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XML-Dokumente verarbeiten (XRechnung & ZUGFeRD)

Stand: 04.09.2025

Smart Processing unterstützt die Verarbeitung standardisierter XML-Rechnungsformate – aktuell XRechnung und ZUGFeRD. Der Gesamtprozess entspricht weitgehend dem Standardablauf (Klassifizieren → Verarbeiten → Abschluss/Archivierung). Es gibt jedoch spezielle Regeln für Klassifizierung und Datenextraktion (Capture), die diesen Artikel ausmachen.

Voraussetzungen

  • XML-Workflows sind angelegt (Workflow File Type XML).
  • In Smart Processing Setup ist das XML Classification Mapping konfiguriert.
  • Ein Process Template existiert; Smart Matching im Template ist empfohlen (siehe unten).

Funktionsweise in Kürze

  1. Klassifizierung über TypeCode

    • XRechnung/ZUGFeRD werden nicht über KI-Modelle klassifiziert, sondern deterministisch über den TypeCode im XML.
    • Die Zuordnung TypeCode → Classification wird zentral im XML Classification Mapping gepflegt.

  2. Capture ohne separates Setup

    • Für XML ist kein eigenes Capture-Setup vorgesehen.
    • Smart Processing liest Pfade/Elemente aus dem XML ein, erzeugt daraus logische Feldnamen und stellt diese als extrahierte Felder bereit.
    • Es werden keine komplexen XPath-Pfade als Feldnamen angezeigt – stattdessen sprechende, konsolidierte Bezeichner (z. B. InvoiceNumber, BuyerVATId, Line.Amount).

  3. Matching ins Template

    • Die logisch benannten Felder werden im Matching-Prozess dem Process Template zugeordnet.
    • Empfehlung: Im Template Smart Field Matching aktivieren, damit die Zuordnung automatisch erfolgt.

Klassifizierung: XML TypeCode → Classification

Die Klassifizierung erfolgt ausschließlich über den TypeCode im XML (z. B. 380 = Invoice, 381 = Credit Note).

Vorgehen:

  1. Öffnen Sie Smart Processing Setup.
  2. Bereich Classifications → XML Classification Mapping.
  3. Hinterlegen/ändern Sie die Mapping-Einträge (Classification ↔ TypeCodes, kommasepariert).

Capture für XML: Logische Feldnamen statt XPath

Bei XML-Rechnungen führt Smart Processing ein strukturiertes Parsing durch und generiert logisch benannte Felder:

  • Header-Felder (z. B. InvoiceNumber, InvoiceDate, BuyerName, SellerVATId).
  • Line-Felder (z. B. Line.No, Line.ItemId, Line.Quantity, Line.Amount, Line.VATRate).
  • Belegkontext (z. B. DocumentCurrency, PaymentTerms, ReferenceDocument).

Vorteile:

  • Bessere Lesbarkeit und einfachere Zuordnung im Matching.
  • Robust gegenüber kleineren Schema-/Profilvarianten, solange semantische Entsprechungen vorhanden sind.

Hinweis

Da ein separates Capture-Setup entfällt, steuert primär das Process Template (inkl. Smart Matching) die Zuordnung in Zieltabellen und Felder.

Empfohlene Template-Einstellungen

  • Use Smart Field Matching: Aktivieren

  • Ermöglicht die automatische Zuordnung der logisch benannten XML-Felder zu den Template Fields.

  • Lookup Validation (optional):

  • Für Stammdatenfelder (Kunde/Lieferant/Artikel) Yes oder Custom Codeunit nutzen, um saubere Referenzen sicherzustellen.

  • Numerik-Optionen (z. B. Nachkommastellen, Negativwert-Handling):

  • Bei Beträgen/Mengen sinnvoll, um Formatvarianten stabil zu verarbeiten.

Schritt-für-Schritt (Beispielablauf)

  1. XML importieren → Datei erscheint in der Inbound-Liste (File Type XML).
  2. Klassifizierung → erfolgt automatisch über TypeCode gemäß Mapping.
  3. Process Document → mit Smart Field Matching werden Header- und Line-Felder automatisch dem Template zugeordnet.
  4. Validierung & Abschluss → Bemerkungen prüfen, ggf. Korrekturen; Complete Process ausführen.
  5. Optional → Archivierung in Document Central gemäß Template/Prozessoptionen.

Troubleshooting

Dokument nicht klassifiziert

  • TypeCode fehlt/abweichend → XML Classification Mapping prüfen/ergänzen.

Felder fehlen oder wirken „ungenau“

  • Prüfen, ob die logischen Feldnamen im Template vorhanden/zugeordnet sind.
  • Smart Field Matching aktivieren; alternativ Alternative Search Names in Template-Feldern pflegen.

Zusammenfassung

  • Unterstützte Formate: XRechnung und ZUGFeRD.
  • Klassifizierung erfolgt über TypeCode (Mapping in den Einstellungen).
  • Capture ist nicht separat einrichtbar: Smart Processing generiert logische Feldnamen aus XML, keine XPath-Pfade.
  • Empfehlung: Im Process Template Smart Field Matching aktivieren für automatische Zuordnung.
  • Der Prozess (Draft → Matching → Validierung → Abschluss/Archivierung) entspricht dem Standard – nur Klassifizierung und Capture sind XML-spezifisch gelöst.

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