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Dokumentenzuweisung

Stand: 03.09.2025

Mit Smart Processing können Sie in der Eingangsliste (Inbound List) die Zuweisungsmethode Smart Processing nutzen. Dabei werden die im Dokument erfassten Metadaten mit einem Document Central Mapping abgeglichen, um Ziel-Datensätze wie Bestellungen, Wareneingänge oder Stammdatensätze automatisch zu identifizieren und zuzuordnen.

Kurz gesagt: Metadaten aus dem Dokument + Mapping-Regeln = automatische Zielsuche & Zuweisung.

Voraussetzungen

  • Ein Document Central Mapping ist eingerichtet und aktiv.
  • Die Dokumente in der Eingangsliste sind klassifiziert und captured.

  • Der Zuweisungsprozess wird entweder:

  • automatisch über die Job Queue im Hintergrund ausgeführt, oder

  • manuell über die Aktion Assign gestartet.

Hinweis

Details zur Einrichtung des Document Central Mappings finden Sie im Artikel Document Central Mapping einrichten.

Zuweisungsmethode in der Eingangsliste

In der Eingangsliste wählen Sie in der Spalte Assignment Method die Option Smart Processing. Beim Start des Prozesses passiert Folgendes:

  1. Metadatenanalyse: Aus den erfassten Feldern werden relevante Werte ermittelt.
  2. Mapping-Abgleich: Über die im Mapping hinterlegten Regeln werden Ziel-Felder wie Belegnummer, Referenznummer, Geschäftspartner oder Typ ausgefüllt.
  3. Zielsuche: Smart Processing sucht den passenden Datensatz in Business Central.
  4. Zuweisung: Das Dokument wird dem gefundenen Datensatz zugewiesen oder erhält einen entsprechenden Status.

Mögliche Ergebniszustände:

Status Beschreibung
Assigned Es wurde genau ein passender Ziel-Datensatz gefunden und zugewiesen.
Multiple Targets Es wurden mehrere mögliche Ziele gefunden; manuelle Auswahl erforderlich.
No Target Found Es konnte kein Ziel identifiziert werden; prüfen Sie Konfiguration und erfasste Metadaten.

Empfohlener Arbeitsablauf

  1. Dokumenteingang: Dokumente werden in der Eingangsliste erfasst.
  2. Klassifikation & Capture: Dokumente werden automatisch oder manuell klassifiziert und die relevanten Felder erfasst.
  3. Zuweisungsmethode auswählen: In der Spalte Assignment Method die Option Smart Processing wählen. Optional können Sie diese Methode auch als Standard in der Vorlage festlegen.

  4. Assign-Prozess starten:

  5. Automatisch: Über die Job Queue für eine kontinuierliche Hintergrundverarbeitung.

  6. Manuell: Direkt über die Aktion Assign in der Eingangsliste.
  7. Ergebnisse prüfen: Kontrollieren Sie den Status. Bei Multiple Targets manuell entscheiden oder die Regeln verfeinern.

Konfigurationstipps

  • Eindeutige Merkmale verwenden: Belegnummern, externe Referenzen oder eindeutige IDs (Kunden, Lieferanten) erhöhen die Trefferquote.
  • Regelprioritäten sauber definieren: Stellen Sie sicher, dass eindeutige Kriterien Vorrang vor unscharfen Suchlogiken haben.
  • Feldformate normalisieren: Achten Sie auf konsistente Formate, z. B. bei Beträgen, Datum oder führenden Nullen.
  • Fallback-Szenarien konfigurieren: Hinterlegen Sie zusätzliche Kriterien wie Datum + Betrag, falls exakte Matches nicht möglich sind.
  • Testsets nutzen: Prüfen Sie den Ablauf mit realistischen Beispielen, z. B. Rechnungen, Wareneingängen oder Bestellungen.

Einrichtungs Hilfe