Template-Regeln in Prozessvorlagen

Status: 01.08.2026 • Lesezeit: ~8 Minuten

Template-Regeln sind eine Möglichkeit, Geschäftslogik zu definieren, die während der Dokumentenverarbeitung ausgeführt wird. Sobald ein Dokument erfasst wurde und die Felder Werte enthalten (aus OCR, Import oder Zuordnung), können Regeln diese Werte bewerten und darauf reagieren. Dies gibt Ihnen eine kontrollierte Schicht zwischen „Daten wurden erfasst“ und „Daten werden akzeptiert“, sodass Sie Konsistenz durchsetzen, Ausnahmen frühzeitig erkennen und manuelle Korrekturen reduzieren können.

Eine Regel hat typischerweise drei Bestandteile: Sie betrachtet einen Wert (oder einen aus anderen Werten abgeleiteten Wert), bewertet eine Bedingung und—wenn die Bedingung erfüllt ist—löst sie eine Reaktion aus, wie das Erstellen eines Kommentars oder das Aktualisieren eines oder mehrerer Felder.

Da Regeln in einer definierten Reihenfolge ausgeführt werden können, können Sie strukturierte Logik aufbauen: Zuerst Werte normalisieren, dann abgeleitete Werte berechnen und schließlich das Endergebnis validieren.

Was Sie mit Template-Regeln tun können

Vollständigkeit und grundlegende Plausibilität validieren

Regeln können sicherstellen, dass die wichtigsten Felder vorhanden und sinnvoll sind. Zum Beispiel können Sie fehlende Rechnungsdaten, fehlende Lieferantenreferenzen oder Summen, die null sind, wenn sie es nicht sein sollten, erkennen. Dies ist oft die erste Kontrollinstanz: Wenn die Grundlagen fehlen, macht es keinen Sinn, zu fortgeschritteneren Prüfungen überzugehen.

Anstatt alles zu blockieren, können Sie das Verhalten wählen, das zu Ihrem Workflow passt. Einige Kunden kennzeichnen fehlende wesentliche Informationen als Fehler (Verarbeitung stoppen, bis sie behoben sind), während andere Prüfungen Warnungen sein können (Verarbeitung zulassen, aber Überprüfung erzwingen).

Formate und Muster validieren (z.B. Rechnungsnummern, IDs)

Viele Geschäftsfelder müssen einem strukturierten Format folgen: Rechnungsnummern, Bestellnummern, USt-IDs, IBANs, interne Referenzen. Regeln können validieren, dass ein Feld der erwarteten Struktur entspricht und einen Kommentar auslösen, wenn dies nicht der Fall ist.

Dies ist besonders hilfreich, wenn OCR Zeichen falsch liest (O vs 0, I vs 1) oder wenn Lieferanten unterschiedliche Nummerierungsschemata verwenden und Sie „ungewöhnliche“ Werte frühzeitig erkennen möchten.

Werte auf Konsistenz vergleichen

Regeln können zwei Werte vergleichen und bewerten, ob sie übereinstimmen oder abweichen. Dies kann so einfach sein wie die Überprüfung, dass zwei extrahierte Referenzen übereinstimmen, oder geschäftsorientiertere Prüfungen, wie die Sicherstellung, dass die Währung mit der erwarteten Währung des Lieferanten übereinstimmt.

Ein gängiger Ansatz ist, einen extrahierten Wert mit einem anderen erfassten Feld oder mit einem aus Stammdaten abgeleiteten Wert zu vergleichen. Das Ziel ist nicht, jede kleine Abweichung zu erfassen, sondern Widersprüche zu identifizieren, die darauf hinweisen, dass das Dokument Aufmerksamkeit benötigt.

Numerische Kontrollen durchführen, einschließlich Schwellenwerte und Toleranzen

Numerische Vergleiche sind eines der stärksten Merkmale in der realen Rechnungsverarbeitung. Sie können hohe Beträge zur manuellen Genehmigung kennzeichnen, negative Werte erkennen, wo sie nicht auftreten sollten, und verdächtige Unterschiede hervorheben.

Wo Gleichheit erforderlich ist, ist Toleranz wichtig, da gescannte Dokumente oft geringfügige Abweichungen durch Rundung einführen (insbesondere bei der USt). Anstatt „118,99 vs 119,00“ als Fehler zu behandeln, können Sie einen kleinen Abweichungsbereich zulassen und nur dann eine Ausnahme auslösen, wenn die Differenz Ihre definierte Toleranz überschreitet.

So werden auch typische Prüfungen der finanziellen Integrität ausgedrückt—wie die Überprüfung von Summen und Steuern, ohne zu viele falsch-positive Ergebnisse zu erzeugen.

Summen wie Netto / USt / Brutto validieren

Eine der am häufigsten angeforderten Kontrollen ist die Sicherstellung, dass die Summen korrekt addiert werden. Eine typische Geschäftsregel lautet: Brutto sollte gleich Netto plus USt sein, möglicherweise innerhalb einer Toleranz. Wenn die Beziehung nicht zutrifft, können Sie einen Kommentar auslösen, der ausdrücklich um Überprüfung bittet.

Diese Prüfungen können auf der Kopfzeilenebene (Dokumentsummen) und—je nach Ihrer Vorlagenstruktur—auch auf der Zeilenebene (z.B. Zeilenbetrag = Menge × Stückpreis oder Zeilensummen ergeben die Kopfsummen) angewendet werden. Selbst wenn Sie keine strikte Blockierung durchsetzen, bietet dies eine starke operative Kontrolle und reduziert Buchungsfehler.

