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Dokumentenlinienabgleich

Datum: 03.09.2025 • Lesezeit: ~8 Minuten

Wenn die Funktion Dokumentenabgleich in Smart Processing aktiviert wurde, müssen oder können Sie einen Abgleich der erfassten Daten durchführen.

In diesem Leitfaden erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie den Status des Abgleichs überprüfen, zur Abgleichseite wechseln, dort arbeiten und typische Probleme lösen. Sie erhalten auch hilfreiche Tipps, wie Sie den Abgleichsprozess effizient gestalten können.

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Start im Entwurfsfenster

Wenn Sie die Aktion Dokument verarbeiten in der Eingangsliste ausführen, öffnet sich das Entwurfsfenster. Wenn der Abgleich aktiv ist, wird oben ein Statusfeld angezeigt. Hier können Sie den aktuellen Abgleichsstatus sehen, der je nach Ihren Einstellungen bereits vorausgefüllt sein kann.

Statusmeldungen und deren Bedeutung

Status Bedeutung Nächste Schritte
Vollständig abgeglichen Alle relevanten Zeilen sind korrekt zugeordnet. Fahren Sie mit der Verarbeitung des Dokuments fort, z.B. starten Sie die Vollständige Verarbeitung.
Teilweise abgeglichen Einige Zeilen sind zugeordnet, andere müssen überprüft werden. Öffnen Sie die Abgleichseite und gleichen Sie die offenen Zeilen ab.
Ungültiger Abgleich Es gibt fehlerhafte oder widersprüchliche Zuordnungen. Überprüfen Sie die Zuordnungen, korrigieren Sie Fehler oder widerrufen Sie den Abgleich.
Nicht abgeglichen Es wurden noch keine Zuordnungen vorgenommen. Öffnen Sie die Abgleichseite und beginnen Sie mit dem Abgleich.

Hinweis zur Farbcode:

  • Grün = alles korrekt
  • Gelb = teilweise abgeglichen, Zuordnungen fehlen
  • Rot = Fehler oder verpflichtender Abgleich nicht erfüllt

Wenn Abgleich Pflicht in Ihrer Vorlage aktiviert ist, wird Nicht abgeglichen als kritisch (rot) markiert und der Prozess der Vollständigen Verarbeitung wird blockiert. Eine Nachricht informiert Sie darüber.

Wechsel zur Abgleichseite:

  • Klicken Sie direkt auf das Statusfeld im Entwurfsfenster, oder
  • wählen Sie die Aktion Dokument abgleichen.

Übersicht der Abgleichseite

Die Abgleichseite ist in drei Hauptbereiche unterteilt:

  • Eingangszeilen (oben): Alle Zeilen, die aus dem Dokument erfasst wurden.
  • Abgleich-Setups (Mitte): Ihre vorkonfigurierten Regeln pro Prozess oder Dokumenttyp.
  • Detailbereich (rechts): Zusätzliche Informationen zur aktuell ausgewählten Zeile, wie Status, erkannte Werte oder Abweichungen.

Weitere nützliche Bereiche:

  • Abgleich To Do: Übersicht über alle offenen Zuordnungen. Verpflichtende Abgleiche sind mit einem Sternchen markiert.
  • Abgeglichene Zeilen: Bereits abgeglichene Zeilen im direkten Vergleich. So können Sie sofort Abweichungen erkennen.

Arbeiten mit der Abgleichseite

Globale Aktionen

  • Automatisch abgleichen: Startet den automatischen Abgleich gemäß Ihren gespeicherten Regeln. Wenn keine Zeilen automatisch abgeglichen werden, wird eine Nachricht angezeigt und die Aktion wird ohne Protokollierung beendet.
  • Abgleich zurücksetzen: Widerruft alle Zuordnungen – hilfreich, wenn sich Regeln geändert haben und Sie neu starten möchten.
  • Vorlage bearbeiten: Öffnet die Prozessvorlage zur Anpassung von Filtern, Feldern oder Abgleichregeln.
  • Abgleichsstatus aktualisieren: Berechnet den Abgleichsstatus für alle Zeilen manuell neu, indem die neuesten Daten verwendet werden, und bewertet den Abgleichsstatus basierend auf dem aktuellen Abgleich-Setup neu. Nach Abschluss der Aktualisierung wird eine Bestätigungsnachricht angezeigt. Verwenden Sie diese Aktion, wenn sich zugrunde liegende Daten (z.B. Stammdaten oder Ziel-Dokumente) geändert haben und Sie überprüfen möchten, ob der Status des Zeilenabgleichs betroffen ist.

