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E-Mails verarbeiten mit Smart Processing

Stand: 04.09.2025

Neben der Verarbeitung klassischer Dokumente wie PDF oder Word-Dateien unterstützt Smart Processing auch die Verarbeitung eingehender E-Mails. Damit können Sie z. B. eingehende Rechnungen, Auftragsbestätigungen oder Gutschriften direkt aus Ihrem Posteingang verarbeiten lassen. Der Ablauf ist ähnlich wie bei Standarddokumenten – es gibt jedoch einige Besonderheiten, die für E-Mail-Dokumente gelten.

Funktionsweise

E-Mails werden in Business Central wie andere Dokumente behandelt und erscheinen in der Inbound-Liste als Dateien im Format EML oder MSG. Der weitere Ablauf folgt dem bekannten Muster:

  1. Klassifizierung (automatisch oder manuell)
  2. Capture (Datenextraktion aus E-Mail-Inhalt)
  3. Prozessausführung anhand eines Prozess-Templates
  4. Optionales Matching oder Stammdatenanlage

Wichtiger Unterschied

Für E-Mails wird kein separates Capture-Setup benötigt. Smart Processing enthält einen vordefinierten Capture-Algorithmus, der automatisch erkennt, welche Daten aus der E-Mail extrahiert werden.

Klassifizierung von E-Mails

Auch E-Mails müssen klassifiziert werden, damit Smart Processing den passenden Workflow starten kann.

  • Ein Classifier im Setup kann hier nicht definiert werden.
  • Sie können die Klassifizierung jedoch manuell im Workflow hinterlegen.
  • Die gewählte Klassifizierung bestimmt, welches Prozess-Template verwendet wird.

Beispiel: Eine eingehende E-Mail mit einem PDF-Anhang wird als Rechnung klassifiziert. Smart Processing startet daraufhin den Workflow „Rechnungseingangsverarbeitung“ mit dem entsprechenden Template.

Capture-Prozess für E-Mails

Der Capture-Prozess bei E-Mails unterscheidet sich technisch von Standarddokumenten:

  1. Nach der Klassifizierung kennt das System das verknüpfte Prozess-Template.
  2. Das Template definiert die relevanten Felder, die extrahiert werden sollen.
  3. Diese Felder dienen als Grundlage für die intelligente Analyse des E-Mail-Inhalts (Betreff, Body, Header-Informationen, Anhänge).
  4. Alle erkannten Werte werden automatisch den Template-Feldern zugeordnet.

Hinweis

Der Capture-Prozess bei E-Mails umfasst auch ein integriertes Matching. Daher muss im Prozess-Template die Option Smart Matching nicht separat aktiviert werden.

Einrichtungsschritte

Die Einrichtung für E-Mails entspricht weitgehend der Standardkonfiguration:

  1. Workflow definieren

    • Erstellen Sie ein neues Prozess-Template für E-Mails.
    • Verknüpfen Sie die Template-Felder mit den gewünschten Business-Central-Feldern.

  2. E-Mail-Eingang einrichten

    • Richten Sie Ihre Inbound-Quelle so ein, dass E-Mails als MSG oder EML in die Inbound-Liste gelangen.

  3. OpenAI-Service bereitstellen

    • Für die semantische Analyse der E-Mail-Inhalte wird Azure OpenAI benötigt.
    • Stellen Sie sicher, dass eine gültige Verbindung im Bereich Configure Services eingerichtet ist.

  4. Klassifizierung konfigurieren

    • Hinterlegen Sie die möglichen Klassifizierungen (z. B. Rechnung, Bestellung, Gutschrift).
    • E-Mails können dann manuell oder durch definierte Regeln klassifiziert werden.

Tipps zur Optimierung

  • Field Purpose nutzen Falls bestimmte Felder in E-Mails nicht korrekt erkannt werden, ergänzen Sie im Template Field die Beschreibung im Feld Field Purpose. Dadurch erhält die KI zusätzliche Hinweise und die Erkennungsqualität steigt.

Achtung: Nach Änderungen am Template muss die E-Mail neu gecaptured werden.

Vorteile der E-Mail-Verarbeitung

  • Nahtlose Integration: E-Mails erscheinen direkt in der Inbound-Liste.
  • Kein separater Capture-Aufwand: Der Standardalgorithmus übernimmt die Extraktion.
  • Automatisierte Klassifizierung: E-Mails können manuell oder automatisch zugeordnet werden.
  • Individuelle Prozesse: Jeder E-Mail-Typ kann über ein eigenes Prozess-Template verarbeitet werden.
  • KI-gestützte Intelligenz: OpenAI analysiert Inhalt und Kontext, um die relevanten Daten zuverlässig zu identifizieren.

Zusammenfassung

  • E-Mails werden als MSG/EML in die Inbound-Liste geladen.
  • Capture-Setup entfällt, da Smart Processing einen Standardalgorithmus nutzt.
  • Klassifizierung ist manuell möglich und steuert das Prozess-Template.
  • Der E-Mail-Inhalt wird anhand der Template-Felder intelligent analysiert und extrahiert.
  • Der Prozess läuft anschließend identisch zu Standarddokumenten (inkl. Draft, Validierung, Abschluss, Archivierung).

Einrichtungs Hilfe