Vorlagenregeln in Prozessvorlagen

Status: 01.08.2026 • Lesezeit: ~8 Minuten

Vorlagenregeln sind eine Möglichkeit, Geschäftslogik zu definieren, die während der Dokumentenverarbeitung ausgeführt wird. Sobald ein Dokument erfasst wurde und die Felder Werte enthalten (aus OCR, Import oder Zuordnung), können Regeln diese Werte bewerten und darauf reagieren. Dies gibt Ihnen eine kontrollierte Schicht zwischen „Daten wurden erfasst“ und „Daten werden akzeptiert“, sodass Sie Konsistenz durchsetzen, Ausnahmen frühzeitig erkennen und manuelle Korrekturen reduzieren können.

Eine Regel hat typischerweise drei Bestandteile: Sie betrachtet einen Wert (oder einen aus anderen Werten abgeleiteten Wert), bewertet eine Bedingung und – wenn die Bedingung erfüllt ist – löst eine Reaktion aus, wie z. B. das Erstellen eines Kommentars oder das Aktualisieren eines oder mehrerer Felder.

Da Regeln in einer definierten Reihenfolge ausgeführt werden können, können Sie strukturierte Logik aufbauen: Zuerst Werte normalisieren, dann abgeleitete Werte berechnen und schließlich das Endergebnis validieren.

Was Sie mit Vorlagenregeln tun können

Vollständigkeit und grundlegende Plausibilität validieren

Regeln können sicherstellen, dass die wichtigsten Felder vorhanden und sinnvoll sind. Zum Beispiel können Sie fehlende Rechnungsdaten, fehlende Lieferantenreferenzen oder Summen, die null sind, wenn sie es nicht sein sollten, erkennen. Dies ist oft die erste Kontrollinstanz: Wenn die Grundlagen fehlen, macht es keinen Sinn, zu fortgeschritteneren Prüfungen überzugehen.

Anstatt alles zu blockieren, können Sie das Verhalten wählen, das zu Ihrem Workflow passt. Einige Kunden kennzeichnen fehlende wesentliche Informationen als Fehler (Verarbeitung stoppen, bis sie behoben sind), während andere Prüfungen Warnungen sein können (Verarbeitung zulassen, aber Überprüfung erzwingen).

Formate und Muster validieren (z. B. Rechnungsnummern, IDs)

Viele Geschäftsfelder müssen einem strukturierten Format folgen: Rechnungsnummern, Bestellnummern, USt-IDs, IBANs, interne Referenzen. Regeln können validieren, dass ein Feld der erwarteten Struktur entspricht und einen Kommentar auslösen, wenn dies nicht der Fall ist.

Dies ist besonders hilfreich, wenn OCR Zeichen falsch liest (O vs 0, I vs 1) oder wenn Lieferanten unterschiedliche Nummerierungsschemata verwenden und Sie „ungewöhnliche“ Werte frühzeitig erkennen möchten.

Werte auf Konsistenz vergleichen

Regeln können zwei Werte vergleichen und bewerten, ob sie übereinstimmen oder abweichen. Dies kann so einfach sein wie die Überprüfung, dass zwei extrahierte Referenzen übereinstimmen, oder geschäftsorientiertere Prüfungen, wie z. B. sicherzustellen, dass die Währung mit der erwarteten Währung des Lieferanten übereinstimmt.

Ein gängiger Ansatz besteht darin, einen extrahierten Wert mit einem anderen erfassten Feld oder mit einem aus Stammdaten abgeleiteten Wert zu vergleichen. Das Ziel ist nicht, jede kleine Abweichung zu erfassen, sondern Widersprüche zu identifizieren, die darauf hinweisen, dass das Dokument Aufmerksamkeit benötigt.

Numerische Kontrollen durchführen, einschließlich Schwellenwerte und Toleranzen

Numerische Vergleiche sind eines der stärksten Merkmale in der tatsächlichen Rechnungsverarbeitung. Sie können hohe Beträge zur manuellen Genehmigung kennzeichnen, negative Werte erkennen, wo sie nicht auftreten sollten, und verdächtige Unterschiede hervorheben.

