überblick über die Überprüfung, der alle Prüfer und ihren Status anzeigt

Genehmigung eines Dokuments

Wenn Sie eine Überprüfungsanfrage erhalten:

  1. Öffnen Sie das Dokument aus Ihrer Überprüfungseintragsliste oder über den Link in der E-Mail-Benachrichtigung
  2. Überprüfen Sie das Dokument sorgfältig:
    • Überprüfen Sie alle extrahierten Felder und Werte
    • Stellen Sie sicher, dass alle Anmerkungen oder Warnungen angesprochen wurden
    • Überprüfen Sie die Dokumentenvorschau, falls erforderlich
  3. Wenn alles korrekt ist, wählen Sie Genehmigen aus den Überprüfungsaktionen
  4. Das System zeichnet Ihre Genehmigung auf und aktualisiert den Gesamtstatus
  5. Sie erhalten eine Bestätigung:
    • Wenn alle erforderlichen Prüfer jetzt genehmigt haben: "Dokument ist vollständig genehmigt und wird abgeschlossen"
    • Wenn andere erforderliche Prüfer noch ausstehen: "Ihre Genehmigung wurde aufgezeichnet. Warten auf andere Prüfer."

Ablehnung eines Dokuments

Wenn Sie Probleme mit dem Dokument feststellen:

  1. Öffnen Sie das Dokument aus Ihrer Überprüfungseintragsliste
  2. Überprüfen Sie die Probleme, die Sie festgestellt haben
  3. Wählen Sie Ablehnen aus den Überprüfungsaktionen
  4. Ein Dialogfeld erscheint, in dem ein Kommentar angefordert wird
  5. Geben Sie einen detaillierten Kommentar ein, der erklärt:
    • Welche Probleme Sie gefunden haben
    • Was korrigiert werden muss
    • Alle spezifischen Anforderungen oder Hinweise
  6. Bestätigen Sie die Ablehnung
  7. Der Dokumentenstatus ändert sich sofort in Abgelehnt
  8. Der Dokumenteninhaber erhält eine Benachrichtigung (sofern konfiguriert)

Kommentar ist obligatorisch

Sie können ein Dokument nicht ablehnen, ohne einen Kommentar abzugeben. Das System zeigt einen Fehler an, wenn Sie versuchen, einen leeren Kommentar abzugeben. Geben Sie immer klares, umsetzbares Feedback.

Kommentare hinzufügen

Sie können jederzeit Kommentare hinzufügen, um Details zu besprechen, ohne den Genehmigungsstatus zu ändern:

  1. Öffnen Sie die Seite Überblick über die Überprüfung (über die Detailansicht der Prüfer oder aus dem Überprüfungseintrag)
  2. Wählen Sie Kommentar hinzufügen aus den Aktionen
  3. Geben Sie Ihren Kommentartext ein (Fragen, Vorschläge, Klarstellungen)
  4. Speichern Sie den Kommentar
  5. Der Kommentar ist sofort sichtbar für:
    • Alle zugewiesenen Prüfer
    • Den Dokumenteninhaber
    • Jeden anderen, der auf das Dokument zugreifen kann
  6. Wenn E-Mail bei Kommentar senden in der Benachrichtigungseinrichtung aktiviert ist, erhalten andere Prüfer eine E-Mail-Benachrichtigung

Kommentare erstellen einen Diskussionsstrang, der vollständige Transparenz bietet und hilft, Fragen kollaborativ zu klären.

Seite Überblick über die Überprüfung

Die Seite Überblick über die Überprüfung ist Ihre zentrale Ansicht für den gesamten Überprüfungsprozess zu einem bestimmten Dokument. Greifen Sie darauf zu, indem Sie auf die Detailansicht der Prüfer im Prozessarbeitsblatt oder aus einem Überprüfungseintrag klicken.

Was Sie sehen

Prüferliste

Der Hauptbereich zeigt alle zugewiesenen Prüfer mit:

  • Prüfername (Benutzer-ID)
  • Aktueller Status mit Farbindikatoren:
    • Grün: Genehmigt
    • Rot: Abgelehnt
    • Gelb: Ausstehend
  • Ob der Prüfer erforderlich oder optional ist

Überprüfungs-Kommentarfeld

Die rechte Seite zeigt das Überprüfungs-Kommentarfeld mit der vollständigen Diskussion:

  • Alle Kommentare in chronologischer Reihenfolge
  • Kommentarautor und Zeitstempel
  • Kommentartext

Häufige Szenarien und Tipps

Szenario: Genehmigung von Rechnungen mit hohem Wert

Situation: Ihre Organisation benötigt eine zusätzliche Genehmigung für Rechnungen über 10.000 €.

Lösung: Konfigurieren Sie eine Vorlagenregel, die erforderliche Prüfer (z. B. Finanzcontroller, CFO) hinzufügt, wenn der Rechnungsbetrag den Schwellenwert überschreitet. Standardrechnungen durchlaufen nur die Standardprüfer.

Szenario: Genehmigung über mehrere Abteilungen

Situation: Einige Dokumente benötigen die Genehmigung von mehreren Abteilungen.

Lösung: Verwenden Sie Vorlagenregeln, um dynamisch Prüfer basierend auf Dokumenteigenschaften hinzuzufügen. Zum Beispiel:

  • Lieferantenkategorie = "IT" → IT-Manager als erforderlichen Prüfer hinzufügen
  • Lieferantenkategorie = "Marketing" → Marketingleiter als optionalen Prüfer hinzufügen

Szenario: Dokument benötigt Überarbeitung

Situation: Ein Prüfer findet Probleme und das Dokument muss korrigiert werden.

Was passiert:

  1. Der Prüfer lehnt das Dokument mit einem detaillierten Kommentar ab
  2. Der Dokumentenstatus ändert sich in Abgelehnt
  3. Das Dokument wird an den Dokumenteninhaber zur Korrektur zurückgegeben
  4. Der Inhaber nimmt Korrekturen im Entwurf vor
  5. Der Inhaber gibt es erneut zur Überprüfung frei
  6. Der Überprüfungsprozess beginnt mit neuen Prüferzuweisungen von vorne

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