Manueller Abgleich

  • Auf dieses Dokument filtern: Wenn kein eindeutiger Dokumentenheader erkannt wird, wählen Sie manuell den entsprechenden Header aus.

Tipp: Verwenden Sie eindeutige Filter wie Dokumentennummern oder Referenzen, um manuelle Auswahl zu vermeiden.

  • Mit Eingangszeile abgleichen: Verknüpft manuell eine markierte Eingangszeile mit einer Zielzeile.

  • Abgleich widerrufen: Widerruft eine bestehende Zuordnung, z.B. im Falle einer Fehlzuordnung oder nach Regeländerungen.

  • Abweichung akzeptieren: Verfügbar bei abgeglichenen Zeilen, die Abweichungen zeigen (Status wird als "Ungünstig" angezeigt). Diese Aktion überschreibt den Wert der Eingangszeile mit dem Wert des abgeglichenen Datensatzes und bewertet den Abgleichsstatus für die Zeile neu. Nach der Akzeptanz der Abweichung wird die Eingangszeile mit dem abgeglichenen Wert aktualisiert, der Status des Zeilenabgleichs wird neu berechnet, und die Sitzung sowie die übergeordnete Seite werden aktualisiert, um die Änderung widerzuspiegeln. Verwenden Sie diese Aktion, um kleinere Abweichungen zu beheben, während der Abgleich gültig bleibt.

Empfohlene Vorgehensweise

Öffnen Sie das Entwurfsfenster und überprüfen Sie den aktuellen Abgleichsstatus. Wenn der Status Vollständig abgeglichen ist, können Sie direkt mit der Vollständigen Verarbeitung fortfahren. Im Falle von Teilweise abgeglichen, Ungültiger Abgleich oder Nicht abgeglichen wechseln Sie zur Abgleichseite, starten Sie den automatischen Abgleich, falls erforderlich, und bearbeiten Sie offene Aufgaben. Überprüfen Sie am Ende den Bereich Abgeglichene Zeilen, um Abweichungen zu identifizieren, und setzen Sie den Prozess im Entwurfsfenster fort.

Häufige Probleme und Lösungen

Vollständige Verarbeitung blockiert

  • Ursache: Abgleich ist verpflichtend, aber nicht abgeschlossen.
  • Lösung: Schließen Sie alle offenen Zuordnungen ab, widerrufen Sie ungültige Abgleiche, setzen Sie den Abgleich zurück, falls erforderlich, und überprüfen Sie die Regeln.

Kein eindeutiges Ziel-Dokument

  • Kurzfristig: Manuell über Auf dieses Dokument filtern auswählen.
  • Langfristig: Filter in den Setups optimieren, z.B. nach Dokumentennummer oder externem Verweis.

Ungültige oder unplausible Zuordnungen

  • Widerrufen Sie bestehende Abgleiche mit Abgleich widerrufen.
  • Überprüfen Sie die Regeln auf Formatierung, Groß-/Kleinschreibung oder führende Nullen.
  • Falls erforderlich: Führen Sie Abgleich zurücksetzen aus und starten Sie den automatischen Abgleich neu.

Keine oder zu wenige Abgleiche

  • Überprüfen Sie, ob alle Pflichtfelder im Dokument korrekt erfasst wurden.
  • Passen Sie die Abgleichregeln und Filter an.
  • Verwenden Sie eindeutige Kriterien wie Dokumentennummern.
  • Verwenden Sie den Parameter Nullwert zulassen nur selektiv.

Tipps & Best Practices

  • Verwenden Sie eindeutige Schlüssel: Dokumentennummern, externe Verweise oder Partner-IDs haben Vorrang.
  • Automatischer Zeilenabgleich: Wir empfehlen, den automatischen Abgleich einzurichten, da dieser den Abgleich gleichzeitig mit der Erstellung des Entwurfs generiert und angezeigt werden kann.
  • Achten Sie auf die Reihenfolge der Regeln: Wenden Sie immer exakte Kriterien vor unscharfen Regeln an.
  • Iterativ optimieren: Passen Sie kontinuierlich die Regeln basierend auf Erfahrungen aus vorherigen Abgleichen an.

Einrichtungs-Hilfe