Wo Gleichheit erforderlich ist, ist Toleranz wichtig, da gescannte Dokumente oft geringfügige Abweichungen durch Rundung einführen (insbesondere bei der USt). Anstatt „118,99 vs 119,00“ als Fehler zu behandeln, können Sie einen kleinen Abweichungsbereich zulassen und nur dann eine Ausnahme auslösen, wenn der Unterschied Ihre definierte Toleranz überschreitet.

So werden auch typische finanzielle Integritätsprüfungen ausgedrückt – wie z. B. die Überprüfung von Summen und Steuern, ohne zu viele falsch-positive Ergebnisse zu erzeugen.

Summen wie Netto / USt / Brutto validieren

Eine der am häufigsten angeforderten Kontrollen ist die Sicherstellung, dass die Summen korrekt addiert werden. Eine typische Geschäftsregel lautet: Brutto sollte gleich Netto plus USt sein, möglicherweise innerhalb einer Toleranz. Wenn die Beziehung nicht zutrifft, können Sie einen Kommentar auslösen, der ausdrücklich um Überprüfung bittet.

Diese Prüfungen können auf der Kopfzeilenebene (Dokumentsummen) und – je nach Ihrer Vorlagenstruktur – auch auf der Zeilenebene (z. B. Zeilenbetrag = Menge × Stückpreis oder Zeilensummen addieren sich zu Kopfzeilensummen) angewendet werden. Selbst wenn Sie keine strikte Blockierung durchsetzen, bietet dies eine starke operative Kontrolle und reduziert Buchungsfehler.

Überprüfung der Stammdatenauflösung (Aufzeichnungsexistenz)

Ein Feld kann einen Wert enthalten und dennoch falsch sein, weil es nicht auf einen gültigen Datensatz verweist. Regeln können diese Art von Problem erkennen, indem sie überprüfen, ob ein entsprechender Stammdatensatz existiert. Typische Beispiele sind die Auflösung von Lieferanten/Kunden, Artikelnummern in Zeilen oder andere referenzierte Entitäten.

Dies ist eine der wichtigsten Regeltypen, da die nachgelagerte Anreicherung davon abhängt. Wenn ein Lieferantendatensatz nicht aufgelöst werden kann, könnten Felder wie Zahlungsbedingungen, Genehmigungslogik oder Buchungseinrichtung unzuverlässig sein. In diesem Sinne fungieren „Aufzeichnung existiert“-Prüfungen oft als Gateways: Wenn die Auflösung fehlschlägt, wird das Dokument zur Korrektur markiert, bevor es fortfahren kann.

Stammdaten als Teil der Logik verwenden (Anreicherung und Kontrolle)

Sobald ein Datensatz aufgelöst ist, können Regeln Informationen aus diesem Datensatz als Eingabe für weitere Bewertungen oder zur Befüllung von Dokumentfeldern verwenden. Dies ermöglicht lieferantenspezifische Logik und konsistentes Verhalten.

Zum Beispiel möchten Sie möglicherweise einen Kommentar auslösen, wenn der Lieferant blockiert ist, die Standardwährung des Lieferanten anwenden, wenn die Währung fehlt, oder die Zahlungsbedingungen des Lieferanten verwenden, um ein Fälligkeitsdatum abzuleiten. Dies reduziert manuelle Arbeit und hält die Dokumentenbearbeitung mit den Stammdaten in Einklang.

Werte ableiten und berechnen

In vielen Prozessen sind die Werte, die Sie validieren möchten, nicht direkt erfasst, können aber abgeleitet werden. Regeln können berechnete Ergebnisse unterstützen, wie z. B. erwartete Summen oder Differenzen. Dies hilft Ihnen, Kontrollen wie „Vergleiche erfasstes Brutto mit berechnetem Brutto“ oder „Berechne die Differenz und kennzeichne sie, wenn sie die Toleranz überschreitet“ auszudrücken.

Berechnete Werte sind auch nützlich, um konsistente, erklärbare Logik zu erstellen, bei der die Validierung nicht von einem einzelnen extrahierten Feld abhängt, sondern von Beziehungen zwischen Feldern.

Daten und Fälligkeitslogik behandeln

Datumsprüfungen sind eine häufige Anforderung, da Datumsfelder die Buchungs- und Zahlungsprozesse beeinflussen. Regeln können unrealistische Daten überprüfen (weit in der Zukunft oder früher als erwartet), Beziehungen durchsetzen (Fälligkeitsdatum nicht früher als Rechnungsdatum) und Daten aus anderen Werten ableiten.