Überprüfung der Stammdatenauflösung (Aufzeichnungsexistenz)

Ein Feld kann einen Wert enthalten und dennoch falsch sein, weil es nicht auf einen gültigen Datensatz verweist. Regeln können diese Art von Problem erkennen, indem sie überprüfen, ob ein entsprechender Stammdatensatz existiert. Typische Beispiele sind die Auflösung von Lieferanten/Kunden, Artikelnummern in Zeilen oder andere referenzierte Entitäten.

Dies ist eine der wichtigsten Regeltypen, da die nachgelagerte Anreicherung davon abhängt. Wenn ein Lieferantendatensatz nicht aufgelöst werden kann, könnten Felder wie Zahlungsbedingungen, Genehmigungslogik oder Buchungseinrichtungen unzuverlässig sein. In diesem Sinne fungieren „Aufzeichnung existiert“-Prüfungen oft als Tore: Wenn die Auflösung fehlschlägt, wird das Dokument zur Korrektur markiert, bevor es weiterverarbeitet werden kann.

Stammdaten als Teil der Logik verwenden (Anreicherung und Kontrolle)

Sobald ein Datensatz aufgelöst ist, können Regeln Informationen aus diesem Datensatz als Eingabe für weitere Bewertungen oder zur Befüllung von Dokumentfeldern verwenden. Dies ermöglicht lieferantenspezifische Logik und konsistentes Verhalten.

Zum Beispiel möchten Sie möglicherweise einen Kommentar auslösen, wenn der Lieferant gesperrt ist, die Standardwährung des Lieferanten anwenden, wenn die Währung fehlt, oder die Zahlungsbedingungen des Lieferanten verwenden, um ein Fälligkeitsdatum abzuleiten. Dies reduziert manuelle Arbeit und hält die Dokumentenbearbeitung mit den Stammdaten in Einklang.

Werte ableiten und berechnen

In vielen Prozessen sind die Werte, die Sie validieren möchten, nicht direkt erfasst, sondern können abgeleitet werden. Regeln können berechnete Ergebnisse unterstützen, wie erwartete Summen oder Differenzen. Dies hilft Ihnen, Kontrollen wie „verglichen Sie das erfasste Brutto mit dem berechneten Brutto“ oder „berechnen Sie die Differenz und kennzeichnen Sie sie, wenn sie die Toleranz überschreitet“ auszudrücken.

Berechnete Werte sind auch nützlich, um konsistente, erklärbare Logik zu erstellen, bei der die Validierung nicht von einem einzelnen extrahierten Feld abhängt, sondern von Beziehungen zwischen Feldern.

Daten und Fälligkeitslogik behandeln

Datumsprüfungen sind eine häufige Anforderung, da Datumsfelder die Buchungs- und Zahlungsprozesse beeinflussen. Regeln können unrealistische Daten überprüfen (weit in der Zukunft oder früher als erwartet), Beziehungen durchsetzen (Fälligkeitsdatum nicht früher als Rechnungsdatum) und Daten aus anderen Werten ableiten.

Ein klassisches Beispiel ist die Berechnung des Fälligkeitsdatums basierend auf Zahlungsbedingungen. Wenn das Fälligkeitsdatum konsistent abgeleitet wird, reduzieren Sie manuelle Änderungen und vermeiden das Buchen von Dokumenten mit falschen Zahlungsdaten.

Was passiert, wenn eine Regel erfüllt ist

Kommentare: klar an den Benutzer kommunizieren

Kommentare sind das „menschliche“ Ergebnis von Regeln. Sie bieten klare Anweisungen: was erkannt wurde, warum es wichtig ist und was zu tun ist. Kommentare können informativ, Warnungen oder Fehler sein, je nachdem, wie streng der Prozess sein sollte.

Guter Kommentartext ist spezifisch und umsetzbar. „Summen stimmen nicht überein“ ist hilfreich; „Regel fehlgeschlagen“ ist es nicht. Die besten Regelsets fühlen sich wie eine Checkliste an, die sich automatisch dem Prüfer erklärt.

Feldersetzung: automatische Korrekturen und Standardisierung

Regeln können auch Felder automatisch aktualisieren. Dies ist angemessen, wenn die Änderung sicher und deterministisch ist: Normalisierung von Zahlenformaten, Ausfüllen von Standardwerten, Kopieren von Werten zwischen Feldern oder Anwenden von Werten, die aus Stammdaten abgeleitet sind.

Das Ersetzen von Werten muss keine Probleme verbergen. Viele Kunden kombinieren beide Ansätze: Sie normalisieren Werte automatisch, erstellen aber dennoch einen Kommentar, wenn das Dokument ursprünglich etwas Verdächtiges enthielt. Auf diese Weise wird das Dokument verarbeitbar, bleibt aber transparent.

Typische Ergebnisse, die Kunden implementieren

Kunden implementieren häufig ein Regelset, das Ergebnisse wie folgt liefert:

„Kennzeichnen Sie Rechnungen, wenn die Summen nicht übereinstimmen (netto + USt vs brutto), während Sie eine kleine Toleranz für Rundungen zulassen.“
„Warnungen auslösen, wenn die Rechnungsbeträge Genehmigungsschwellen überschreiten.“
„Verarbeitung stoppen, wenn ein Lieferant nicht aufgelöst werden kann oder wenn Pflichtfelder fehlen.“
„Ungültige Formate für Rechnungsnummern, USt-IDs oder IBANs erkennen.“
„Fälligkeitsdaten basierend auf Rechnungsdaten und Zahlungsbedingungen ableiten, damit Benutzer sie nicht manuell berechnen müssen.“
„Erfasste Werte normalisieren, damit Vergleiche und Buchungen konsistent ablaufen.“
„Lieferantenspezifische Kontrollen anwenden, z.B. gesperrte Lieferanten, Währungsabweichungen oder fehlende Referenzen.“