Dokument Zeilen Abgleichen
Stand: 03.09.2025
Wenn in Smart Processing die Funktion Document Matching aktiviert wurde, müssen oder können Sie einen Abgleich der erfassten Daten durchführen.
In dieser Anleitung erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie den Status des Abgleichs prüfen, zur Matching-Seite wechseln, dort arbeiten und typische Probleme lösen können. Außerdem erhalten Sie hilfreiche Tipps, wie Sie den Matching-Prozess effizient gestalten.
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Start im Draft-Fenster
Wenn Sie in der Eingangsliste die Aktion Process Document ausführen, öffnet sich das Draft-Fenster. Ist das Matching aktiv, wird oben ein Statusfeld angezeigt. Hier sehen Sie den aktuellen Matching-Status, der abhängig von Ihren Einstellungen bereits vorbelegt sein kann.
Statusmeldungen und Bedeutung
| Status | Bedeutung | Nächste Schritte |
|---|---|---|
| Fully matched | Alle relevanten Zeilen sind korrekt zugeordnet. | Dokument weiterverarbeiten, z. B. Complete Processing starten. |
| Partially matched | Einige Zeilen sind zugeordnet, andere müssen geprüft werden. | Matching-Seite öffnen und offene Zeilen abgleichen. |
| Invalid match | Es gibt fehlerhafte oder widersprüchliche Zuordnungen. | Zuordnungen prüfen, Fehler korrigieren oder Match aufheben. |
| Not matched | Noch keine Zuordnungen vorhanden. | Matching-Seite öffnen und Abgleich starten. |
Hinweis zur Farbmarkierung:
- Grün = alles korrekt
- Gelb = teilweise gematcht, es fehlen Zuordnungen
- Rot = Fehler oder Pflichtabgleich nicht erfüllt
Wenn in Ihrer Vorlage Matching Mandatory aktiviert ist, wird Not matched als kritisch markiert (rot) und der Prozess Complete Processing blockiert. Eine Meldung informiert Sie darüber.
Zur Matching-Seite wechseln:
- Klicken Sie im Draft-Fenster direkt auf das Statusfeld, oder
- wählen Sie die Aktion Match Document aus.
Überblick der Matching-Seite
Die Matching-Seite ist in drei Hauptbereiche unterteilt:
- Incoming Lines (oben): Alle aus dem Dokument erfassten Zeilen.
- Matching Setups (Mitte): Ihre vorkonfigurierten Regeln pro Prozess oder Belegart.
- Detail-Panel (rechts): Zusatzinformationen zur aktuell ausgewählten Zeile, wie Status, erkannte Werte oder Abweichungen.
Weitere nützliche Bereiche:
- Matching To Do: Übersicht aller noch offenen Zuordnungen. Pflichtabgleiche sind mit einem Sternchen markiert.
- Matched Lines: Bereits gematchte Zeilen im Direktvergleich. So erkennen Sie Abweichungen sofort.
Arbeiten mit der Matching-Seite
Globale Aktionen
- Match automatically: Startet den automatischen Abgleich gemäß Ihren hinterlegten Regeln.
- Reset matching: Hebt alle Zuordnungen auf – hilfreich, wenn Regeln geändert wurden und Sie neu beginnen möchten.
- Edit Template: Öffnet die Prozessvorlage zur Anpassung von Filtern, Feldern oder Matching-Regeln.
Manuelles Matching
- Filter to this document: Falls kein eindeutiger Belegkopf erkannt wird, wählen Sie manuell den passenden Header aus.
Tipp: Verwenden Sie eindeutige Filter wie Belegnummern oder Referenzen, um die manuelle Auswahl zu vermeiden.
-
Match with Incoming Line: Verknüpft eine markierte Eingangszeile manuell mit einer Zielzeile.
-
Revoke match: Hebt eine bestehende Zuordnung auf, z. B. bei einem Fehlmatch oder nach Regeländerungen.
Empfohlener Ablauf
Öffnen Sie das Draft-Fenster und prüfen Sie den aktuellen Matching-Status. Wenn der Status Fully matched ist, können Sie direkt mit Complete Processing fortfahren. Bei Partially matched, Invalid match oder Not matched wechseln Sie zur Matching-Seite, starten bei Bedarf das automatische Matching und bearbeiten offene Aufgaben. Prüfen Sie am Ende den Bereich Matched Lines, um Unstimmigkeiten zu erkennen, und setzen Sie den Prozess im Draft-Fenster fort.
Häufige Probleme und Lösungen
Complete Processing blockiert
- Ursache: Matching ist verpflichtend, aber nicht abgeschlossen.
- Lösung: Alle offenen Zuordnungen abschließen, ungültige Matches aufheben, ggf. Matching zurücksetzen und Regeln prüfen.
Kein eindeutiges Zieldokument
- Kurzfristig: Über Filter to this document manuell auswählen.
- Langfristig: Filter in den Setups optimieren, z. B. nach Belegnummer oder externer Referenz.
Ungültige oder unplausible Zuordnungen
- Bestehende Matches mit Revoke match aufheben.
- Regeln auf Formatierungen, Groß-/Kleinschreibung oder führende Nullen prüfen.
- Bei Bedarf: Reset matching ausführen und den automatischen Abgleich erneut starten.
Keine oder zu wenige Matches
- Prüfen, ob alle Pflichtfelder im Dokument korrekt erfasst wurden.
- Matching-Regeln und Filter anpassen.
- Eindeutige Kriterien wie Belegnummern verwenden.
- Den Parameter Allow Null Value nur gezielt nutzen.
Tipps & Best Practices
- Eindeutige Schlüssel verwenden: Belegnummern, externe Referenzen oder Partner-IDs haben Priorität.
- Auatomischer Zeilen Abgleich: Wir empfehlen, dass Sie das Automatische Matching einrichten, dadurch, wird der Abgleich zeitgleich mit der Draft erstellung erzeugt und kann eingesehen werden.
- Regelreihenfolge beachten: Exakte Kriterien immer vor unscharfen Regeln anwenden.
- Iterativ optimieren: Regeln kontinuierlich anpassen, basierend auf den Erfahrungen aus bisherigen Abgleichen.