Ein klassisches Beispiel ist die Berechnung des Fälligkeitsdatums basierend auf Zahlungsbedingungen. Wenn das Fälligkeitsdatum konsistent abgeleitet wird, reduzieren Sie manuelle Änderungen und vermeiden das Buchen von Dokumenten mit falschen Zahlungsdaten.

Was passiert, wenn eine Regel erfüllt ist

Kommentare: klar an den Benutzer kommunizieren

Kommentare sind das „menschliche“ Ergebnis von Regeln. Sie bieten klare Anweisungen: Was wurde erkannt, warum es wichtig ist und was zu tun ist. Kommentare können informativ, Warnungen oder Fehler sein, je nachdem, wie streng der Prozess sein sollte.

Guter Kommentartext ist spezifisch und umsetzbar. „Summen stimmen nicht überein“ ist hilfreich; „Regel fehlgeschlagen“ ist es nicht. Die besten Regelsets fühlen sich wie eine Checkliste an, die sich automatisch dem Prüfer erklärt.

Feldersetzung: automatische Korrekturen und Standardisierung

Regeln können auch Felder automatisch aktualisieren. Dies ist angemessen, wenn die Änderung sicher und deterministisch ist: Normalisierung von Zahlenformaten, Ausfüllen von Standardwerten, Kopieren von Werten zwischen Feldern oder Anwenden von Werten, die aus Stammdaten abgeleitet sind.

Das Ersetzen von Werten muss keine Probleme verbergen. Viele Kunden kombinieren beide Ansätze: Sie normalisieren Werte automatisch, erstellen aber dennoch einen Kommentar, wenn das Dokument ursprünglich etwas Verdächtiges enthielt. Auf diese Weise wird das Dokument verarbeitbar, bleibt aber dennoch transparent.

Typische Ergebnisse, die Kunden implementieren

Kunden implementieren häufig ein Regelset, das Ergebnisse wie folgt liefert:

„Kennzeichnen Sie Rechnungen, wenn die Summen nicht übereinstimmen (netto + USt vs. brutto), während eine kleine Toleranz für Rundungen zulässig ist.“
„Warnungen auslösen, wenn die Rechnungsbeträge Genehmigungsschwellen überschreiten.“
„Verarbeitung stoppen, wenn ein Lieferant nicht aufgelöst werden kann oder wenn Pflichtfelder fehlen.“
„Ungültige Formate für Rechnungsnummern, USt-IDs oder IBANs erkennen.“
„Fälligkeitsdaten basierend auf Rechnungsdaten und Zahlungsbedingungen ableiten, damit Benutzer sie nicht manuell berechnen müssen.“
„Erfasste Werte normalisieren, damit Vergleiche und Buchungen konsistent funktionieren.“
„Lieferantenspezifische Kontrollen anwenden, z. B. blockierte Lieferanten, Währungsabweichungen oder fehlende Referenzen.“

Prüferzuweisung in Vorlagenregeln

Wenn der Überprüfungsprozess in einer Prozessvorlage aktiviert ist, können Vorlagenregeln dynamisch Prüfer basierend auf Dokumenteninhalt oder Bedingungen zuweisen oder ändern. Dies ermöglicht flexible, kontextbewusste Genehmigungs-Workflows, bei denen die Prüferzuweisung sich an den Dokumenteigenschaften wie Betragsgrenzen, Lieferantenkategorien oder Dokumenttypen anpasst.

Überprüfungseinrichtungsfelder in Vorlagenregeln

Jede Vorlagenregel enthält eine Gruppe Überprüfungseinrichtung mit den folgenden Konfigurationsoptionen:

Feld	Beschreibung
Prüfer hinzufügen	Wenn aktiviert, werden die in dieser Regel konfigurierten Prüfer zur bestehenden Prüferliste (aus den Standardprüfern der Vorlage oder vorherigen Regeln) hinzugefügt. Dies ermöglicht eine kumulative Prüferzuweisung basierend auf mehreren Bedingungen.
Standardprüfer ersetzen	Wenn aktiviert, ersetzen die in dieser Regel konfigurierten Prüfer alle Standardprüfer der Prozessvorlage. Verwenden Sie dies, wenn spezifische Bedingungen eine völlig andere Genehmigungskette erfordern.
Prüfer	Öffnet die Prüfer-Detailansicht, um zu konfigurieren, welche Benutzer zugewiesen werden, wenn diese Regel erfüllt ist. Sie können sowohl erforderliche als auch optionale Prüfer angeben.

