Automatisierte Verarbeitung mit Smart Processing

Stand: 03.09.2025

Mit der Funktion Automatic Processing hebt Smart Processing Ihre Dokumentenprozesse in Microsoft Dynamics 365 Business Central auf ein neues Level. Alle Schritte – von der Klassifizierung bis zur Archivierung – können vollständig automatisiert im Hintergrund ausgeführt werden.

Voraussetzungen

Bevor Sie die Automatisierung aktivieren, stellen Sie sicher:

Die Grundkonfiguration von Smart Processing ist abgeschlossen.
Ihre Workflows sind korrekt definiert und getestet.
Die Integration mit Document Central ist aktiv, wenn eine automatische Archivierung erfolgen soll.

Hinweis

Eine vollständige Einrichtung der Services, Workflows und Integrationen ist Voraussetzung, damit die Automatisierung reibungslos funktioniert.

Automatische Verarbeitung aktivieren

Öffnen Sie die Inbound-Liste.
Wählen Sie die Aktion Activate Automatic Processing.
Alle eingehenden Dokumente werden automatisch in die Warteschlange verschoben.

Überwachung im Rollencenter

Im Rollencenter Document Inbound Administrator stehen vier Smart Processing-Kacheln zur Verfügung, die den aktuellen Status anzeigen:

Kachel	Bedeutung
Queued	Dokumente, die in der Warteschlange auf Verarbeitung warten.
Processing	Dokumente, die aktuell automatisch verarbeitet werden.
Success	Dokumente, die erfolgreich verarbeitet und ggf. archiviert wurden.
Error	Dokumente, bei denen die automatische Verarbeitung abgebrochen wurde.

Hinweis

Im Admin Center von Document Inbound finden Sie unter Inbound Entries den Reiter Documents in the Processing Queue. Dort können Sie den aktuellen Status der Dokumente einsehen, die Dokumente öffnen sowie die vollständige Protokollierung der Verarbeitungsschritte nachvollziehen.

Job Queue für Automatisierung

Die Automatisierung wird durch eine Job Queue gesteuert, die bei der Installation automatisch eingerichtet wird:

Name: Document Inbound - Process Document Bot
Aufgabe: Verarbeitet die Dokumente in der Warteschlange im Hintergrund.
Intervalle: Können flexibel an Ihre Bedürfnisse angepasst werden.

Best Practice

Wählen Sie Intervalle, die zu Ihrem Dokumentenaufkommen passen. Kürzere Intervalle sorgen für schnelle Reaktionszeiten, längere Intervalle entlasten die Systemressourcen.

Ablauf des automatisierten Prozesses

Der automatisierte Ablauf entspricht dem manuellen Workflow – nur ohne Benutzereingriff:

Schritt	Beschreibung
Klassifizierung	Das Dokument wird automatisch analysiert und einer passenden Klassifikation zugeordnet.
Capture	Relevante Daten werden automatisch aus dem Dokument extrahiert.
Draft-Erstellung	Ein Entwurf des Belegs wird im Hintergrund erstellt und mit den erkannten Daten befüllt.
Validierung	Überprüfung der Daten auf Vollständigkeit und Korrektheit; kritische Bemerkungen werden identifiziert.
Abschluss	Dokument wird als verarbeitet markiert und – falls konfiguriert – automatisch archiviert.

Fehlerbehandlung

Wenn ein Dokument nicht automatisch verarbeitet werden kann:

Der Prozess wird abgebrochen.
Das Dokument erhält den Status Error.
Im Log finden Sie detaillierte Fehlerhinweise, z. B.:
Fehlende Pflichtfelder
Nicht erkannte Dokumentlayouts
Konflikte bei Validierungen

Hinweis

Dokumente im Status Error müssen manuell geprüft und korrigiert werden, bevor sie erneut verarbeitet werden können.

Nachverfolgung und Kontrolle

Alle automatisierten Schritte werden protokolliert.

Unter Success sehen Sie alle erfolgreich verarbeiteten Dokumente.
Unter Error finden Sie fehlerhafte Dokumente inklusive Hinweisen für die Nachbearbeitung.

Vorteile der Automatisierung

Zeitersparnis: Reduzierung manueller Arbeitsschritte
Zuverlässigkeit: Standardisierte, wiederholbare Prozesse
Transparenz: Vollständige Protokolle für Nachverfolgung und Audits
Flexibilität: Anpassbare Intervalle und Workflows