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Smart Processing Setup

Stand: 03.09.2025

Das Smart Processing Setup ist der zentrale Ausgangspunkt, um Smart Processing vollständig einzurichten. Von hier aus gelangen Sie zu allen relevanten Konfigurationsseiten und definieren die Smart Process Workflows, die den Kern des Systems darstellen.

Jeder Workflow wird mit einer eindeutigen Klassifizierung verknüpft und führt auf Basis dieser Klassifizierung individuell konfigurierbare Prozesse aus. Dieser Artikel beschreibt die grundlegenden Prinzipien und Basis-Setups. Detaillierte Konfigurationen, wie beispielsweise Classification, Capture Configurations oder Service-Integrationen, werden in separaten Artikeln erklärt.

Hinweis

Gehen Sie diese Dokumentation schrittweise durch. Viele Optionen bauen aufeinander auf und werden in den folgenden Artikeln vertieft.

Ziele des Smart Processing Setups

Das Setup bietet zentrale Funktionen, um Workflows und Prozesse schnell und effektiv einzurichten:

  • Workflows anlegen und verwalten
  • Eingangsformate festlegen (E-Mail, Standarddateien, XML)
  • Prozessabläufe konfigurieren, inklusive Process Templates und Capture Configurations

Smart Process Workflow erstellen

Ein Smart Process Workflow definiert, wie eingehende Dokumente analysiert, verarbeitet und in Business Central überführt werden.

Voraussetzungen

Während der Erstellung stoßen Sie immer wieder auf neue Konfigurationsabschnitte. Diese gehören zu den Workflows und definieren deren Aufbau. Im Erstellungsprozess haben Sie die Möglichkeit, die zugehörigen Konfigurationen anzulegen. Dabei werden Sie Schritt für Schritt durch den Einrichtungsassistenten (Wizard) in der App geführt. Alle wichtigen Informationen zu den jeweiligen Konfigurationen finden Sie im Bereich Einrichtung von Smart Processing.

Wenn Sie jedoch einen speziellen Klassifizierungsweg nutzen möchten, empfiehlt es sich, sich zunächst mit diesem vertraut zu machen und den Klassifikator einzurichten, bevor Sie mit der Erstellung des Workflows beginnen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

  1. Öffnen Sie Smart Processing Setup, dies finden Sie über die Suche in Business Central oder im Document Inbound Admin Rollencenter unter dem Punkt Einrichtungen.
  2. Klicken Sie auf Create, um einen neuen Workflow anzulegen.
  3. Geben Sie die Klassifizierung an, zum Beispiel Rechnung, Gutschrift oder Bestellung. Je nach Einstellung, finden Sie im Feld eine lookup option um Klassifikationen aus einer Config zu wählen.
  4. Wählen Sie den passenden Workflow File Type (E-Mail, Standard oder XML).
  5. Definieren Sie die Schritte des Workflows, wie Klassifizierung → Capture → Validierung → Belegerstellung.
  6. Speichern Sie den Workflow und testen Sie ihn mit repräsentativen Beispieldateien.

Unterstützte Workflow-Formate

Smart Processing unterstützt eine Vielzahl von Formaten, die Sie flexibel in Ihre Prozesse integrieren können.

Workflow File Type Unterstützte Formate
Standard pdf, docx, xlsx, pptx, html, jpeg, jpg, png, bmp, tiff, heif
Email msg, eml
XML (XRechnung & ZUGFeRD) xml

Vordefinierte Beispiel-Workflows

Für einen schnellen Einstieg stellt Smart Processing vorkonfigurierte Workflows in Deutsch und Englisch bereit. Diese Beispiele können importiert und individuell angepasst werden, um Standardprozesse sofort nutzbar zu machen. Diese können Sie unter der Aktion "Import" importieren oder auch exportieren unter der Aktion "Export".

Workflow File Type Name Beschreibung
Email Einkaufsbestellung Klassifiziert eingehende Bestellungen und erstellt daraus automatisch einen Verkaufsauftrag. Geeignet für E-Mail-Formate wie MSG oder EML.
Email Verkaufsrechnung Klassifiziert eingehende Verkaufsrechnungen und erzeugt daraus automatisch Einkaufsrechnungen. Geeignet für E-Mail-Formate wie MSG oder EML.
Standard Einkaufsbestellung Klassifiziert eingehende Bestellungen aus PDF oder Bilddateien und erstellt daraus Verkaufsaufträge.
Standard Verkaufsrechnung Klassifiziert eingehende Verkaufsrechnungen aus PDF oder Bilddateien und erstellt daraus Einkaufsrechnungen.
XML Invoice Klassifiziert XML-Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format und erstellt daraus eine strukturierte Einkaufsrechnung.

Best Practice

Beginnen Sie mit einem vordefinierten Workflow. Passen Sie anschließend Felder, Prüfregeln und Folgeprozesse an Ihre individuellen Anforderungen an, falls notwendig.

Empfehlungen für die Einrichtung

  • Klare Abgrenzung je Workflow Definieren Sie pro Klassifizierung ein eindeutiges Ziel, zum Beispiel „Verkaufsrechnung → Einkaufsrechnung erzeugen“.

  • Frühe Tests durchführen Prüfen Sie die Workflows frühzeitig mit echten Beispieldateien, idealerweise in verschiedenen Layouts, Sprachen und Formaten.

  • Wiederverwendbare Konfigurationen Pflegen Sie Klassifizierer und Capture-Definitionen zentral, um einheitliche Prozesse sicherzustellen.

  • Schrittweise Automatisierung Starten Sie mit manueller Validierung und schalten Sie erst nach erfolgreichen Tests auf vollständige Automatisierung um.

Nächste Schritte