Regellogik

Wenn Standardprüfer ersetzen aktiviert ist, werden die Standardprüfer der Prozessvorlage entfernt und nur die Prüfer der Regel verwendet.
Wenn Prüfer hinzufügen aktiviert ist, werden die Prüfer der Regel zur bestehenden Liste (Standardprüfer plus Prüfer aus vorherigen Regeln) hinzugefügt.
Beide Optionen können in mehreren Regeln zusammen verwendet werden, um komplexe Genehmigungsketten zu erstellen.

Konfigurieren von Prüfern in einer Vorlagenregel

Um die Prüferzuweisung in einer Vorlagenregel zu konfigurieren:

Öffnen Sie die Prozessvorlage und navigieren Sie zu Vorlagenregeln.
Erstellen Sie eine neue Regel oder bearbeiten Sie eine vorhandene Regel.
Definieren Sie die Bedingung, die diese Regel auslöst (z. B. Betrag > 5000, spezifische Lieferantenkategorie usw.).
In der Gruppe Überprüfungseinrichtung:
- Aktivieren Sie Prüfer hinzufügen, um Prüfer zur bestehenden Liste hinzuzufügen.
- Aktivieren Sie Standardprüfer ersetzen, um die Standardprüferliste vollständig zu ersetzen.
Wählen Sie die Aktion Prüfer aus, um die Prüferliste zu öffnen.
Fügen Sie Prüfer hinzu, indem Sie Neu auswählen und Benutzer aus dem System auswählen.
Für jeden Prüfer geben Sie an:
- Benutzer-ID – Der Business Central-Benutzer, der Dokumente überprüft, wenn diese Regel erfüllt ist
- Erforderlich – Ob die Genehmigung dieses Prüfers für den Abschluss zwingend erforderlich ist
Speichern Sie die Regelkonfiguration.

Beispielszenarien

Szenario 1: Genehmigung von Rechnungen mit hohem Wert

Bedingung: Rechnungsbetrag > 10.000 €
Prüfer hinzufügen: Aktiviert
Prüfer: Finanzcontroller (erforderlich), CFO (erforderlich)
Ergebnis: Rechnungen mit hohem Wert erfordern die Genehmigung sowohl der Standardprüfer als auch des Finanzcontrollers und des CFO.

Szenario 2: Mehrstufige Genehmigung

Regel 1: Betrag > 5.000 € → Abteilungleiter hinzufügen (erforderlich)
Regel 2: Betrag > 20.000 € → Direktor hinzufügen (erforderlich)
Ergebnis: Rechnungen über 5.000 € erfordern Standardprüfer + Abteilungsleiter. Rechnungen über 20.000 € erfordern Standardprüfer + Abteilungsleiter + Direktor.

Tipp

Wir empfehlen, die Option „Kommentar hinzufügen“ zu aktivieren, um einen Kommentar hinzuzufügen, der beschreibt, was zu tun ist. Dies ist hilfreich, um sicherzustellen, dass die Prüfer verstehen, was zu tun ist.

Best Practices

Verwenden Sie Prüfer hinzufügen für Eskalationen: Wenn Dokumenteigenschaften zusätzliche Aufsicht erfordern, verwenden Sie Prüfer hinzufügen, um zu höheren Genehmigern zu eskalieren, während die Basisgenehmigungskette beibehalten wird.
Verwenden Sie Ersetzen für spezialisierte Workflows: Wenn spezifische Dokumenttypen völlig unterschiedliche Genehmigungsprozesse erfordern, verwenden Sie Standardprüfer ersetzen, um spezialisierte Workflows zu implementieren.
Kombinieren Sie mehrere Regeln: Erstellen Sie komplexe Genehmigungslogik, indem Sie mehrere Regeln mit unterschiedlichen Bedingungen kombinieren. Regeln werden in der Reihenfolge bewertet, was eine kumulative Prüferzuweisung ermöglicht.
Gleichgewicht zwischen erforderlich und optional: Weisen Sie den Status erforderlich nur Prüfern zu, deren Genehmigung entscheidend ist. Verwenden Sie optionale Prüfer für informative Aufsicht, um unnötige Verzögerungen zu vermeiden.